Δημιουργήστε και διαχειριστείτε πρότυπα του Word

Το Microsoft Word παρέχει πανίσχυρους τρόπους για την εμφάνιση των δεδομένων του Dynamics 365 Sales σε τυποποιημένα και καλά μορφοποιημένα έγγραφα. Δημιουργήστε πρότυπα Word έτσι ώστε όλα τα έγγραφα που πηγαίνουν στους πελάτες σας να έχουν μια συνεπή εμφάνιση σύμφωνα με την επωνυμία του οργανισμού σας. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε από κοινού το πρότυπό σας με άλλα άτομα.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου

Τύπος απαίτησης	Πρέπει να έχετε
Άδεια χρήσης	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ή Dynamics 365 Sales Professional Περισσότερες πληροφορίες: Τιμολόγηση Dynamics 365 Sales
Ρόλοι ασφαλείας	Διευθυντής πωλήσεων, Διευθυντής Sales Professional ή Αντιπρόεδρος πωλήσεων Περισσότερες πληροφορίες: Προκαθορισμένοι ρόλοι ασφαλείας για Sales

Δημιουργία ενός προτύπου Word

Τα πρότυπα βοηθούν τους χρήστες να δημιουργήσουν τυποποιημένα έγγραφα με δεδομένα του Dynamics 365 Sales.

Ανάλογα με την άδεια χρήσης που έχετε, επιλέξτε μία από τις παρακάτω καρτέλες για να μάθετε πώς να δημιουργείτε πρότυπα λέξεων για το Dynamics 365:

Sales Premium και Sales Enterprise

1. Από την εφαρμογή κέντρου πωλήσεων, επιλέξτε το εικονίδιο Ρυθμίσεις () και μετά Σύνθετες ρυθμίσεις.

2. Ακολουθήστε τις οδηγίες στην ενότητα Χρήση προτύπων του Word για τη δημιουργία τυποποιημένων εγγράφων για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο Word.

Sales Professional

Ακολουθήστε τα βήματα αυτού του άρθρου για να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία πρότυπα του Word στο Dynamics 365 Sales Professional.

Βήμα 1: Δημιουργία προτύπου Word

1. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ρόλο Διαχειριστή συστήματος στο Dynamics 365 Sales Professional.

2. Στον χάρτη τοποθεσίας, επιλέξτε Ρυθμίσεις Sales.

3. Στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους, επιλέξτε Πρότυπα Excel και Word.

4. Επιλέξτε Νέο πρότυπο.

5. Στο παράθυρο "Δημιουργία τύπου προτύπου, επιλέξτε Πρότυπο Word και μετά επιλέξτε Επόμενο.

   

6. Στο τμήμα παραθύρου Επιλογή οντότητας, επιλέξτε την οντότητα στην οποία εφαρμόζεται το πρότυπο. Το πρότυπο θα χρησιμοποιήσει δεδομένα από αυτήν την οντότητα.

   

7. Για να προσθέσετε τα πεδία που θέλετε να συμπεριληφθούν στο πρότυπο Word, επιλέξτε Επιλέξτε σχετικές οντότητες. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επισκόπηση ρυθμίσεων.

   Οι σχέσεις που επιλέγετε σε αυτήν την οθόνη καθορίζουν ποιες οντότητες και ποια πεδία θα είναι διαθέσιμα αργότερα, όταν καθορίσετε το πρότυπο του Word. Επιλέξτε μόνο τις σχέσεις στις οποίες χρειάζεται να προσθέσετε δεδομένα του Dynamics 365 Sales Professional στο πρότυπο του Word. Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε Ολοκληρώθηκε.

   Ακολουθούν ορισμένες ενδεικτικές σχέσεις για την οντότητα του λογαριασμού:

   • Σχέση 1:N. Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλές επαφές.

   • Σχέση N:1. Ένας υποψήφιος πελάτης, ένας λογαριασμός ή μια επαφή μπορούν να έχουν πολλούς λογαριασμούς.

