Prozess-Mining-Canvas
Ein Prozess-Mining-Canvas ist ein Framework, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu analysieren. Das Prozess-Mining-Canvas ist ein strukturiertes Tool, das Organisationen in Prozess-Mining-Projekten verwenden können, insbesondere während einer Machbarkeitsstudie (POC) oder Pilotphasen. Es unterstützt bei der Organisation und Dokumentation aller wesentlichen Informationen und gewährleistet eine eindeutige Übersicht über Voraussetzungen, Erfolgskriterien und andere wichtige Elemente. Diese Canvas hilft dabei, die erforderlichen Details festzuhalten und verhindert so, dass Informationen übersehen werden. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Prozess-Mining-Canvas.
Struktur der Process Mining-Canvas
Der Canvas ist in mehrere Kapitel unterteilt, von denen jedes einen bestimmten Zweck im Projekt Prozess-Mining erfüllt:
Prozess – Dieses Kapitel umfasst einen Namen und eine kurze Beschreibung des Zielprozesses. In diesem Kapitel erklären Sie, worum es bei dem Prozess geht, welchen Umfang er hat und was er für die Organisation bedeutet. Zudem verfolgen Sie Aktivitäten, von denen einige die Hauptaktivitäten des Prozesses sind. Andere Aktivitäten sind einflussreich, aber indirekt. In diesem Abschnitt legen Sie auch den Beginn und das Ende des Prozesses fest.
Ziele – In diesem Kapitel gehen Sie auf unmittelbare und zukünftige Ziele ein. Für die Zielsetzung des POC gelten unmittelbare Ziele. Zukünftige Ziele dienen eher der Festlegung von langfristigen Plänen und Strategien. Mit der Definition von Erfolgskriterien bleibt das Team auf Kurs und erkennt, wann Meilensteine erreicht werden. Erfolgskriterien enthalten wahrscheinlich mindestens einige von den folgenden Komponenten:
Hauptziel
Problem zur Behebung
Zu testende Funktion
Integrationspunkte
Benchmarks
Unternehmensergebnisse
Quantitative Ziele
Umfang und Stakeholder – Die Klärung des Umfangs hilft dabei, die Grenzen des Machbarkeitsnachweises zu definieren. Es gibt an, was eingeschlossen und ausgeschlossen ist. Dadurch wird eine Ausweitung des Umfangs verhindert und die Konzentration auf die kritischen Aspekte wird sichergestellt. Durch die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder wie Sponsoren, Leiter, Teammitglieder und fachlichen Ansprechpartnern wird sichergestellt, dass alle relevanten Parteien beteiligt und entsprechend informiert sind. In diesem Kapitel werden Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt. Zudem planen Sie die Erfassung von Feedback von Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Sie deren Perspektiven berücksichtigen und so die Relevanz und Akzeptanz der POC-Ergebnisse verbessern.
Geschäftsregeln – Die Festlegung, wie der Prozess gemessen wird, ist für die Leistungsbewertung entscheidend. Dieser Prozess umfasst die Festlegung von Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Konformitätsanforderungen, Vereinbarung zum Servicelevel (SLAs) und anderen Einschränkungen oder Ausnahmen. Wenn Sie beispielsweise sicherstellen, dass auf Aktivität B immer Aktivität C und nie Aktivität D folgt, können Sie die Einhaltung und Effizienz von Prozessen sicherstellen.
Daten und Tools – In diesem Kapitel identifizieren Sie Aufzeichnungssysteme und beteiligte Anwendungen und listen sie auf. Das Definieren von Attributen und Metadaten basierend auf Zielen, Erfolgskriterien, geschäftlichen Herausforderungen und Geschäftsregeln hilft bei der Anleitung des Datenanalyseprozesses. Zu diesem Ansatz gehört auch die Identifizierung der wichtigsten Datenelemente, die Sie für effektives Prozess-Mining brauchen. Durch die Planung des Zeitraums für die Datenextraktion wird sichergestellt, dass Sie genügend Iterationen des Prozesses erfassen. Dabei berücksichtigen Sie die durchschnittliche Prozessdauer und extrahieren Daten für einen passenden Zeitraum (z. B. mehrere Monate), um alle Szenarien abzudecken. Durch die Bewertung des erforderlichen Datenvolumens und der zugehörigen Lizenzen wird sichergestellt, dass der POC aus technischer und finanzieller Sicht entsprechend unterstützt wird.
Menschen – Durch die Identifizierung von Rollen wie Leitung, Sponsor, Prozess-Mining-Analysten, Dateningenieuren und Prozessverantwortlichen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ihre Verantwortungen verstehen. Dieser Ansatz fördert die Verantwortlichkeit und eine reibungslose Projektimplementierung.