Προστασία προσωπικών δεδομένων και απόρρητο

Το Dynamics 365 Customer Insights - Journeys είναι έτοιμο για να βοηθήσει τους οργανισμούς να λειτουργούν σύμφωνα με τους νόμους και κανονισμούς περί απορρήτου κατά τη χρήση του συστήματος, αλλά απαιτείται κάποια εργασία ανάπτυξης, συμβουλευτικής βοήθειας ή και των δύο. Ως μέρος μιας ολοκληρωμένης προσπάθειας σε επίπεδο οργάνωσης, οι περισσότεροι οργανισμοί πρέπει να ελέγξουν και να ενημερώσουν όλα τα πληροφοριακά τους συστήματα, ώστε να τεθούν σε πλήρη συμμόρφωση.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τους νόμους και τους κανονισμούς περί απορρήτου

Ακολουθούν μερικοί πόροι όπου μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μπορείτε να επαναφέρετε τα συστήματά σας Dynamics 365 σε συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς περί απορρήτου:

• Υποστήριξη του ταξιδιού συμμόρφωσης ΕΕ ΓΚΠΔ με Customer Insights - Journeys. Αυτή η Λευκή Βίβλος (PDF με δυνατότητα λήψης) θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια βασική κατανόηση για τους κανονισμούς περί απορρήτου και να τη συσχετίσετε με το Customer Insights - Journeys.
• Πόροι προστασίας δεδομένων. Αυτή η τοποθεσία Web περιλαμβάνει συνδέσεις σε οδηγούς συμμόρφωσης, λευκές βίβλους, συχνές ερωτήσεις, αναφορές ασφαλείας, δοκιμές διείσδυσης, εργαλεία αξιολόγησης κινδύνων και άλλους πόρους που σχετίζονται με μια ευρεία γκάμα προϊόντων της Microsoft.
• Κέντρο αξιοπιστίας της Microsoft. Αυτή η τοποθεσία Web περιλαμβάνει συνδέσεις σε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που οι νέες δυνατότητες του Microsoft 365 σάς βοηθούν να προστατεύσετε τα προσωπικά δεδομένα και να πληροίτε τις αυστηρές ανάγκες απορρήτου.
• Διαχείριση συμμόρφωσης Microsoft Purview. Αυτή η τοποθεσία Web περιλαμβάνει συνδέσεις σε πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση ελέγχου, την ενοποιημένη ανάθεσης εργασιών, τη συλλογή αποδείξεων και τα εργαλεία αναφοράς ελέγχου που συμβάλλουν στη βελτίωση της ροής εργασίας συμμόρφωσης.

Προετοιμασία του Customer Insights - Journeys για συμμόρφωση με το απόρρητο

Οι περισσότερες εγκαταστάσεις του Dynamics 365 είναι προσαρμοσμένες για να καλύπτουν συγκεκριμένες ανάγκες κάθε οργανισμό που το χρησιμοποιεί. Ορισμένοι οργανισμοί έχουν εσωτερικούς προγραμματιστές και άλλοι οργανισμοί συνεργάζονται με εξωτερικούς συνεργάτες ή συμβούλους για την εφαρμογή των προσαρμογών τους. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να προσαρμόσετε το σύστημα του Customer Insights - Journeys για να ενεργοποιήσετε τα ενσωματωμένα εργαλεία συμμόρφωσης με το απόρρητο, ώστε αν λειτουργεί σωστά.

Μεταξύ άλλων, πρέπει να μπορείτε να εντοπίζετε όλες τις δομές δεδομένων (όπως πίνακες, οντότητες και πεδία) που περιέχουν προσωπικές πληροφορίες. Πρέπει να καθορίσετε μηχανισμούς που σας επιτρέπουν να ανακαλύπτετε, να παραδίδετε, να ενημερώνετε ή/και να διαγράφετε με εύκολο τρόπο αυτά τα δεδομένα, μετά από αίτημα του πελάτη σας.

• Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το Dynamics 365 σάς βοηθάει με βασικές εργασίες δεδομένων, όπως τον εντοπισμό, τη διαχείριση, την προστασία και την αναφορά στο πλαίσιο συμμόρφωσης με το απόρρητο, ανατρέξτε στο Κέντρο αξιοπιστίας της Microsoft.
• Για λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση του Dynamics 365 API για την υλοποίηση προσαρμοσμένης λειτουργίας που σχετίζεται με το απόρρητο για το σύστημα Customer Insights - Journeys, ανατρέξτε στον Οδηγό προγραμματιστή (Customer Insights - Journeys).
• Αν αναζητάτε ένα συνεργάτη για να σας βοηθήσει να συμμορφωθείτε με τον κανονισμό, δοκιμάστε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στη Βάση δεδομένων υπηρεσιών παροχής λύσεων της Microsoft.

Στη συνέχεια αυτού του άρθρου περιγράφεται ο τρόπος εργασίας με τα εργαλεία συμμόρφωσης με το απόρρητο στο Customer Insights - Journeys. Οι οδηγίες προϋποθέτουν ότι το σύστημα έχει ήδη προσαρμοστεί όπως απαιτείται.

