Ιεραρχήστε τους κινδύνους και εντοπίστε λύσεις

Διαχειριστείτε ενεργά τους κινδύνους καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του έργου:

• Προσδιορίστε έγκαιρα τους κινδύνους: Κατά τη φάση σχεδιασμού και στην αρχή κάθε σπριντ, σκεφτείτε τι θα μπορούσε να πάει στραβά ή να εμποδίσει την πρόοδο. Για παράδειγμα:

  • "Η ενσωμάτωση με μια υπηρεσία μπορεί να καθυστερήσει,"
  • «Δεν είμαστε σίγουροι αν το μοντέλο φυσικής γλώσσας μπορεί να διακρίνει αυτές τις δύο προθέσεις».
  • «Απαιτείται νομική έγκριση για τις απαντήσεις του HR».

  Καταγράψτε αυτούς τους κινδύνους.

• Αξιολογήστε τον αντίκτυπο και την πιθανότητα: Σημειώστε ποιοι κίνδυνοι θα είχαν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο. Ο κίνδυνος "Το Application Insights ενδέχεται να εμφανίζει προσωπικά δεδομένα" θα μπορούσε να έχει υψηλό αντίκτυπο (ζήτημα συμμόρφωσης). Η πιθανότητα μπορεί να ποικίλλει. Μετρήστε και, στη συνέχεια, δώστε προτεραιότητα στην αντιμετώπιση των κινδύνων υψηλής πιθανότητας και υψηλού αντίκτυπου.

• Σχεδιάστε μετριασμούς: Για κάθε σημαντικό κίνδυνο, ορίστε ένα σχέδιο μετριασμού ή έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα:

  • Κίνδυνος: Το API που δεν ανήκει στη Microsoft για παρακολούθηση παραγγελιών ενδέχεται να μην είναι έτοιμο κατά τη φάση δοκιμής.
  • Μετριασμός: Δημιουργήστε ένα στέλεχος ή μια εικονική υπηρεσία για την προσομοίωση απαντήσεων, ώστε να μπορούν να προχωρήσουν η ανάπτυξη και η δοκιμή. Ενσωματώστε το πραγματικό API όταν είναι διαθέσιμο. Εναλλακτικά, προετοιμάστε μια εναλλακτική ("Λυπούμαστε, οι πληροφορίες παραγγελίας δεν είναι διαθέσιμες αυτήν τη στιγμή, επικοινωνήστε με την υποστήριξη") σε περίπτωση αποτυχίας της ζωντανής ενσωμάτωσης, για να το χειριστείτε με αξιοπρέπεια και όχι απλώς να εμφανίσετε ένα σφάλμα στον χρήστη.

• Παρακολουθήστε τους αποκλειστές καθημερινά: Στην ευέλικτη μεθοδολογία, συζητήστε τους αποκλειστές στις Stand-up συναντήσεις. Εάν κάτι σταματά την πρόοδο (για παράδειγμα, αναμονή για διαπιστευτήρια, μια σύνδεση πελάτη δεν είναι ακόμα διαθέσιμη, ασαφείς απαιτήσεις), κλιμακώστε το ή επιλύστε το το συντομότερο δυνατό.

Στρατηγικές λύσης για αναστολείς

Μερικές φορές, παρά την προετοιμασία, συναντάτε έναν αποκλεισμό που δεν μπορείτε να επιλύσετε αμέσως. Για παράδειγμα, μια εξωτερική εξάρτηση ή ένα άλυτο τεχνικό ζήτημα μπορεί να εμποδίσει την πρόοδο. Αντί να σταματήσει το έργο, η σύγχρονη διοίκηση βρίσκει δημιουργικές λύσεις:

