Einrichten Viva Glint Benutzerrollen

Im Feature Benutzerrollen weisen Administratoren mehrere Rollen mit bestimmten Berechtigungen zu und gewähren Zugriff auf verschiedene Segmente von Datenberichten und Filtern.

Vorlage für Viva Glint-Benutzerrolle

Verwenden Sie unsere Vorlage als Planungstool, um Rollenberechtigungen zu definieren. Es gibt drei Filterunterschiede:

• Berichtsfilter: Attribute, die die Rolle zum Filtern von Ergebnissen verwenden kann
• Berichtsabschnitte: Attribute, die die Rolle verwenden kann, um weitere Abschnitte in Berichten anzuzeigen
• Kommentarfilter: Attribute, die die Rolle als Filter zum Überprüfen von Kommentaren verwenden kann

Die Vorlage "Benutzerrollen und Zugriff" enthält vorab aufgefüllte Beispielrollen und Anweisungen zum Definieren von Berechtigungen.

Nicht alle Benutzerrollen und vorab aufgefüllten Attribute und Berechtigungen in der Viva Glint-Vorlage gelten möglicherweise für Ihre organization. Um Ihre Vorlage anzupassen, verwenden Sie Die Bezeichnungen der Employee Attribute File (Spaltenüberschriften) für Attribute, die für Ihre organization spezifisch sind.

Tipp

Um die Vertraulichkeit zu schützen, gewähren Sie Managern nur Zugriff auf ein filterbares Attribut. Wenn Sie mehr als ein filterbares Attribut zuweisen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Vorgesetzter den Ursprung einzelner Umfrageantworten ableiten kann.

Vorkonfigurierte Benutzerrollen

Die Rollen in dieser Tabelle sind in Viva Glint vorkonfiguriert:

Rollentitel	Berechtigungsstufe "Datenberichterstattung"
Unternehmens-Admin	Mitarbeiter, denen ALLE Berechtigungen erteilt werden. Umfasst optionalen Erweiterten Konfigurationszugriff.
Aktive Mitarbeiter	Automatische Rollenmitgliedschaft basierend auf der status des Mitarbeiters ("ACTIVE") in Viva Glint. Diese Rolle gewährt keinen Datenzugriff.
Inaktive Mitarbeiter	Automatische Rollenmitgliedschaft basierend auf der status des Mitarbeiters ("INACTIVE") in Viva Glint. Diese Rolle gewährt keinen Datenzugriff.
Manager	Enthält die Berechtigung zum Anzeigen von Berichten für das Team des Mitarbeiters basierend auf der berechneten Managerhierarchie Viva Glint. Attributfilter sind nicht definiert.
Supportbenutzer	Andere Microsoft 365-Benutzer , die über erweiterten Zugriff verfügen.

Wichtig

• Viva Glint Administratoren können vordefinierte Benutzerrollen nicht aus Viva Glint löschen.
• Benutzer, die auf Viva Glint Dashboards oder die Registerkarte Meine Umfragen zugreifen müssen, benötigen eine "ACTIVE"-status und müssen in der Rolle Aktive Mitarbeiter vorhanden sein. Erfahren Sie mehr über den Zugriff auf Viva Glint.

Ändern vordefinierter Rollen

Viva Glint Administratoren können vordefinierte Viva Glint Produktrollen ändern. Diese Funktion reduziert den Zeitaufwand für das Zuweisen von Rollen und reduziert die Notwendigkeit, neue Rollen zu erstellen.

Greifen Sie auf Benutzerrollen von Ihrem Administrator Dashboard zu. Ihre Benutzerrollenliste kann etwa wie folgt aussehen:

Als Beispiel erteilen wir der Rolle Manager eine neue Berechtigung in Umfrageprogrammen:

1. Wählen Sie Berechtigungen aus.

   

2. Zeigen Sie an, welche Berechtigungen sie besitzen, und fügen Sie jetzt Umfrageprogramme verwalten mit der Möglichkeit zum Verwalten vertraulicher Kommentare hinzu.

   

3. Wählen Sie Änderungen speichern und dann Berechtigungen speichern im Dialogfeld Änderungen an Berechtigungen bestätigen aus.

   

4. Ein Banner teilt Ihnen mit, dass die neuen Berechtigungen gespeichert werden.

Aktualisieren des Namens der geänderten Rolle

1. Navigieren Sie zur ersten Seite Benutzerrollen , und wählen Sie das Stiftsymbol neben dem Rollennamen aus.

2. Aktualisieren Sie den Rollennamen, um genau anzugeben, welchen Manager diese Rolle widerspiegelt. In unserem Beispiel ist es ein Manager, der vertrauliche Kommentare anzeigen kann.