Επισκόπηση των χαρακτηριστικών απορρήτου στο Customer Insights - Journeys

Το θέμα της συγκατάθεσης αποτελεί πλέον βασικό κριτήριο και συμπεριλαμβάνεται στη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων. Η συγκατάθεση νοείται ως "οποιαδήποτε ελεύθερη, συγκεκριμένη, εμπεριστατωμένη και σαφής δήλωση των επιθυμιών του υποκειμένου σχετικά με τα δεδομένα του, με την οποία το υποκείμενο, μέσω μιας δήλωσης ή μιας σαφούς καταφατικής ενέργειας, εκφράζει τη συμφωνία του για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν".

Το Customer Insights - Journeys σάς επιτρέπει να ζητήσετε, να καταγράψετε και να αποθηκεύσετε τη συγκατάθεση. Σας επιτρέπει να σχεδιάζετε τις δραστηριότητες μάρκετινγκ τηρώντας τη συγκατάθεση που λάβατε από το κοινό σας. Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε σχετικές πληροφορίες στα αντικείμενα μάρκετινγκ (όπως τις σελίδες προορισμού και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ) που ενημερώνουν ξεκάθαρα το κοινό σας για τα δεδομένα που συλλέγετε και τον σκοπός τη επεξεργασίας τους. Το κοινό σας πρέπει να έχει τη δυνατότητα να παράσχει τη συγκατάθεσή του ελεύθερα, να λάβει μια εμπεριστατωμένη απόφαση και να μπορεί να ελέγχει, να ενημερώνει ή να ανακαλεί τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή.

Για να σας βοηθήσει με τη διαχείριση συγκατάθεσης και άλλες σχετικές εργασίες στο πλαίσιο του απορρήτου, το Customer Insights - Journeys διαθέτει τις ακόλουθες δυνατότητες:

• Παρέχεται μια προεπιλεγμένη συλλογή ιεραρχικών επιπέδων συγκατάθεσης, όπου υψηλότερα επίπεδα συγκατάθεσης περιλαμβάνουν χαμηλότερα επίπεδα.
• Οι καρτέλες επαφών περιλαμβάνουν ένα πεδίο που αποθηκεύει το επίπεδο συγκατάθεσης που έχει εκχωρήσει κάθε επαφή στον οργανισμό σας.
• Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους κάθε διαδρομής πελάτη για να γίνεται επεξεργασία μόνο των επαφών που έχουν εκχωρήσει ένα ελάχιστο απαιτούμενο επίπεδο συγκατάθεσης.
• Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους κάθε μοντέλου βαθμολογίας υποψήφιων πελατών για να υπολογίζονται μόνο οι βαθμολογίες των υποψήφιων πελατών που σχετίζονται με τις επαφές που έχουν εκχωρήσει ένα ελάχιστο απαιτούμενο επίπεδο συγκατάθεσης.
• Μπορείτε να δημιουργήσετε σελίδες μάρκετινγκ με φόρμες μάρκετινγκ που ενθαρρύνουν τις επαφές να εκχωρήσουν ένα επίπεδο συγκατάθεσης, έχοντας λάβει ξεκάθαρη ενημέρωση. Η συγκατάθεση αποθηκεύεται στην καρτέλα κάθε επαφής.
• Θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορους μηχανισμούς στο Customer Insights - Journeys για να εξαγάγετε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη επαφή και να μοιραστείτε τις σχετικές πληροφορίες με αυτήν την επαφή, όταν ζητηθεί.
• Θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μηχανισμούς για να ρυθμίσετε το Customer Insights - Journeys ώστε να "ξεχάσει" (να διαγράψει) όλες τις πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη επαφή, όταν ζητηθεί. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαγραφή δεδομένων πελατών, δείτε την ενότητα Διαγραφή δεδομένων πελατών στο άρθρο Αιτήσεις θέματος δεδομένων Dynamics 365 για το ΓΚΠΔ και τη CCPA.
• Θα μπορείτε να βρείτε και να ενημερώσετε τις πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη επαφή, όταν ζητηθεί.
• Θα μπορείτε να παρέχετε στις επαφές σας τα μέσα για να μπορούν να ζητούν την προβολή, ανάκτηση, ενημέρωση και διαγραφή της συγκατάθεσης και των δεδομένων τους, και να χρησιμοποιείτε το Customer Insights - Journeys για τη διαμόρφωση της εκπλήρωσης από τη δική σας πλευρά.

Τα επίπεδα συγκατάθεσης που παρέχονται από προεπιλογή αποτελούν μόνο προτάσεις. Εναπόκειται στην ευχέρειά σας να αποφασίσετε τη συνάφεια κάθε επιπέδου και πώς θα θέλατε να το χρησιμοποιήσετε στις δραστηριότητες μάρκετινγκ. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει κάθε παρεχόμενο επίπεδο συγκατάθεσης και πώς χρησιμοποιείται συνήθως. Τα επίπεδα συγκατάθεσης είναι ιεραρχικά, έτσι ώστε τα υψηλότερα επίπεδα περιλαμβάνουν όλα τα χαμηλότερα επίπεδα.

