Methoden implementieren
Das Treffen datengesteuerter Entscheidungen ist ein wichtiger Weg zum Projekterfolg mit Prozess-Mining. Die DMAIC-Methode (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren) ist eine branchenübliche Methode zur Verbesserung von Prozessen, die von der Datenqualität abhängig sind.
Sie sollten jede Phase der DMAIC-Methode der Reihe nach abschließen, da jede Phase zum Gesamterfolg des Projekts beiträgt. DMAIC ist aber iterativ und ermöglicht je nach Bedarf während des Projekts ein Hin und Her zwischen den Phasen, wenn Sie neue Informationen entdecken.
Das Problem und die Ziele definieren
Die Definition des Problems und der Ziele ist im DMAIC-Prozess der erste und oft wichtigste Schritt. In der Phase Definieren identifizieren Sie einen klaren Zweck, bestimmen Ziele und verwenden Tools wie eine Projektcharta und eine Grundursachenanalyse. Die Ergebnisse dieser Phase bestätigen, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis davon haben.
Eine Projektcharta kann eine oder alle der folgenden Komponenten umfassen:
Projekttitel
Projektsponsor
Problemstellung
Projektziele
Projektumfang
Projektteammitglieder und deren Verantwortlichkeiten
Zeitachse und Meilensteine
Budget und Ressourcen
Risiken und Annahmen
Stakeholder
Anforderungen für die Projektgenehmigung
Kommunikationspläne
Aktuelle Leistung messen
Durch die Bewertung und Messung einer Baseline vor dem Projektstart können Sie die Verbesserungen durch die identifizierten Veränderungen besser nachvollziehen. In der Phase Messen definieren Sie eine Leistungs-Baseline, um den aktuellen Status des Prozesses zu verstehen und das Problem, das Sie lösen möchten, besser zu definieren. In dieser Phase werden zudem die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) ermittelt, mit denen der Prozess gemessen werden kann.
In der Messphase entscheidet das Team, welche Daten für die Messung wichtig sind, und legt dann fest, welche Tools zur Durchführung dieser Messungen und Validierung des Messsystems genutzt werden sollen. Der Plan zur Datenerfassung umfasst oft einen Probelauf oder ein Pilotprogramm, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen genau sind und Ihnen Aufschluss darüber geben, was Sie zur Identifizierung potenzieller Prozessverbesserungen benötigen. Gelegentlich ist es erforderlich, die Änderung eines Teils eines Prozesses anzufordern, um andere Telemetriedaten zu erstellen, die dazu beitragen, sicherzustellen, dass die wichtigsten Schritte des Prozesses gemessen werden können.
Durch die Ermittlung der vollständigen Prozessfähigkeit lässt sich bestätigen, dass der Prozess die angegebenen Anforderungen erfüllt, und es hilft Ihnen dabei, durch Sie Prozessverbesserungen zu führen.
Die Daten auf Variationen analysieren
Analysieren ist die dritte Phase von DMAIC, in der Sie Ausreißer und Engpässe ermitteln. In dieser Phase sollten Sie damit beginnen, die Ergebnisse aus den Definitions‑ und Messphasen zu bemerken.
Mit den Daten, die Sie bei einer Ursachenanalyse erfassen, können Sie die Ursachen der Probleme ermitteln. Dann können Sie eine eingehendere Auswertung durchführen, um über die oberflächlichen Details hinaus die Ursache der Probleme zu finden.
In der Analysephase führen Sie eine statistische Analyse und eine Prozessanalyse durch. Zur statistischen Analyse können Sie Techniken wie Hypothesentests und Regressionsanalysen verwenden. Die Prozesskarte zeigt Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche in der Prozessanalyse. Zudem können Sie Aktivitäten hervorheben, die keinen Mehrwert bringen und möglicherweise entfernt werden können, wenn dies dem Gesamtprozess zugute kommt.
In dieser Phase identifizieren Sie auch kritische Faktoren, die in vorherigen Phasen aufgedeckt wurden. Die von Ihnen identifizierten Schlüsselfaktoren sind die, die den größten Einfluss auf den von Ihnen bewerteten Prozess haben.
Oftmals nehmen Sie sich in dieser Phase auch Zeit, um die Richtigkeit Ihrer Ergebnisse zu prüfen.
Den Prozess verbessern
In der Phase Verbessern legen Sie fest, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um die Automatisierung der zu bewertenden Prozesse zu verbessern und Reibungsverluste zu reduzieren. In dieser Phase ermitteln und implementieren Sie Lösungen. Abhängig von der relativen Größe der Prozesse, die Sie verbessern, kann diese Phase von allen DMAIC-Phasen die meiste Zeit in Anspruch nehmen.
In der Verbesserungsphase setzen Sie sich Ziele. Zu den Zielen gehören die Ermittlung von möglichen Lösungen für die Grundursachen, die Durchführung von Kosten-Nutzen-Analysen, das Testen der Lösung und die Bewertung ihrer Wirksamkeit. In dieser Phase müssen die Ergebnisse kontinuierlich gemessen und mit dem Ausgangswert verglichen werden, den Sie bereits in einer vorherigen Phase definiert haben.
