Übung – Einen Flow erstellen, der beim Eintreten eines Ereignisses in Dynamics 365 ausgeführt wird

14 Minuten

Sie können Flows erstellen, die dann starten, wenn ein Ereignis in Microsoft Dataverse oder einem anderen Dienst eintritt. Diese Flows führen dann in diesem Dienst eine Aktion aus.

In Power Automate können Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Anwendungen und Diensten einrichten, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten, Daten zu sammeln und vieles mehr.

In dieser Lerneinheit erstellen Sie zwei Flows:

Der erste Flow erstellt eine Aufgabe in Microsoft Dataverse wenn ein neues Konto erstellt wird.
Der zweite Flow kopiert ein Listenelement in den Planer, wenn eine Aufgabe in Microsoft Dataverse erstellt wird.

Hier sind einige weitere Beispiele für Flows, die Sie mit Microsoft Dataverse erstellen können:

Erstellen Sie ein Listenelement in Microsoft SharePoint, wenn ein Objekt in Microsoft Dataverse erstellt wird.
Erstellen Sie Microsoft Dataverse-Konto-Datensätze aus einer Microsoft Excel-Tabelle.

Voraussetzungen

Zugriff auf Power Automate
Eine Umgebung mit einer Microsoft Dataverse-Datenbank. (Gilt nur für Geschäfts-, Schul‑ oder Unikonten)
Ein grundlegendes Verständnis von Power Automate und Erfahrung mit der Erstellung eines Flows werden empfohlen.
Ein bereits vorhandener Plan in Microsoft Planner. Einen Plan im Planner erstellen.

Wichtig

Die Änderungsnachverfolgung der Microsoft Dataverse-Kundenbindungstabelle, die mit dem Flow verwendet wird, muss aktiviert sein, um einen Flow-Trigger auszulösen. Zusätzliche Informationen zum Aktivieren der Änderungsnachverfolgung finden Sie unter Die Änderungsnachverfolgung zum Steuern der Datensynchronisierung aktivieren.

Beispiel eins: Eine Aufgabe aus einem neuen Konto erstellen

Dieses Beispiel zeigt, wie eine neue Zeile in der Dataverse-Tabelle Aufgaben erstellt wird, wenn ein Konto der Dataverse-Tabelle Konten hinzugefügt wird. Die Tabellen Konten und Aufgaben sind Teil des Common Data Model und in allen Microsoft Dataverse-Umgebungen verfügbar.

Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto bei Power Automate an, und wählen Sie dann die Umgebung für den Flow aus.
Wählen Sie linken Bereich Meine Flows aus.
Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie einen Namen für den Flow unter Flowname ein. Geben Sie für dieses Beispiel für den Flow-Namen Aufgabe erstellen, wenn ein Konto erstellt wird ein.
Geben Sie in die Liste der Flow-Trigger Microsoft Dataverse im Feld „Alle Trigger suchen“ ein, und wählen Sie dann Microsoft Dataverse – Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus.
Wählen Sie Erstellen aus. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, sich beim Dataverse anzumelden, tun Sie es.
Wählen Sie im Canvas-Bereich die Triggeraktion Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus, um sie im Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen.
Wählen Sie als Änderungstyp Hinzugefügt und als Tabellennamen Konten aus.
Wählen Sie für den Umfang die Option Organisation aus

Tipp

Der Dataverse-Trigger benötigt einen Umfang, um festgelegt zu werden. Durch den Umfang festgelegt, ob der Flow ausgeführt wird, wenn ein Benutzer innerhalb Ihres Konzernmandanten einen neuen Datensatz erstellt oder wenn Ihre Organisation einen neuen Datensatz erstellt.

Als Nächstes fügen wir eine weitere Aktion mit Copilot hinzu.
Geben Sie im Copilot-Bereich auf der rechten Seite Folgendes ein: Wenn einer Dataverse-Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt wird, fügen Sie eine neue Zeile einer anderen Dataverse-Tabelle hinzu, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Copilot erweitert den Flow und fügt die Aktion Eine neue Zeile hinzufügen hinzu.

Hinweis

Copilot zeigt beim Aktualisieren des Flows möglicherweise eine Warnung „Ungültige Parameter“ in Ihrem Flow-Trigger an. Wenn dies der Fall ist, wechseln Sie zurück zu Ihrem Flow-Trigger und aktualisieren Sie die benötigten Parameter, bevor Sie weitermachen.
Klicken Sie auf die Aktion Eine neue Zeile hinzufügen, um die Eigenschaften zu konfigurieren. Der Konfigurationsbereich für Aktionen wird links angezeigt.
Finden Sie im Feld Tabellenname die Tabelle Tasks, und wählen Sie sie aus.
Sobald eine Tabelle ausgewählt wurde, werden weitere Felder angezeigt. Wählen Sie das Feld Thema und dann das Symbol Dynamischer Inhalt aus (Blitz-Symbol), um Felder aus den vorherigen Schritten auszuwählen.