   

Aktivieren von Benutzerrollen

Administratoren können die Mitarbeiterpopulation und attribute angeben, die ihre Führungskräfte auf ihren Dashboard für jede Benutzerrolle anzeigen können. Das Definieren von Rollen ist wichtig für Datenkürzungen, Zugriffsberechtigungen und Programmintegrität.

1. Wählen Sie das Symbol Konfiguration aus.

2. Wählen Sie im Abschnitt Mitarbeiter die Option Benutzerrollen aus.

3. Wählen Sie +Neue Rolle aus. Die Seite Rolleneinstellungen wird angezeigt.

4. Geben Sie einen Rollennamen in das Feld Unbenannte Rolle ein, indem Sie das Stiftsymbol auswählen.

   

5. Wählen Sie Berechtigungen aus.

   

6. Treffen Sie die Auswahl für diese Abschnitte basierend auf Entscheidungen in Ihrer Benutzerrollenvorlage:

   1. Umfrageprogramme

      

   2. Fokusbereiche und Unterhaltungen

      

   3. Reporting

      

   4. Datenverwaltung

      

   5. Ressourcen

      

7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

8. Wählen Sie auf der Seite Rolleneinstellungendie Option Berichtsattribute aus.

   

9. Attribute werden in Abschnitte unterteilt:

   • Standard
   • Managerhierarchie: Wählen Sie alle Ebenen aus. Für Rollen mit managerhierarchiebasiertem Zugriff werden Benutzern nur ihr Team angezeigt.
   • Andere Berichtshierarchien: Für instance, Standort- oder Abteilungshierarchie

10. Wählen Sie alle Attribute und Hierarchien aus, die diese Rolle anzeigen dürfen soll:

    • Berichtsfilter
    • Berichtsabschnitte
    • Kommentarfilter

11. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Tipp

Das Filtern der Ergebnisse über zu viele Attribute hinweg erleichtert die Identifizierung von Umfrageteilnehmern. Aus diesem Grund ist es am besten, nur Zugriff auf ein Attribut pro Managerrolle zu gewähren.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Mitarbeitern in einer Rolle

Wählen Sie die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus. Das Fenster Auswählen einer Möglichkeit zum Hinzufügen von Mitarbeitern wird geöffnet.

Fügen Sie einer Benutzerrolle Mitglieder hinzu, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:

• Attributregeln: Benutzerregeln wie Standort oder Abteilung zum Auffüllen einer Benutzerrolle. Dies ändert sich dynamisch, wenn Ihre Mitarbeiterdaten hochgeladen werden.
• Importieren: Verwenden Sie eine CSV- oder XLSX-Datei, um Mitarbeiter für diese Benutzerrolle zu importieren .

Wichtig

• Wenn Sie von Attributregeln zu Importieren wechseln, werden Attributregeln entfernt.
• Der Wechsel von Import zu Attributregeln setzt alle hochgeladenen Mitarbeiter außer Kraft.

Attributregelbasierte Benutzerrollen

1. Wählen Sie in Ihrem administrator Dashboard das Symbol Konfiguration und dann Benutzerrollen aus.

2. Wählen Sie eine beliebige Rolle aus , ausgenommen vorkonfigurierte Rollen.

3. Wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen/bearbeiten aus.

4. Wählen Sie im neuen Anzeigefenster eine der folgenden Optionen aus:

   • Ich möchte nur alle aktiven Mitarbeiter einbeziehen, oder
   • Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach den folgenden Populationen filtern

5. Um Benutzer basierend auf einer gefilterten Grundgesamtheit hinzuzufügen, wählen Sie Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach den folgenden Populationen filtern aus.

6. Wählen Sie + Neue Auffüllung aus.

7. Wählen Sie + Filter hinzufügen aus, um ein Attribut zum Filtern Ihrer Mitarbeiterliste auszuwählen. Ihre Attributliste ist für Ihre organization basierend auf Ihrer Employee-Attributdatei eindeutig.