Επίπεδο	Όνομα επιπέδου συγκατάθεσης	Περιγραφή
0	(καμία)	Δεν έχει εκχωρηθεί συγκατάθεση από την επαφή. Ο οργανισμός δεν πρέπει να επικοινωνεί με το άτομο ή να εκτελεί επεξεργασία δεδομένων ή αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων μέχρι να δοθεί συγκατάθεση. Ανεξάρτητα από τη δεδομένη συγκατάθεση, οι χρήστες μπορούν να υποβάλλουν πληροφορίες χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική φόρμα (σελίδας υποδοχής) που παρέχεται από τον οργανισμό.
1	Συγκατάθεση	Ο χρήστης επιτρέπει στον οργανισμό να επικοινωνήσει μαζί του μόνο για να επιβεβαιώσει τη συγκατάθεσή του ή να αποκτήσει ένα υψηλότερο επίπεδο συγκατάθεσης. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι μια διαδρομή πελάτη εκ νέου συγκατάθεσης που αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση σε μια σελίδα κέντρου συνδρομής, όπου ο χρήστης μπορεί να εκχωρήσει τη συγκατάθεσή του.
2	Συναλλακτική	Ο χρήστης συγκατατίθεται με τη λήψη μηνυμάτων συναλλαγών που σχετίζονται με συγκεκριμένες, υπάρχουσες επιχειρηματικές σχέσεις μεταξύ των δύο μερών. Αυτά τα μηνύματα δεν μπορούν να περιλαμβάνουν περιεχόμενο μάρκετινγκ ή προωθητικό περιεχόμενο. Για παράδειγμα, αντίγραφα κινήσεων τραπεζικών λογαριασμών, αποδεικτικά παραγγελιών και μηνύματα κατάστασης μέλους.
3	Συνδρομές	Ο χρήστης συγκατατίθεται με τη λήψη μηνυμάτων που περιλαμβάνουν προσφορές για εγγραφή σε λίστες αλληλογραφίας ή σε άλλο περιεχόμενο συνδρομητικού χαρακτήρα.
4	Customer Insights - Journeys	Ο χρήστης συμφωνεί να λαμβάνει μηνύματα μάρκετινγκ και διαφημιστικό περιεχόμενο.
5	Δημιουργία προφίλ	Ο χρήστης επιτρέπει στον οργανισμό να χρησιμοποιεί δημογραφικά στοιχεία και στοιχεία συμπεριφοράς (όπως επισκέψεις σε τοποθεσίας Web, άνοιγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κλικ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) για αυτόματη λήψη αποφάσεων. Είναι ευθύνη του οργανισμού να ταξινομεί τις δραστηριότητες επεξεργασίας που εμπίπτουν στην κατηγορία της αυτόματης λήψης αποφάσεων. Για παράδειγμα, αυτόματος υπολογισμός πιστωτικών ορίων ή υποσχέσεις λήψης δανείου βάσει των διαθέσιμων στοιχείων, και μηχανισμοί υπολογισμού μέσω κανόνων ή προβλέψεων. Τα παιδιά δεν πρέπει ποτέ να υπόκεινται στη δημιουργία προφίλ και την αυτόματη λήψη αποφάσεων.

Επιπλέον, απαιτείται ειδική προστασία προσωπικών δεδομένων όσον αφορά τους ανηλίκους (παιδιά), στο πλαίσιο της οποίας απαιτείται πρόσθετη συγκατάθεση από έναν γονέα ή κηδεμόνα.

Σημαντικό

Η οντότητα λογαριασμών δεν αποθηκεύει πληροφορίες συγκατάθεσης απορρήτου περιλαμβάνονται μόνο στις οντότητες επαφής. Τα μοντέλα βαθμολόγησης υποψήφιου πελάτη που λειτουργούν σε επίπεδο λογαριασμού δεν είναι σε θέση να τηρήσουν τη συγκατάθεση των επαφών που ανήκουν σε αυτόν τον λογαριασμό, αλλά μπορούν ακόμη να βαθμολογήσουν υποψήφιους πελάτες λογαριασμού με βάση αλληλεπιδράσεις που δημιουργούνται από όλες αυτές τις επαφές. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είστε προσεκτικοί ώστε να μην χρησιμοποιήσετε αυτόματη βαθμολόγηση υποψήφιων πελατών για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων (δημιουργία προφίλ) που σχετίζεται με υποψήφιους πελάτες βάσει λογαριασμού εάν αυτές οι αποφάσεις επηρεάζουν φυσικά πρόσωπα. Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα για τη βαθμολόγηση υποψήφιων πελατών λογαριασμού, αλλά δεν πρέπει να τη χρησιμοποιείτε για έμμεση βαθμολόγηση επαφών, εάν η βαθμολογία χρησιμοποιείται για αυτόματη λήψη αποφάσεων. Περισσότερες πληροφορίες: μάρκετινγκ βάσει λογαριασμών