Wählen Sie für diese Lerneinheit Kontoname aus.
Klicken Sie rechts auf der Befehlsleiste auf Speichern, um den Flow zu speichern.

Wenn jetzt der Tabelle Accounts eine neue Zeile hinzugefügt wird, erstellt Power Automate eine neue Zeile in der Tabelle Tasks, und das Thema der Aufgabe ist der Name des neuen Kontos.

Beispiel: Eine Planner-Aufgabe aus einer Microsoft Dataverse-Aufgabe erstellen

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie eine Aufgabe in Microsoft Planner erstellen, wenn eine Aufgabe in Microsoft Dataverse erstellt wird. Planner ist ein Dienst, mit dem Sie Aufgabenlisten erstellen, Erinnerungen hinzufügen und Besorgungen verfolgen können. Sie müssen einen Plan in Planner erstellt haben, um das Beispiel abzuschließen.

Wechseln Sie zurück zu make.powerautomate.com mit Ihrem Organisationskonto, und wählen Sie dann die Umgebung für den Flow aus.
Wählen Sie linken Bereich Meine Flows aus.
Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow aus.
Geben Sie einen Namen für den Flow unter Flowname ein. Geben Sie für dieses Beispiel als Flow-Namen Eine Planner-Aufgabe erstellen, wenn eine Dataverse-Aufgabe erstellt wurde ein.
Geben Sie Dataverse im Feld „Alle Trigger suchen“ ein, und wählen Sie dann Microsoft Dataverse – Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus.
Wählen Sie Erstellen aus.
Der neue Flow wird im Power Automate Copilot-Designer geöffnet.
Wählen Sie den Trigger Wenn eine Zeile hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird aus, um den Aktionskonfigurationsbereich zu öffnen und die Eigenschaften zu konfigurieren.
Wählen Sie im Feld Änderungstyp die Option Hinzufügen aus.
Finden Sie im Feld Tabellenname die Tabelle Tasks, und wählen Sie sie aus.
Wählen Sie im Feld Bereich die Option Organisation aus.

Hinweis

Wenn der Trigger Ungültige Verbindung anzeigt, wählen Sie aus dem Aktionskonfigurationsbereich auf der linken Seite die Option Verbindung ändern aus. Sie werden aufgefordert, sich anzumelden oder Ihre bestehende Verbindung auszuwählen.

Wir fügen dann als Nächstes eine Planner-Aufgabe hinzu.
Geben Sie im Copilot-Bereich auf der rechten Seite Folgendes ein Wenn einer Dataverse-Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt wird, fügen Sie eine neue Planner-Aufgabe hinzu, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Copilot erweitert den Flow und fügt die Aktion Eine Aufgabe hinzufügen hinzu.

Hinweis

Copilot den Tabellennamen möglicherweise aus dem Trigger gelöscht. Überprüfen Sie, ob die Aufgabentabelle noch ausgewählt ist, und machen Sie dann weiter.
Wählen Sie die Aktion Aufgabe erstellen aus, um die Eigenschaften im Aktionskonfigurationsbereich links zu öffnen.
Wählen Sie für die Gruppen-ID das Dropdownmenü und dann die Gruppe aus, die über Ihren Planner-Plan verfügt. In unserem Beispiel wähle ich Vertrieb und Marketing aus.
Wählen Sie für Plan-ID den Plan aus dem Dropdownmenü aus. In unserem Beispiel wählen wir Veranstaltung zur Produkteinführung aus.
Fügen Sie im Feld Titel Text ein, und fügen Sie dann den Subject aus dem Bereich für dynamische Inhalte hinzu. In unserem Beispiel geben wir für das Feld Titel Onboardingprozess beginnen für: ein.
Wählen Sie das Blitzsymbol aus, um den dynamischen Inhalt anzuzeigen. Wir beginnen damit, Subject einzugeben, da ich auf der Suche nach dem Betreff bin. Wenn der Betreff im dynamischen Inhaltsfeld angezeigt wird, wählen Sie ihn aus.
Wählen Sie die Optionen Erweiterte Parameter und Bucket-ID aus. Wählen Sie die Popup-Fenster „Erweiterte Parameter“ aus, um dies zu schließen. Jetzt wird das Feld „Bucket-ID“ unter den erweiterten Parametern angezeigt.
Wählen Sie für Bucket-ID aus der Dropdownliste den Bucket aus, in dem die Aufgabe erstellt werden soll (optional). In unserem Beispiel können wir Aufgabe auswählen, aber wenn Sie einen Planer von Grund auf neu erstellt haben, suchen Sie nach der Option Als Nächstes. Wenn Sie für weitere Parameter Daten hinzufügen möchten, setzen Sie die Eingabe der dynamischen Inhalte in Ihre Planeraufgabenelemente aus Dataverse fort. Ein Beispiel ist das Feld Fälligkeitsdatum/-uhrzeit, in dem Sie das Fälligkeitsdatum aus Dataverse auswählen können.

