Χρήση δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προβολή μηνυμάτων

Η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Dynamics 365 Sales παρακολουθεί τις αλληλεπιδράσεις των πελατών σας με τα μηνύματα σας. Μπορείτε να μάθετε εάν επιλέξαν μια σύνδεση, ανοίχθηκαν ένα συνημμένο ή απέστειλε μια απάντηση. Επίσης, μπορείτε να λάβετε ειδοποιήσεις που θα σας βοηθήσουν να θυμάστε ότι έχετε παρακολούθηση με τους πελάτες σας.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου

Τύπος απαίτησης	Πρέπει να έχετε
Άδεια χρήσης	Dynamics 365 Sales Premium ή Dynamics 365 Sales Enterprise
Ρόλοι ασφαλείας	Κύριοι ρόλοι πωλήσεων

Προϋποθέσεις

• Ο διαχειριστής έχει ενεργοποιημένη τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τον βοηθό. Η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιεί το βοηθό για την παροχή ειδοποιήσεων και άλλων μηνυμάτων.

Πώς η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας βοηθά να είστε πιο αποτελεσματικός πωλητής

Με τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε:

• Να μάθετε πώς ένας πελάτης άνοιξε το μήνυμά σας, έκανε κλικ σε μια σύνδεση, άνοιξαν ένα συνημμένο ή έστειλαν μια απάντηση. (Όταν το πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαρώνει αυτόματα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για λόγους ασφαλείας, μπορεί να υπάρχουν τεχνητές διακυμάνσεις για το άνοιγμα email και τις επιλογές σύνδεσης.)
• Να λάβετε άμεση ειδοποίηση όταν ο πελάτης ανοίγει το μήνυμα για πρώτη φορά.
• Να προγραμματίσετε την πιο αποτελεσματική ώρα παράδοσης με βάση τη ζώνη ώρας του παραλήπτη.
• Να επιλέξετε το πιο αποτελεσματικό πρότυπο μηνύματος, με βάση το ιστορικό επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Να ορίσετε μια ειδοποίηση που θα σας υπενθυμίζει το πότε είναι η ώρα για την παρακολούθηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Να δείτε το πλήρες ιστορικό αλληλεπίδρασης ενός μεμονωμένου μηνύματος ή προβάλετε βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) για όλα τα μηνύματα σας.

Ορισμένες δυνατότητες της δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ορατές ακόμα και όταν η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη. Αυτές οι δυνατότητες εξακολουθούν να εμφανίζονται, αλλά είναι κενές:

• Ο πίνακας Συνημμένα, το οποίο εμφανίζεται όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περιλαμβάνει πάντα τη στήλη Ακολουθείται.
• Ο πίνακας Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθείται εμφανίζει πάντα τις στήλες Ανοίγει, Τελευταία φορά που ανοίχτηκε, Προβολές συνημμένων, Κλικ σε συνδέσεις και Απαντήσεις.
• Ο πίνακας Πρότυπο email εμφανίζει πάντα τις στήλες Ρυθμός απάντησης, Ρυθμός ανοίγματος, Συνιστάται και Πλήθος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Οι έτοιμες εκδόσεις των φορμών λογαριασμού, επαφής και υποψήφιου πελάτη περιλαμβάνουν όλες το πεδίο Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθείται.

Παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη

Εξετάστε το παρακάτω ζήτημα πριν χρησιμοποιήσετε τη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακολουθείτε μόνο εάν η λίστα των παραληπτών περιέχει καρτέλες λογαριασμών, επαφών ή υποψήφιων πελατών στα πεδία Προς ή Κοιν.. Εάν προστίθενται άλλοι τύποι καρτελών στα πεδία "Προς" και "Κοιν.", δεν είναι δυνατό να ακολουθηθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, εμφανίζεται ένα μήνυμα το οποίο σας ενημερώνει ότι δεν είναι δυνατό να ακολουθηθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς η λίστα παραληπτών δεν περιέχει καρτέλες λογαριασμών, υποψήφιων πελατών ή επαφών.

Προβολή ιστορικού δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η κατάσταση, τα στατιστικά αλληλεπίδρασης και οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs) για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθούνται είναι διαθέσιμα σε όλο το Dynamics 365 Sales για κάθε εγγραφή που είναι σχετικά.

Ιστορικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη στήλη Δραστηριότητες

Μετά την αποθήκευση ή την αποστολή ενός μηνύματος, εμφανίζεται στη λίστα Δραστηριότητες για την καρτέλα Σχετικά η οποία είναι συνήθως η καρτέλα που προβάλετε κατά τη σύνταξη της. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να πρόκειται για σχετική καρτέλα.

Τα μηνύματα που ακολουθούν εμφανίζουν την τρέχουσα κατάσταση αλληλεπίδρασης στο πλακίδιό τους στη λίστα Δραστηριότητα. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά στην επάνω δεξιά γωνία μιας παράθεσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αναπτύξετε το περιεχόμενο και το ιστορικό επικοινωνίας δεξιά στη λίστα ή για να ανοίξετε όλη τη σελίδα του μηνύματος.

