Freigeben eines Agents in Microsoft Teams

Abgeschlossen

Agents, die in Microsoft 365 Copilot Chat und SharePoint erstellt wurden, unterstützen Benutzer bei alltäglichen Aufgaben und liefern wertvolle Einblicke, ohne dass technisches Fachwissen erforderlich ist. Sie können schnellen Zugriff auf Informationen bieten, häufig gestellte Fragen beantworten und Benutzern bei der Navigation durch komplexe Systeme oder Prozesse helfen. Wenn diese Agents in Microsoft Teams integriert sind, stellen sie eine nahtlose Umgebung für Organisationen bereit, um direkt in Teams auf Inhalte zuzugreifen und diese zu verwalten. Diese Integration fördert eine bessere Kommunikation, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und das Projektmanagement.

Nachdem Sie einen Agent in SharePoint oder Copilot Chat erstellt haben, können Sie ihn in Microsoft Teams freigeben. Auf diese Weise können die Teammitglieder mit dem Agent interagieren und von den automatisierten Arbeitsabläufen des Agent profitieren. Die Freigabe eines Agents in Microsoft Teams bietet folgende Vorteile:

• Verstärkte Zusammenarbeit. Die Integration von SharePoint und Copilot Chat Agents in Microsoft Teams erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Es ermöglicht Aktualisierungen und Benachrichtigungen in Echtzeit und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und effektiv zu Projekten beitragen können.
• Erhöhte Effizienz. Automatisierte Arbeitsabläufe reduzieren den Bedarf an manuellen Eingriffen, sparen Zeit und minimieren Fehler. Durch die gemeinsame Nutzung dieser Agents in Teams können Sie Aufgaben wie die Genehmigung von Dokumenten, Aufgabenzuweisungen und Statusaktualisierungen rationalisieren, was zu einer höheren Gesamteffizienz führt.
• Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Agents sind benutzerfreundlich und für Einzelpersonen ohne technisches Fachwissen zugänglich. Die gemeinsame Nutzung in Teams stellt sicher, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrem technischen Hintergrund, problemlos mit diesen automatisierten Prozessen interagieren und davon profitieren können.
• Zentralisierte Informationen. Teams bietet eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen, Dokumente und Arbeitsabläufe zugänglich sind. Die gemeinsame Nutzung eines SharePoint-Agent in Teams stellt sicher, dass die Teammitglieder schnell auf die benötigten Ressourcen zugreifen können, wodurch die Zeit für die Suche nach Informationen auf verschiedenen Plattformen reduziert wird.
• Skalierbarkeit. SharePoint- und Copilot Chat-Agents können problemlos skaliert werden, um die wachsenden Anforderungen Ihrer organization zu erfüllen. Wenn sich Ihr Team vergrößert, können Sie diese Agents in Teams ändern und gemeinsam nutzen, um neue Prozesse und Arbeitsabläufe zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Ihre Abläufe effizient und effektiv bleiben.

Agents helfen Ihnen, schnell Informationen zu erhalten, die auf Ihr Projekt, Ihr Team und Ihre Aufgaben zugeschnitten sind. Wenn Sie sich auf einer SharePoint-Website befinden oder Copilot Chat verwenden, können Sie einen Agent auswählen, einen Freigabelink abrufen und ihn in Teams (oder einer anderen Microsoft 365-App) freigeben.

Der Agent antwortet auf der Grundlage der Berechtigungen der Person, die die Frage stellt. Wenn Sie Einen Agent für andere freigeben, können diese nur auf die Quellen zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben. Die Berechtigungen für die im Agent enthaltenen Sites, Seiten und Dateien werden nicht automatisch angepasst, wenn der Agent freigegeben wird. Daher müssen Sie möglicherweise die Freigabeberechtigungen für die Ressourcen des Agents aktualisieren, um sicherzustellen, dass andere den Agent vollständig nutzen können.

Praktische Anwendungsfälle für die Freigabe von Agents in Microsoft Teams

Die Integration von SharePoint und Copilot Chat Agents in Microsoft Teams fördert die Zusammenarbeit, indem der Agent direkt in Gruppenchats oder -kanäle eingebettet wird. Teammitglieder können die @"-Erwähnungsfunktion nutzen, um mit dem Agents zu interagieren, und sie nahtlos in ihren täglichen Arbeitsablauf einbinden.

Hier sind einige praktische Anwendungsbeispiele für die Freigabe von Agents in Teams:

