Externes Messaging in Viva Engage – Häufig gestellte Fragen

Sie können Personen außerhalb Ihres Viva Engage Netzwerks in Ihre Unterhaltungen und private Nachrichten einschließen, die in externen Gruppen gepostet werden. Sie fügen Personen als externe Teilnehmer hinzu, und diese können auf Nachrichten und Beiträge in Ihrem Viva Engage Netzwerk antworten, ohne teilnehmen zu müssen.

Antworten auf häufig gestellte Fragen zu externen Teilnehmern finden Sie in diesem Artikel.

Hinweis

Externes Messaging, einschließlich externer Netzwerke, externer Gruppen und externer Teilnehmer, ist für Viva Engage Unternehmensnetzwerke in der EU-Region nicht verfügbar.

Allgemeine Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen externen Teilnehmern und externen Netzwerken?

A: Externe Netzwerke eignen sich hervorragend für das Hosting externer Communitys und das Verwalten langfristiger Projekte. Die Funktion „externe Teilnehmer“ ist für einmalige oder kurzfristige Unterhaltungen gedacht, bei denen kein Bedarf für die Bereitstellung eines neuen Netzwerks besteht.

F: Kann ich externe Teilnehmer zu meinen Viva Engage Gruppen einladen?

A: Sie können externe Gruppen in Viva Engage erstellen und externe Teilnehmer zu diesen Gruppen einladen.

F: Was passiert, wenn ich einen externen Teilnehmer entferne?

A: Wenn Sie jemanden aus einer Viva Engage Unterhaltung entfernen, wird die gesamte Unterhaltung aus ihrem Viva Engage Posteingang entfernt, und sie kann nicht mehr darauf zugreifen.

Der Benutzer, der den externen Teilnehmer hinzugefügt hat, kann ihn aus der Unterhaltung entfernen. Außerdem können Netzwerk- und Gruppenadministratoren Benutzer aus Unterhaltungen entfernen.

F: Was passiert, wenn ich der Unterhaltung versehentlich einen externen Teilnehmer hinzufüge?

A: Sie können den externen Teilnehmer entfernen, indem Sie teilnehmer entfernen in dem vom System generierten Kommentar auswählen, der ankündigt, dass der Teilnehmer dem Thread hinzugefügt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen externer Teilnehmer zu Ihren Viva Engage Unterhaltungen.

F: Was passiert, wenn ich für eine externe Nachricht "Nicht mehr im Posteingang folgen" auswähle?

A: Die Nachricht wird aus Ihrem Posteingang entfernt.

F: Erhalten Viva Engage Benutzer, die sich von E-Mail-Benachrichtigungen abmelden, eine Einladung, wenn sie zu einer Unterhaltung hinzugefügt wurden?

A: Nein.

F: Was geschieht, wenn ich einen externen Teilnehmer hinzu füge, der kein Viva Engage Benutzer ist?

A: Wenn Sie jemanden hinzufügen, der kein Viva Engage Benutzer ist, erhält dieser eine Kopie der Nachricht in ihrem E-Mail-Posteingang. Sie erhalten auch eine Einladung, ihrem Viva Engage Netzwerk beizutreten.

F: Kann ich einen Benutzer mit einer persönlichen E-Mail-Adresse (z. B. Hotmail oder Gmail) zu einer Viva Engage Unterhaltung mit externem Messaging hinzufügen?

A: Nein. Sie müssen Personen über ihre Unternehmens- oder geschäftliche E-Mail-Adresse einladen.

F: Erhält ein ausstehender Viva Engage Benutzer, der einer Unterhaltung hinzugefügt wurde, eine E-Mail, um Viva Engage beizutreten?

A: Ja.

F: Kann ich externe Teilnehmer bei meiner Suchfeldeingabe sehen, wenn ich eine Nachricht erstelle oder beantworte?

