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Einrichten von Fixed Asset Management in Microsoft Dynamics GP

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Fixed Asset Management in Microsoft Dynamics GP eingerichtet wird.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 865914

Wenn Sie fixed Asset Management in Microsoft Dynamics GP einrichten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt 1: Einrichten der Verwaltung von Anlagen, bevor Sie eine Art von Bestandsinformationen hinzufügen

Bevor Sie eine beliebige Art von Bestandsinformationen zu Fixed Asset Management hinzufügen können, müssen Sie die erforderlichen Setupinformationen eingeben und dann abschließen. Andere Einrichtungsinformationen sind abhängig von den Anforderungen des Unternehmens bedingt erforderlich. Sie geben Setupinformationen in mehreren Fenstern in der Anlagenverwaltung ein. Verwenden Sie zum Öffnen dieser Fenster die entsprechende Methode:

  • Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP 10.0 und höheren Versionen auf "Extras" im Menü "Microsoft Dynamics GP", zeigen Sie auf "Setup", zeigen Sie auf "Feste Objekte", und klicken Sie dann auf den Namen des Fensters, das Sie öffnen möchten.

  • Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP 9.0 oder in früheren Versionen auf "Setup" im Menü "Extras ", zeigen Sie auf "Feste Objekte", und klicken Sie dann auf den Namen des Fensters, das Sie öffnen möchten.

Erforderliche Setupinformationen

Sie müssen Setupinformationen in den folgenden Fenstern eingeben:

  • Klasseneinrichtung buchen

    Verwenden Sie das Fenster "Buchklasseneinrichtung," um detaillierte Informationen zu den einzelnen Klassen und zu den Büchern einzugeben, die für jede Klasse abgeschrieben werden. In der Regel wird für jede Klasse und für jedes von Ihnen definierte Buch ein Buchklassendatensatz erstellt.

  • Buchkonfiguration

    Verwenden Sie das Fenster "Bucheinrichtung", um die Bücher zu definieren, die für Ihre Berichterstellungsanforderungen für das Fixed Asset Management erforderlich sind. Sie können bis zu 32 Bücher für jedes Unternehmen erstellen. Sie müssen jedoch mindestens ein Buch einrichten, um die Ressourcen zu verwerten. Alle Ressourcen müssen nicht in jedem Buch enthalten sein.

  • Anlagegüter-Fiskalkalender erstellen

    Verwenden Sie das Fenster "Geschäftskalender für Feste Anlagen erstellen", um den Geschäftskalender für feste Anlagen für alle Perioden zu erstellen, die für Ihre Abschreibungsberechnungen erforderlich sind. Schließen Sie vergangene Jahre und zukünftige Jahre ein. Microsoft Dynamics GP modelliert die Zeiträume in jedem Geschäftsjahr basierend auf den Geschäftszeiträumen, die in Microsoft Dynamics GP oder in eEnterprise eingerichtet sind.

  • Klasseneinrichtung

    Verwenden Sie das Fenster "Klasseneinrichtung", um die Klassen von Ressourcen und die Gruppen von Ressourcen zu definieren. Die Definitionen basieren auf den Kontoinformationen, den Versicherungsinformationen und den Abschreibungsregeln. Sie müssen mindestens eine Klasse im Fixed Asset Management einrichten. Wenn Sie eine neue Ressource hinzufügen, müssen Sie diese Ressource einer Klasse zuweisen.

