Übung – Einen Geschäftsprozessflow erstellen
In dieser Lerneinheit wird gezeigt, wie ein Geschäftsprozessflow mit Microsoft Power Automate erstellt wird.
Weitere Informationen zum Erstellen eines mobilen Aufgabenflusses finden Sie unter Einen mobilen Aufgabenfluss erstellen.
Wenn ein Benutzer einen Geschäftsprozessflow startet, zeigt die Prozessleiste oben auf der Seite die Phasen und Schritte des Prozesses an.
Voraussetzungen
Sie benötigen eine Power Apps‑ oder Power Automate-Pro-Benutzer-Lizenz, um einen Geschäftsprozessflow zu erstellen.
Zugriff auf Power Automate
Eine Umgebung mit einer Microsoft Dataverse-Datenbank. (Gilt nur für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten)
Eine Tabelle, der der Geschäftsprozessflow zugeordnet wird Wenn der Geschäftsprozessflow nicht mit einer vorhandenen Tabelle verknüpft ist, erstellen Sie eine neue Tabelle, bevor Sie den Flow erstellen.
Tipp
Wenn Sie die Definition eines Geschäftsprozessflows erstellen, können Sie festlegen, wer über Rechte zum Erstellen, Lesen, Aktualisieren oder Löschen von Instanzen des Geschäftsprozessflows verfügt. Beispielsweise könnten Sie Kundenservicemitarbeitern bei serviceorientierten Prozessen Vollzugriff zum Anpassen der Geschäftsprozessflowinstanz erteilen. Allerdings würden Sie Vertriebsmitarbeitern nur Lesezugriff für die Instanz gewähren, damit sie die Aktivitäten ihrer Debitoren nach dem Verkauf überwachen können. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Sicherheitsrollen aktivieren, um die Sicherheit für die Definition eines Geschäftsprozessflows festzulegen.
Einen Geschäftsprozessflow erstellen
Wichtig
Ab August 2022 können Sie außerhalb des Projektmappen-Explorers keine Geschäftsprozessflows mehr in Power Automate erstellen oder verwalten. Geschäftsprozessflows und -instanzen werden weiterhin durch den Projektmappen-Explorer, Power Apps und Dataverse-Tabellenansichten unterstützt.
Starten Sie Power Automate, und melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto an.
Wählen Sie im linken Bereich Lösungen aus.
Sie können entweder eine bestehende Lösung auswählen oder eine neue erstellen.
Klicken Sie in der Lösung auf + Neu, Automatisierung, Prozess und dann auf Geschäftsprozessflow.
Füllen Sie im Bereich Geschäftsprozessflow erstellen die Pflichtfelder aus:
Anzeigename: Der Anzeigename des Prozesses muss nicht eindeutig sein, er sollte jedoch für Personen aussagekräftig sein, die einen Prozess auswählen müssen. Sie können diesen Namen später ändern.
Name: Ein eindeutiger Name, der auf dem Anzeigenamen basiert. Sie können den Namen ändern, während Sie den Prozess erstellen. Danach ist dies jedoch nicht mehr möglich. Power Automate kann dies für Sie generieren.
Tabelle: Wählen Sie die Microsoft Dataverse-Tabelle aus, auf der der Prozess basieren soll.
Abhängig von der Tabelle, die Sie auswählen, sind die Felder für Schritte verfügbar, die zur ersten Phase des Prozessflows hinzugefügt werden können. Wenn Sie die gewünschte Tabelle nicht finden können, vergewissern Sie sich, dass die Option Geschäftsprozessflows (Felder werden erstellt) für die Tabelle in der Tabellendefinition festgelegt ist. Nach dem Speichern des Prozesses können Sie die Tabelle nicht mehr ändern.
Wählen Sie Erstellen aus.
Der Geschäftsprozessflow-Designer wurde gestartet. Die Designer-Seite ist in drei Abschnitte aufgeteilt:
Auf der linken Seite ist bereits eine einzelne Phase mit dem Namen Account New Stage für Sie erstellt worden.
Darunter wird eine kleine Karte angezeigt, auf der Sie den gesamten Prozess sehen oder schnell zu einem bestimmten Teil des Prozesses navigieren können.
Auf der rechten Seite befinden sich Komponenten, die Sie in den Designer ziehen können. Sie können außerdem Eigenschaften für das Erstellen eines Geschäftsprozessflows festlegen.
Fügen Sie Phasen hinzu, damit die Benutzer von einer Geschäftsphase zur nächsten übergehen können:
Ziehen Sie die Komponente Phase von der Registerkarte Komponenten auf das Pluszeichen (+) im Designer.
