Verfahren zum Jahresabschluss in der Lagerbestandsverwaltung in Microsoft Dynamics GP

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie das Jahr schließen und wie Sie Ihre Bestandsdatensätze für das neue Geschäftsjahr in der Bestandssteuerung in Microsoft Dynamics GP vorbereiten.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 872713

Verfahren zum Jahresabschluss der Inventur

Führen Sie diese Schritte aus, um das Jahr zu schließen und Ihre Bestandsdatensätze für das neue Geschäftsjahr vorzubereiten. Das Schließen eines Jahres überträgt alle zusammengefassten aktuellen Mengen (Kosten und Verkaufsbeträge) in den Transaktionsverlauf für die Artikel, für die Sie einen zusammengefassten Verkaufsverlauf beibehalten haben. Das Feld "Menge verkauft" für jeden Artikel ist auf Null festgelegt. Mit diesen Schritten wird auch der Betrag im Feld "Anfangsmenge" jedes Artikels auf das Feld "Menge auf Hand" an jedem Standort aktualisiert.

Weitere Ressourcen

• Weitere Informationen finden Sie in den Tipps zum Jahresende-Abschluss des Inventars
• Weitere Informationen zu den Fragen und Antworten zum Jahresende des Inventars finden Sie im Dokument.

Zusammenfassungsschritte

1. Posten Sie alle Transaktionen für das Jahr.
2. Versöhnen Sie Die Lagermengen.
3. Füllen Sie die Anzahl der physischen Lagerbestände aus, und posten Sie dann alle Anpassungen.
4. Drucken zusätzlicher Berichte.
5. Erstellen Sie eine Sicherung.
6. Schließen Sie das Jahr.
7. Schließen Sie die Geschäftszeiträume für die Lagerreihen (optional).
8. Erstellen Sie eine endgültige Sicherung.

Schritt 1: Buchen aller Transaktionen für das Jahr

Stellen Sie sicher, dass alle Invoicing-Transaktionen, Verkaufsauftragsverarbeitungstransaktionen und Bestandstransaktionen für das aktuelle Jahr eingegeben und dann vor Abschluss des Jahres gebucht wurden. Damit historische Informationen für das abzuschließende Jahr korrekt sind, und die bis dato summierten Beträge für das neue Jahr genau angegeben werden. Wenn Sie Vor dem Abschluss des Jahres Transaktionen für zukünftige Perioden eingeben möchten, erstellen Sie einen neuen Batch mit neuen Transaktionen. Veröffentlichen Sie den Batch jedoch erst, nachdem das Jahr geschlossen wurde.

Schritt 2: Abgleichen von Bestandsmengen

Stimmen Sie Mengen für alle Artikel mithilfe des Fensters "Lagermengen abstimmen" ab, um sicherzustellen, dass Ihre Bestandssteuerungsdaten während des Jahres nicht beschädigt wurden. Führen Sie den folgenden Schritt aus, um das Fenster "Lagermengen abstimmen" zu öffnen:

• Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP auf Extras im Microsoft Dynamics GP-Menü, zeigen Sie auf Dienstprogramme, zeigen Sie auf Bestand, und wählen Sie dann Abgleich aus.

Wenn während des Abgleichsvorgangs Unterschiede gefunden werden, werden die Mengen angepasst. Sollten Anpassungen vorgenommen werden, werden sie im Abstimmungsbericht wiedergegeben. Darüber hinaus sind alle Seriennummern und Losnummern, die für die angepassten Elemente hinzugefügt wurden, enthalten. Wenn Sie diese Seriennummern und Losnummern ändern möchten, können Sie das Fenster "Eintragseintrag für Artikel" verwenden. Geben Sie Transaktionen zur Anpassung des Rückgangs ein, um die vorhandenen Seriennummern und die vorhandenen Chargennummern zu entfernen. Geben Sie dann Transaktionen zur Erhöhungskorrektur ein, um die richtigen Seriennummern und die richtigen Losnummern einzugeben. Um das Fenster "Warentransaktionserfassung" zu öffnen, zeigen Sie im Menü "Transaktionen" auf "Bestand" und wählen Sie dann "Transaktionseintrag" aus.

Schritt 3: Führen Sie eine physische Bestandszählung durch und buchen Sie eventuelle Anpassungen.

