Übung (optional): Entwerfen, Verbessern und Freigeben Ihres Dokuments
Übung
Stellen Sie sich vor, Sie sind projektmanager und damit beauftragt, einen umfassenden Projektbericht für den neuen Mystic Spice Premium Chai Tea Ihres Unternehmens zu erstellen. In dieser Übung verwenden Sie Microsoft Word, um den Bericht zu entwerfen, (optional) Notizen aus OneNote zu importieren und den Entwurf für Ihr Team über Microsoft Teams oder Microsoft Outlook für Feedback und Zusammenarbeit zu teilen.
Hinweis
In dieser Übung wird zwar veranschaulicht, wie Informationen von einer Microsoft 365-App zu einer anderen übertragen werden können, dies ist jedoch nicht erforderlich. Jeder dieser Schritte kann mit Copilot in Word direkt ausgeführt werden. Nach Bedarf werden alternative Schritte bereitgestellt.
Beispieldatei herunterladen
In dieser Übung werden wir Eingabeaufforderungen für Microsoft 365 Copilot erstellen, die auf diese Datei verweisen. Laden Sie die folgende Datei herunter und speichern Sie sie in Ihrem OneDrive-Ordner, bevor Sie fortfahren.
Market Analysis Report for Mystic Spice Premium Chai Tea.docx
Importieren von Notizen (optional)
Öffnen Sie Microsoft Word, und erstellen Sie ein neues Dokument.
Aktivieren Sie Copilot, indem Sie auf der Registerkarte Start die Schaltfläche Copilot auswählen.
Hinweis
Wenn Sie keine Notizen haben, die Sie importieren möchten, fahren Sie mit Entwurf Ihres Inhalts fort.
Geben Sie die Eingabeaufforderung Projektberichtsaktualisierung basierend auf den Notizen zu Mystic Spice Premium Chai Tea in OneNote . im Bereich Copilot ein. Copilot ruft die angeforderten Informationen aus OneNote ab und erstellt den Anfang des Berichts im Copilot-Bereich.
Wählen Sie die Option Einfügen aus, um diesen Text in das Word Dokument zu kopieren.
Dies ist zwar ein guter Anfang, aber das Präsentieren von Informationen basierend auf Notizen funktioniert nicht. Sehen wir uns an, wie Copilot in Word Ihnen helfen kann, einen Bericht zu erstellen, der für Ihre Projektbeteiligten freigegeben werden kann.
Entwerfen Von Inhalten
Erstellen Sie einen Projektbericht mithilfe der Marktanalyse, die Sie bereits gesammelt haben. Anschließend können wir diese Datei bearbeiten, um den Inhalt abzurufen, den wir für unseren Bericht benötigen.
Öffnen Sie ein neues Word Dokument in Ihrem Browser, indem Sie zur Online-Word-App navigieren.
Wählen Sie oben im leeren Dokument die Benutzeroberfläche copilot on-canvas aus.
Geben Sie die folgende Eingabeaufforderung ein:
Erstellen Sie einen Projektbericht, der eine Zusammenfassung, eine Einführung, eine Produktbeschreibung, projektziele und eine Diskussion enthält. Verwenden Sie das verknüpfte Dokument als Inhaltsressource.
Fügen Sie den Dokumentverweis zu Ihrer Eingabeaufforderung hinzu, indem Sie manuell einen Schrägstrich gefolgt vom Dokumentnamen eingeben: /Promotion Plan for Chai Tea in Latin America.docx. Alternativ können Sie inhalt hinzufügen und die Datei aus der Dropdownliste auswählen, sobald sie in OneDrive verfügbar ist.
Wählen Sie den Pfeil nach rechts aus, um Ihre Eingabeaufforderung zu übermitteln, und generieren Sie die Antwort.
Überprüfen Sie den entwurfeten Inhalt, und wählen Sie Keep it (Beibehalten) aus.
Während Sie den Inhalt Ihres Dokuments überprüfen, stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Texte bearbeitet oder umgeschrieben werden müssen. Der Abschnitt "Produktbeschreibung" scheint recht kurz und technisch zu sein. Bearbeiten wir den Text so, dass er für unsere Leser ansprechender ist.
Markieren Sie den Absatz, und wählen Sie das Copilot-Symbol aus, das links neben dem Text angezeigt wird.
Wählen Sie im Menü Auto Rewrite (Automatisches Umschreiben ) aus. Copilot generiert mehrere Optionen. Überprüfen Sie die einzelnen Optionen, und wählen Sie Folgendes aus:
- Ersetzen Sie den aktuellen Text durch den gewünschten Text.
