Überblick über Resource Scheduling Optimization
Organisationen, die Dynamics 365 Field Service verwenden, können Elemente auf zwei verschiedene Arten planen:
Manuell – Planen Sie Elemente manuell mit der Zeitplanübersicht in Universelle Ressourcenplanung.
Halbautomatisiert – Der Zeitplan-Assistent identifiziert qualifizierte Ressourcen und stellt Zeitvorschläge bereit.
Beide Methoden eignen sich hervorragend für die Planung von Elementen. Die Herausforderung besteht bei beiden Optionen darin, dass es für Einzelpersonen nahezu unmöglich ist, große Mengen von Arbeitsaufträgen manuell so zu planen, dass die Produktivität der Außendienstmitarbeiter maximiert und die Ausgaben und damit die Kosten gering gehalten werden. Viele Organisationen greifen für diese komplexeren Planungsszenarien auf automatisierte Planungslösungen zurück. Dank der automatisierten Planung können Disponenten ihre Aufmerksamkeit auf die Unregelmäßigkeiten richten, die im Laufe des Tages im Zusammenhang mit der Planung auftreten.
Ressourcenplanungsoptimierung (Resource Scheduling Optimization, RSO) ist eine Add-on-Funktion für die Anwendung Dynamics 365 Field Service, mit der Organisationen automatisch Arbeitsaufträge für die am besten geeigneten Ressourcen planen können. Basierend auf Ihren konfigurierten Zielen wie beispielsweise „Reisezeit minimieren“ und „Arbeitszeit maximieren“ können Organisationen Buchungen optimieren, um u. a. die Reisezeit zu minimieren, die Arbeitszeit zu maximieren oder den qualifiziertesten Techniker einzuplanen.
Vorteile von Resource Scheduling Optimization
Die RSO bietet die folgenden Vorteile:
Automatisierte Planung – Planen Sie den Großteil der Anforderungen automatisch, um Zeit zu sparen und es den Disponenten zu ermöglichen, sich auf Ausnahmen und Abrechnungen zu konzentrieren.
Skalierung erreichen – Disponenten können weitere Ressourcen verwalten, sodass das Unternehmen die von ihnen verwalteten Ressourcen skalieren kann.
Kundenzufriedenheit – Verbesserte Effizienz sorgt für besser vorhersagbare Ankunfts- und Abschlusszeiten und plant nahtlos alternative Techniker für dringende Situationen ein.
Effizienz der Techniker und reduzierte Kosten – Mehr Termine in die Arbeitszeit zu integrieren, steigert den Umsatzerlös und senkt die Kosten für Überstunden.
Darüber hinaus reduziert der Abgleich von Arbeitsaufträgen und Technikerqualifikationen die Kosten für verlorene Termine.
Reduzierter Kraftstoffverbrauch und weniger Fahrzeugwartung – Indem Sie sicherstellen, dass Ihre Techniker mithilfe von Turn-by-Turn-Anweisungen den kürzestmöglichen Weg einschlagen, reduzieren Sie den Kraftstoffverbrauch und den Verschleiß der Fahrzeuge.
Wenn zum Beispiel jeder Außendiensttechniker monatlich eine Tankfüllung einspart, können die Einsparungen in vielen Organisationen in der Regel die Kosten von RSO übersteigen.
Verbesserte Kundenbindung – Indem Sie Arbeitsaufträgen mit höherer Priorität den Vorrang geben, vermeiden Sie Geldbußen in Verbindung mit Vereinbarungen zum Servicelevel (SLA) und erfüllen die Kundenverpflichtungen.
So funktioniert Resource Scheduling Optimization
Die Ressourcenplanungsoptimierung (Resource Scheduling Optimization, RSO) untersucht zunächst die Ressourcen einer Organisation und ihre Besonderheiten. Als Nächstes werden die Planungsanforderungen für die zu planenden Elemente untersucht. Es bietet auf Grundlage der Optimierungsziele, die vom Unternehmen festgelegt wurden, einen optimierten Zeitplan. Es können beispielsweise die Arbeitszeiten der Techniker maximiert, der qualifizierteste Techniker eingesetzt und die Reisezeit minimiert werden.
Beispiel: Ein Unternehmen, das Klimaanlagen wartet, wird am heißesten Tag des Jahres telefonisch darüber informiert, dass eine Klimaanlage in einer Einrichtung für betreutes Wohnen ausgefallen ist. Da viele Bewohner wahrscheinlich gesundheitliche Probleme haben, die von Hitze und Feuchtigkeit beeinflusst werden, ist es wichtig, sofort den am nächsten befindlichen qualifizierten Techniker dort hinfahren zu lassen.
Nachdem ein Arbeitsauftrag für diese Anfrage erstellt wurde, könnte die RSO ausgelöst werden. Sie würde sich mit den Planungsanforderungen für die Reparatur der Klimaanlage befassen. Darüber hinaus würde die RSO die zur Behebung dieses Problems erforderlichen Fähigkeiten und Zertifizierungen berücksichtigen. Weitere berücksichtigte Faktoren sind der Standort des Kunden und eventuelle zusätzliche Einschränkungen, die sich darauf auswirken könnten, welcher Techniker eingeplant wird.