  • Einrichtung des Unternehmens

    Verwenden Sie das Fenster "Unternehmenseinrichtung", um Parameter festzulegen, die bestimmte Prozesse im Fixed Asset Management steuern. Verwenden Sie das Fenster "Unternehmenseinrichtung", um das Unternehmensbuch zu definieren, das mit dem Hauptbuch zusammenarbeiten wird. Verwenden Sie dieses Fenster auch wie folgt:

    • So definieren Sie die Optionen für Kontoinformationen
    • Um Buchinformationen automatisch hinzuzufügen
    • So konfigurieren Sie das Benutzerdatenformat
    • So konfigurieren Sie die Integration der Einkaufsserie
    • So konfigurieren Sie die allgemeinen Informationen

  • Quartalskonfiguration

Verwenden Sie das Fenster "Quartalseinrichtung", um das Startdatum, das mittlere Datum und das Enddatum jedes Quartals in einem Jahr zu definieren. Wenn Sie das Mitte-Quartal Durchschnittsverfahren für ein beliebiges Anlagevermögen verwenden, müssen Sie die Quartale in Microsoft Dynamics GP definieren. Wenn Sie den Massenstilllegungsprozess oder den Massenübertragungsprozess verwenden, müssen Sie auch die Quartale in Microsoft Dynamics GP definieren.

Bedingt erforderliche Setupinformationen

Je nach den Anforderungen des Unternehmens müssen Sie möglicherweise Setupinformationen in einem oder mehreren der folgenden Fenster eingeben:

  • Kontogruppe

    Verwenden Sie das Fenster "Kontogruppe", um Gruppen von Konten für Standardzwecke zu definieren. Alle Konten unter der Kontogruppe werden beim Hinzufügen einer Ressource in den Bestandskontodatensatz eingefügt.

  • Versicherungskonfiguration

    Verwenden Sie das Fenster "Versicherungseinrichtung", um Vermögenswerte nach ähnlichen Versicherungssätzen, ähnlichen Inflationsraten und ähnlichen Abschreibungssätzen zu gruppieren.

  • Einrichten von Konten in FA-AP

    Verwenden Sie das Setupfenster für FA-AP-Konten, um die Kontonummern zu definieren, die die Schnittstelle mit den folgenden Modulen auslösen:

    • Kreditorenverwaltung in Microsoft Dynamics GP

    • Auftragsverarbeitung in Microsoft Dynamics GP.

      In der Regel geben Sie in diesem Fenster die Abstimmungs- oder Zwischenkonten für das Fixed Asset Management ein.

  • Leasingunternehmen-Gründung

    Verwenden Sie das Fenster "Lease Company Setup", um gültige Leasinggesellschaften zu definieren.

  • Standorteinrichtung

    Verwenden Sie das Fenster "Standorteinrichtung", um gültige Standorte zu definieren, die nach Stadt, Kreis und Bundesland gruppiert sind. In der Regel geben Sie diese Einrichtungsinformationen für die Vermögenssteuerberichterstattung ein.

  • Einrichtung des physischen Standorts

    Verwenden Sie das Setupfenster für physische Standorte, um gültige physische Standorte zu definieren. Sie können dieses Fenster für Elemente verwenden, die über eine Bestandsbezeichnung verfügen und sich im physischen Bestand befinden.

  • Ruhestandsvorbereitung

    Verwenden Sie das Fenster für die Stilllegungseinrichtung, um die gültigen Stilllegungscodes zu definieren, die eingegeben werden können, wenn das Unternehmen einen Vermögenswert entsorgt.

  • Strukturaufbau

    Verwenden Sie das Fenster "Struktureinrichtung", um gültige Struktur-IDs zu definieren, die eingegeben werden können, wenn Sie allgemeine Objektinformationen hinzufügen. Das Fenster "Struktureinrichtung" kann einen Wert wie z. B. eine Kostenstelle enthalten. Dieser Wert ist in der Regel derselbe Wert wie ein Segment des Kontendiagramms.

Schritt 2: Eingeben vorhandener Ressourcen

Um vorhandene Ressourcen in Microsoft Dynamics GP einzugeben, empfehlen wir, eine der folgenden Methoden zu verwenden:

  • Verwenden Sie die folgenden Fenster:

    • Allgemeine Informationen zum Objekt
    • Informationen zum Vermögenskonto
    • Bestandsbuchinformationen
    • Weitere Vermögensfenster Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 4, "Anlagenverwaltungskarten" im Dokument FixedAssets.pdf. Dieses Dokument befindet sich im Unterordner "Dokumentation" des Anwendungsordners "Microsoft Dynamics GP".

