Παρακολούθηση και διαχείριση δραστηριοτήτων

Στο Dynamics 365 Sales, χρησιμοποιήστε δραστηριότητες για προγραμματισμό, παρακολούθηση και οργάνωση όλων των επικοινωνιών πελατών. Για παράδειγμα, μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις, να στείλετε email, να κάνετε τηλεφωνικές κλήσεις, να ορίσετε συναντήσεις και να εκχωρήστε στον εαυτό σας εργασίες καθώς επεξεργάζεστε μια πώληση ή επιλύετε μια υπόθεση εξυπηρέτησης. Αυτές οι ενέργειες είναι όλες υπό εξέταση τύποι δραστηριοτήτων.

Το σύστημα αυτόματα τοποθετεί χρονικές σημάνσεις σε κάθε δραστηριότητα και δείψνει ποιος τη δημιούργησε. Άλλα άτομα στην ομάδα σας μπορούν να μετακινηθούν μεταξύ των δραστηριοτήτων για να δουν το ιστορικό καθώς εργάζεστε με έναν πελάτη.

Για να επωφεληθείτε στο μέγιστο βαθμό από το Dynamics 365 Sales, είναι σημαντικό για όλους τους χρήστες στον οργανισμό να παρακολουθούν όλες τις επικοινωνίες με τους πελάτες, προσθέτοντας μια δραστηριότητα για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνική κλήση, εργασία ή συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, το ιστορικό του πελάτη ολοκληρώνεται.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου

Τύπος απαίτησης	Πρέπει να έχετε
Άδεια χρήσης	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ή Dynamics 365 Sales Professional Περισσότερες πληροφορίες: Τιμολόγηση Dynamics 365 Sales
Ρόλοι ασφαλείας	Οποιοσδήποτε κύριος ρόλος πωλήσεων, όπως πωλητής ή διευθυντής πωλήσεων Περισσότερες πληροφορίες: Πρωτεύοντες ρόλοι πωλήσεων

Βρείτε τις δραστηριότητές σας

Μπορείτε να βρείτε τις δραστηριότητές σας στην περιοχή Η εργασία μου στον χάρτη τοποθεσίας.

Εμφάνιση δραστηριοτήτων στη λίστα, στο ημερολόγιο ή την προβολή Kanban

Σημείωμα

• Η επιλογή Αποθήκευση ως είναι διαθέσιμη μόνο όταν ο Διαχειριστής προσθέτει έναν ή περισσότερους τύπους προβολής στο πλέγμα Δραστηριότητα μέσω προσαρμογών συστήματος.
• Για να προσθέσετε την προβολή Kanban στο πλέγμα Δραστηριότητας, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη του ελέγχου Kanban σε οντότητες Ευκαιρίας ή Δραστηριότητας. Ακολουθώντας τα βήματα του άρθρου, μπορείτε να προσθέσετε άλλες προβολές, όπως το Ημερολόγιο και την προβολή διοχέτευσης.

1. Στον χάρτη τοποθεσίας, επιλέξτε Δραστηριότητες.

2. Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Εμφάνιση ως και, στη συνέχεια, τον τύπο προβολής, όπως Kanban ή Ημερολόγιο.

   

Οι ακόλουθοι τύποι προβολής υποστηρίζονται για το πλέγμα Δραστηριότητα:

• Πλέγμα μόνο για ανάγνωση. Εμφανίζεται μια λίστα όλων των δραστηριοτήτων.
• Ημερολόγιο. Εμφανίζει ένα ημερολόγιο με μια λίστα των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων της ημέρας και τις συσχετισμένες συμφωνίες.
• Kanban. Εμφανίζει μια οπτική απεικόνιση των δραστηριοτήτων πωλήσεών σας στις διάφορες καταστάσεις τους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δείτε την κατάσταση κάθε δραστηριότητας στη διοχέτευση και να τις σύρετε για να μετακινηθείτε από μια κατάσταση σε μια άλλη (για παράδειγμα, "Άνοιγμα", "Ολοκληρώθηκε", "Ακυρώθηκε", "Προγραμματισμένο"). Περισσότερες πληροφορίες: Εργασία με δραστηριότητες στην προβολή Kanban

Αλλαγή της προβολής των δραστηριοτήτων σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές για να δείτε τις δραστηριότητες που θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή Οι δραστηριότητές μου για να δείτε τις δραστηριότητες που έχουν ανατεθεί σε εσάς και την προβολή Οι δραστηριότητες των μελών της ομάδας μου για να δείτε τις δραστηριότητες της ομάδας σας.

Φιλτράρετε τη λίστα των δραστηριοτήτων

Μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα των δραστηριοτήτων για να δείτε μόνο εκείνες που σας ενδιαφέρουν. Για παράδειγμα, μπορείτε να περιορίσετε ακόμα περισσότερο τις δραστηριότητες που βλέπετε σε μια προβολή, χρησιμοποιώντας το φίλτρο "τύπος δραστηριότητας". Το φίλτρο τύπου δραστηριότητας σάς δίνει τη δυνατότητα να φιλτράρετε τις δραστηριότητες με βάση τον τύπο, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εργασία, τηλεφωνική κλήση και ούτω καθεξής.

Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο Προσθεσμία για να δείτε τις δραστηριότητες που οφείλονται σε μια συγκεκριμένη ώρα, όπως οι δραστηριότητες που οφείλονται σήμερα ή νωρίτερα ή οι δραστηριότητες που οφείλονται εντός των επόμενων επτά ημερών ή νωρίτερα.

Δημιουργία ή επεξεργασία νέας δραστηριότητας

Μπορείτε να δημιουργήσετε ανεξάρτητες δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με καμία καρτέλα πελάτη ή πωλήσεων. Για να το κάνετε αυτό, στο χάρτη τοποθεσίας, επιλέξτε Δραστηριότητες και, στη συνέχεια, στη γραμμή εντολών, επιλέξτε **Email ή Τηλεφωνική κλήση ή Εργασία, ανάλογα με τη δραστηριότητα που θέλετε να δημιουργήσετε.

Εναλλακτικά, για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα καρτέλα δραστηριότητας, ανοίξτε τη δραστηριότητα επιλέγοντας τον τίτλο της.

Σημείωμα

Με την κυκλοφορία του Απριλίου 2020 του Dynamics 365 Sales, όταν δημιουργείτε ή επεξεργάζεστε μια νέα δραστηριότητα, η καρτέλα ανοίγει σε ένα παράθυρο διαλόγου κύριας φόρμας. Ένα κύριο παράθυρο διαλόγου φόρμας είναι η κύρια φόρμα ανοίγματος σε ένα παράθυρο διαλόγου (ένα αναδυόμενο παράθυρο). Τα παράθυρα διαλόγου κύριας φόρμας σάς επιτρέπουν να παραμένετε στο ίδιο περιβάλλον ενώ εργάζεστε σε μία καρτέλα με τη δυνατότητα ανοίγματος μιας δεύτερης ή τρίτης καρτέλας στο παράθυρο διαλόγου. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η επεξεργασία των καρτελών.

Προσθέστε μια νέα δραστηριότητα για έναν πελάτη

Τις περισσότερες φορές, θα θελήσετε να προσθέσετε μια δραστηριότητα που σχετίζεται με μια επαφή, ευκαιρία, λογαριασμό ή άλλο τύπο καρτέλας για να διευκολυνθείτε στην παρακολούθηση όλου του ιστορικού επικοινωνίας που έχετε με τον πελάτη. (Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια δραστηριότητα για τον εαυτό σας.)

Καθώς η σχέση του οργανισμού με τον πελάτη χτίζεται με το πέρασμα του χρόνου, άλλα άτομα στην ομάδα σας μπορούν να αναζητήσουν την τροφοδοσία δραστηριότητας καθώς συνεργάζεστε με τον πελάτη και να δουν το ιστορικό της αλληλεπίδρασης. Οι δραστηριότητες μπορούν να συμπεριληφθούν στις αναφορές για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας σε εξέλιξη.

Για να προσθέσετε μια δραστηριότητα για έναν πελάτη:

1. Άνοιγμα της καρτέλας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την γρήγορη αναζήτηση στη γραμμή περιήγησης για να βρείτε γρήγορα μια εγγραφή.
2. Επιλέξτε Σχετικά>Δραστηριότητες.
3. Στη σελίδα Δραστηριότητες, επιλέξτε Νέα δραστηριότητα>Τύπος δραστηριότητας.
4. Στο παράθυρο Γρήγορη δημιουργία, εισαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και κλείσιμο.

Προσθήκη μιας δραστηριότητας για τον εαυτό σας

Προσθέστε μια εργασία ή μια σημείωση για τον εαυτό σας, όταν θέλετε μια υπενθύμιση για να κάνετε κάτι προσωπικό, όπως ο προγραμματισμός συνάντησης με ιατρό ή η παρακολούθηση ενός αθλητικού συμβάντος.

Διαφορετικά, για να κρατήσετε ένα ιστορικό των αλληλεπιδράσεών σας με έναν πελάτη, θα πρέπει να προσθέσετε νέες δραστηριότητες που σχετίζονται με την εγγραφή ενός πελάτη, έτσι ώστε οι δραστηριότητες αυτές να γίνουν μέρος του ιστορικού που βλέπουν άλλα άτομα στην ομάδα σας.

Για προσθήκη μιας δραστηριότητας για τον εαυτό σας:

1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Δημιουργία και έπειτα επιλέξτε Δραστηριότητες>Τύπος δραστηριότητας.
2. Συμπληρώστε τα πεδία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και κλείσιμο.

Επισυνάψτε ένα έγγραφο

Έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, εικόνες και σχεδόν οποιοσδήποτε τύπος αρχείου μπορεί να επισυναφθεί σε email και σημειώσεις.