- Fügen Sie unter dem Text ein, um beides beizubehalten.
- Generieren Sie die Vorschläge erneut, wenn Ihnen keiner der Vorschläge gefällt. Sie können auswählen, dass sie neu generiert werden sollen, und Copilot bietet Ihnen drei weitere Optionen, aus denen Sie auswählen können.
- Geben Sie im Feld Was soll Copilot ändern? Text ein, der das gesuchte Update beschreibt.
Geben wir eine bestimmte Eingabeaufforderung ein, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Geben Sie im Feld Was soll Copilot ändern? folgendes ein:
Schreiben Sie diesen Absatz um, um weitere Details zum Produkt hinzuzufügen. Der Ton dieses Absatzes sollte professionell und ansprechend sein.
Überprüfen Sie die neu geschriebenen Optionen, wählen Sie die gewünschte Option aus, und wählen Sie Ersetzen aus.
Konvertieren von Text in eine Tabelle
Obwohl der Inhalt in Ihrem Dokument korrekt ist, sollten Sie die Lesbarkeit berücksichtigen. Würde ein Abschnitt besser funktionieren, wenn er als Tabelle dargestellt würde? Copilot kann Text mithilfe einer Eingabeaufforderung problemlos in eine Tabelle konvertieren.
Sehen wir uns diese Transformation in Aktion an.
Platzieren Sie den Cursor am Ende des Dokuments.
Bitten Sie Copilot, eine Liste von Projektmeilensteinen und deren Fristen mithilfe der On-Canvas-Option Copilot hinzuzufügen. Wählen Sie Generieren.
Wählen Sie Keep it (Beibehalten ) aus, um den Abschnitt zu Ihrem Projektplan hinzuzufügen.
Markieren Sie die Liste.
Wählen Sie das Copilot-Symbol auf der Canvas links neben dem Text aus.
Wählen Sie im Menü die Option Als Tabelle visualisieren aus. Das Ergebnis sieht insgesamt gut aus, aber stellen wir sicher, dass eine Spalte für den erfolgreichen Abschluss der Aufgabe vorhanden ist.
Geben Sie der Tabelle eine dritte Spalte hinzufügen, Aufgabe abgeschlossen, in das Dialogfeld Copilot ein.
Wählen Sie Beibehalten aus, um die Tabelle in Ihr Dokument einzufügen.
Überprüfen Sie das Tabellenformat, und nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor. Anschließend können Sie die Aufzählung aus dem Abschnitt Projektmeilensteine und Stichtage löschen.
Zusammenfassen ihres Dokuments
Wenn Sie Ihr Dokument fertig stellen, möchten Sie sicherstellen, dass Ihre wichtigsten Punkte klar dargestellt werden. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Zusammenfassung des Dokuments anzuzeigen. Wenn Sie ein großes Word Dokument erhalten, das Sie nicht vollständig lesen können, ist die Zusammenfassungsfunktion ebenfalls der Schlüssel. Lassen Sie uns am Ende des Dokuments eine Zusammenfassung erstellen.
Öffnen Sie den Bereich Copilot, und geben Sie die folgende Eingabeaufforderung ein:
Fassen Sie dieses Dokument zusammen. Heben Sie die drei wichtigsten Punkte hervor.
Überprüfen Sie die generierte Zusammenfassung, und wählen Sie Zum Dokument hinzufügen (das Pluszeichen) aus, wenn Sie die gesamte Zusammenfassung in Ihr Dokument aufnehmen möchten. Sie können auch einen beliebigen Teil des Texts markieren und dann kopieren und in Ihr Dokument einfügen.
Wichtig
Der von Copilot generierte Text wird an der Position Des Cursors in das Dokument eingefügt. Vergewissern Sie sich, dass Sie zum Ende des Dokuments navigiert sind, bevor Sie den Inhalt einfügen.
Sie können manuell Anpassungen am Text vornehmen oder den Zusammenfassungsinhalt hervorheben und Copilot bei Bedarf zum automatischen Umschreiben verwenden. Sie können diese Zusammenfassung auch als Ausgangspunkt für eine Teams- oder Outlook-Nachricht verwenden, wenn Sie Ihren Projektbericht für Ihre Projektbeteiligten freigeben.
Speichern Sie Ihr Dokument zur späteren Referenz. Sie können zur Überprüfung bereit sein, oder Sie können dieses Dokument als Ausgangspunkt für eine PowerPoint-Präsentation verwenden.