Als Nächstes ermittelt die RSO, welche Ressourcen für die Arbeit mit dieser Marke von Klimaanlagen qualifiziert und/oder zertifiziert sind. Wenn mehrere Ressourcen ermittelt werden, werden Faktoren wie die Verfügbarkeit und die Standorte der Techniker in Bezug auf das zu planende Element untersucht.
Die RSO gibt einen optimierten Zeitplan zurück, in dem die am besten geeignete Ressource für die Reparatur der defekten Klimaanlage eingeplant wurde.
Einsatzmöglichkeiten der RSO
Auch wenn sich die Planungsanforderungen und gewünschten Ergebnisse in jeder Organisation unterscheiden, können verschiedene typische Situationen als Ausgangspunkt für spezifischere Szenarien betrachtet werden, in denen eine Organisation die RSO verwenden könnte.
Dazu gehören in der Regel die folgenden Szenarien:
Zeitplanung über Nacht – Dies umfasst in der Regel die Erstellung eines Optimierungsplans, der abends oder außerhalb der Geschäftszeiten ausgeführt wird. Für Aufträge außerhalb der Geschäftszeiten sind in der Regel größere Datenmengen erforderlich. Zu diesen Aufträgen gehören beispielsweise die Optimierung von Ressourcen, Anforderungen und Buchungen für den nächsten Tag oder in Einzelfällen für die folgende Woche.
Tagesplanung – Wird verwendet, um Elemente im Laufe des Tages zu planen oder zu optimieren. Dieses Szenario umfasst in der Regel die Erstellung eines Zeitplans, der an einem spezifischen Tag mehrmals ausgeführt wird, z. B. jede Stunde. Dieses Szenario kann verwendet werden, um neue Elemente mit hoher Priorität zu planen.
Bedingungsbasierte Zeitplanung – Bei dieser werden keine vordefinierten Zeitpläne für die Ausführung verwendet. Basierend auf den erfüllten Bedingungen werden neue Elemente geplant oder vorhandene Elemente geändert. Beispielsweise kann ein als Notfall gekennzeichnetes Element sofort geplant werden.
Stornierung und Verspätungen – Wird verwendet, wenn eine Stornierung oder Verzögerung nur eine einzelne Ressource betrifft. Organisationen können den Zeitplan für eine spezifische Ressource nach Bedarf für die angegebenen Zeitrahmen optimieren.
Simulationen – Ermöglicht Organisationen, vordefinierte Aufträge in einem simulativen Verfahren auszuführen und die Ergebnisse zu evaluieren, bevor sie diese Aufträge in den Zeitplan aufnehmen. Wenn sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können sie die Simulation umsetzen.
Erste Schritte
Organisationen müssen die Resource Scheduling Optimization in einer Dynamics 365-Umgebung installieren und konfigurieren, in der Field Service ausgeführt wird. Nachdem die Lösung installiert und konfiguriert wurde, beginnt die RSO basierend auf ihrer Konfiguration mit der Optimierung und Planung von Elementen.
Das folgende Bild bietet einen allgemeinen Überblick über die Datenflüsse.
Nach der Bereitstellung der Lösung in einer Organisation sollten die folgenden Schritte ausgeführt werden, die weitere Details zur vorherigen Grafik enthalten.
Resource Scheduling Optimization konfigurieren
Die Organisation definiert, welche Ziele und Einschränkungen für ihr Geschäft am wichtigsten sind. Beispiel: Eine Organisation stuft die Bedeutung der Minimierung der Reisezeit im Vergleich zur Maximierung der Arbeitszeit und im Vergleich zu Terminen mit hoher Priorität ein. Dieser Prozess erfolgt mit Konfigurationen ohne Code.
Durch die Nutzung von Konfigurationen ohne Code definiert die Organisation, welche Ressourcen, Anforderungen und Buchungen optimiert werden sollen.
Resource Scheduling Optimization-Profile ausführen – Optimierungsaufträge werden an den Service Resource Scheduling Optimization gesendet. Diese Aufgabe kann auf verschiedene Arten ausgeführt werden:
Verwendung des Zeitplans, beispielsweise jeden Morgen um 8:00 Uhr
Verwendung von Triggern, beispielsweise wenn ein Kunde einen Auftrag storniert
Auf Befehl mit der Option Jetzt ausführen
Der Dienst fordert Daten an und empfängt Daten – Alle Datensätze (Ressourcen, Anforderungen und/oder Buchungen) in Dynamics 365, die mit den im Optimierungsumfang definierten Bedingungen übereinstimmen, werden zur Optimierung an den Dienst gesendet.
Ergebnisse anzeigen – Zeigen Sie die Ergebnisse in der Zeitplanübersicht und auf mobilen Geräten an. Dispatchern werden optimierte Termine für alle Ressourcen auf der interaktiven Zeitplanübersicht angezeigt. Außendienstmitarbeiter sehen ihre optimierten täglichen und wöchentlichen Termine auf ihrem Mobilgerät.