1. Verwenden Sie das Fenster "Lagerkalenderpflege", um Informationen darüber einzurichten und zu verwalten, wann Bestandszählungen durchgeführt werden können und welche Tage gezählt werden, wenn das System vorgeschlagene Daten für die nächste Bestandszählung für eine bestimmte Artikel-Standort-Kombination berechnet. Gehen Sie wie folgt vor, um das Wartungsfenster für Den Aktienkalender zu öffnen:
   • Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP auf "Extras" im "Microsoft Dynamics GP"-Menü, zeigen Sie auf "Setup", zeigen Sie auf "Bestand", und wählen Sie dann "Lagerkalender" aus.
2. Das Fenster "Zuweisung des Bestandszählzyklus" kann verwendet werden, wenn Sie vielen Artikeln einen Bestandszählzyklus zuweisen möchten. Zeigen Sie im Menü Karten auf Bestand und wählen Sie dann Lagerzykluszuweisung aus, um das Fenster "Lagerzykluszuweisung" zu öffnen.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Lageranzahl. Ein Bestandszählplan ist eine Liste der spezifischen Artikel an einem bestimmten Standort, die während einer spezifischen Zählung erfasst werden. Wenn Sie einen Zeitplan für die Bestandszählung beginnen, wird die verfügbare Menge für jede Zeile im Bestandszählungsplan erfasst. Später werden die tatsächlichen Zählmengen mit den erfassten Werten verglichen, um Standard-Varianztransaktionen zu erstellen. Stock Count Forms können während dieses Prozesses gedruckt werden. Um das Fenster "Lageranzahl-Zeitplan" zu öffnen, zeigen Sie im Menü "Transaktionen" auf "Bestand" und wählen Sie dann "Lageranzahl-Zeitplan" aus.
4. Verwenden Sie das "Bestandszähler-Fenster", um Informationen zu den Ergebnissen Ihrer Bestandszählungen einzugeben. Wenn Sie eine Aktienanzahl verarbeiten, werden Varianztransaktionen erstellt. Wenn das Kontrollkästchen "Varianzen der Autopost-Aktienanzahl" aktiviert ist, werden die Transaktionen ebenfalls gebucht. Um das Fenster "Lagerbestandserfassung" zu öffnen, zeigen Sie im Menü "Transaktionen" auf "Bestand" und wählen Sie dann "Lagerbestandserfassung" aus. Statt schritt 3 zu folgen, können Sie Ihre Anpassungseinträge manuell erstellen. Um dies durchzuführen, drucken Sie eine Checkliste für den physischen Bestand mithilfe des Fensters "Lageraktivitätsberichte", und führen Sie dann eine physische Zählung Ihrer Inventarposten durch, um zu überprüfen, ob die Menge der verfügbaren Bestände für alle Artikel korrekt ist oder nicht. Um das Fenster "Bestandsaktivitätsberichte" zu öffnen, zeigen Sie im Menü "Berichte" auf "Bestand", und wählen Sie dann "Aktivität" aus.

Wenn Unterschiede bestehen, geben Sie die erforderlichen Anpassungen im Fenster "Elementtransaktionseintrag" ein, und posten Sie dann die Transaktionen. Um das Fenster "Artikeleingangserfassung" zu öffnen, zeigen Sie im Menü "Transaktionen" auf "Bestand" und wählen Sie dann "Transaktionseintrag" aus.

Schritt 4: Drucken zusätzlicher Berichte

Drucken Sie alle zusätzlichen Berichte, die Sie für die Planung oder für Ihre dauerhaften Datensätze benötigen. Die vorgeschlagenen Berichte sind wie folgt:

• Aktienstatusbericht
• Kaufbelegebericht
• Umsatzbericht
• Transaktionsverlaufsbericht
• Seriennummernliste
• Chargennummernliste

Um auf die Berichtspalette zuzugreifen, zeigen Sie im Menü "Berichte" auf "Bestand". Verwenden Sie Auswahlen aus der Palette "Lagerberichte", um diese Berichte zu drucken. Wenn Sie beabsichtigen, verkaufte Kaufbestätigungen während des Abschlussvorgangs des Jahres zu entfernen, empfehlen wir, dass Sie den Bericht "Kaufbestätigungen" drucken, um die Quittungen zu überprüfen, die entfernt werden sollen.

Schritt 5: Erstellen einer Sicherung

Erstellen Sie eine Sicherung aller Unternehmensdaten!
Es ist wahr, dass Sie sich schnell erholen können, sollten eine Leistungsschwankung oder ein anderes Problem während des Jahresabschlusses auftreten.

Schritt 6: Schließen des Jahres

Wählen Sie dazu "Extras" im Menü 'Microsoft Dynamics GP' aus, zeigen Sie auf "Routinen", zeigen Sie auf "Bestand" und wählen Sie "Jahresendabschluss" aus.