KPI του email στη λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να προβάλετε τον αριθμό των ανοιγμάτων, των προβολών συνημμένων, των κλικ σε συνδέσεις και των απαντήσεων για μηνύματα που ακολουθούνται στη λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει στείλει ο οργανισμός πωλήσεών σας.

1. Μεταβείτε στις Πωλήσεις>Δραστηριότητες.

2. Στη λίστα στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Email>Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθούνται.

Λεπτομέρειες μηνύματος

Για να ανοίξετε μια προβολή μόνο για ανάγνωση των λεπτομερειών για ένα μήνυμα που παραδόθηκε επιλέξτε το θέμα σε μια λίστα Δραστηριότητες ή Μηνύματα. Οι λεπτομέρειες που μπορείτε να δείτε περιλαμβάνουν το ιστορικό αλληλεπίδρασης μηνυμάτων και τα KPIs.

Τα KPI εμφανίζονται στο επάνω μέρος της λωρίδας χρόνου και δείχνουν τον συνολικό αριθμό ανοιγμάτων, προβολών συνημμένων, κλικ και απαντήσεων που έχουν καταγραφεί για το μήνυμα. Η λωρίδα χρόνου εμφανίζει ένα σύμβολο για κάθε συμβάν επικοινωνίας με το νεότερο στην κορυφή και περιλαμβάνει μερικά στοιχεία για κάθε συμβάν.

Αποτελέσματα και συστάσεις προτύπων στη λίστα προτύπων

Μπορείτε να δείτε την απόδοση των προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του ποσοστού απάντησης, του ποσοστού ανοιγμάτων, του αριθμού των φορών που έχουν χρησιμοποιηθεί και εάν συνιστώνται ή όχι.

Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις>Επιχείρηση>Πρότυπα και μετά επιλέξτε Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κατανοήστε το ιστορικό αλληλεπίδρασης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Συνήθως, όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν γνωρίζετε το πότε ανοίχτηκε ή διαβάστηκε εκτός αν ο παραλήπτης επιλέξει να σας απαντήσει. Αυτό συμβαίνει επειδή το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργήθηκε για την προσομοίωση της παραδοσιακής αλληλογραφίας και δεν έχει σχεδιαστεί με γνώμονα την παρακολούθηση των απαντήσεων. Το Dynamics 365 Sales χρησιμοποιεί ειδικές τεχνικές για να αντιμετωπίσετε αυτόν τον περιορισμό και παρέχει τις παρακάτω δυνατότητες στη δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Μάθετε το πότε ανοίχτηκε το μήνυμά σας: Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθείται από το Dynamics 365 Sales, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα αρχείο GIF με μοναδικό όνομα, διαφανές, μεγέθους ενός pixel και το προσθέτει ως συνδεδεμένη εικόνα στο μήνυμα Αυτό το αόρατο GIF, μαζί με όλες τις άλλες εικόνες που προσθέτετε στο μήνυμα, αποθηκεύονται στο Dynamics 365. Οι εικόνες εμφανίζονται όταν ο παραλήπτης ανοίγει το μήνυμα και επιλέγει να κάνει λήψη των εικόνων του. Όταν ζητείται ένα μοναδικό αρχείο GIF, το Dynamics 365 Sales καταγράφει ότι το σχετικό μήνυμα ανοίχτηκε.

  Συνιστούμε να συμπεριλαμβάνετε πάντα εικόνες στα μηνύματα σας, όπως π.χ. ένα εταιρικό λογότυπο ή μια απεικόνιση με κίνητρα για τους παραλήπτες ώστε να τα κάνουν λήψη. Δεν θα γνωρίζετε ότι έχουν ανοίξει το μήνυμα εάν δεν έχει γίνει φόρτωση των εικόνων.

• Μάθετε πότε έγινε κλικ σε κάθε σύνδεση: Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ακολουθείται από το Dynamics 365 Sales, το σύστημα αντικαθιστά αυτόματα κάθε μία από τις υπερ-συνδέσεις με μια μοναδική σύνδεση ανακατεύθυνσης που οδηγεί στο Dynamics 365 Sales. Κάθε σύνδεση ανακατεύθυνσης περιλαμβάνει ένα αναγνωριστικό που αναγνωρίζει με μοναδικό τρόπο τόσο το μήνυμα που το περιέχει όσο και τη διεύθυνση URL της αρχικής σύνδεσης-στόχου. Όταν το Dynamics 365 Sales λαμβάνει το αίτημα σύνδεσης, καταγράφει το κλικ και μετά το ανακατευθύνει στην αρχική διεύθυνση, έτσι ώστε ο παραλήπτης να εξακολουθεί να λαμβάνει τις σωστές πληροφορίες με ελάχιστη ή καθόλου καθυστέρηση.