• Tägliche Erinnerungen an Stand-up-Meetings. Für Teams, die agile Methoden befolgen, ist es wichtig, den Überblick über tägliche Stand-up-Besprechungen zu haben. Ein Agent kann tägliche Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder vorbereitet sind. Der Agent kann für Folgendes eingerichtet werden:
  • Senden Sie täglich zu einer festgelegten Uhrzeit eine Erinnerungsnachricht an einen Teams-Kanal.
  • Teilen Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorgänge für den Tag, die aus einer SharePoint-Liste abgerufen wird, die Projektstichtage nachverfolgt.
  • Stellen Sie Links zu relevanten Dokumenten oder Ressourcen bereit, die während der Stand-up-Besprechung benötigt werden.
• Projektstatus-Updates. Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es unerlässlich, die Beteiligten über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Ein Agent kann helfen, indem er einfache Updates für das Team bereitstellt. Der Agent kann:
  • Abrufen von Informationen aus SharePoint-Listen oder Copilot Chat, um die status von Aufgaben und Fristen zusammenzufassen.
  • Veröffentlichen Sie Updates in einem bestimmten Teams-Kanal, z. B. einer wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Zusammenfassung.
  • Benachrichtigen Sie Projektbeteiligte per E-Mail oder Teams-Nachrichten, um sicherzustellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
• Einarbeitung neuer Teammitglieder. Die Integration neuer Teammitglieder in ein Projekt oder ein Team kann ein komplexer Prozess sein, der klare Kommunikation und Zugang zu verschiedenen Ressourcen erfordert. Organisationen können den Prozess der Einbeziehung neuer Mitarbeiter in ein Team mit einem Agenten vereinfachen, der wichtige Informationen bereitstellt, wenn mitarbeiter sie benötigen. Der Agent kann für Folgendes konfiguriert werden:
  • Senden Sie eine Willkommensnachricht an das neue Teammitglied in einem Teams-Kanal, in der Sie es dem Team vorstellen und einen Überblick über das Projekt geben.
  • Geben Sie Links zu wichtigen Dokumenten, wie z. B. dem Projektplan, Teamrichtlinien und relevanten Schulungsunterlagen, frei.
  • Planen Sie Einführungsbesprechungen mit wichtigen Teammitgliedern und Projektbeteiligten, um ein reibungsloses Onboarding zu ermöglichen.

Hinzufügen eines Agents zu einem Teams-Chat

Das Hinzufügen eines Agents zu einem Gruppenchat in Microsoft Teams bietet die folgenden Vorteile:

• Verstärkte Zusammenarbeit. Durch das Einladen eines Agents zu einem Gruppenchat kann der Agent teilnehmen und mehrere Benutzer unterstützen. Agents können eine effektivere Zusammenarbeit ermöglichen, indem sie aktuelle Zusammenfassungen wichtiger Informationen verwalten, einschließlich wichtiger Entscheidungen, Aktionselemente und offener Fragen, die gelöst werden müssen.
• Unterstützung in Echtzeit. Agents können KI-Notizen in Echtzeit während Besprechungen bereitstellen, sodass jeder nahtlos zusammenarbeiten kann.
• Datensicherheit und Compliance. Agents werden auf einer sicheren und vertrauenswürdigen Plattform ausgeführt, die Richtlinien zur Bezeichnungsvererbung und Verhinderung von Datenverlust anwendet. Dadurch wird ein umfassender Einblick in Benutzer-, Daten- und Agentrisiken sichergestellt.
• Informationsaustausch. Durch das Hinzufügen eines Agents zu einem Teams-Chat wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder Zugriff auf dieselben Informationen und Ressourcen haben. Dies fördert eine zusammenarbeitsorientierte Umgebung, in der Informationen frei und effizient fließen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen SharePoint- oder Copilot Chat-Agent zum Teams-Chat hinzuzufügen, den Ihre Teamkollegen verwenden können:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto bei SharePoint oder Copilot Chat an.
2. Wählen Sie das Copilot-Symbol oben rechts auf jeder Website, Seite, Dokumentbibliothek oder Copilot Chat Oberfläche aus.
3. Suchen Sie den Agent, den Sie freigeben möchten, in der Agentliste. Sie können nur einen benutzerdefinierten Agent freigeben.

Hinweis

Sie können den vorgefertigten Agent, der im Lieferumfang einer SharePoint-Website ist, nicht freigeben.

4. Wählen Sie das Symbol Auslassungspunkte (die drei Punkte), das neben dem Agent erscheint, den Sie freigeben möchten. Wählen Sie im angezeigten Dropdownmenü die Option Zu Teams hinzufügen.

5. Nachdem Sie den Freigabelink in einem Gruppenchat oder einer Besprechung in Teams gesendet haben, fordert das System Sie auf, den Agent zu der Unterhaltung hinzuzufügen. Wählen Sie Zu diesem Chat hinzufügen. Wenn Sie Zu diesem Chat hinzufügen nicht wählen, bleibt die URL für die Mitglieder des Gruppenchats sichtbar, aber Sie können nicht mit dem Agent im Gruppenchat interagieren.
6. Sie können @mention den Agent genauso wie @mention eine Einzelperson abfragen.

Achtung

Es kann jeweils nur ein Agent hinzugefügt werden. Wenn Sie versuchen, einem Gruppenchat, der bereits über einen Agent verfügt, einen Agent hinzuzufügen, wird der frühere Agent entfernt. Unterstützung für mehrere Agents ist für ein bevorstehendes Release geplant.

Einen Agent aus Teams entfernen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen SharePoint- oder Copilot Chat-Agent aus Microsoft Teams in den Auslassungspunkten des Threads zu entfernen:

1. Überprüfen Sie in Microsoft Teams die Liste der Chats in der linken Leiste des Teams-Clients. Suchen Sie den Chat, der den Agent enthält, den Sie entfernen möchten.
2. Wählen Sie das Symbol Auslassungspunkte (die drei Punkte), das neben dem ausgewählten Chat erscheint.
3. Wählen Sie im angezeigten Dropdownmenü die Optionen Anwendungen verwalten.

4. Wählen Sie das Symbol Auslassungspunkte (die drei Punkte) neben dem Agent, den Sie aus dem Chat entfernen möchten. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option Entfernen.