Das Schließen eines Jahres führt zu den folgenden Aufgaben:

• Überträgt alle zusammengefassten aktuellen Mengen (Kosten- und Verkaufsbeträge) in den Transaktionsverlauf für die Artikel, für die Sie den zusammengefassten Verkaufsverlauf beibehalten haben.
• Aktualisiert den Betrag im Feld "Anfangsmenge" des Elements auf das Feld "Menge auf Hand" an jedem Standort. Bestimmte Berichte, z. B. der Umsatzbericht, verwenden den Betrag im Feld "Anfangsmenge" für Berichtsberechnungen.
• Setzt das Feld "Verkaufte Menge" im Fenster "Artikelmengenpflege" für jede Site auf Null.
• Entfernt Kaufbestätigungen und Den Kostenänderungsverlauf für Artikel, die verkauft wurden.
• Entfernt alle nicht mehr verkauften Elemente aus den Item-Datensätzen.
• Entfernt alle Lotattribute aus den Datensätzen mit losnummerierten Elementen, wenn sie verkauft wurden.
• Aktualisiert die Standardkosten jedes Artikels auf die aktuellen Kosten, wenn Sie entweder die periodische FIFO-Methode oder die periodische Bewertungsmethode LIFO verwenden.
• Verwendet das Fenster für den Jahresabschluss des Lagerbestands, um das Jahr zu schließen.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

• Entfernen: Nicht mehr vorhandene Elemente

  Wenn Sie das Kontrollkästchen "Nicht mehr vorhandene Elemente " aktivieren, werden alle nicht mehr verfügbaren Elemente mit einem Nullsaldo (d. h. keine Menge) während des Abschlussvorgangs des Jahres aus allen IV-Tabellen entfernt. Elemente können über das Fenster "Artikelpflege" als eingestellt markiert werden. Nicht mehr geführte Artikel, die eine vorhandene Menge von Null haben (außer Kitkomponenten) und keine ungeposteten Transaktionen aufweisen, werden aus dem Bestandsmodul entfernt. Wenn Sie das Dienstanrufverwaltungsmodul verwenden, bestimmen Sie, ob in nicht geposteten Dienstdokumenten nicht mehr vorhandene Elemente vorhanden sind. Wenn in nicht geposteten Dienstdokumenten nicht mehr bereitgestellte Elemente vorhanden sind, müssen die Dokumente gepostet werden, bevor Sie fortfahren. Der Verkaufsauftragsverarbeitungsbericht, der Rechnungsbericht, der Bestellverarbeitungsbericht sowie die Anfragen können weiterhin Informationen zu diesen eingestellten Artikeln anzeigen. Sie können jedoch keinen Nachschlagevorgang für die Elementnummer ausführen, da sie aus der Tabelle "Elementmaster" entfernt wurde. Wenn Sie einen Bericht drucken oder sich um das nicht mehr vorhandene Element erkundigen möchten, müssen Sie das Element in den Bereich "Artikelnummer" einschließen.

  Notiz

  Wenn Sie diese Option auswählen, entfernen Sie die nicht mehr verfügbaren Elemente. Darüber hinaus entfernen Sie den gesamten Bestandsverlauf für die Elemente. Sie können keinen Drilldown zum Bestandsverlauf für diese Elemente ausführen.

• Entfernen: Verkaufsbestätigungen und Kostenänderungsverlauf vor [Datum]

  Wenn Sie das Kontrollkästchen "Verkaufte Quittungen " aktivieren, werden alle verkauften Quittungen, deren Menge empfangene Beträge und verkaufte Mengen gleich sind, entfernt. (Datensätze werden aus der IV10200 entfernt, die als verkauft [RCPTSOLD=1] gekennzeichnet sind, und die entsprechenden Datensätze aus der IV10201 [verknüpft durch IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Es handelt sich um einen optionalen Schritt, und es kann kein Verfahren sein, das jedes Jahr durchgeführt wird. Diese Werte können hilfreich sein, wenn Elemente über Invoicing zurückgegeben werden. Daher möchten Sie die Kaufbestätigungen möglicherweise nicht aus der Datei entfernen.

