Übung – Einen Flow erstellen, der beim Eintreten eines Ereignisses in Dynamics 365 ausgeführt wird
Sie können Flows erstellen, die dann starten, wenn ein Ereignis in Microsoft Dataverse oder einem anderen Dienst eintritt. Diese Flows führen dann in diesem Dienst eine Aktion aus.
In Power Automate können Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Anwendungen und Diensten einrichten, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln und vieles mehr.
In dieser Lerneinheit erstellen Sie zwei Flows:
- Der erste Flow erstellt eine Aufgabe in Microsoft Dataverse wenn ein neues Konto in einer anderen Instanz von Microsoft Dataverse erstellt wird.
- Der zweite Flow kopiert ein Listenelement in den Planer, wenn eine Aufgabe in Microsoft Dataverse erstellt wird.
Hier sind einige weitere Beispiele für Flows, die Sie mit Microsoft Dataverse erstellen können:
- Erstellen Sie ein Listenelement in Microsoft SharePoint, wenn ein Objekt in Microsoft Dataverse erstellt wird.
- Erstellen Sie Microsoft Dataverse-Konto-Datensätze aus einer Microsoft Excel-Tabelle.
Voraussetzungen
- Zugriff auf Power Automate
- Eine Umgebung mit einer Microsoft Dataverse-Datenbank. (Gilt nur für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten).
- Ein grundlegendes Verständnis von Power Automate und Erfahrung mit der Erstellung eines Flows werden empfohlen.
Wichtig
Die Änderungsnachverfolgung der Microsoft Dataverse-Kundenbindungstabelle, die mit dem Flow verwendet wird, muss aktiviert sein, um einen Flow-Trigger auszulösen. Zusätzliche Informationen zum Aktivieren der Änderungsnachverfolgung finden Sie unter Die Änderungsnachverfolgung zum Steuern der Datensynchronisierung aktivieren.
Beispiel eins: Eine Aufgabe aus einem neuen Konto erstellen
Dieses Beispiel zeigt, wie eine neue Zeile in der Dataverse-Tabelle Aufgaben erstellt wird, wenn ein Konto der Dataverse-Tabelle Konten hinzugefügt wird. Die Tabellen Konten und Aufgaben sind Teil des Common Data Model und in allen Microsoft Dataverse-Umgebungen verfügbar.
Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto bei Power Automate an, und wählen Sie dann die Umgebung für den Flow aus.
Wählen Sie linken Bereich Meine Flows aus.
Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie einen Namen für den Flow unter Flowname ein. Geben Sie für dieses Beispiel für den Flow-Namen Aufgabe erstellen, wenn ein Konto erstellt wird ein.
Geben Sie in die Liste der Flow-Trigger Microsoft Dataverse im Feld „Alle Trigger suchen“ ein, und wählen Sie dann Microsoft Dataverse – Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus.
Wählen Sie Erstellen aus. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, sich beim Dataverse anzumelden, tun Sie es.
Der neue Flow wird im Power Automate Copilot-Designer geöffnet. Geben Sie im Copilot-Bereich auf der rechten Seite Folgendes ein: Wenn einer Dataverse-Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt wird, fügen Sie eine neue Zeile einer anderen Dataverse-Tabelle hinzu, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Copilot erweitert den Flow und fügt die Aktion Eine neue Zeile hinzufügen hinzu.
Wählen Sie im Canvas-Bereich die Triggeraktion Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus, um sie im Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Änderungstyp die Option Hinzufügen aus.
Wählen Sie im Feld Tabellenname die Tabelle aus, die für Änderungen überwacht werden soll. Diese Tabelle fungiert als Trigger, der den Flow startet.
Wählen Sie im Feld Umgebung die Umgebung aus, in der der Flow den Datensatz erstellen soll. Diese Umgebung muss nicht die sein, in der das Ereignis ausgelöst wird.
Wählen Sie linken Bereich Meine Flows aus.
Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie in die Liste der Flow-Trigger Microsoft Dataverse im Feld „Alle Trigger suchen“ ein, und wählen Sie dann Microsoft Dataverse – Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus. Microsoft Dataverse erfasst Informationen im Dataverse, daher verwenden wir diesen Konnektor durchgehend verwenden.
Wählen Sie Erstellen aus.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, sich beim Dataverse anzumelden, tun Sie es.
