Übung – Einen Power Automate für Desktop-Subflow zum Schreiben von Hinweisen in Excel erstellen
In dieser Übung erstellen Sie einen Prozess in Power Automate für Desktop, mit dem die Werte von Variablen, die Sie zuvor erstellt haben, in eine Microsoft Excel-Datei geschrieben werden. Sie verwenden dann GPT vom Azure OpenAI Service, um automatisch eine Zusammenfassung der Rechnung zu generieren und diese ebenfalls in die Microsoft Excel-Datei zu schreiben.
Wechseln Sie zu Power Automate, und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Umgebung ausgewählt haben.
Wählen Sie Lösungen aus, und öffnen Sie dann die Invoice processing solution.
Öffnen Sie den Desktop-Flow Enter an invoice.
Wählen Sie oben auf der Seite der Symbolleiste Bearbeiten aus.
Wählen Sie im Dialogfeld App starten aus.
Wählen Sie nach dem Start von Power Automate das Dropdownmenü Subflows im linken Teil des Bildschirms aus. Wählen Sie dann + Neuer Subflow aus, um einen Subflow für Eine Rechnung eingeben zu erstellen.
Geben Sie dem Subflow den Namen
Write_notes_into_excel, und klicken Sie dann auf die Option Speichern.Hinweis
Subflow-Namen dürfen keine Leerzeichen enthalten.
Erweitern Sie im Bereich Aktionen links auf dem Bildschirm das Menü Excel, und doppelklicken Sie dann auf die Aktion Excel starten.
Wählen Sie im Dialogfeld Excel starten aus dem Dropdownmenü Excel starten das folgende Dokument aus, und öffnen Sie es. Wählen Sie dann das Dateisymbol im Feld Dokumentpfad aus.
Suchen Sie die Excel-Datei Contoso Coffee Shop Invoices und wählen Sie sie aus. Diese befindet sich in der Datei Lab #8 excel files to use in Power Automate des Ordners AutomationIAD-Learn-student-files für dieses Modul. Nachdem Sie die Excel-Datei gefunden und ausgewählt haben, wählen Sie Öffnen aus.
Hinweis
Die Tabelle für diese Übung enthält kein Kennwort. Wäre dies jedoch der Fall, könnten Sie den Abschnitt Erweitert in diesem Dialogfeld erweitern und dann ein Kennwort eingeben.
Wählen Sie im Dialogfeld Excel starten die Option Speichern aus.
Doppelklicken Sie im Bereich Aktionen links auf dem Bildschirm unter der Erweiterung Excel auf die Aktion Erste freie Spalte/Zeile aus Excel-Arbeitsblatt abrufen.
Verwenden Sie die Standardeinstellungen für die Aktion Erste freie Spalte/Zeile aus Excel-Arbeitsblatt abrufen, und wählen Sie dann Speichern aus. Diese Aktivität ruft die Nummer der ersten freien Zeile und der ersten freien Spalte ab und speichert sie dann in Variablen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Aktion Erste freie Spalte/Zeile aus Excel-Arbeitsblatt abrufen hinzugefügt haben. Doppelklicken Sie dann im Bereich Aktionen unter der Excel-Erweiterung auf die Aktion In Excel-Arbeitsblatt schreiben.
Wählen Sie im Dialogfeld In Excel-Arbeitsblatt schreiben im Feld Zu schreibender Wert das Variablensymbol {X} aus. Doppelklicken Sie dann auf die Variable InvoiceID unter dem Abschnitt Eingabe/Ausgabe.
Geben Sie im Feld Spalte den Buchstaben
Aein. Wählen Sie im Feld Zeile die Variable {X}-Symbol aus, und doppelklicken Sie dann auf FirstFreeRow im Abschnitt Flowvariablen. Wählen Sie Speichern im unteren Teil des Dialogfelds aus.
Verwenden Sie den vorherigen Prozess, um drei weitere Aktionen In Excel-Arbeitsblatt schreiben zum Designbereich hinzuzufügen, indem Sie zum Ausfüllen der Felder die Werte und Informationen in der folgenden Tabelle verwenden.
Zu schreibender Wert Spalte Zeile %Account% B %FirstFreeRow% %Contact% C %FirstFreeRow% %Amount% D %FirstFreeRow% Wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben, sollte Ihr Subflow zum Schreiben von Hinweisen in Excel der folgenden Abbildung ähneln. Es sollten sechs Aktionen in der Designbereichsliste angezeigt werden.
Wählen Sie in der oberen Symbolleiste die Schaltfläche Speichern aus, und warten Sie dann, bis der Subflow gespeichert wird.
Wählen Sie den Haupt-Flow aus, indem Sie die Registerkarte Haupt im oberen Teil der Seite auswählen.
Ziehen Sie im Haupt-Flow im Bereich Aktionen unter der Erweiterung Flowsteuerung die Aktion Subflow ausführen, und legen Sie sie unter dem letzten Schritt im Designbereich ab.