• Μειώστε προσωρινά το εύρος: Εάν μια δυνατότητα είναι πολύ περίπλοκη ή αποκλεισμένη, παραδώστε μια απλοποιημένη έκδοση.
• Χειροκίνητη διαδικασία ως γέφυρα: Αυτοματοποιήστε ό,τι μπορείτε και εισαγάγετε ένα χειροκίνητο βήμα όπου πρέπει. Εάν ένα μοντέλο AI δεν μπορεί να ταξινομήσει έναν σπάνιο τύπο αιτήματος, δρομολογήστε αυτές τις περιπτώσεις σε έναν ανθρώπινο πράκτορα ή στείλτε μια ειδοποίηση σε έναν ειδικό σε θέματα ενώ επανεκπαιδεύετε το μοντέλο. Εάν μια αυτόματη ροή έγκρισης δεν είναι έτοιμη, ζητήστε από κάποιον να χειριστεί αυτές τις εγκρίσεις με μη αυτόματο τρόπο. Τεκμηριώστε αυτόν τον εναλλακτικό τρόπο αντιμετώπισης και σημειώστε τον στο ανεκτέλεστο, ώστε η ομάδα να θυμηθεί να τον αντικαταστήσει αργότερα. Ο στόχος είναι να αποφευχθούν οι καθυστερήσεις του έργου έχοντας έναν ενδιάμεσο τρόπο επίτευξης του αποτελέσματος.
• Παράλληλες αιχμές και έρευνα: Αφιερώστε μια "ακίδα" με χρονικό πλαίσιο για να διερευνήσετε μια επικίνδυνη περιοχή, όπως η αξιολόγηση ενός νέου API ή η δοκιμή μιας σύνθετης κανονικής έκφρασης για εξαγωγή οντοτήτων. Αυτή η προσέγγιση δεν παράγει άμεσα λειτουργικότητα χρήστη, αλλά μειώνει τον κίνδυνο του αγνώστου. Εάν τα αποτελέσματα της αιχμής είναι καλά, προχωράτε. Εάν αποδειχθεί ότι δεν είναι βιώσιμο, τουλάχιστον το γνωρίζετε νωρίς και μπορείτε να στραφείτε σε μια εναλλακτική προσέγγιση χωρίς να έχετε υποσχεθεί αυτό το χαρακτηριστικό. Αυτή η στρατηγική είναι ουσιαστικά μια λύση για την αβεβαιότητα.
• Επικοινωνήστε και ευθυγραμμίστε: Ενημερώστε τους ενδιαφερόμενους για τυχόν σημαντικούς αποκλεισμούς και το σχέδιο μετριασμού σας. Η διαφάνεια αποτρέπει τον πανικό.

Η προληπτική διαχείριση κινδύνου και η ιεράρχηση προτεραιοτήτων σημαίνει ότι εργάζεστε πάντα πρώτα σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία.

Υποθέσεις και προβληματισμοί

Η έγκαιρη καταγραφή υποθέσεων και ανησυχιών βοηθά την ομάδα να εντοπίσει πιθανούς κινδύνους. Μαζί, αυτά τα στοιχεία αποτελούν τη βάση ενός επιτυχημένου έργου Copilot Studio. Εξασφαλίζουν σαφήνεια από την αρχή και ένα κοινό όραμα για το τι προορίζεται να επιτύχει ο πράκτορας.

Καταγράψτε έγκαιρα τυχόν υποθέσεις ή ανησυχίες για να ενημερώσετε το σχεδιασμό και τη διαχείριση κινδύνου:

• Παραδείγματα υποθέσεων:

  • Η λύση υποστηρίζει έτοιμη ανάπτυξη σε όλα τα απαιτούμενα κανάλια.
  • Το Generative AI μειώνει την ανάγκη για χειροκίνητη διαχείριση γνώσης.
  • Η λύση παρέχει αναγνώριση πρόθεσης τελευταίας τεχνολογίας και εξαγωγή οντοτήτων.

• Παραδείγματα ανησυχιών:

  • Περιορισμένος έλεγχος στις απαντήσεις που δημιουργούνται από το LLM.
  • Πιθανή εσωτερική αντίσταση στον αυτοματισμό.
  • Προτιμήσεις IT για φιλοξενία εσωτερικής εγκατάστασης ή συγκεκριμένες ανάγκες συμμόρφωσης.

Επόμενο βήμα

Δημιουργήστε τη διαλειτουργική ομάδα έργου σας με τους ρόλους που απαιτούνται για την επιτυχή παράδοση και λειτουργία του αντιπροσώπου.

Δημιουργήστε μια διαλειτουργική ομάδα