A: Nachdem ein externer Teilnehmer zu einer Unterhaltung hinzugefügt wurde, wird dessen Name bei der Suchfeldeingabe angezeigt. Ihr Name wird in der Liste der Vorgeschlagenen höher oder niedriger angezeigt, je nachdem, wie häufig Sie auf Viva Engage mit dieser Person kommunizieren. Aufgrund von Berechtigungseinschränkungen (die von den Datenschutzeinstellungen einer Gruppen und davon abhängen, ob des sich um einen internen oder externen Teilnehmer handelt), fällt die Suchfeldeingabe unterschiedlich aus. In der folgenden Tabelle werden die Berechtigungen und Ergebnisse der Suchfeldeingabe von externen Teilnehmern erörtert:

Situation	Ergebnis für interne Mitglieder	Ergebnis für externe Teilnehmer
Ein externer Teilnehmer wird einer Unterhaltung in einer öffentlichen Gruppe hinzugefügt.	Die Suchfeldeingabe zeigt den externen Teilnehmer für alle Mitglieder des Netzwerks an.	Die Suchfeldeingabe ist auf die an der Unterhaltung teilnehmenden Mitglieder beschränkt.
Ein externer Teilnehmer wird einer Unterhaltung in einer privaten Gruppe hinzugefügt.	Die Suchfeldeingabe zeigt den externen Teilnehmer für alle der Gruppe zugehörigen Mitglieder an.	Die Suchfeldeingabe ist auf die an der Unterhaltung teilnehmenden Mitglieder beschränkt.
Ein externer Teilnehmer wird einer privaten Nachricht hinzugefügt.	Die Suchfeldeingabe ist auf die Teilnehmer der privaten Nachricht beschränkt.	Die Suchfeldeingabe ist auf die Teilnehmer der privaten Nachricht beschränkt.
Eine öffentliche Gruppe wird zu einer privaten Gruppe gemacht.	Die Suchfeldeingabe zeigt den externen Teilnehmer für alle Mitglieder des Netzwerks an.	Die Suchfeldeingabe ist auf die Mitglieder beschränkt, die an der Unterhaltung teilgenommen haben, zu der der externe Teilnehmer eingeladen wurde.
Ein private Gruppe wird zu einer öffentlichen Gruppe gemacht.	Die Suchfeldeingabe zeigt den externen Teilnehmer für alle Mitglieder des Netzwerks an.	Die Suchfeldeingabe ist auf die Mitglieder beschränkt, die an der Unterhaltung teilgenommen haben, zu der der externe Teilnehmer eingeladen wurde.

Berechtigungen und Fragen zur Sicherheit

F: Wie kann ich mich vor Risiken schützen und unseren Datenschutz beibehalten?

A: Datenschutz und Sicherheit sind uns ebenfalls wichtig. Wir haben in die Entwicklung von Tools investiert, um die IP-Adresse und die Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu überwachen und proaktiv zu schützen. Im Rahmen des externen Messagings haben wir diese Sicherheitsfeatures erstellt:

• Warnungen der Benutzeroberfläche löschen: Warnungen stellen sicher, dass Benutzer bewusst sind, bevor sie einen externen Teilnehmer hinzufügen. Wenn Sie einer Unterhaltung einen externen Teilnehmer hinzufügen oder auf eine Unterhaltung mit einem externen Teilnehmer antworten, wird auf der Benutzeroberfläche eine klare Warnung angezeigt. Lesen Sie hierzu Hinzufügen eines externen Teilnehmers.

• Externes Messaging deaktivieren:Verifizierte Administratoren können diese Optionen verwenden, um die externe Zusammenarbeit zu deaktivieren. Lesen Sie hierzuExterne Kommunikation deaktivieren.

• Entfernen von Benutzern:Sie können externe Teilnehmer aus einer Unterhaltung entfernen. Nachdem ein Benutzer entfernt wurde, kann er diese Unterhaltung nicht mehr anzeigen. Sowohl Netzwerk- als auch Gruppenadministratoren können Benutzer aus Unterhaltungen entfernen. Lesen Sie hierzu Entfernen eines externen Teilnehmers aus einer Unterhaltung.

• Datenexport: Viva Engage überprüften Administratoren können alle Unterhaltungen und Dateien nachverfolgen, die externe Teilnehmer enthalten, und Unterhaltungen überwachen, die ihre Benutzer außerhalb Ihres Netzwerks führen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen externer Teilnehmer in einem Viva Engage-Netzwerk.