Wählen Sie den Trigger aus.
Wählen Sie als Änderungstyp Hinzugefügt und als Tabellennamen Konten aus.
Für Dataverse müssen Sie auch den Bereich angeben. Dadurch wird festgelegt, ob der Flow ausgeführt wird, wenn ein Benutzer innerhalb Ihres Konzernmandanten einen neuen Datensatz erstellt oder wenn Ihre Organisation einen neuen Datensatz erstellt. Wählen Sie für dieses Beispiel Organisation aus.
Wählen Sie im Canvas-Bereich die Aktion Eine neue Zeile hinzufügen aus, um sie im Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Tabellenname die Tabelle aus, die den Datensatz erstellt, wenn das Ereignis auftritt.
Wählen Sie für diese Lerneinheit die Tabelle Aufgaben aus.
Sobald eine Tabelle ausgewählt wurde, werden weitere Felder angezeigt. Wählen Sie das Feld Thema und dann das Symbol Dynamischer Inhalt aus (Blitz-Symbol), um Felder aus den vorherigen Schritten auszuwählen.
Wählen Sie für diese Lerneinheit Kontoname aus.
Wählen Sie im Menü oben rechts Speichern aus, um den Flow zu speichern.
Wenn jetzt der Tabelle Konten neue Benutzer hinzugefügt werden, wird eine neue Aufgabe in der Tabelle Aufgaben erstellt.
Beispiel: Eine Planner-Aufgabe aus einer Microsoft Dataverse-Aufgabe erstellen
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie eine Aufgabe in Microsoft Planner erstellen, wenn eine Aufgabe in Microsoft Dataverse erstellt wird. Planner ist ein Dienst, mit dem Sie Aufgabenlisten erstellen, Erinnerungen hinzufügen und Besorgungen verfolgen können. Sie müssen einen Plan in Planner erstellt haben, um das Beispiel abzuschließen.
Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto bei Power Automate an, und wählen Sie dann die Umgebung für den Flow aus.
Wählen Sie linken Bereich Meine Flows aus.
Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie einen Namen für den Flow unter Flowname ein. Geben Sie für dieses Beispiel als Flow-Namen Eine Planner-Aufgabe erstellen, wenn eine Dataverse-Aufgabe erstellt wurde ein.
Geben Sie Microsoft Dataverse im Feld „Alle Trigger suchen“ ein, und wählen Sie dann Microsoft Dataverse – Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus.
Wählen Sie Erstellen aus.
Der neue Flow wird im Power Automate Copilot-Designer geöffnet.
Wählen Sie im Canvas-Bereich die Triggeraktion Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus, um sie im Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Änderungstyp die Option Hinzufügen aus.
Wählen Sie im Feld Tabellenname die Tabelle aus, auf die gehört werden soll. Diese Tabelle fungiert als Trigger, der den Flow startet. Wählen Sie für diese Übung die Tabelle Aufgaben aus.
Hinweis
Wenn der Trigger Ungültige Verbindung anzeigt, wählen Sie aus dem Aktionskonfigurationsbereich auf der linken Seite die Option Verbindung ändern aus. Sie werden aufgefordert, sich anzumelden oder Ihre bestehende Verbindung auszuwählen.
Geben Sie im Copilot-Bereich auf der rechten Seite Folgendes ein Wenn einer Dataverse-Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt wird, fügen Sie eine neue Planner-Aufgabe hinzu, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Copilot erweitert den Flow und fügt die Aktion Eine Aufgabe hinzufügen hinzu.
Wählen Sie im Canvas-Bereich die Aktion Eine Aufgabe hinzufügen aus, um sie im Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen.
Wählen Sie für die Gruppen-ID das Dropdownmenü und dann die Gruppe aus, die über Ihren Planner-Plan verfügt. In unserem Beispiel wähle ich Vertrieb und Marketing aus.
Wählen Sie für Plan-ID den Plan aus dem Dropdownmenü aus. In unserem Beispiel wähle ich Veranstaltung zur Produkteinführung aus.
Fügen Sie im Feld Titel Text ein, und fügen Sie dann den Subject aus dem Bereich für dynamische Inhalte hinzu. In unserem Beispiel gebe ich für das Feld Titel Onboardingprozess beginnen für: ein. Als Nächstes füge ich den Betreff aus der Dataverse-Aufgabe dem Titel der Planeraufgabe hinzu.