Zusätzliche Informationen zu anderen Feldern, die Sie Ihrer Aufgabe hinzufügen können, erhalten Sie unter Aufgabenparameter erstellen.
Wählen Sie im Menü oben rechts Speichern aus, um den Flow zu speichern.

Wenn jetzt der Tabelle Aufgaben neue Aufgaben hinzugefügt werden, wird eine neue Aufgabe in der „Veranstaltung zur Produkteinführung“ in Planner erstellt.

Einschränkungen der triggerbasierten Logik

Trigger wie Wenn ein Element erstellt wird, Wenn ein Element aktualisiert wird und Wenn ein Element gelöscht wird sorgen dafür, dass der Flow wenige Minuten nach dem Eintritt des Ereignisses gestartet wird. In seltenen Fällen kann es bis zu zwei Stunden dauern, bis der Flow ausgelöst wird.

Wenn der Trigger ausgeführt wird, erhält der Flow eine Benachrichtigung. Der Flow wird jedoch mit den Daten ausgeführt, die zum Zeitpunkt der Ausführung vorhanden sind. Wenn Ihr Flow zum Beispiel beim Erstellen eines neuen Elements ausgelöst wird und Sie den Datensatz vor dem Ausführen des Elements zweimal aktualisieren, wird der Flow nur einmal mit den neuesten Daten ausgeführt.

Erweiterte Optionen angeben

Wenn Sie einem Flow einen Schritt hinzufügen, können Sie Erweiterte Parameter (oder Erweiterte Parameter anzeigen im alten Designer) auswählen, um eine Filter‑ oder Sortierabfrage hinzuzufügen, die steuert, wie die Daten im Flow gefiltert werden.

Sie können beispielsweise eine Filterabfrage verwenden, um beim Abrufen einer Liste von Zeilen nur aktive Konten abzurufen, die nach E-Mail-Adresse sortiert sind. Im folgenden Beispiel haben wir Zeilen filtern und Sortieren nach aus Erweiterte Parameter ausgewählt. Wir verwenden status eq 0, um nur aktive Konten abzurufen. Wir verwenden den Spaltennamen Email, um die Liste nach E-Mail-Adresse zu ordnen. Unter MSDN: $filter and MSDN: $orderby finden Sie weitere Informationen zu Filter‑ und Sortierabfragen.

Bewährte Methoden für erweiterte Optionen

Wenn Sie einer Spalte einen Wert hinzufügen, müssen dieser dem Spaltentyp entsprechen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Wert eingeben oder einen Wert im Bereich für dynamische Inhalte auswählen.

Spaltentyp	Verwendung	Speicherort	Name	Datentyp
Textspalten	Textspalten erfordern eine einzelne Textzeile oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte vom Typ Text handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Kategorie und Unterkategorie.	Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten	Kategorie	Text
Ganzzahlige Spalten	Einige Spalten erfordern eine Ganzzahl oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte für Integerwerte handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Prozent abgeschlossen und Dauer.	Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten	Prozent abgeschlossen	Ganze Zahl
Datumsspalten	Einige Spalten erfordern ein Datum im Format MM/TT/JJJJ oder dynamischen Inhalt, bei dem es sich um eine Spalte für Datumswerte handelt. Zu den Beispielen zählen die Spalten Erstellt am, Startdatum, Tatsächlicher Beginn, Letzte Zeit der Zurückstellung, Tatsächliches Ende und Fälligkeitsdatum.	Lösungen>Standardlösung>Aufgabe>Spalten	Erstellt am	Datum und Uhrzeit
Spalten, die sowohl eine Datensatz-ID als auch einen Suchtyp erfordern	Einige Spalten, die auf einen anderen Tabellendatensatz verweisen, erfordern sowohl die Datensatz-ID als auch den Suchtyp.	Lösungen>Standardlösung>Konto>Spalten	Accountid	Primärschlüssel

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