• Schlüsselwortüberwachung: Viva Engage überprüften Administratoren können Schlüsselwort (keyword) Überwachung einrichten, um Administratoren vor potenziellen Sicherheitsverletzungen zu benachrichtigen. Lesen Sie hierzuÜberwachung von Schlüsselwörtern

F: Was wird einem externen Teilnehmer angezeigt, den ich zu einer Unterhaltung hinzugefügt habe?

Externen Teilnehmern werden nur Unterhaltungen angezeigt, zu denen sie ausdrücklich eingeladen wurden. Sie können alles sehen, was in diese Unterhaltung eingeschlossen ist – beispielsweise eine hochgeladene Datei. Sie können aber ohne eine ausdrückliche Einladung niemals eine andere Unterhaltung in Ihrem Netzwerk finden oder ihr beitreten.

F: Können externe Teilnehmer Dateien in eine Unterhaltung hochladen?

A: Ja.

F: Können externe Teilnehmer auch andere Personen einladen?

Ja, externe Teilnehmer können andere Personen zur Unterhaltung einladen, so wie sie Personen in dieser Unterhaltung mit "@" erwähnen können. Allerdings können sie andere Personen nur zu Unterhaltungen einladen, in die sie ausdrücklich einbezogen wurden.

F: Welche Informationen können externe Teilnehmer zu meiner Person anzeigen?

A: Externe Teilnehmer können Ihre Hoverkarte nur teilweise anzeigen. Die auf der Hoverkarte angezeigten Felder sind Ihr Name, Ihr Titel, die E-Mail-Adresse und das Netzwerk. Ihr Profilbild, die Telefonnummer und weitere Informationen werden für externe Teilnehmer ausgeblendet.

F: Über welche Berechtigungen verfügen externe Teilnehmer für Inhalte, die in eine Unterhaltung hochgeladen wurden?

A: Externe Teilnehmer können Dateien anzeigen und herunterladen. Externe Teilnehmer können Notizen nur anzeigen.

F: Kann ein externer Teilnehmer die Unterhaltung freigeben?

A: Nein. Da die Benutzergruppe über Berechtigungen auf privilegierte Mitglieder beschränkt ist, müssen externe Teilnehmer einzeln zur Unterhaltung hinzugefügt werden.

F: Wo befinden sich die Daten für externe Teilnehmer?

A: Die Unterhaltungsdaten stehen bestätigten Administratoren (über den Datenexport) von jedem Teilnehmer an der Unterhaltung zur Verfügung. Wenn Ihr Mitarbeiter also an einer Unterhaltung in einem anderen Netzwerk teilnimmt, weil diese Unterhaltung im Posteingang angezeigt wird, ist sie im Datenexport Ihres Netzwerks verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen externer Teilnehmer in einem Viva Engage Netzwerk.

F: Kann ein externer Teilnehmer, den ich zu einer Unterhaltung hinzugefügt habe, in mein Netzwerk gelangen?

A: Nein. Externe Teilnehmer können nur an solchen Unterhaltungen teilnehmen, zu denen sie ausdrücklich eingeladen wurden. Sie greifen auf diese Unterhaltungen über ihren Viva Engage Posteingang (in ihrem Netzwerk) zu. Sie haben keinen Zugriff auf die anderen Bereiche Ihres Netzwerks.

F: Über welche Rechte verfügen bestätigte Administratoren?

A: Bestätigte Administratoren können jederzeit alle externen Teilnehmer aus allen Unterhaltungen entfernen. Sie können auch mithilfe des Datenexports sehen, auf welche Dateien und Unterhaltungen externe Teilnehmer zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen externer Teilnehmer in einem Viva Engage-Netzwerk.

F: Wenn ich Schlüsselwort (keyword) Überwachung eingerichtet habe, gilt dies für Nachrichten, die externe Teilnehmer in meinem Netzwerk posten?

Ja. Die Schlüsselwortüberwachung gilt für alle Beiträge in Ihrem Netzwerk, einschließlich derjenigen von externen Teilnehmern.

Verwandte Artikel

Hinzufügen externer Teilnehmer zu Ihren Viva Engage Unterhaltungen

Erstellen und Verwalten externer Gruppen in Viva Engage

Suchen externer Teilnehmer in einem Viva Engage Netzwerk

Deaktivieren von externem Messaging in einem Viva Engage Netzwerk