Κατανόηση του τρόπου κοινής χρήση περιεχομένου με υπαλλήλους στο Microsoft 365

Σημαντικό

Πρέπει να είστε μέρος του προγράμματος προεπισκόπησης Σύνορα για να αποκτήσετε πρώιμη πρόσβαση στον Παράγοντα Microsoft 365. Η Frontier σάς συνδέει απευθείας με τις τελευταίες καινοτομίες τεχνητής νοημοσύνης της Microsoft. Οι προεπισκοπήσεις για τα σύνορα υπόκεινται στους υφιστάμενους όρους προεπισκόπησης των συμβάσεων πελατών σας. Καθώς αυτές οι δυνατότητες είναι ακόμα σε εξέλιξη, η διαθεσιμότητά τους και οι δυνατότητές τους ενδέχεται να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου.

Το Microsoft Agent 365 προσφέρει πράκτορες με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης που εργάζονται μαζί σας στο πλαίσιο των εργαλείων παραγωγικότητας και συνεργασίας του Microsoft 365. Αφού προσθέσετε έναν πράκτορα στον οργανισμό σας, όπως δημιουργώντας έναν από το Teams Store, μπορεί να συμμετέχει σε καθημερινά σενάρια εργασίας. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε υπαλλήλους σε κανάλια Teams, συνομιλίες ομάδας, νήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινόχρηστα έγγραφα και επιχειρηματικές βάσεις δεδομένων. Μπορούν να επεξεργάζονται πληροφορίες, να τις αποθηκεύουν και να δημιουργούν νέο περιεχόμενο ή απαντήσεις με βάση τα στοιχεία που κοινοποιείτε.

Ενώ οι αντιπρόσωποι ενισχύουν την παραγωγικότητα απαντώντας σε ερωτήσεις, συντάσσοντας περιεχόμενο, αυτοματοποιώντας εργασίες κ.ο.κ., κληρονομούν επίσης οποιοδήποτε περιεχόμενο μοιράζεστε μαζί τους. Αυτό σημαίνει ότι ένας παράγοντας μπορεί να επαναχρησιμοποιήσει ή να εκθέσει αυτό το περιεχόμενο με τρόπους που δεν περιμένετε. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο οι πράκτορες έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες και τους πιθανούς κινδύνους από την κοινή χρήση ευαίσθητου περιεχομένου μαζί τους. Η Microsoft παρέχει ορισμένα στοιχεία ελέγχου και προειδοποιήσεις για να σας βοηθήσει να χρησιμοποιείτε τους υπαλλήλους υπεύθυνα.

Αντιμετωπίστε τους υπαλλήλους ως δημόσιους συνεργάτες και μοιραστείτε περιεχόμενο προσεκτικά.

Προειδοποίηση

Το περιεχόμενο που κοινοποιείτε σε έναν πράκτορα, όπως αρχεία, ιστορικό συνομιλίας ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να συνοψιστεί ή να συμπεριληφθεί στις απαντήσεις του παράγοντα σε άλλους χρήστες, ακόμη και σε εκείνα τα άτομα που δεν έχουν αρχικά πρόσβαση σε αυτό το περιεχόμενο. Αυτός ο κίνδυνος ισχύει ανεξάρτητα από τις ετικέτες ευαισθησίας ή τα δικαιώματα που τίθενται στο περιεχόμενο.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο οι αντιπρόσωποι έχουν πρόσβαση σε περιεχόμενο σε όλο το Microsoft 365, παρέχει παραδείγματα συμπεριφοράς των παραγόντων σε διάφορες εφαρμογές και παραθέτει δικλείδες ασφαλείας και βέλτιστες πρακτικές για την προστασία των δεδομένων σας. Καλύπτει επίσης τον τρόπο με τον οποίο άλλα άτομα στον οργανισμό σας μπορούν να αλληλεπιδράσουν με έναν παράγοντα που προσθέσατε και ποιες μετρήσεις διαφάνειας υπάρχουν.

Μοτίβα πρόσβασης παράγοντα

Οι αντιπρόσωποι χρησιμοποιούν διαφορετικές λειτουργίες για την πρόσβαση σε περιεχόμενο. Στον Παράγοντα 365, υπάρχουν τρία μοτίβα πρόσβασης (ή λειτουργίες). Αυτά τα μοτίβα ορίζουν ποια δικαιώματα χρησιμοποιεί ο παράγοντας κατά την πρόσβαση σε δεδομένα.