  Entfernen Sie in Microsoft Dynamics GP: Verkaufsbestätigungen und Kostenänderungsverlauf vor. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verkaufte Belege" und "Kostenänderungsverlauf vor" , um alle verkauften Kaufbestätigungen und historischen Kostenänderungen für Artikel zu entfernen, die die durchschnittliche Unbefristete, Last In, First Out (LIFO) unbefristet oder die periodische Bewertungsmethode "First In(FIFO)" verwenden, und geben Sie dann ein Datum ein. Die verkauften Belege, die Verkaufszahlen und historische Kostenänderungen mit Datumsangaben, die vor dem von Ihnen eingegebenen Datum liegen, werden entfernt.

• Remove: Sold Lot Attributes

  Wenn Sie das Kontrollkästchen "Attribute verkaufter Lose" aktivieren, werden die Werte für verkaufte Losnummern entfernt. Beispielsweise können Sie den Wert rot für das Lot-Attribut Color entfernen, wenn Sie alle nummerierten Elemente verkauft haben, denen der Wert Rot zugewiesen wurde.

• Update: Standardkosten des Artikels

  Wenn Sie das Kontrollkästchen "Standardkosten" des Artikels aktivieren, werden die Standardkosten für alle Artikel, denen die periodische Bewertungsmethode fiFO zugewiesen wurde, oder die periodische Bewertungsmethode LIFO automatisch angepasst, um die aktuellen Kosten oder den Betrag, den Sie zuletzt für den Artikel bezahlt haben, widerzuspiegeln. Wenn Sie für das Fertigungsmodul registriert sind, können Sie das Kontrollkästchen "Standardkosten" des Artikels nicht aktivieren.

  Notiz

  Wenn Sie auswählen, die Standardkosten eines Artikels während des Inventurjahresabschlussprozesses für Standardkostenartikel zu aktualisieren, müssen Sie das Standardkostenbewertungskonto an einer der beiden unten aufgeführten Positionen aufgefüllt haben, damit der Jahresabschlussprozess abgeschlossen wird. Wenn das Konto nicht ausgefüllt ist, wird der Ausnahmebericht mit einer Liste der Positionen gedruckt, die ausgefüllt werden müssen, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen können.

  1. Kartenbestandselementkonto >>> (für jedes periodische Element)
  2. Microsoft Dynamics GP > Tools > Setup > Buchung > Konten > Inventurserie.

Wenn Sie alle gewünschten Optionen ausgewählt haben, wählen Sie "Prozess" aus, um den Abschlussprozess für das Jahr zu starten. Wenn das Jahr geschlossen wird, können Sie keine Mengen posten, Mengen abstimmen, Bewertungsmethoden ändern oder Dezimalstellen für Artikel ändern.

Schritt 7: Schließen der Geschäftszeiträume für die Bestandsreihe (optional)

Sie können das Setupfenster "Geschäftszeiträume" verwenden, um Geschäftszeiträume zu schließen, die noch für das Jahr geöffnet sind. Gehen Sie wie folgt vor, um das Setupfenster für Geschäftszeiträume zu öffnen:

• Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP auf "Tools" im Menü "Microsoft Dynamics GP", gehen Sie zu "Setup", gehen Sie zu "Firma", und wählen Sie dann "Geschäftszeiträume" aus. Es verhindert, dass Transaktionen versehentlich in die falsche Periode oder das falsche Jahr gebucht werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und das Jahr für alle Module vor dem Abschluss der Geschäftsperioden gebucht haben. Wenn Sie später Transaktionen in eine bereits abgeschlossene Geschäftsperiode posten müssen, müssen Sie zum Setupfenster "Geschäftszeiträume" zurückkehren, um den Zeitraum erneut zu öffnen, bevor Sie die Transaktion posten können.

Schritt 8: Erstellen einer endgültigen Sicherung

Erstellen Sie eine endgültige Sicherung der Unternehmensdatendateien, und bewahren Sie sie in einem sicheren, dauerhaften Speicher auf. Es gibt Ihnen eine permanente Aufzeichnung der Finanzlage des Unternehmens zum Zeitpunkt, zu dem Sie das Jahr geschlossen haben.

Tipps zum Jahresendabschluss des Inventars

• Der Jahresschluss muss erfolgen, bevor alle Transaktionen für das neue Jahr gebucht wurden.
• Sie haben die Möglichkeit, das Kontrollkästchen "Nicht mehr vorhandene Elemente ", das Kontrollkästchen "Verkaufte Belege" oder das Kontrollkästchen "Verkaufte Losattribute" zu aktivieren. Wenn Sie diese Kontrollkästchen aktivieren, werden alle Artikel, verkaufte Belege und verkaufte Losattribute mit einem Nullsaldo im Rahmen des Jahresabschlussprozesses entfernt.
• Wenn Sie das Kontrollkästchen "Standardkosten aktualisieren" des Elements aktivieren, werden die Standardkosten für alle Artikel, denen die periodische Bewertungsmethode des FIFO zugewiesen wurde, oder die periodische Bewertungsmethode LIFO automatisch angepasst, um die aktuellen Kosten der einzelnen Artikel widerzuspiegeln. Die aktuellen Kosten sind der Betrag, den Sie zuletzt für den Artikel bezahlt haben.
• Es gibt keinen Abschlussbericht für das Jahr für den Bestand.

