Erfassungen konfigurieren und verwenden

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Wie bei allen anderen Modulen in Finanz- und Betriebs-Apps gibt es auch eine Parameter-Seite im Hauptbuchmodul. Sie können für das Modul spezifische Parameter einstellen, z. B. wie Sie den Prozess des Geschäftsjahresabschlusses handhaben wollen, die maximale Centdifferenz für die Rundung, wie Ihre Zahlenreihenfolge aussehen soll, wie Sie Buchungen in das Sachkonto übertragen wollen und viele andere Aspekte, die auch andere Module betreffen können, aber auf dieser Seite eingerichtet werden müssen.

Bevor Sie Erfassungen verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Seite Hauptbuchparameter in Hauptbuch > Sachkonto-Einstellungen > Hauptbuchparameter für die Anforderungen Ihres Debitors richtig konfiguriert wurde.

Berücksichtigen Sie zum Beispiel einige der folgenden Werte für das Feld Prüfung auf verwendeten Beleg.

Duplikat ablehnen – Verhindert die Verwendung unterschiedlicher Transaktionsdaten für dieselbe Belegnummer.
Keine Duplikate innerhalb des Geschäftsjahres – Ermöglicht unterschiedliche Transaktionsdaten für dieselbe Belegnummer in unterschiedlichen Geschäftsjahren.
Duplikate akzeptieren – Verwendet unterschiedliche Transaktionsdaten für dieselbe Belegnummer im Feld „Transaktionsdatum“ in Erfassungspositionen.
Bei Duplikaten warnen – Richtet das System so ein, dass es Sie benachrichtigt, wenn Erfassungen mit unterschiedlichen Transaktionsdaten die gleiche Belegnummer haben

Arbeiten mit Erfassungen

Das Arbeiten mit Erfassungen umfasst die folgenden Schritte.

Eine neue Erfassung erstellen
Buch.-Blattzeilen hinzufügen
Überprüfen
Buchen

Eine neue Erfassung erstellen – Viele der Module in Finance verwenden Erfassungen zur Eingabe von Transaktionen. Verwenden Sie im Hauptbuch Erfassungen für die Sachkontobuchung. Verwenden Sie im Bereich „Debitorenkonten“ Erfassungen für Buchungen. Wenn Sie ein Erfassungsdialogfeld öffnen, erstellen Sie neue Erfassungen mithilfe der Vorlage, die mit dem Buch.-Blatttyp verknüpft ist.

Erfassungspositionen erstellen und Transaktionen buchen – Wenn eine neue Erfassung erstellt wird, geben Sie Buchungstransaktionen in die Erfassung ein, und buchen Sie sie oder übertragen Sie Erfassung, damit sie eine andere Person überprüfen und genehmigen kann.

Erfassungseinträge und Transaktionen anzeigen

Sie können Erfassungseinträge und Transaktionen auf verschiedene Arten anzeigen. Sie können Abfrageseiten verwenden, die Drilldownfunktionen bieten, oder Sie können verschiedene Berichtsoptionen im Hauptbuch nutzen.

Sie können die gebuchten Transaktionen auf vielfältige Weise einsehen, indem Sie Abfragen wie Rohbilanz, Audit-Trail und Belegbuchungen verwenden.

Sie können nach einem einzelnen Wert oder einem Bereich filtern. Stellen Sie beim Definieren eines Bereichs sicher, dass die richtige Syntax verwendet wird. Die Werte sollten durch einen doppelten Punkt (..) getrennt sein.

Belegbuchungen

Belegbuchungen in Hauptbuch > Abfragen und Berichte ist eine Seite, auf der Sie aus verschiedenen Tabellen und Feldern auswählen können, um Kriterien für den Saldo oder die Buchung festzulegen, nach dem/der Sie suchen.

Beispielsweise können Sie alle Transaktionen für ein bestimmtes Datum oder Konto oder alle Transaktionen vom Typ Buchungsart, die sich auf einer bestimmten Buchungsebene befinden, anzeigen.

Standardmäßig zeigt die Seite die Erfassungsnummer, den Beleg, das Datum und das Hauptkonto an, aber Sie können weitere Tabellen, Felder und Kriterien hinzufügen, um Ihre Suche einzuschränken.

Audit-Trail

Die Seite Audit-Trail befindet sich unter Hauptbuch > Abfragen und Berichte, und zeigt die Transaktionsarten, Beschreibungen, wer die Transaktionen erstellt hat und wann sie erstellt wurden. Auf der Seite Audit-Trail können Sie die Belegbuchungen anzeigen.

Jede Sachkontobuchung ist Teil eines Belegs. Wenn ein Beleg oder eine Gruppe von Belegen gebucht wird, erstellt das System einen Audit-Trail-Posten mit einer eindeutigen numerischen Kennung. Der Posten enthält einen automatisch generierten Buchungstext, der die Herkunft des Postens identifiziert.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg, um die im Audit-Trail-Posten enthaltenen Belege anzuzeigen. Der Posten enthält auch Referenzen auf den Benutzer, der den Eintrag angelegt hat, sowie auf das Datum und die Uhrzeit des Postens.

