Den Buchungsprozess einleiten
Der Schwerpunkt dieser Lerneinheit liegt darauf, den Buchungsprozess in Business Central ausgehend von einem abgeschlossenen Reparatur‑ oder Wartungsszenario einzuleiten. Wenn ein Serviceauftrag die Phase erreicht, in der die Reparatur‑ oder Wartungsarbeiten erfolgreich durchgeführt und als abgeschlossen gemeldet wurden, ist es wichtig, mit dem Buchungsprozess zu beginnen.
Nachdem der Techniker gemeldet hat, dass die Reparatur‑ oder Wartungsarbeiten abgeschlossen sind, setzt er den Reparaturstatus das Serviceelement im Serviceauftrag auf Fertig. Dadurch wird der Serviceauftragsstatus automatisch auf Fertig aktualisiert.
Dann wird der abgeschlossene Serviceauftrag im Rollencenter der Verwaltungsperson unter der Kachel Serviceaufträge abgeschlossen angezeigt.
Die Kachel Serviceaufträge abgeschlossen ist ein bequemer Ausgangspunkt für den Rechnungsstellungsprozess. Durch die Identifizierung und den Zugriff auf die abgeschlossenen Serviceaufträge kann das Verwaltungspersonal effizient Rechnungen für die bereitgestellten Services erstellen.
Die Verwaltungsperson setzt den Prozess fort, indem sie den abgeschlossenen Serviceauftrag öffnet und die Serviceartikelzeilen und Servicezeilen sorgfältig überprüft. Die Servicepositionszeilen bieten einen Überblick über die gewarteten Artikel, während die Servicezeilen detaillierte Informationen zur registrierten Verwendung für die Reparatur oder Wartung umfassen.
Durch das Überprüfen der Servicezeilen kann die Verwaltungsperson den aufgezeichneten Reparaturverbrauch überprüfen, einschließlich der verbrauchten Ersatzteile und der vom Techniker protokollierten Arbeitsstunden. Diese gründliche Überprüfung stellt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Reparaturdokumentation sicher, bevor die Verwaltungsperson mit dem Rechnungsstellungs‑ und Buchungsprozess fortfahren kann.
In diesem Schritt kann die Verwaltungsperson Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen schnell erkennen und beheben, um die Integrität des Serviceauftrags und des anschließenden Rechnungsstellungsprozesses sicherzustellen. Die Verwaltungsperson nimmt eine entscheidende Rolle dabei ein, sicherzustellen, dass alle relevanten Details korrekt erfasst und dokumentiert werden, bevor sie fortfahren.
Im vorherigen Beispiel untersucht die Verwaltungsperson die Servicezeilen des abgeschlossenen Serviceauftrags und entdeckt die folgende registrierte Verwendung zur Reparatur oder Wartung:
Ersatzteil – Ein Ersatzteil wurde während des Reparaturvorgangs als ersetzt registriert. Dieser Posten zeigt an, dass eine fehlerhafte Komponente identifiziert und erfolgreich durch eine neue ersetzt wurde.
Arbeitsstunden – Der Techniker hat für diesen Serviceauftrag insgesamt vier Arbeitsstunden protokolliert. Dieser Posten stellt den Zeit‑ und Arbeitsaufwand dar, den der Techniker für die Reparatur oder Wartung des gewarteten Artikels aufgewendet hat.
Reisekosten – Der Techniker hat eine Einheit für Reisekosten erfasst. Dieser Posten gibt an, dass dem Techniker während der Durchführung der Reparatur oder Wartung Reisekosten entstanden sind, beispielsweise für den Transport zum Standort des Kunden.
Sollte der Servicezeilenfilter nicht korrekt eingerichtet sein, ist es möglich, dass die Reisekosten nicht in den Servicezeilen angezeigt werden. Durch den Servicezeilenfilter werden die Arten der Servicezeilen festgelegt, die sichtbar sind. Es kann vorkommen, dass Reisekosten nicht angezeigt werden, wenn diese ausgeschlossen wurden.
Wir empfehlen, die Servicezeilenfilter einzurichten, um alle Leistungsarten, die eine Rolle spielen, einschließlich der Reisekosten einzubeziehen. So können Sie sicher stellen, das Reisekosten angezeigt werden.
Zudem ist es wichtig, zu wissen, welche Bedeutung die folgenden Felder für den bevorstehenden Buchungsprozess haben:
Zu liefern – Zeigt die Artikelmenge an, die als Teil des Serviceauftrags zur Lieferung an den Kunden bereit sind. Dieses Feld zeigt den physischen Bestand oder die Komponenten, Services oder Kosten, die zur Erfüllung des Serviceauftrags geliefert werden.
Mge. zu verbrauchen – Bezieht sich auf die Menge an Artikeln oder Ressourcen, die beim Prozess für Serviceaufträge intern verbraucht werden. Zu diesen Artikeln oder Ressourcen gehören Materialien, Ersatzteile oder Ressourcen, die für die Durchführung der Reparatur‑ oder Wartungsaufgabe erforderlich sind. Die Verbrauchsmenge wird dem Kunden nicht in Rechnung gestellt.
Zu fakturierende Menge – Die Artikel‑ oder Servicemenge, die in der Rechnung angezeigt werden, die aus dem Serviceauftrag erstellt wird. Dieses Feld gibt den Betrag an, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird, einschließlich der verbrauchten Artikel und anderer bereitgestellter Services, aufgewendeter Arbeitsstunden oder anderer abrechenbarer Komponenten des Serviceauftrags.
Das Feld Zu liefern legt den Fokus auf die Menge der zu Artikel, die zu versenden sind, das Feld Mge. zu verbrauchen zeigt den internen Gebrauch von Ressourcen an, und das Feld Zu fakturierende Menge legt für den Kunden die Menge fest, die fakturiert wird.
Mit Buchungsrichtlinien können Sie Benutzer daran hindern, Servicerechnungen zu buchen, oder sie dazu verpflichten, Rechnungen zusammen mit der zugehörigen Servicelieferung zu buchen.
Klicken Sie auf der Seite Benutzereinrichtung im Feld Buchungsrichtlinie für Servicerechnung auf eine der folgenden Optionen:
Zulässig (Standard): Behalten Sie das aktuelle Verhalten bei, bei dem Sie die Buchungsoption auswählen können, z. B. Versand, Rechnung und Lieferung und Rechnung.
Untersagt: Verhindern Sie, dass Personen Rechnungen buchen. Business Central zeigt ein Bestätigungsdialogfeld an, das nur die Lieferungsoptionen bereitstellt.
Erforderlich: Ermöglichen Sie den Benutzern, Rechnungen zusammen mit Servicelieferungen zu buchen. Business Central zeigt ein Bestätigungsdialogfeld an mit der Option Lieferung und Rechnung.
Die Einstellung betrifft die folgenden Dokumente:
Serviceaufträge
Warenausgänge
Servicerechnungen
Servicegutschriften
Beim Buchen von Servicerechnungen und Gutschriften sind keine Buchungsoptionen verfügbar. Die Belege verbuchen physische und finanzielle Transaktionen immer zusammen. Es ist nicht möglich, Rechnungen und Gutschriften teilweise zu buchen.