• Μάθετε πότε ανοίχτηκε κάθε συνημμένο: Όταν προσθέτετε ένα συνημμένο σε ένα μήνυμα, το αρχείο δεν επισυνάπτεται άμεσα όπως συμβαίνει με ένα τυπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντί για αυτό, αποθηκεύεται στον κοινόχρηστο χώρο OneDrive για επιχειρήσεις που χρησιμοποιείται από το Dynamics 365 και προστίθεται ως σύνδεση στο μήνυμα. Όπως και με τις συνδέσεις που ακολουθούνται, όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ για να λάβει το συνημμένο, το Dynamics 365 σημειώνει το κλικ και την ώρα. Οι παραλήπτες σας στην πραγματικότητα προτιμούν να λαμβάνουν συνημμένα ως συνδέσεις αντί για αρχεία, επειδή αυτό σημαίνει ότι τα μηνύματα θα καταλαμβάνουν πολύ λιγότερο χώρο στα Εισερχόμενά τους.

  Μπορείτε να συνδυάσετε συνημμένα που ακολουθούνται και δεν ακολουθούνται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να είναι σημαντικό, εάν στέλνετε ευαίσθητα αρχεία τα οποία δεν θέλετε να αποθηκεύσετε στο OneDrive για επιχειρήσεις.

Οι ενέργειες που εκτελούνται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποθηκεύονται στο Microsoft Azure Storage. Η υπηρεσία αποθήκευσης Azure είναι μοναδικός για κάθε οργανισμό. Εάν ο οργανισμός επανέλθει σε άλλον οργανισμό, το ιστορικό των ενεργειών που εκτελούνται σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του προηγούμενου οργανισμού δεν θα εμφανίζεται στον οργανισμό που επαναφέρεται.

Σημαντικό

Όλα τα δεδομένα επικοινωνίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να αντιμετωπιστούν ως προσεγγίσεις. Το σύστημα μπορεί μόνο να καταχωρίσει ένα συμβάν ανοίγματος μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν ο παραλήπτης λαμβάνει επίσης τις εικόνες του μηνύματος μαζί με τα αόρατα GIF. Ο πραγματικός αριθμός των ανοιγμάτων μπορεί να είναι μεγαλύτερος από τον αριθμό που καταγράφηκε στο Dynamics 365 Sales. Ομοίως, εάν οι εικόνες αποθηκεύονται στη μνήμη cache (κάτι που συνήθως συμβαίνει για προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται στο web) τότε τυχόν πρόσθετα ανοίγματα ενδέχεται να μην αναφερθούν στις Πωλήσεις.

Ζητήματα προς εξέταση για το πλήθος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά μπορεί να προκύψουν ψευδείς θετικές πληροφορίες λόγω των φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και άλλων μηχανισμών που υλοποιούνται από τον οργανισμό σας. Επομένως, το πλήθος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι ακριβές και να χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των τάσεων και όχι μιας ακριβούς μέτρησης για το εάν ένας υποψήφιους έχει διαβάσει ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Ακολουθούν ορισμένα ζητήματα που πρέπει να γνωρίζετε:

• Για λόγους ασφαλείας, ο οργανισμός σας ενδέχεται να ρυθμίσει τις παραμέτρους της σάρωσης της εξερχόμενης αλληλογραφίας και αυτές οι σαρώσεις ενδέχεται να καταχωρούνται καθώς ανοίγει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδιαίτερα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν υπερ-συνδέσεις ή συνημμένα. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται να ανοίγουν ταυτόχρονα, ειδικά όταν αποστέλλονται σε διάφορους παραλήπτες σε διαφορετικούς οργανισμούς.
• Ορισμένες υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ESP) σαρώσουν τα εξερχόμενα μηνύματα, με κύριο στόχο τα νέα γραμματοκιβώτια, αυτά με πρόσφατη αύξηση της δραστηριότητας αλληλογραφίας και γραμματοκιβώτια που έχουν επισημανθεί για ύποπτη συμπεριφορά ή συμπεριφορά που μοιάζει με ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Επίσης, οι ESP πραγματοποιούν τυχαία σαρώσεις σε προσωρινή βάση για ένα τμήμα των γραμματοκιβωτίων. Συνήθως, οι χρήστες δεν μπορούν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους αυτής της διεργασίας, η οποία χρησιμεύει για να αποθαρρύνει τους σπάμερ να εκμεταλλευτούν την πλατφόρμα τους.
• Μια ενοποίηση ή επέκταση τρίτου μέρους εξετάζει τα εξερχόμενα μηνύματα για ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή εσωτερικές αναφορές. Κάθε φορά που ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα και με ένα εργαλείο σάρωσης ή παρακολούθησης, καταχωρείτε το μήνυμα ως ανοιχτό συμβάν.
• Τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας παραλήπτη ενδέχεται να σαρώσουν και να ανοίξουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε και αυτό ενδέχεται να μετρήσει ότι είναι ανοιχτό κατά τη διαδικασία σάρωσης ασφαλείας.

Δείτε επίσης

Ενεργοποίηση δέσμευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δημιουργία και αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ρυθμίστε τις παραμέτρους της προτίμησης απορρήτου