Übung – Budgetkontrolleskomponenten einrichten
In dieser Übung richten Sie die Budgetkontrolle für Ihr Unternehmen ein.
Bevor Sie beginnen
Um das Beste aus dieser Übung herauszuholen, empfehlen wir Ihnen, die Standardbeispieldaten in Finance zu nutzen, das über Microsoft Dynamics 365 Lifecycle Services installiert wird. Wählen Sie das Unternehmen USMF in den Beispieldaten aus.
Anweisungen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Budgetkontrolle einzurichten.
Öffnen Sie Budgetierung > Einrichtung > Budgetkontrolle > Budgetzyklen.
Wählen Sie Neu aus, und geben Sie einen Namen für die Zeitspanne für Budgetzyklus ein.
Wählen Sie einen Geschäftskalender aus, der der Zeitspanne für den Budgetzyklus zugeordnet wird.
Wählen Sie im Feld Länge des Budgetzyklus die Option Anzahl der Perioden angeben oder Dem Geschäftsjahr zuordnen aus.
Wenn Sie Anzahl der Perioden angeben auswählen, geben Sie die Anzahl der Finanzzeiträume für den Budgetzyklus ein.
Wenn Sie Dem Geschäftsjahr zuordnen auswählen, verwendet die Zeitspanne für Budgetzyklus das Geschäftsjahr, das durch die Start‑ und Endperioden für den Budgetzyklus definiert ist.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den Namen der ersten Periode im Budgetzyklus und das Datum ein, an dem diese Periode beginnt. Das System legt das Enddatum für den Budgetzyklus auf Grundlage der Anzahl der Finanzzeiträume für die Zeitspanne für Budgetzyklus automatisch fest.
Öffnen Sie Budgetierung > Einrichtung > Budgetkontrolle > Budgetkontrolleskonfiguration.
Wählen Entwurf erstellen, wenn keine Kontostruktur angegeben ist. Andernfalls wählen Sie eine Kontostruktur aus. Wenn Sie im Kontenplan mehrere aktive Kontostrukturen haben, wählen Sie die Kontostruktur aus, die Sie für Gewinn‑ und Verlustkonten oder Aufwandskonten verwenden möchten. Diese Kontostruktur enthält den Hauptkontobereich für Aufwandskonten.
Das Auswählen einer Kontostruktur führt dazu, dass die Liste Budgetdimensionen alle Finanzdimensionen in dieser Kontostruktur anzeigt und die erweiterten Regeln, die für die Budgetierung definiert sind.
Wählen Sie eine Finanzdimension aus, und verschieben Sie sie in die Liste Budgetkontrollesdimensionen.
Wählen Sie ein Budgetkontrollesintervall wie Geschäftsjahr oder Geschäftsjahr bis heute aus. Das Budgetkontrollesintervall bestimmt zusammen mit dem Budgetzyklus, wie Beträge für die Budgetprüfung aggregiert werden. Wenn Sie zum Beispiel Geschäftsjahr auswählen, aggregiert das System alle Mittel des Geschäftsjahres für die Budgetprüfung. Wenn Sie Geschäftsjahr bis heute oder Budget bis heute auswählen, ermittelt das system das Enddatum aus dem FinanzZeitrahmen und dem Abschlussstichtag der zu prüfenden Quelldokumente oder Buchhaltungserfassungen.
Wählen Sie Zeitspanne für Budgetzyklus aus. Sie definiert die Länge des Budgetzyklus.
Wählen Sie einen Budget-Manager aus. Dies ist ein Benutzer, der Budgetworkflows genehmigen kann. Sie können einen anderen Budgetmanager mithilfe einer Budgetkontrollesregel definieren.
Geben Sie in das Feld Budgetschwellenwert den Prozentsatz des Budgets ein, den Benutzergruppen ausgeben können. Den Schwellenwert können Sie zum Bereitstellen von Warnmeldungen oder zum Definieren von Budgetberechtigungen verwenden, um zu verhindern, dass bestimmte Benutzergruppen den Budgetschwellenwert überschreiten. Dieser Schwellenwert kann 100 Prozent überschreiten.
Richten Sie die Option Bei Überschreitung des Budgetschwellenwerts eine Meldung anzeigen auf Ja ein, um Meldungen anzuzeigen, wenn Benutzergruppen den Budgetschwellenwert überschreiten.
Wählen Sie die Registerkarte Berechtigungen für Budgetüberschreitung aus.
Wählen Sie Neu aus, um eine neue Regel zu erstellen.
Wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe aus.
Wählen Sie die Option Über Budget aus.
Wählen Sie die Registerkarte Budgetkontrolle aktivieren aus.
Wählen Sie Verfügbare Budgetmittel aus, und aktivieren Sie anschließend die gewünschten Kontrollkästchen, damit das System die verfügbaren Mittel berechnet.
Wählen Sie die Registerkarte Dokumente und Erfassungen aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestellanforderungen. Die System wählt automatisch die Kontrollkästchen Einkaufsbestellungen und Kreditorenrechnungen aus.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Bestellanforderungen nicht aktivieren und stattdessen das Kontrollkästchen Einkaufsbestellungen aktivieren, wird das Kontrollkästchen Kreditorenrechnungen automatisch aktiviert.
Sie können Kreditorenrechnungen, Reiseanforderungen und Spesenabrechnungen unabhängig von den anderen Quelldokumenten auswählen.
Für jedes Quelldokument können Sie das Kontrollkästchen Budgetkontrolle für Position im Eintrag aktivieren auswählen, um die Budgetprüfung für jede Position zu aktivieren, wenn der Benutzer die Position eingibt und speichert.
Wählen Sie die Registerkarte Assignbudgetmodels aus.
Wählen Sie Hinzufügen und dann eine budgetcycletimespan aus.
Wählen Sie einen Budgetzyklus aus.
Wählen Sie ein Budgetmodell aus. Für die Budgetkontrolle stehen nur Budgetmodelle ohne Untermodelle zur Verfügung.
Wählen Sie die Registerkarte Definebudgetcontrolrules aus. Definieren Sie die Regeln wie gewünscht.
Wählen Sie die Registerkarte Hauptkonten auswählen aus.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen zum Auswählen der Hauptkonten oder die Option Alle auswählen, um alle Hauptkonten auszuwählen.
Wählen Sie die Registerkarte Activatebudgetcontrol aus.
Wählen Sie Aktivieren aus, um die Entwurfsversion der Budgetkontrolleskonfiguration zu aktivieren. Im Feld Datum der letzten Aktivierung wird das aktuelle Datum und im Feld Aktiviert von wird Ihre Benutzer-ID angezeigt.
Wählen Sie Aktivieren aus, um die Budgetkontrolle mit der aktiven Konfiguration zu starten. Der Status der Budgetkontrolle ändert sich in Aktiviert, und die Schaltfläche Aktivieren wird als Deaktivieren angezeigt.