Wählen Sie das Blitzsymbol aus, um den dynamischen Inhalt anzuzeigen. Ich beginne damit, Subject einzugeben, da ich auf der Suche nach dem Betreff bin. Wenn der Betreff im dynamischen Inhaltsfeld angezeigt wird, wählen Sie ihn aus.
Wählen Sie unter Erweiterte Parameter die Option Bucket-ID aus.
Wählen Sie für Bucket-ID aus der Dropdownliste den Bucket aus, in dem die Aufgabe erstellt werden soll (optional). In unserem Beispiel wähle ich Zu erledigen aus.
Zusätzliche Informationen zu anderen Feldern, die Sie Ihrer Aufgabe hinzufügen können, erhalten Sie unter Aufgabenparameter erstellen.
Wählen Sie im Menü oben rechts Speichern aus, um den Flow zu speichern.
Wenn jetzt der Tabelle Aufgaben neue Aufgaben hinzugefügt werden, wird eine neue Aufgabe im Plan Planner erstellt.
Einschränkungen der triggerbasierten Logik
Durch Trigger wie Beim Erstellen eines Datensatzes, Beim Aktualisieren eines Datensatzes und Beim Löschen eines Datensatzes wird der Flow wenige Minuten nach dem Eintritt des Ereignisses gestartet. In seltenen Fällen kann es bis zu zwei Stunden dauern, bis der Flow ausgelöst wird.
Wenn der Trigger ausgeführt wird, erhält der Flow eine Benachrichtigung. Der Flow wird jedoch mit den Daten ausgeführt, die zum Zeitpunkt der Ausführung vorhanden sind. Wenn Ihr Flow zum Beispiel beim Erstellen eines neuen Datensatzes ausgelöst wird und Sie den Datensatz vor dem Ausführen des Flows zweimal aktualisieren, wird der Flow nur einmal mit den neuesten Daten ausgeführt.
Erweiterte Optionen angeben
Wenn Sie einem Flow einen Schritt hinzufügen, können Sie Erweiterte Optionen anzeigen auswählen, um eine Filter- oder Sortierabfrage hinzuzufügen, die steuert, wie die Daten gefiltert werden.
Sie können beispielsweise eine Filterabfrage verwenden, um beim Abrufen einer Liste von Zeilen nur aktive Konten abzurufen, die nach E-Mail-Adresse sortiert sind. Im folgenden Beispiel haben wir Zeilen filtern und Sortieren nach aus Erweiterte Parameter ausgewählt. Wir verwenden status eq 0, um nur aktive Konten abzurufen. Wir verwenden den Spaltennamen Email, um die Liste nach E-Mail-Adresse zu ordnen. Unter MSDN: $filter and MSDN: $orderby finden Sie weitere Informationen zu Filter‑ und Sortierabfragen.
Bewährte Methoden für erweiterte Optionen
Wenn Sie einer Spalte einen Wert hinzufügen, müssen dieser dem Spaltentyp entsprechen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Wert eingeben oder einen Wert im Bereich für dynamische Inhalte auswählen.
| Spaltentyp | Verwendung | Speicherort | Name | Datentyp |
|---|---|---|---|---|
| Textspalten | Textspalten erfordern eine einzelne Textzeile oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte vom Typ Text handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Kategorie und Unterkategorie. | Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten | Kategorie | Text |
| Ganzzahlige Spalten | Einige Spalten erfordern eine Ganzzahl oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte für Integerwerte handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Prozent abgeschlossen und Dauer. | Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten | Prozent abgeschlossen | Ganze Zahl |
| Datumsspalten | Einige Spalten erfordern ein Datum im Format MM/TT/JJJJ oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte für Datumswerte handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Erstellt am, Startdatum, Tatsächlicher Beginn, Letzte Zeit der Zurückstellung, Tatsächliches Ende und Fälligkeitsdatum. | Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten | Erstellt am | Datum und Uhrzeit |
| Spalten, die sowohl eine Datensatz-ID als auch einen Suchtyp erfordern | Einige Spalten, die auf einen anderen Tabellendatensatz verweisen, erfordern sowohl die Datensatz-ID als auch den Suchtyp. | Lösungen>Standardlösung>Konto>Spalten | Accountid | Primärschlüssel |