Verstehen, wie Organisationsdaten in Microsoft 365 verwendet und aufbewahrt werden

Sie können Organisationsdaten verwenden, um verschiedene Funktionen in Microsoft 365-, Microsoft Copilot- und Viva-Anwendungen und -Diensten zu unterstützen.

Lesen Sie die folgenden Informationen, um zu verstehen, wie Organisationsdaten verwendet, gespeichert und gelöscht werden.

Datennutzung

Die von Ihnen hochgeladenen Organisationsdaten können von Viva, Microsoft 365-Diensten und Nicht-Microsoft-Diensten verwendet werden, die über die Microsoft Graph-API darauf zugreifen können. Diese Daten werden innerhalb der organization als öffentlich verfügbar behandelt, d. h., sie können jedem Endbenutzer in der organization angezeigt werden.

Löschen von Daten

Der Datenquellenadministrator der Organisation löscht möglicherweise versehentlich personenbezogene Daten, indem er die Datenquelle mit Nullwerten aktualisiert. Weitere Informationen zum Löschen von Benutzerdaten finden Sie unter Aktualisieren oder andere Änderungen an Organisationsdaten . Sobald das Update verarbeitet wird, werden die zugehörigen Benutzerdaten mit leeren Feldern überschrieben, d. h. ihre Daten werden sofort gelöscht.

Wenn ein Mandant aus Microsoft 365 entfernt wird, werden alle Mandantendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Datenaufbewahrung

Organisationsdaten werden gespeichert, solange der Endbenutzer aktiv ist, über eine gültige Lizenz verfügt und keine Löschung vom Endbenutzer oder dem Administrator der Organisationsdatenquelle angefordert wurde.

Datenaufbewahrung

Wenn Sie Organisationsdaten hochladen, werden Ihre Daten an dem geografischen Standort gespeichert, der dem Standardpostfachstandort entspricht, der in Microsoft 365 konfiguriert ist. Weitere Informationen:

• Data Residency für SharePoint
• Data Residency für Exchange Online
• Data Residency für Viva Insights
• Data Residency für Viva Glint

Verwalten von Anträge betroffener Personen

Ein Antrag einer betroffenen Person (DSR) ist eine formelle Anfrage einer betroffenen Person (eines Endbenutzers) an einen Verantwortlichen, eine Maßnahme für ihre personenbezogenen Daten zu ergreifen. Informationen zu den Rechten betroffener Endbenutzer finden Sie unter Office 365-Anträge betroffener Benutzer im Rahmen der DSGVO und des CCPA.

Verwenden Sie die folgenden Informationen, um die Betroffenenrechte von Endbenutzern zu erfüllen:

• Zugriff und Export – Endbenutzer können auf Organisationsdaten zugreifen und diese exportieren, die von einem Administrator für Organisationsdatenquellen mithilfe der folgenden Ressourcen hochgeladen wurden:
  • Microsoft 365-Benutzerprofil: Durch Verwendung der Datenexportfunktion auf der Profil-Karte. Anleitung.
  • Viva Insights: Mithilfe des Power BI-Connectors. Anleitung.
• Bearbeiten – Siehe Aktualisieren oder andere Änderungen an Organisationsdaten.
• Löschen – Siehe Aktualisieren oder andere Änderungen an Organisationsdaten und Datenlöschung.

Exportieren von Daten aus dem Microsoft 365 Organizational Data Service

Administratoren können Daten nach erfolgreicher Datenerfassung direkt aus Microsoft 365 Organizational Data Service exportieren. Zu den Exporten gehören:

• Unformatierte Organisationsdatendateien, die über manuelle (.csv) Uploads oder automatisierte Connectors hochgeladen werden
• Datenaufbewahrung im Microsoft 365 Organizational Data Service 30-tägiges Datenaufbewahrungsfenster

Die folgenden Daten sind in den Exportergebnissen nicht enthalten:

• Attributzuordnungen oder Erfassungskonfigurationen
• Daten, die von nachgelagerten Microsoft 365-Apps wie Viva Insights oder Viva Glint verarbeitet oder gespeichert werden.
• Daten, die vom Microsoft 365 Organizational Data Service nicht aufbewahrt werden

Exportierte Daten werden in .csv Format bereitgestellt. Nur Benutzer, denen die Rolle "Globaler Administrator" oder "Organisationsdatenquellenadministrator" zugewiesen ist, können Exportaktionen initiieren.

Zugreifen auf und Exportieren von Überwachungsprotokollen

Um sicherheits- und compliancebezogene Microsoft 365 Organizational Data Service-Ereignisse für Ihre organization zu überwachen, aktivieren Sie die Überwachungsprotokollierung. Die Überwachungsprotokolle sind im Microsoft Purview-Portal oder mithilfe der Microsoft 365-Verwaltungsaktivitäts-API verfügbar. Weitere Informationen.

Bevor Sie das Überwachungsprotokoll anzeigen können, aktivieren Sie die Microsoft 365-Überwachungsprotokollsuche. Dieser Schritt muss nur einmal ausgeführt werden. Nach dem Aktivieren dauert es einige Stunden, bis Sie die Protokolle durchsuchen können.

Anzeigen des Überwachungsprotokolls:

1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal , und melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto an.

2. Wählen Sie im linken Bereich des Portals die Option Überwachung aus.

3. Befolgen Sie diese Anweisungen, um Überwachungsprotokolle zu durchsuchen. Anleitung.

   • Datensatztyp auswählen: OrganizationalDataInM365 für Metadatenereignisse auswählen
   • Datensatztyp auswählen: WorkplaceAnalytics für Erfassungsereignisse