Fremdarbeitsprozess
Der Fremdarbeitsprozess umfasst im Allgemeinen mehrere Schritte.
Das folgende Diagramm zeigt einen allgemeinen Prozess, bei dem ein Projektmanager den Vorgang startet.
Zunächst erstellt der Projektmanager einen Unterauftrag mit einem Kreditor. Standardmäßig werden die Preislisten, die dem Kreditorendatensatz im System angehängt sind, für den Unterauftrag verwendet, und jedes Kreditorenkonto kann einen Beziehungstyp haben. Wenn der Prozess der Vergabe von Fremdarbeit gestartet wird, kann der Projektmanager alle Einkäufe als Einzelposten im Unterauftrag aufführen. Der Manager kann diese Positionen für Zeit, Ausgaben oder Produkte verwenden. Darüber hinaus können sie die Preisgestaltung in den Einkaufspreislisten anpassen, die dem Unterauftrag beigefügt sind, sodass der Kundenbetreuer des Kreditors und der Projektmanager das Dokument durchgehen können.
Zu diesem Zeitpunkt oder zu einem späteren Zeitpunkt, wenn es sich bei der Fremdarbeitsposition um eine Zeitspanne handelt, ordnet der Kreditorenkontomanager die Kreditorenkontakte den einzelnen Positionen zu. Diese Vereinigung liefert Informationen an den Projektmanager, der an demselben Unterauftrag arbeitet. Das System erstellt automatisch eine buchbare Ressource aus dem Vertrag, wenn sie noch nicht vorhanden ist, nachdem der Kreditorenkontakt mit der Fremdarbeitsposition verknüpft wurde. Die Abrechnungsmethode für jede Zeile kann ein Festpreis oder Zeit und Materialien sein. Alternativ dazu wird für einen Festpreisuntervertrag ein auf Meilensteinen basierender Rechnungsplan erstellt. Es finden Verhandlungen statt, und wenn diese abgeschlossen sind, wird der Unterauftrag bestätigt. Bestätigte Unterverträge können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie jedoch eine Änderung vornehmen möchten, können Sie den Unterauftrag erneut öffnen und bearbeiten. Diese Aktion ändert den Status von Bestätigt auf Entwurf, bis sie wieder abgeschlossen ist.
Sie fügen auch Teammitglieder zu Ihrem Projekt hinzu, die Sie mit einer Fremdarbeitsposition verbinden können. Dieser Zusatz deutet darauf hin, dass ein Bedarf besteht, die Position mit einem Teammitglied zu besetzen, das über die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers verfügt. Diese Teammitglieder können generisch oder benannt sein. Sie können benannte Teammitglieder direkt in einem Projekt anlegen oder Sie können sie durch Buchung und anschließende Verwendung der Ressourcenplanungsumgebungen anlegen. Die Subunternehmerressourcen können Zeit, Ausgaben und Materialverbrauch für das Projekt und die Projektaufgaben protokollieren und dann zur Genehmigung einreichen. Für die Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation ist der Prozess ähnlich.
Bei der Projektgenehmigung wird die Zeit, die von den Unterverträgen genehmigt wurde, mit den tatsächlichen Projektkosten erfasst, die auf dem Vertragspreis des Arbeiters oder der Rolle, die er bei dem Projekt gespielt hat, basieren. Sie können Kreditorenrechnungen und Rechnungspositionen im System erfassen. Außerdem können Sie die Arbeit, die von einem Kreditor durchgeführt wurde, oder die Produkte, die der Kreditor geliefert hat, aufzeichnen. Diese Rechnungspositionen müssen projektspezifisch und für eine Transaktionsklasse von Zeit, Aufwand, Produkt/Material, Meilenstein oder Gebühr sein. Optional können die Positionen auch auf die Fremdarbeitsposition verweisen, die mit der Arbeit des Kreditors verbunden ist.
Anschließend ordnet das System automatisch alle Istkosten, die der Fremdarbeitsposition und dem Projekt entsprechen, der Kreditorenrechnung zu. Diese Zuordnung erleichtert einen Drei-Wege-Übereinstimmungs‑ und Verifizierungsprozess. Der Projektmanager überprüft die automatisch abgeglichenen Projekt-Istwerte, entfernt oder fügt andere Projektkosten-Istwerte hinzu und führt weitere Schritte im Verifizierungsprozess durch. Wenn die Überprüfung aller Zeilen abgeschlossen ist, wird die Kreditorenrechnung als Bereit für Zahlung markiert. In diesem Stadium können Sie die Kreditorenrechnung und die Positionen an ein Buchhaltungs‑ oder Kreditsystem übertragen, um die Zahlung an den Kreditor zu verarbeiten. Schließlich überprüft das System andere aufgezeichnete Projekte und erfasst dann die Istkosten aus den Kreditorenrechnungspositionen des Projekts.
Erweiterte Möglichkeiten zur Vergabe von Unteraufträgen erkunden
Die Kreditorenbuchhaltung kann die von den Projektleitern erstellten und verwalteten Unterverträge als Einkaufsbestellungen einsehen. Wenn der Unterauftragnehmer den Abschluss der Arbeiten eingibt, werden automatisch Belege für diese Bestellungen erstellt. Die erweiterte Funktion für Fremdarbeit stellt sicher, dass fehlerhafte Kreditorenrechnungen von den Kreditorenbuchhaltern nicht akzeptiert werden, wenn die Kreditorenrechnung durch einen Drei-Wege-Abgleich mit der gemeldeten Arbeit abgeglichen wird.