Wählen Sie die Phase aus, und legen Sie dann auf der Registerkarte Eigenschaften auf der rechten Seite die Eigenschaften fest:
Geben Sie einen Anzeigenamen ein.
Optional: Wählen Sie eine Kategorie für die Phase aus (z. B. Qualifizieren oder Entwickeln). Diese Kategorie wird als Chevron auf der Prozessleiste angezeigt.
Wenn Sie die Eigenschaften festgelegt haben, klicken Sie auf Anwenden.
Fügen Sie jeder Phase Schritte hinzu:
Tipp
Klicken Sie in der unteren rechten Ecke einer Phase auf Details, um die Schritte in einer Phase anzuzeigen.
Ziehen Sie die Komponente Datenschritt von der Registerkarte Komponenten auf die Phase.
Wählen Sie den Schritt aus, und legen Sie dann auf der Registerkarte Eigenschaften die Eigenschaften fest:
Geben Sie einen Schrittnamen ein.
Wenn Benutzer zum Abschließen eines Schritts Daten eingeben sollen, wählen Sie das entsprechende Feld aus der Dropdownliste aus.
Wählen Sie Erforderlich aus, wenn die Benutzer das Feld ausfüllen müssen, um den Schritt abzuschließen und zur nächsten Phase des Prozesses überzugehen.
Wählen Sie nach Abschluss die Option Anwenden aus.
Fügen Sie dem Prozess eine Bedingung hinzu:
Ziehen Sie die Komponente Bedingung von der Registerkarte Komponenten auf das Pluszeichen (+) zwischen zwei Phasen.
Wählen Sie die Bedingung aus, und legen Sie dann auf der Registerkarte Eigenschaften die Eigenschaften fest. Wählen Sie nach Abschluss die Option Anwenden aus.
Fügen Sie dem Prozess einen Workflow hinzu:
Ziehen Sie die Komponente Workflow von der Registerkarte Komponenten entweder auf eine bestimmte Phase oder auf das Element Globaler Workflow:
Wenn Sie den Workflow beim Eintritt in die bzw. beim Austritt aus der Phase auslösen möchten, ziehen Sie die Komponente Workflow auf eine bestimmte Phase. Die Komponente Workflow muss auf derselben primären Tabelle basieren wie die Phase.
Wenn Sie den Workflow auslösen möchten, falls der Prozess aktiviert oder archiviert ist (Status ändert sich in Abgeschlossen oder Abgebrochen), ziehen Sie die Komponente Workflow auf das Element Globaler Workflow. Die Komponente Workflow muss auf derselben primären Tabelle basieren wie der Prozess.
Wählen Sie den Workflow aus, und legen Sie dann auf der Registerkarte Eigenschaften die Eigenschaften fest:
Geben Sie einen Anzeigenamen ein.
Wählen Sie aus, wann der Workflow ausgelöst werden soll.
Suchen Sie nach einem vorhandenen bedarfsabhängigen aktiven Workflow, der zur Phasentabelle passt, oder erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie Neu auswählen.
Wählen Sie nach Abschluss die Option Anwenden aus.
Wählen Sie auf der Aktionsleiste Überprüfen aus, um den Geschäftsprozessflow zu validieren.
Wählen Sie auf der Aktionsleiste Speichern aus, um den Prozess als Entwurf zu speichern, während Sie die Arbeit daran fortsetzen.
Wichtig
Solange ein Prozess ein Entwurf ist, kann er nicht von anderen verwendet werden.
Wählen Sie auf der Aktionsleiste Aktivieren aus, um den Prozess zu aktivieren und Ihrem Team zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie steuern möchten, wer die Geschäftsprozessflowinstanz erstellen, lesen, aktualisieren oder löschen kann, wählen Sie Sicherheitsrollen bearbeiten auf der Aktionsleiste aus. Beispielsweise könnten Sie Kundenservicemitarbeitern bei serviceorientierten Prozessen Vollzugriff zum Anpassen der Geschäftsprozessflowinstanz erteilen. Allerdings würden Sie Vertriebsmitarbeitern Lesezugriff für die Instanz gewähren, damit sie die Aktivitäten ihrer Debitoren nach dem Verkauf überwachen können.
Wählen Sie im Bereich Sicherheitsrollen den Namen einer Rolle aus, um die Detailseite für diese Rolle zu öffnen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Geschäftsprozessflows die Optionen aus, mit denen Sie der Rolle entsprechende Berechtigungen für den Geschäftsprozessflow zuweisen können.
Hinweis
Standardmäßig können nur die Sicherheitsrollen „Systemadministrator“ und „Systemanpasser“ einen neuen Geschäftsprozessflow abrufen.
Wählen Sie Speichern aus.