• Υποβοηθούμενος αντιπρόσωπος (εκ μέρους της OBO): Σε αυτόν τον τρόπο, ένας αντιπρόσωπος ενεργεί για λογαριασμό ενός συγκεκριμένου χρήστη. Ο παράγοντας χρησιμοποιεί τα διαπιστευτήρια και τα δικαιώματα αυτού του χρήστη για πρόσβαση στο περιεχόμενο, σαν ο χρήστης να καθοδηγεί τις ενέργειες του παράγοντα. Πολλοί υπάρχοντες πράκτορες λειτουργούν με αυτόν τον τρόπο σήμερα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε έναν παράγοντα στο Teams συνομιλία με OBO, μπορεί να δει και να κάνει μόνο ό,τι μπορείτε. Οι υποβοηθούμενοι παράγοντες εφαρμογών απαιτούν από εσάς, τον χρήστη, να συμφωνήσετε με τον πράκτορα που αποκτά πρόσβαση στα δεδομένα σας για λογαριασμό σας. Για παράδειγμα, όταν εισέρχεστε και εγκρίνετε ορισμένα δικαιώματα για τον παράγοντα.

• Αυτόνομη εφαρμογή: Σε αυτό το μοτίβο, ο παράγοντας ενεργεί ως ανεξάρτητη εφαρμογή με τα δικά του δικαιώματα. Ο παράγοντας δεν βασίζεται σε διαπιστευτήρια ενός μόνο χρήστη κατά τη διάρκεια του χρόνου εκτέλεσης. Αντί για αυτό, διαθέτει μια ταυτότητα εφαρμογής (αναγνωριστικό προγράμματος-πελάτη) στο Microsoft Entra ID, με συγκεκριμένα δικαιώματα API που εγκρίνει ένας διαχειριστής. Αυτό είναι ανάλογο με μια εφαρμογή υπηρεσίας ή daemon. Για παράδειγμα, ένας πράκτορας με "πρόσβαση ανάγνωσης" σε μια τοποθεσία SharePoint και δικαιώματα "αποστολής ως" σε ένα γραμματοκιβώτιο. Ο παράγοντας χρησιμοποιεί αυτά τα δικαιώματα εφαρμογής, όχι τον λογαριασμό οποιουδήποτε ατόμου. Οι αυτόνομοι πράκτορες απαιτούν συγκατάθεση ή έγκριση από τον διαχειριστή, επειδή ο παράγοντας μπορεί δυνητικά να έχει απευθείας πρόσβαση στα δεδομένα πολλών χρηστών. Οι οργανισμοί μετριάζουν τον κίνδυνο εκχωρώντας μόνο τα ελάχιστα απαραίτητα δικαιώματα (αρχή ελάχιστου δικαιώματος) και με τη δυνατότητα απενεργοποίησης ή παρακολούθησης του παράγοντα, ανάλογα με τις ανάγκες.

• Αυτόνομος χρήστης: Αυτό είναι ένα νέο μοτίβο που παρουσιάστηκε με τον Παράγοντα 365. Εδώ, ο αντιπρόσωπος έχει μια ταυτότητα χρήστη στον κατάλογό σας. Ο παράγοντας συνδέεται ως ο ίδιος και μπορεί να εκχωρηθεί στο Teams, να προστεθεί σε ομάδες, να έχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ούτω καθεξής, ακριβώς όπως κάθε χρήστης. Μπορείτε να θεωρήσετε ότι ο παράγοντας είναι ένα πλήρες μέλος του οργανισμού από την πλευρά των δικαιωμάτων. Ο παράγοντας μπορεί να έχει πρόσβαση σε περιεχόμενο που έχει τεθεί σε κοινή χρήση με αυτό ή στο σημείο που έχει προστεθεί. Η ενεργοποίηση αυτού του παράγοντα απαιτεί ρύθμιση διαχείρισης. Όταν ο αντιπρόσωπος υπάρχει, κάθε χρήστης που έχει πρόσβαση σε αυτόν τον παράγοντα (για παράδειγμα, συμπεριλαμβανομένου, ενδεικτικά, του διευθυντή του παράγοντα) μπορεί να κάνει κοινή χρήση περιεχομένου με αυτόν ή να το προσθέσει σε σημεία. Κάθε τέτοια ενέργεια κοινής χρήσης αποτελεί μια στιγμή συγκατάθεσης. Το μοτίβο αυτόνομου χρήστη είναι ισχυρό καθώς μοιάζει περισσότερο με την προσθήκη ενός υπαλλήλου, με την αντίστοιχη διατήρηση πρόσβασης που υπονοεί και τη δυνατότητα παρέκτασης κοινόχρηστου περιεχομένου σε κλίμακα.