   • Σχέση N:N. Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλές λίστες μάρκετινγκ. Μια λίστα μάρκετινγκ μπορεί να έχει πολλούς λογαριασμούς.

   Σημείωμα

   Για να εξασφαλίσετε τη λήψη εγγράφων με έγκαιρο τρόπο, υπάρχει ένα ανώτατο όριο 100 για τον αριθμό των σχετικών καρτελών που επιστρέφονται για κάθε σχέση. Για παράδειγμα, εάν κάνετε εξαγωγή ενός προτύπου για έναν λογαριασμό και θέλετε να συμπεριλάβετε μια λίστα με τις επαφές, το έγγραφο θα επιστρέψει το πολύ 100 επαφές στο λογαριασμό.

8. Στο τμήμα παραθύρου Επιλογή οντότητας, επιλέξτε Επόμενο.

9. Στο τμήμα παραθύρου Λήψη προτύπου, επιλέξτε Λήψη αρχείου για να δημιουργήσετε ένα αρχείο word στον τοπικό σας υπολογιστή με την εξαγόμενη οντότητα να περιλαμβάνεται ως δεδομένα XML.

10. Για να αποστείλετε το πρότυπο αργότερα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή προτύπου αργότερα και, στη συνέχεια, πατήστε Τέλος.

11. Για να αποστείλετε ένα πρότυπο μετά την προσαρμογή των δεδομένων, μεταβείτε στη λίστα των προτύπων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή προτύπου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο Βήμα 4: Αποστολή του προτύπου του Word ξανά στην εφαρμογή Sales.

Βήμα 2: Ενεργοποίηση της καρτέλας «Προγραμματιστής»

Ακολουθήστε τις οδηγίες στο Βήμα 2: Ενεργοποίηση της καρτέλας Προγραμματιστής για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Word.

Βήμα 3: Προσδιορισμός του προτύπου του Word

Ακολουθήστε τις οδηγίες στο Βήμα 3: Ορίστε το πρότυπο του Word για να ορίσετε το πρότυπο του Word.

Βήμα 4: Αποστολή του προτύπου Word στην εφαρμογή Sales

Όταν έχετε δημιουργήσει το πρότυπο Word όπως θέλετε, αποθηκεύστε το ώστε να μπορείτε να το αποστείλετε στο Dynamics 365 Sales Professional.

Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη σελίδα Ρυθμίσεις για προχωρημένους για την αποστολή του προτύπου Word στο Dynamics 365 Sales Professional.

Σημείωμα

Οι χρήστες στον οργανισμό σας μπορούν να δουν τα διαθέσιμα πρότυπα επιλέγοντας Πρότυπα Word στη γραμμή εντολών της λίστας καρτελών.

1. Στον χάρτη τοποθεσίας, επιλέξτε Ρυθμίσεις Sales.

2. Στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους, επιλέξτε Πρότυπα Excel και Word.

3. Επιλέξτε Αποστολή προτύπου.

4. Στο τμήμα παραθύρου Αποστολή προτύπου, επιλέξτε Επιλογή αρχείου. Βρείτε και επιλέξτε το αρχείο προς αποστολή.

   

5. Επιλέξτε Αποστολή.

6. Στο παράθυρο Σύνοψη, εξετάστε το αρχείο που αποστέλλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τέλος.

Δεν μπορείτε να βρείτε τις επιλογές στην εφαρμογή σας;

Υπάρχουν τρεις πιθανότητες:

• Δεν έχετε την απαραίτητη άδεια χρήσης ή ρόλο. Ελέγξτε την ενότητα Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου στο επάνω μέρος αυτής της σελίδας.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια προσαρμοσμένη εφαρμογή. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για τα ακριβή βήματα. Τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αφορούν ειδικά τις έτοιμες εφαρμογές Κέντρο πωλήσεων και Sales Professional.

Σχετικές πληροφορίες

• Εξαγωγή εγγραφών πωλήσεων σε PDF
• Ενεργοποίηση αυτόματης δημιουργίας προσφοράς και εγγράφων τιμολογίου στο Sales Professional