Για να επισυνάψετε ένα σε έγγραφο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Άνοιγμα της φόρμας email.
2. Επιλέξτε Επισύναψη αρχείου στη γραμμή εντολών.
3. Περιηγηθείτε και έπειτα επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε.
   Το επιλεγμένο αρχείο εμφανίζεται στο τμήμα παραθύρου Συνημμένο.

Για επισύναψη εγγράφου σε μια σημείωση:

1. Στην ενότητα Λωρίδα χρόνου, επιλέξτε + και έπειτα επιλέξτε Σημείωση.
2. Προσθέστε τη σημείωση και επιλέξτε το εικονίδιο συνημμένου πριν από το κουμπί Προσθήκη σημείωσης.
3. Περιηγηθείτε και έπειτα επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε.
   Το επιλεγμένο αρχείο εμφανίζεται πάνω από το κουμπί Προσθήκη σημείωσης.

Επισήμανση μιας δραστηριότητας ως ολοκληρωμένη

Μετά την κλήση σε κάποιον, την ολοκλήρωση μιας εργασίας, την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη μετάβαση σε μια συνάντηση, μπορείτε να επισημάνετε τη δραστηριότητα για αυτήν την ενέργεια ως ολοκληρωμένη.

1. Άνοιγμα της δραστηριότητας.

2. Στη γραμμή εντολών, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση ως ολοκληρωμένου.

   

Επισημάνετε πολλές δραστηριότητες ως ολοκληρωμένες ταυτόχρονα

1. Στη λίστα δραστηριοτήτων, επιλέξτε όλες τις δραστηριότητες που θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένες.
2. Στη γραμμή εντολών, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση ως ολοκληρωμένου.

Βέλτιστες πρακτικές για τις δραστηριότητες

Ακολουθούν μερικές προτάσεις σχετικά με τη χρήση των δραστηριοτήτων προς όφελος της εταιρείας σας:

• Για να προσθέσετε μια δραστηριότητα για κάθε επικοινωνία πελάτη. Βεβαιωθείτε ότι στο ιστορικό ενός πελάτη περιλαμβάνεται μια καρτέλα για κάθε επικοινωνία που έχετε μαζί του.

• Χρησιμοποιήστε τον σωστό τύπο δραστηριότητας για την ενέργεια. Ενδεχομένως να είναι σημαντικό να καταχωρήσετε μια νέα σημείωση που θα αναφέρει, "Εστάλη ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιβεβαίωση της τιμολόγησης" ή "Καλέστε τον πελάτη για να συζητήσετε την υπόθεση εξυπηρέτησής του". Ωστόσο, θα πρέπει να προσθέσετε μια δραστηριότητα email ή τηλεφωνική κλήση για την παρακολούθηση αυτών των τύπων ενεργειών και να χρησιμοποιήσετε σημειώσεις για πιο γενικό κείμενο.

• Προσθήκη δραστηριοτήτων για τον εαυτό σας Μπορείτε να παρακολουθείτε δικές σας αναθέσεις, συμβάντα και σημειώσεις χωρίς αντιστοίχιση αυτών των δραστηριοτήτων με έναν πελάτη.

  Χρησιμοποιήστε την εντολή Δημιουργία στη γραμμή περιήγησης. Βρείτε αυτές τις δραστηριότητες στη λίστα από την ταξινόμηση με βάση τη στήλη Σχετικά με η οποία είναι κενή για να σας ειδοποιήσει ότι η δραστηριότητα δεν έχει συσχετιστεί με μια καρτέλα πελάτη.

• Να θυμάστε ότι δραστηριότητες "συναθροίζονται" στις σχετικές καρτέλες. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να θυμηθείτε να παρακολουθήσετε τον Γιώργο Παπαδόπουλο, μια επαφή που έχει συσχετιστεί με το λογαριασμό, Wingtip Toys. Θα χρειαστεί να προσθέσετε τη δραστηριότητα της εργασίας στην καρτέλα επαφής για τον Γιώργο (όχι για το λογαριασμό, Wingtip Toys).

  Με αυτόν τον τρόπο, η εργασία σας θα "συναθροιστεί" στο λογαριασμό αυτόματα και εσείς και άλλα άτομα της ομάδας σας θα βλέπετε την εργασία όταν ψάχνετε την επαφή και όταν ψάχνετε στο λογαριασμό για Wingtip Toys. (Και γνωρίζουν ότι το έχετε διαχειριστεί.)

Δεν μπορείτε να βρείτε τις επιλογές στην εφαρμογή σας;

Υπάρχουν τρεις πιθανότητες:

• Δεν έχετε την απαραίτητη άδεια χρήσης ή ρόλο.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια προσαρμοσμένη εφαρμογή. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για τα ακριβή βήματα. Τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αφορούν ειδικά τις έτοιμες εφαρμογές Κέντρο πωλήσεων και Sales Professional.

Δείτε επίσης

Εργασία με δραστηριότητες στην προβολή Kanban