8. Wählen Sie Fertig aus.

9. Wenn Sie jemanden ausschließen möchten, suchen Sie nach ihrem Namen, und wählen Sie Ausschließen aus.

10. Um eine Person aus der Liste Ausgeschlossen zu entfernen, suchen Sie nach ihrem Namen, und wählen Sie Entfernen aus.

11. Bestätigen Sie die Liste für Die Benutzerrolle, und wählen Sie Änderungen speichern aus.

Massenimport von Benutzerrollen

Wenn Sie einer bestimmten Benutzerrolle viele Personen zuweisen müssen, verwenden Sie das Massenimportfeature.

1. Wählen Sie in Ihrem administrator Dashboard das Symbol Konfiguration und dann Benutzerrollen aus.
2. Wählen Sie auf der Seite Rolleneinstellungendie Option Exportieren aus. Treffen Sie im daraufhin geöffneten Fenster Ihre Auswahl, und wählen Sie Exportieren aus.
3. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei, und löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der Spalte mit E-Mail-Adressen.
4. Fügen Sie nach Bedarf E-Mail-Adressen hinzu, oder löschen Sie sie. Diese Bearbeitung kann ein vollständiger Ersatz für die vorhandene Datei sein, sodass Sie keine Spalte Hinzufügen oder Entfernen benötigen.
5. Speichern Sie Ihre Datei.
6. Kehren Sie zur Seite Rolleneinstellungen zurück, und wählen Sie Importieren aus.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um anzugeben, ob Sie nur Benutzer hinzugefügt haben.
8. Ziehen Sie ihre Datei in den angegebenen Bereich, oder navigieren Sie, um Ihre Datei auszuwählen.
9. Wählen Sie Datei importieren aus.
10. Bestätigen Sie den Import, und wählen Sie Import bestätigen aus.

Entfernen eines Benutzers aus einer Benutzerrolle

1. Zeigen Sie auf den Namen eines Benutzers.
2. Wählen Sie das Papierkorbsymbol aus.
3. Wählen Sie Ja, Entfernen aus.

Anzeigen und Bearbeiten von Attributregeln für eine Benutzerrolle

Diese Funktion funktioniert für Rollen, auf die bereits Filter und/oder Populationen angewendet wurden.

1. Wählen Sie auf der Seite Benutzerrollen eine Rolle aus, die angezeigt oder bearbeitet werden soll.
2. Auf der Seite Rolleneinstellungen wird die Anzahl der Mitglieder dieser Gruppe angezeigt, und die Attributregel gilt. (Beispiel: Umfasst: Geschlecht: weiblich)
3. Wählen Sie zum Ändern Attributregeln bearbeiten aus.
4. Wählen Sie im neuen Anzeigefenster folgendes aus:
   • Ich möchte nur alle aktiven Mitarbeiter einbeziehen, oder
   • Ich möchte alle aktiven Mitarbeiter nach den folgenden Populationen filtern
5. Fügen Sie nach Bedarf neue Populationen und Filter hinzu.
6. Wählen Sie aus, ob inaktive Mitarbeiter einbezogen oder mitarbeiter ausgeschlossen werden sollen.
7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Ändern der status eines Benutzers von ACTIVE in INACTIVE

Die status "INACTIVE" oder "ACTIVE" eines Benutzers bestimmt seine Mitgliedschaft in Viva Glint vordefinierten Rollen "Aktive" oder "Inaktive Mitarbeiter". Um die status der Mitarbeiter zu aktualisieren, können Viva Glint-Administratoren:

• Laden Sie Mitarbeiterdaten mit neuen status Werten ("INACTIVE" oder "ACTIVE") für Benutzer hoch.
• Laden Sie eine vollständige Mitarbeiterdatei hoch, und lassen Sie Benutzer aus, die deaktiviert werden sollen. Benutzer, die nicht in der Datei enthalten sind, wechseln automatisch zu einer INACTIVE status.

Weitere Informationen zu Datenuploadmethoden für Viva Glint: Auswählen einer Datenuploadmethode.

Gewähren von benutzerdefiniertem Zugriff

Der benutzerdefinierte Zugriff ist für Benutzer vorgesehen, die ihren Standardzugriff außer Kraft setzen müssen. Dieser Zugriffstyp ist nützlich, wenn eine Rolle so spezifisch ist, dass sie pro Benutzer und nicht auf Benutzerrollenebene erfolgen muss. Verwenden Sie beispielsweise den benutzerdefinierten Zugriff für Personal-Geschäftspartner (HRBPs), die eindeutige Kombinationen von Mitarbeitergruppen in Ihrer organization. Informationen zum Massenzugriff auf mehrere Benutzer für Umfrage, Fokusbereich und Admin Finden Sie unter Erweiterte Konfigurationsuploads.