Prozess-Mining verwenden

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Prozess-Mining ist ein leistungsstarkes Tool, um Geschäftsvorgänge zu verstehen und zu optimieren. Es ist jedoch nicht immer für jedes Szenario die richtige Lösung. In diesem Abschnitt wird untersucht, wann Prozess-Mining am effektivsten ist – und wann nicht. Es führt auch die Prozessverbesserungsmethodik DMAIC von Six Sigma ein und zeigt, wie Power Automate jeden Schritt unterstützen kann.

Wann Process Mining angemessen ist

Prozess-Mining ist am nützlichsten, wenn es auf strukturierte, datenreiche Prozesse angewendet wird. Hier finden Sie einige typische Szenarien, in denen es einen hohen Mehrwert bietet:

  • Prozessanalyse
    Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, wie Prozesse tatsächlich funktionieren, wo sie vom Design abweichen und wo Engpässe auftreten.

  • Prozessverbesserung
    Identifizieren Sie Bereiche zur Optimierung, z. B. die Verkürzung der Vorlaufzeiten oder die effektivere Neuzuweisung von Ressourcen.

  • Compliance und Überwachung
    Erkennen Sie Abweichungen von Richtlinien oder Vorschriften und stellen Sie sicher, dass die Prozesse den internen Standards folgen.

  • Leistungsüberwachung
    Überwachen Sie die laufende Prozessleistung in Echtzeit, erkennen und lösen Sie potenzielle Probleme proaktiv.

Wann Process Mining möglicherweise nicht effektiv ist

Es gibt Einschränkungen beim Prozess-Mining – vor allem, wenn wichtige Bedingungen nicht erfüllt sind:

  • Fehlende Daten
    Ohne Zugriff auf Ereignisprotokolle kann Prozess-Mining nicht funktionieren. Datenverfügbarkeit ist nicht verhandelbar.

  • Hochdynamische oder Echtzeitprozesse
    In sich schnell ändernden oder sehr variablen Szenarien können Mining-Tools Schwierigkeiten haben, Ereignisse genau zu erfassen oder zu interpretieren.

  • Unstrukturierte oder sich nicht wiederholende Prozesse
    Wenn es einem Prozess an Wiederholbarkeit oder Standardisierung mangelt, sind die Erkenntnisse aus dem Mining wahrscheinlich begrenzt oder unklar.

  • Undefinierter Prozessumfang
    Wenn das Unternehmen den zu analysierenden Prozess nicht klar definiert hat, sind die Ergebnisse möglicherweise schwer zu interpretieren oder zu bearbeiten.

  • Begrenzte Ressourcen
    Für Prozess-Mining sind Zeit, technische Fertigkeiten und Zusammenarbeit erforderlich. Wenn diese Ressourcen nicht verfügbar sind, ist es möglicherweise nicht machbar.

Das DMAIC-Framework mit Power Automate anwenden

Viele Unternehmen verwenden DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) – eine Six Sigma-Methodik – zur Verbesserung von bestehenden Prozessen. Prozess-Mining-Tools von Power Automate sind auf jede Phase dieses Modells auf natürliche Weise ausgerichtet.

DMAIC = Define → Measure → Analyze → Improve → Control

Diagramm, das den D M A I C-Prozess zeigt

1. Define

Dies ist die Planungsphase. Identifizieren Sie, welche Prozesse sich für eine Optimierung eignen – insbesondere Prozesse mit folgenden Eigenschaften:

  • Bereits automatisiert
  • Mit umfassenden Ereignisprotokolldaten
  • Hohe Auswirkung oder hohe Sichtbarkeit im Unternehmen

Power Automate-Prozess-Mining beginnt hier, indem es hilft, sinnvolle Prozesse für die Analyse zu erfassen und auszuwählen.

2. Measure

Bereiten Sie die Daten vor, und validieren Sie sie. Dies umfasst:

  • Extrahieren und Transformieren von Daten aus Systemen wie CRM oder ERP
  • Ereignisprotokolle einlesen und bereinigen
  • Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit

Power Automate erleichtert dies mit Konnektoren und Automatisierung zur Optimierung der Datenvorbereitung.

3. Analyze

Hier entstehen Erkenntnisse. Power Automate-Prozess-Mining-Tools wie:

  • Prozessvergleich
  • Nacharbeitserkennung
  • Ursachenanalyse

… Identifizieren Sie Ineffizienzen, Nacharbeitsschleifen oder Abweichungen im Prozess.

4. Improve

Sobald Probleme identifiziert wurden, erstellen Sie Lösungen. Power Automate befähigt:

  • Neue oder aktualisierte Abläufe zur Beseitigung von Engpässen
  • Apps in Power Apps zur Unterstützung verbesserter Workflows
  • Integration mit Teams oder Outlook für eine vereinfachte tägliche Nutzung

Dies ist die Phase des „Handelns", in der die Automatisierung eine echte Wirkung entfaltet.

5. Control

Überwachen Sie nach der Implementierung die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass die Verbesserungen wirksam sind. Verwendung:

  • Power BI-Dashboards
  • Power Automate-Warnungen
  • Laufende Analyse aktualisierter Workflows

Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um Verbesserungen im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten.

Zusammenfassung

Prozess-Mining mit Power Automate ist ein wichtiger Faktor für die Optimierung von Geschäftsprozessen – jedoch nur unter den richtigen Bedingungen. Zusammen mit der DMAIC-Methodik bietet es einen strukturierten und skalierbaren Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Verbesserung von Prozessen.

Durch das Wissen, wann Prozess-Mining anzuwenden ist, und dessen Einsatz im DMAIC-Framework können Unternehmen sinnvolle Veränderungen vorantreiben, Ineffizienzen abbauen und dauerhafte Leistungsverbesserungen sicherstellen.