Sie können die Liste Sachkontobuchung verwenden, um eine Liste von allen gebuchten Transaktionen des aktuellen Kontos anzuzeigen. Die Posten resultieren aus Buchungen von Transaktionen in Erfassungen, Verkäufen, Bestellungen sowie allen anderen Modulen, die auf ein Sachkonto gebucht werden.

Die Informationen in den Feldern der Sachkontobuchungen können nicht geändert werden. Um einen Posten zu korrigieren, führen Sie eine Übertragung durch, die dann auf der Abfrageseite Audit-Trail angezeigt wird.

Sachkontoalias

Sie können eine Verknüpfung zu einem Sachkonto herstellen, indem Sie einen Sachkontoalias unter Hauptbuch > Kontenplan > Konten verwenden. Wenn Sie die Tastenkombination eingeben und die Tab-Taste drücken, werden das Konto und die Dimensionen ausgefüllt, und der Cursor oder Fokus bewegt sich zum ursprünglichen Fokusfeld.

Finanzberichte

Sie können Hauptbuchtransaktionen auch untersuchen und analysieren, indem Sie Finanzberichte unter Hauptbuch > Abfragen und Berichte > Finanzberichte ausführen. Da die Gestaltung von Finanzberichten auf Konten, Dimensionen, Kontokategorien oder einer Kombination aus diesen dreien basieren kann, können Sie die Transaktionen anzeigen, indem Sie die Detailinformationen auf verschiedene Arten anzeigen.

Wenn Sie weitere Informationen zu Hauptbuchtransaktionen erhalten möchten, können Sie ebenfalls mehrere Transaktionseigenschaften als Teil des Berichtsdesigns miteinbeziehen. Wenn Sie die Transaktionen sehen möchten, aus denen sich ein Hauptbuchsaldo zusammensetzt, können Sie wie von der Listenseite Rohbilanz einen Drilldown zu Kontotransaktionen ausführen.

Sachkontoberichte

Zusätzlich zu den Finanzberichten können Sie mit den folgenden Sachkontoberichten die Hauptbuchtransaktionen einsehen.

Dimensionsaufstellung – Zeigt Transaktionen nach Tag und Konto an, und es gibt Optionen zum Anzeigen von Transaktionen nach Dimension und Zeitraum.
Sachkontobuchungsliste – Zeigt Transaktionen in Transaktions-, Buchhaltungs- und Berichtswährungen für ein Konto an.
Erfassung drucken – Zeigt das Ergebnis einer gebuchten Erfassung an. Sie können den Bericht nach Erfassungsnummer oder Buch.-Blatttyp ausführen, oder zusätzliche Felder hinzufügen.
Gebuchte Posten nach Erfassung – Zeigt die Transaktionen an, die in einer Erfassung gebucht wurden, gruppiert nach Belegen. Wenn Sie diesen Bericht ausführen, müssen Sie ein Datum von und bis eingeben, das im selben Geschäftsjahr liegen muss.
Buchungsliste nach Datum – Zeigt alle Transaktionen nach Datum, zusammen mit der Erfassungsnummer, dem Beleg und dem Sachkonto an. Außerdem werden die Transaktionen in den Transaktions‑, Buchhaltungs‑ und Berichtswährungen angezeigt.
Buchungsgrundlage – Zeigt das Konto nach Erfassung sowie nach Transaktions‑, Buchhaltungs‑ und Berichtswährung an. Außerdem wird jede Zeile der Erfassung angezeigt, die als Offset verwendet wurde.

Erfassungspositionen und Dokumente aus Microsoft Excel veröffentlichen

Das Microsoft Excel-Add-In für den Erfassungseintrag bietet einen zusätzlichen Automatisierungsgrad und erleichtert die Dateneingabe. Die Aktion Positionen in Excel öffnen ist auf den Seiten Fibu Buch.-Blatt und Erfassungsbeleg verfügbar.

Sie können Zeilen für Finanzerfassungen aus Excel eingeben und veröffentlichen. Nachdem Sie eine Erfassung erstellt haben, zeigt die Schaltfläche Positionen in Excel öffnen die Vorlagen an, die verfügbar sind. Vorlagen sind so konzipiert, dass sie spezifische Szenarien unterstützen, aber nicht jede Kombination von Kontoarten wird in der Erfassung unterstützt.

Wenn die Positionen veröffentlicht werden, werden sie validiert, um sicherzustellen, dass sie den Regeln entsprechen, die in den Finanzerfassungen eingerichtet sind. Sie können die Belege aus Finance bearbeiten oder buchen.

Um einer Vorlage Finanzdimensionen hinzuzufügen, sind zusätzliche Änderungen erforderlich. Nachdem der Entität die Dimensionen hinzugefügt wurden, stehen sie im Excel-Designer zur Verfügung und können der Vorlage hinzugefügt werden.