Bestandsjahrende häufig gestellte Fragen

F1: Wie werden die durchschnittlichen Kosten eines Artikels im laufe des Jahres und während des Endschlussprozesses aktualisiert, wenn Sie die durchschnittliche unbefristete Bewertungsmethode verwenden?

A1: Wenn Sie die fortlaufende Bewertungsmethode verwenden, werden alle Belege für jeden Artikel gemittelt, um die durchschnittlichen Kosten zu bestimmen. Der Abschlussprozess für das Jahr ändert nicht die durchschnittlichen Kosten. Sie entfernt jedoch die Kaufbestätigungen, die verkauft wurden. Wenn ein Beleg das nächste Mal eingegeben wird, werden die durchschnittlichen Kosten mit den Quittungen neu ausgewertet, die in der Datei "Bestandskaufbestätigungen" verbleiben.

Notiz

Es wurden Verbesserungen an der Berechnung der durchschnittlichen Kosten in Microsoft Dynamics GP 9.0 vorgenommen, die weiterhin gelten würden. Weitere Informationen zur Berechnung der durchschnittlichen Kosten finden Sie unter Verbesserungen bei der Berechnung der durchschnittlichen Kosten in Microsoft Dynamics GP.

F2: Kann das Jahresendabschlussfenster für Lagerbestände im Laufe des Jahres verwendet werden, um die Standardkosten der Artikel zu aktualisieren, wenn Sie die Periodische Bewertungsmethode verwenden?

A2: Dies wird nicht empfohlen, da das Feld "Anfangsmenge" während des Jahresabschlussprozesses aktualisiert wird. Dies würde dazu führen, dass das Feld in Berichten wie dem Umsatzbericht falsch ist. Darüber hinaus würden alle zusammengefassten Informationen zur Verkaufshistorie versehentlich in das folgende Jahr verschoben.

F3: Welche Auswirkungen hat ein späterer Jahresabschluss des Lagerbestands in Great Plains?

A3: Der Jahresabschluss für dieses Modul ist optional.

Zusammenfassend werden die Felder, die während des Jahresabschlusses aktualisiert werden, in Berichten für Mengenzusammenfassungen verwendet. Wenn diese Felder nicht wichtig sind, können Sie beschließen, den Jahresabschluss nicht durchzuführen.

Der Abschluss des Bestandsjahrs verschiebt die Informationen zur Zusammenfassung des Verlaufs vom aktuellen Jahr ins letzte Jahr (siehe Karten/Lagerbestand/Verlauf) und setzt die Informationen für das aktuelle Jahr auf Null.

Es wird empfohlen, das Bestandsmodul zu schließen, bevor Sie im neuen Jahr Verkaufs- und Einkaufstransaktionen verbuchen, da sonst die Verlaufsnummern der Artikel nicht korrekt sind (siehe Karten/Bestand/Verlauf). Außerdem könnte der Lagerumsatzbericht ungenau sein, da die Anfangsbestände der Artikel für das Jahr nicht stimmen. Um zu veranschaulichen, sagen Sie, Sie verkauften 100 Artikel im Jahr 2019. Dann haben Sie 2020 10 weitere Artikel verkauft. Sie haben beide Bestandstransaktionen im Jahr 2020 gebucht, bevor Sie die Bestandsabschlüsse für das Jahr 2019 durchgeführt haben, sodass Sie im Jahr 2020 eine verkaufte Menge von 110 haben. Nachdem der Jahresabschluss für 2019 durchgeführt wurde, erhalten Sie für Ihre Verkaufsstückzahl 2020 (aktuelles Jahr) einen Wert von 0 anstelle von 10, und für Ihre Verkaufsstückzahl 2019 (letztes Jahr) wird ein Wert von 110 angezeigt.

Die Zusammenfassungsfenster im Bestand mit den spezifischen Ansichten des Kalenders oder Geschäftsjahres sind datumsempfindlich. Der Jahresabschlussprozess des Inventars ist nicht datumsspezifisch.