  • Verwenden Sie das Hilfsprogramm "Asset Import Export".

  • Verwenden Sie einen Konvertierungsdienst, um die Fixed Asset Management-Daten von einer vorhandenen Microsoft Dynamics GP-Installation in die neue Installation zu übertragen.

Es wird nicht empfohlen, ein anderes Importtool wie Dynamics Table Import aus den folgenden Gründen zu verwenden:

  • Jede Ressource kann Informationen in mehreren Tabellen enthalten.

  • Die Kosten, der bisherige Abschreibungsbetrag, der Lebensdauer-Abschreibungsbetrag und die bisherige Abschreibung müssen für jedes Anlagebuch übereinstimmen.

Wenn Sie die Vermögenswerte am Ende eines Geschäftsjahres hinzufügen, sollte der Abschreibungsbetrag null sein, und die abgeschriebenen Informationen sollten zum letzten Tag des Jahres sein. Andernfalls sollte der lebenslange Abschreibungsbetrag den bisher im Jahr kumulierten Abschreibungsbetrag enthalten. Und die Abschreibungsinformationen bis heute sollten das Datum sein, bis zu dem die Abschreibung berechnet wurde. Beachten Sie außerdem, dass im Bucheinrichtungsdatensatz als aktuelles Finanzjahr das laufende Geschäftsjahr eingetragen sein sollte.

Schritt 3: Überprüfen von Berichten

Überprüfen Sie Berichte wie den Abschreibungsbuchbericht und den Abschreibungsdetailbericht, um sicherzustellen, dass Sie alle Vermögenswerte zusammen mit den richtigen Beträgen eingegeben haben. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 19, "Berichte" im FixedAssets.pdf Dokument.

Bilanzieren Sie die folgenden Summen mit den Saldos aus Ihrem vorherigen System:

  • Die Gesamtkosten pro Buch
  • Bisherige Gesamtabschreibung
  • Die kumulierte Abschreibung seit Jahresbeginn

Optional können Sie die projizierte Abschreibung für die nächsten Zeiträume ausführen. Anschließend können Sie die regelmäßigen Projektionsberichte überprüfen.

Schritt 4: Verarbeiten der Hauptbuchschnittstelle

Weitere Informationen zur Verarbeitung der Hauptbuchschnittstelle finden Sie in Kapitel 14, "General Ledger Integration" im FixedAssets.pdf Dokument.

Fixed Asset Management generiert automatisch Einträge für das Hauptbuch, wenn Sie Ressourcen hinzufügen. Diese Einträge werden in der Finanzdetailseite gespeichert. Überprüfen Sie den Bericht über die Hauptbuchschnittstelle, um sicherzustellen, dass die Kontonummern in den Asset Account-Datensätzen richtig eingegeben wurden.

Wenn Sie die Einträge zuvor im Hauptbuch in Microsoft Dynamics GP gebucht haben, sollten die finanziellen Einträge, die von Fixed Asset Management generiert werden, nicht im Hauptbuch gebucht werden. Sie sollten den Batch in der Anlageverwaltung erstellen und dann die Datensätze in der Datei "Finanzdetails" kennzeichnen. Die Batchnummer, das Transaktionsdatum, ein Datumsstempel und ein Zeitstempel werden den Datensätzen hinzugefügt, die von der Hauptbuchschnittstelle aktualisiert wurden. Löschen Sie dann den FATRX Batch xxxx.

Schritt 5: Löschen des Batches, der beim Verarbeiten der Hauptbuchschnittstelle erstellt wird

Wenn Sie die Hauptbuchschnittstelle verarbeiten, wird ein Batch erstellt. Posten Sie diesen Batch nicht in General Ledger in Microsoft Dynamics GP.