Tipp
Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, während Sie im Designer an Ihrem Geschäftsprozessflow arbeiten:
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Momentaufnahme, um eine Momentaufnahme aller Elemente des Geschäftsprozessflow-Designers zu erstellen. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie den Prozess teilen und von einem Teammitglied Kommentare zum Prozess erhalten möchten.
Verwenden Sie die Minikarte, um schnell durch verschiedene Teile des Prozesses zu navigieren. Diese Option ist nützlich, wenn Sie einen komplizierten Vorgang haben, der zu groß ist, um auf dem Bildschirm dargestellt zu werden.
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Prozessnamen in der oberen linken Ecke der Seite, um eine Beschreibung des Geschäftsprozesses hinzuzufügen. Sie können in dieses Beschreibungsfeld bis zu 2.000 Zeichen eingeben.
Einen Geschäftsprozessflow bearbeiten
Nachdem Sie ihn erstellt haben, können Sie den Geschäftsprozessflow bearbeiten.
Wählen Sie auf der Hauptseite von Power Automate im linken Bereich Lösungen aus. Wählen Sie Ihre Lösung aus.
Wählen Sie in der Lösung Prozesse, dann Ihren Prozess und dann Bearbeiten aus.
Bedenken Sie beim Bearbeiten der einzelnen Phasen eines Geschäftsprozessflows die folgenden Punkte:
Geschäftsprozessflows können bis zu 30 Phasen besitzen.
Sie können die folgenden Eigenschaften einer Phase hinzufügen oder ändern:
Name: Nachdem Sie die Phase erstellt haben, können Sie den Namen der Phase ändern.
Tabelle: Sie können für jede Phase, mit Ausnahme der ersten Phase, die Tabelle ändern.
Phasenkategorie: Mithilfe einer Kategorie können Sie Phasen nach Aktionstyp gruppieren. Dies ist hilfreich für Berichte, die Datensätze nach der Phase gruppieren, in der sie sich befinden. Die Optionen für die Phasenkategorie stammen aus dem globalen Auswahlsatz „Phasenkategorie“. Sie können diesem globalen Auswahlsatz weitere Auswahlmöglichkeiten hinzufügen und die Beschriftungen der vorhandenen Auswahlmöglichkeiten ändern. Sie können Auswahlmöglichkeiten auch löschen, es wird jedoch empfohlen, die vorhandenen Auswahlmöglichkeiten beizubehalten. Wenn Sie eine Auswahlmöglichkeit löschen, können Sie diese später nicht wieder hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass eine Auswahlmöglichkeit nicht verwendet wird, ändern Sie die Beschriftung in Nicht verwenden.
Beziehung: Geben Sie eine Beziehung ein, wenn die vorausgehende Phase im Prozess auf einer anderen Tabelle basiert. Wählen Sie für die aktuelle Phase Beziehungen auswählen aus, und geben Sie dann die Beziehung an, die beim Wechseln zwischen den zwei Phasen verwendet werden soll. Es wird empfohlen, Beziehungen anzugeben, da dies die folgenden Vorteile bietet:
Für Beziehungen sind häufig Attributzuordnungen definiert. Diese Attributzuordnungen übertragen automatisch Daten zwischen Datensätzen. Die Anzahl der erforderlichen Dateneingaben wird dadurch minimiert.
Wenn Sie bei einem Datensatz in der Prozessleiste auf Nächste Phase klicken, werden alle Datensätze, die die Beziehung verwenden, im Prozessflow aufgeführt. So wird die Wiederverwendung von Datensätzen im Prozess gefördert. Darüber hinaus können Sie Workflows verwenden, um die Erstellung von Datensätzen zu automatisieren. Benutzer müssen dann nur den Workflow auswählen, anstatt einen Datensatz zu erstellen. Dies dient ebenfalls der Optimierung des Prozesses.
Reihenfolge des Prozessflows festlegen: Wenn Sie mehr als einen Geschäftsprozessflow für eine Tabelle haben, müssen Sie angeben, welcher Prozess neuen Datensätzen automatisch zugewiesen wird. Wählen Sie in der Aktionsleiste Reihenfolge des Prozessflows aus. Bei neuen Datensätzen oder Datensätzen, denen noch kein Prozessflow zugeordnet ist, wird der erste Geschäftsprozessflow verwendet, auf den der Benutzer Zugriff hat.
Sicherheitsrollen aktivieren: Ein Benutzer hat nur Zugriff auf einen Geschäftsprozessflow, wenn er in der ihm zugewiesenen Sicherheitsrolle über die notwendigen Berechtigungen verfügt, die für diesen Flow definiert sind. Standardmäßig können nur die Sicherheitsrollen „Systemadministrator“ und „Systemanpasser“ einen neuen Geschäftsprozessflow abrufen.