Σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Copilot

Όταν συντάσσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πελατών, το Copilot μπορεί να προσφέρει προτάσεις για να τα καταστήσει σαφή, συνοπτικά και συναρπαστικά.

Ελέγχετε πάντα την απάντηση που δημιουργεί ο Copilot πριν να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη.

Προαπαιτούμενα στοιχεία

• Ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει αυτή τη λειτουργία.
• Έχετε τα απαιτούμενα δικαιώματα χρήσης του Copilot.

Περιήγηση

Όταν εισέρχεστε σε ένα CRM που δεν είναι Microsoft CRM, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη δυνατότητα ως εξής:

• Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένο με μια υπόθεση στο CRM σας.
• Εκκινήστε την ενσωματωμένη εμπειρία και, στη συνέχεια, συνδεθείτε στον λογαριασμό Dynamics σας.
• Στο παράθυρο βοήθειας Copilot που εμφανίζεται, επιλέξτε Σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρήση του Copilot για τη δημιουργία προσχεδίου ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις προκαθορισμένες προτροπές για να δημιουργήσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα Σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του τμήματος παραθύρου βοήθειας Copilot:

• Προτείνετε μια κλήση: Γράφει μια απάντηση που προτείνει μια κλήση με τον πελάτη την ίδια μέρα ή την επομένη.
• Αίτηση για περισσότερες πληροφορίες: Γράφει μια απάντηση για να ζητήσει περισσότερες λεπτομέρειες από τον πελάτη για να επιλύσει το πρόβλημα.
• Ενσυναίσθηση με τα σχόλια: Γράφει μια απάντηση για να παράσχει μια απόκριση κατανόησης σε έναν πελάτη που απαντάει σε ένα παράπονο σχετικά με μια κατάσταση.
• Παροχή λεπτομερειών προϊόντος/υπηρεσίας: Συντάσσει μια απάντηση που προσφέρει λεπτομέρειες ή απαντά σε ερωτήσεις πελατών σχετικά με ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία.
• Επίλυση του προβλήματος του πελάτη: Συντάσσει μια απάντηση που παρέχει μια λύση —και βήματα επίλυσης, εάν υπάρχουν— στο πρόβλημα του πελάτη.
• Προσαρμογή: Σας επιτρέπει να παρέχετε τη δική σας προτροπή για την απάντηση.

Σημείωμα

• Εάν η βάση γνώσεων δεν είναι ενεργοποιημένη, θα δείτε μόνο τις επιλογές Προτείνετε μια κλήση, Ζητήστε περισσότερες πληροφορίες, Ενστερνιστείτε τα σχόλια και Προσαρμοσμένες προτροπές.

Επανεξέταση προτεινόμενων απαντήσεων

Όταν επιλέγετε μία από τις προκαθορισμένες προτροπές, το Copilot δημιουργεί μια προτεινόμενη απάντηση που εμφανίζεται στο περιβάλλον εργασίας χρήστη τμηματικά. Μπορείτε επίσης να δείτε τις ενσωματωμένες παραπομπές που δείχνουν τη γνωσιακή βάση από την οποία το Copilot άντλησε την απάντηση. Όταν κάνετε κατάδειξη πάνω από την παραπομπή, μπορείτε να δείτε μια ενσωματωμένη σύνδεση με την προέλευση. Μπορείτε να επιλέξετε Διακοπή απόκρισης για να σταματήσετε το Copilot από τη δημιουργία του προσχεδίου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εφαρμογή εμφανίζει τις προτροπές για να ξεκινήσετε από την αρχή.

Μπορείτε να επιλέξετε το εικονίδιο Προσαρμογή με Copilot για να αλλάξετε το μήκος και τον τόνο της απάντησης στην αγγλική γλώσσα. Κάντε τα εξής:

Μήκος: Επιλέξτε Μικρό, Μέτριο ή Μακρύ για να συμπυκνώσετε ή να επεκτείνετε το κείμενό σας.
Τόνος: Επιλέξτε Φιλικός, Επαγγελματικός ή Επίσημος για να προσαρμόσετε τον τόνο του κειμένου σας.

Πώς το Copilot χρησιμοποιεί γνωσιακή βάση και προελεύσεις Web

Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει πηγές εσωτερικής γνώσης, πραγματοποιούνται οι ακόλουθες ενέργειες:

• Το Copilot χρησιμοποιεί εσωτερικές πηγές της γνωσιακής βάσης και πραγματοποιεί αναζήτηση στην εσωτερική γνωσιακή βάση.
• Η εφαρμογή εμφανίζει τις προελεύσεις γνώσεων που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία του προσχεδίου, όταν επιλέγετε Έλεγχος πηγών.
• Όταν χρησιμοποιείτε μια προσαρμοσμένη προτροπή για να περιορίσετε περισσότερο την απόκριση, η εφαρμογή εμφανίζει την εναλλαγή χρήσης της γνωσιακής βάσης που έχει οριστεί σε Ενεργοποίηση. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την εναλλαγή σε Απενεργοποίηση για να απενεργοποιήσετε τις προελεύσεις της γνωσιακής βάσης.

Χρησιμοποιήστε τις απαντήσεις

Για να χρησιμοποιήσετε το προσχέδιο που δημιουργεί το Copilot, κάντε τις ακόλουθες ενέργειες: - Επιλέξτε Επεξεργασία για περαιτέρω βελτίωση της απάντησης. - Επιλέξτε Μετάφραση για να μεταφράσετε την απάντηση σε άλλη γλώσσα. - Επιλέξτε Αντιγραφή για να αντιγράψετε την απόκριση και, στη συνέχεια, επικολλήστε την στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επανάληψη έναρξης

Για να επιστρέψετε στις προτροπές, επιλέξτε Επανέναρξη από το κάτω μέρος του παραθύρου Copilot.

Μετάφραση αποκρίσεων

Εάν έχει ενεργοποιηθεί η μετάφραση, μπορείτε να επιλέξετε Μετάφραση και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τη γλώσσα που προτιμάτε για να μεταφράσετε την απάντηση σε αυτήν τη γλώσσα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Εμφάνιση αρχικού για να μεταφράσετε την απόκριση στην αρχική γλώσσα.