Wählen Sie im Dialogfeld Subflow ausführen im Feld Subflow ausführen die Option Write_notes_into_excel aus dem Dropdownmenü und dann Speichern aus.
Wählen Sie in der oberen Symbolleiste Speichern aus, und warten Sie dann, bis der Subflow gespeichert wird.
Sie können Ihren Flow nun ausführen, indem Sie das Symbol Ausführen auf der Symbolleiste auswählen.
Überprüfen Sie nach der Ausführung der Automatisierung die Excel-Datei, um sicherzustellen, dass der im folgenden Screenshot angezeigte Eintrag hinzugefügt wurde.
Hinweis
In Ihrer Version wird möglicherweise eine andere Rechnungs-ID angezeigt.
Aufgabe: AI Builder in Power Automate verwenden (optional)
Hinweis
Sie müssen die korrekte Lizenz haben, mit der Sie die AI Builder-Funktionen verwenden können, um diesen Teil der Übung abzuschließen. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm für den Power Automate-Webbrowser auf die Option Einstellungen, um zu überprüfen, ob Sie über die Lizenz verfügen, die Sie benötigen, um diese Funktion zu verwenden. Klicken Sie dann auf die Option Meine Lizenzen anzeigen. Im Folgenden wird die Liste mit den Lizenzen und Funktionen angezeigt, die Sie aktuell haben und die sie verwenden können.
Beginnen Sie damit, dass Sie die Power Automate Desktop-App den Flow Rechnung eingeben öffnen lassen, um so diese Aufgabe zu starten. Stellen Sie sicher, dass Sie gerade den Subflow Haupt anzeigen.
Erweitern Sie im Bereich Aktionen links auf dem Bildschirm das Menü AI Builder und doppelklicken Sie dann auf die Aktion Text mit GPT auf Azure OpenAI-Dienst erstellen.
Wählen Sie im Dialogfeld Text mit GPT auf Azure OpenAI-Dienst erstellen die Option Anweisungen erstellen aus.
Wählen Sie aus der Optionsliste Text zusammenfassen aus.
Überprüfen Sie die automatisch generierten Anweisungen im Bereich Den Text beschreiben, den das Modell erstellen soll. Die folgenden Teile der Eingabeaufforderung entfernen: ohne neue Informationen hinzuzufügen. Wenn der Text unten weniger als ein paar Wörter enthält oder wie ein Platzhaltertext aussieht, antworten Sie mit „Entschuldigung, ich kann nicht zusammenfassen.“, ansonsten antworten Sie mit der Zusammenfassung.
Wählen Sie die Schaltfläche Anweisungen im Flow verwenden unten im Dialogfenster aus.
Aktualisieren Sie die Anweisungen indem Sie „#Include your text here“ durch die für den Flow erstellten Eingabevariablen ersetzen. Wählen Sie das Symbol {x} in der rechten Ecke des Anweisungsbereichs und dann die Variablen aus der Dropdownliste aus, um die Variablen hinzuzufügen. Entfernen Sie unnötige Abstände innerhalb des Textes.
Die Anweisungen sollten folgendermaßen aussehen:
Fassen Sie den folgenden Text in weniger als zwei Absätzen zusammen. [Anfang des Texts] %Account% %Contact% %Amount% [Ende des Texts]
Klicken Sie auf Speichern, um die Aktion dem Subflow Haupt hinzuzufügen. Stellen Sie sicher, dass die neue Aktion unter der Aktion Variable festlegen und über der Aktion Subflow ausführen im Subflow positioniert ist.
Suchen Sie im Bereich Aktionen links auf dem Bildschirm nach der Aktion Nachricht anzeigen, und ziehen Sie sie unter Text mit GPT erstellen (Vorschau) im Subflow Haupt.
Bearbeiten Sie die Aktion Nachricht anzeigen. Geben Sie als Titel GPT-Zusammenfassung ein, und fügen Sie die Variable
%PredictV2TextResponse%der Anzuzeigende Nachricht hinzu, und klicken Sie dann auf Speichern.
Navigieren Sie zum Subflow Write_notes_into_excel. Kopieren Sie eine der Aktionen In Excel-Arbeitsblatt schreiben, und fügen Sie sie am Ende des Subflows ein.
Doppelklicken Sie nach dem Einfügen auf die Aktion, zum Bearbeiten der neuen Aktion In Excel-Arbeitsblatt schreiben. Ersetzen Sie Zu schreibenden Wert durch die neu generierte Flowvariable
%PredictV2TextResponse%. Ersetzen Sie den Wert Zu schreibende Spalte mit der SpalteF. Speichern Sie die Aktion, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie in der oberen Symbolleiste Speichern aus, und warten Sie dann, bis der Subflow gespeichert wird.
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Option Ausführen, um den Flow auszuführen. So können Sie anzeigen, wie die GPT-Aktion funktioniert.