In dieser Verbesserungsphase kommt es wahrscheinlich zu Schwankungen zwischen den vorherigen Phasen. Während dieser Phase nehmen Sie Anpassungen und größere Kurskorrekturen am Prozess vor, da Sie aus den gesammelten Ergebnissen und präsentierten Lösungen aus anderen Phasen mehr erfahren.
Den verbesserten Prozess kontrollieren, um die erzielten Gewinne fortzusetzen
In der Kontrollieren-Phase liegt der Schwerpunkt auf der Festlegung und Umsetzung von Richtlinien und Praktiken, um einen anhaltenden Erfolg sicherzustellen.
Zu den Aktivitäten während der Kontrollieren-Phase können das Erstellen oder Aktualisieren von Dokumentationen und Anweisungen, das Quantifizieren des finanziellen Sparkontos und das Einrichten von Überwachungsmechanismen für die kontinuierliche Bewertung aktualisierter Prozesse gehören. Mithilfe der Überwachung des Prozesses können Sie sicherstellen, dass der Prozess weiterhin Ihren Anforderungen entspricht und die erzielten Gewinne erhalten bleiben.
Idealerweise enthält diese Phase eine Übergabe für den neuen Besitzer des Prozesses. Die erzielten Erfolge aus der vorherigen Phasen sollten mit einer erfolgreichen Kontrollieren-Phase fortgesetzt werden.
Beispielleistungen mit DMAIC
Die folgenden Beispiele beschreiben Ergebnisse, die Sie im Zusammenhang mit den DMAIC-Phasen finden können.
Die Phasenergebnisse definieren
Die Phase Definieren hilft Ihnen, sich auf den Erfolg vorzubereiten, den richtigen Prozess zu ermitteln und Geschäftsregeln (Aufwand versus Wert = Priorität), Umfang, Team und Stakeholder festzulegen.
Die Definieren-Phase umfasst die folgenden Leistungen:
Ausgewählter Prozess
Signierter Prozess-Canvas
Aufwandsschätzung
Zugewiesenes Team
Phasenergebnisse messen
Während der Messen-Phase erstellen Sie das Ereignisprotokoll, richten die Umgebung, Verbinden-Datenquelle ein und bestimmen den Staging-Bereich, die Datentransformation, die Geschäftsübersetzung und die Validierung.
Die Messen-Phase umfasst die folgenden Leistungen:
Umgebung (PA + PBI)
Datenverbindung
Stagingbereich
Validiertes Ereignisprotokoll
Phasenergebnisse analysieren
In der AnalysierenäPhase generieren Sie Geschäftsregel-Erkenntnisse, überprüfen das Prozessmodell, analysieren die Geschäftsregeln nach Priorität und ermitteln die Grundursachen (CM, RCA, Konformität, Benchmarking usw.).
Die Analysieren-Phase umfasst die folgenden Leistungen:
BR-Workshop
Crowd-Onboarding
Erkenntnisse
Auswirkungsanalyse
Phasenergebnisse verbessern
Mit der Verbessern-Phase können Sie Mehrwert schaffen, indem Sie auf der Grundlage der Erkenntnisse von Geschäftsregel handeln. Zudem können Sie auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse mit datengestützten Änderungen (Änderungsmanagement, Workshops und Schulungen), Anwendungsentwicklung oder Automatisierung (API-Trigger, RPA oder Integration) handeln.
Die Verbessern-Phase umfasst die folgenden Leistungen:
Workshops
Schulungen
Aktionen
Phasenergebnisse kontrollieren
Während der Kontrollieren-Phase arbeiten Sie an einer kontinuierlichen Verbesserung des Prozesses. In dieser Phase können Sie feststellen, ob die implementierten Verbesserungen die gewünschten Verbesserungen im großen Maßstab erzielen, sodass Sie entsprechende Anpassungen vornehmen können.
Die Kontrollieren-Phase umfasst die folgenden Leistungen:
Verwaltungstrend-Dashboard
Verwaltungszusammenfassung
Feedback
Die DMAIC-Methode ist ein robuster und datengesteuerter Ansatz zur Prozessverbesserung und stellt sicher, dass Sie Entscheidungen auf der Basis qualitativ hochwertiger Daten treffen. Es handelt sich dabei um einen Industriestandard, der einen strukturierten Rahmen für die Identifizierung, Analyse und Verbesserung von Prozessen bereitstellt. Die iterative Natur von DMAIC ermöglicht Flexibilität, sodass Sie sich während des Verlaufs des Projekts an neue Informationen anpassen können. Durch die Definition klarer Ziele, die Messung der aktuellen Leistung, die Analyse der Daten auf Abweichungen, die Verbesserung der Prozesse und die Kontrolle der verbesserten Prozesse können Sie erhebliche Gewinne erzielen und diese im Laufe der Zeit auch aufrechterhalten.