Πώς έχουν πρόσβαση οι πράκτορες σε περιεχόμενο

Οι αντιπρόσωποι έχουν πρόσβαση μόνο σε περιεχόμενο που κοινοποιείτε σε αυτούς. Τα συνήθη σενάρια περιλαμβάνουν τα εξής:

• Κανάλια Teams: Οι πράκτορες κληρονομούν πρόσβαση σε όλους τους πόρους καναλιών, συμπεριλαμβανομένων υπαρχουσών και μελλοντικών δημοσιεύσεων, αρχείων και κειμένων σύσκεψης.
• Συνομιλίες ομάδας: Οι υπάλληλοι μπορούν να διαβάσουν το ιστορικό συνομιλίας (με την επιφύλαξη του ιστορικού που συμπεριλαμβάνετε, όπως την προσθήκη νέου ατόμου) και όλα τα αρχεία ή τις συνδέσεις που κοινοποιούνται σε αυτήν τη συνομιλία. Ο παράγοντας μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση σε ζωντανές ενημερώσεις καθώς συνεχίζεται η συνομιλία.
• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Όταν cc έναν πράκτορα, παρέχει στον πράκτορα πρόσβαση στο πλήρες νήμα και τα συνημμένα του.
• Αρχεία: Η κοινή χρήση ενός αρχείου ή φακέλου εκχωρεί μόνιμη πρόσβαση μέχρι να ανακληθεί.
• Microsoft Dataverse: Οι αντιπρόσωποι με ρόλους ασφαλείας που έχουν εκχωρηθεί μπορούν να έχουν πρόσβαση σε δομημένα εταιρικά δεδομένα.

Κίνδυνοι κοινής χρήσης περιεχομένου με έναν παράγοντα

• Εκθέτει περιεχόμενο σε ακούσια ακροατήρια. Τα agents μπορεί να συνοψίζουν περιεχόμενο για χρήστες που δεν έχουν αρχική πρόσβαση.
• Αναδείκνυε παλιό ή ξεχασμένο περιεχόμενο.
• Μόνιμη πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία.
• Απώλεια δεδομένων μεταξύ των δεδομένων. Οι αντιπρόσωποι ενδέχεται να γεφυρώσουν τα δεδομένα μεταξύ ρόλων ή τμημάτων.
• Δεν υπάρχει ανθρώπινη κρίση για ευαίσθητο περιεχόμενο.

Ενσωματωμένες προστασίες

• Οι ετικέτες ευαισθησίας προστατεύουν αρχεία, αλλά όχι συνόψεις.
• Τα όρια δικαιωμάτων αποτρέπουν την πρόσβαση σε περιεχόμενο χωρίς κοινή χρήση.
• Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου παρακολουθούν τις ενέργειες των αντιπροσώπων.
• Τα στοιχεία ελέγχου διαχειριστή διέπουν τη δημιουργία και την πρόσβαση των αντιπροσώπων.
• Οι προειδοποιήσεις χρήστη εμφανίζονται στα σημεία κοινής χρήσης.
• Η επιβολή πολιτικής ισχύει μέσω των κανόνων αποτροπής απώλειας δεδομένων (DLP) και συμμόρφωσης.

Αξιοπιστία και διαφάνεια

• Οι παράγοντες επισημαίνονται με σαφήνεια στο περιβάλλον εργασίας χρήστη.
• Αποκαλύπτεται περιεχόμενο που δημιουργείται από την τεχνητή νοημοσύνη.
• Οι αλληλεπιδράσεις για πρώτη φορά περιλαμβάνουν προειδοποιήσεις.
• Τα δεδομένα παραμένουν εντός των ορίων συμμόρφωσης του Microsoft 365.
• Οι διαχειριστές μπορούν να ανακαλέσουν την πρόσβαση των αντιπροσώπων ανά πάσα στιγμή.

Βέλτιστες πρακτικές για συνεργασία με υπαλλήλους

• Εάν ενδιαφέρεστε να χρησιμοποιήσετε έναν πράκτορα, συμβουλευτείτε το γραφείο it ή τον διαχειριστή σας σχετικά με το ποιοι πράκτορες είναι διαθέσιμοι και εγκεκριμένοι στον οργανισμό σας.

• Εξετάστε εσωτερικές οδηγίες ή εκπαίδευση που παρέχει ο οργανισμός σας σχετικά με την τεχνητή νοημοσύνη και τον χειρισμό δεδομένων.

• Ξεκινήστε με αλληλεπιδράσεις χαμηλού κινδύνου. Για παράδειγμα, ζητήστε από τον πράκτορα να εργαστεί με δημόσια κοινόχρηστο ή παράλογο περιεχόμενο, για να εξοικειωθεί με τη συμπεριφορά του πριν τον εμπιστευτεί με πιο ευαίσθητες εργασίες.

Σχετικό περιεχόμενο

• Εντοπισμός, δημιουργία και προσθήκη παράγοντα
• Χρήση και συνεργασία με υπαλλήλους