Löschen von Benutzerdaten aus Viva Glint

Viva Glint Administratoren haben als Datenverantwortliche die Befugnis, Umfragedaten als Reaktion auf eine Anfrage betroffener Personen (Data Subject Request, DSR) zu verwalten.

Kontrolle der Datenlöschung

Viva Glint Administratoren können als Datenverantwortliche wählen: Alle Umfrageantworten und identifizierbaren Daten für gelöschte Benutzer, einschließlich Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Mitarbeiter-ID, beibehalten oder alle Daten löschen, die sich auf die anfordernde Person beziehen, einschließlich Umfrageantworten. Diese Konfiguration wird auf Plattformebene festgelegt und gilt gleichermaßen für alle Löschanforderungen und ist so festgelegt, dass Umfrageantworten und identifizierbare Daten für gelöschte Benutzer standardmäßig beibehalten werden.

Wenn ein Benutzer gelöscht wird, wird er nicht sofort dauerhaft gelöscht. Der Mitarbeiterdatensatz eines Benutzers befindet sich seit 30 Tagen in einem vorläufig gelöschten Zustand. Während dieses Zeitraums kann der Mitarbeiterdatensatz aus seinem vorläufig gelöschten Status geändert und auf den in der HRIS-Datei angegebenen Status aktualisiert werden. Nach Ablauf der 30-Tage-Frist werden alle Daten des Mitarbeiters gemäß den Benutzerdatenkontrollen dauerhaft gelöscht. Wenn eine dauerhaft gelöschte Person wiederhergestellt werden muss, müssen ihre Daten hochgeladen werden, als ob sie ein neuer Mitarbeiter wären, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Wenn ein Benutzer aus Glint gelöscht wird, wird er aus Verteilerlisten und zukünftigen Umfragen entfernt. Die Rollendefinitionen des Benutzers und seine Berichtsberechtigungen werden entfernt. Wenn der Benutzer direkt unterstellt ist, werden seine Berichte einem Platzhalternamen zugewiesen, der später aktualisiert werden kann. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein rückwirkendes Update des Benutzeruploads zu ermöglichen, wenn frühere Umfragedaten den neuen Manager widerspiegeln sollen.

Löschen von Benutzerdaten

1. Wählen Sie im Abschnitt "Mitarbeiter" auf Ihrem Glint-Admin-Dashboard die Option "People" aus.

2. Wählen Sie über das Suchfeld den Mitarbeiter aus, dessen Daten gelöscht werden sollen. Öffnen Sie die Seite dieses Mitarbeiters.

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktionen die Option Benutzer löschen aus.

4. Vor dem Bestätigen der Löschaktion wird ein Bestätigungsfeld zum Löschen von Benutzern angezeigt.

5. Wählen Sie "Löschen" aus, um den Benutzer zu löschen.

Rückwirkende Benutzeruploads

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein rückwirkendes Update des Benutzeruploads zu ermöglichen, wenn frühere Umfragedaten den neuen Manager widerspiegeln sollen.

1. Kehren Sie zur Seite "People" zurück, und vergewissern Sie sich, dass der Benutzer nicht in der Liste "Alle", "Aktive" oder "Inaktive Mitarbeiter" angezeigt wird.

2. Kehren Sie zum Admin-Dashboard zurück, und wählen Sie im Abschnitt "Dienstkonfiguration" die Option "Aktivitätsüberwachungsprotokoll" aus. Die Benutzerlöschaktion sollte in der Spalte Ereignis aufgeführt sein und als Status sollte Erfolg lauten. In der Spalte "Details " wird "Gelöscht" angezeigt.

3. Wenn es sich bei dem gelöschten Benutzer um einen Manager handelt, stellen Sie sicher, dass nicht mehr alle Berichte des jeweiligen Teams seinen Namen enthalten. Der Bericht lautet jetzt "Deleted User's Team".

Wichtig

Glint 360-Antworten werden ebenfalls mit diesen Anforderungen gelöscht.

Hinweis

Sollte ein gelöschter Benutzer wiederhergestellt werden, müssen seine Daten hochgeladen werden, als ob er ein neuer Mitarbeiter wäre. Nach dem Löschen werden keine vorherigen Daten gespeichert.

Steuerung der Wiederverwendung von Mitarbeiter-IDs

Glint Admins können als Datenverantwortliche Mitarbeiter-IDs wiederverwenden und sie neuen oder neu eingestellten Mitarbeitern zuweisen. Sie haben die Wahl:

1. Daten, die mit Mitarbeiter-IDs zuvor entfernter Mitarbeiter verknüpft sind, aus dem Upload auszuschließen, oder
2. Aktualisieren Sie die bereits gelöschten Datensätze mit dem in der HRIS-Datei (Human Resources Information System) angegebenen Status.

Diese Konfiguration wird auf Plattformebene festgelegt, gilt gleichermaßen für alle Datensätze und schließt Daten standardmäßig aus (Option 1).

Teilnehmer aus den Ergebnissen entfernen (geschlossene Befragungszyklen)

Mit dem Feature "Teilnehmer aus Ergebnissen entfernen" können Viva Glint-Administratoren Umfrageteilnehmer aus einem geschlossenen Umfragezyklus entfernen. Dies ist nützlich, wenn Teilnehmer versehentlich einbezogen wurden, um einen Antrag einer betroffenen Person zu unterstützen, oder wenn Daten nach dem Generieren von Ergebnissen korrigiert werden müssen.

Wichtige Funktionen

• Entfernen Sie bis zu 25 Teilnehmer gleichzeitig aus einem einzelnen geschlossenen Zyklus.

• Nur für geschlossene Zyklen verfügbar – Teilnehmer können nicht aus aktiven oder aktiven Umfragezyklen entfernt werden.

• Irreversible Wirkung: Nach dem Entfernen können die Ergebnisse des Teilnehmers und ihre Zuordnung zum ausgewählten Zyklus nicht mehr wiederhergestellt werden.

• Löscht nicht die Profildaten des Benutzers in Viva Glint; Es entfernt nur den Teilnehmer und die Ergebnisse, die an den gewählten geschlossenen Zyklus gebunden sind.

Entfernen von Teilnehmern aus einem geschlossenen Zyklus

1. Wechseln Sie zu Konfiguration.

2. Wählen Sie Umfrageprogramme aus.

3. Wählen Sie das entsprechende Programm aus.

4. Öffnen Sie den geschlossenen Zyklus , in dem Teilnehmer entfernt werden sollen.

5. Wählen Sie im Menü Aktionen oder im Überlaufmenü (⋯)die Option Teilnehmer von den Ergebnissen ausschließen.

Was geschieht nach dem Entfernen?

• Der Teilnehmer und die zugehörigen Ergebnisse werden dauerhaft aus den Analyse- und Berichtsansichten dieses Zyklus entfernt.
• Manager und Gesamtergebnisse werden neu berechnet.
• Zyklusergebnisse werden kurz nach Abschluss des Prozesses automatisch aktualisiert.
• Es sind keine anderen Zyklus- oder Benutzerdaten betroffen.
• Die Überwachungsprotokollierung wird über die standardmäßigen Umfrageverwaltungs-Aktivitätsprotokolle Ihrer Organization verwaltet.