Αξίζει να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία;
Τώρα ήρθε η ώρα να λάβετε υπόψη σας την προσπάθεια που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τη λύση και να αποφασίσετε εάν δικαιολογείται. Αυτό σημαίνει ότι ζυγίζεται η επιχειρηματική αξία με το κόστος της αυτοματοποίησης της διεργασίας. Η επιχειρηματική αξία είναι το τρέχον πλεονέκτημα που λαμβάνει η επιχείρηση από το έργο.
Το κόστος του να μην κάνετε τίποτα
Για να καταλάβετε εάν αξίζει να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε το κόστος της μη επίλυσης του προβλήματος.
Ως μέρος του καθορισμού της επιχειρηματικής αξίας που ελπίζετε να επιτύχετε από τη λύση Microsoft Power Platform, θα πρέπει να κατανοήσετε καλύτερα τι κοστίζει στον οργανισμό σας η επίλυση του προβλήματος με τον τωρινό τρόπο. Με άλλα λόγια, μετρήστε το κόστος του να μην κάνετε τίποτα.
Για να υπολογίσετε το τρέχον κόστος, προσδιορίστε τον χρόνο που δαπανήθηκε για την εκτέλεση της τρέχουσας διεργασίας και πολλαπλασιάστε το με το κόστος των ατόμων που την εκτελούν. Μπορείτε να μετρήσετε το ετήσιο κόστος με τον καθορισμό του κόστους εκτέλεσης της διεργασίας μία φορά και, στη συνέχεια, να πολλαπλασιάσετε με τον αριθμό των φορών που εκτελείτε τη διεργασία σε ένα έτος. Προσθέστε σε οποιαδήποτε άλλα κόστη, όπως άδειες χρήσης λογισμικού, χαρτί, ταχυδρομικά τέλη και ούτω καθεξής.
Παράδειγμα: το κόστος της τρέχουσας διεργασίας εξόδων
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κατανοήσουμε είναι, τι κοστίζει στον οργανισμό η συνέχιση της διαδικασίας αναφοράς εξόδων με μη αυτόματο τρόπο; Εδώ είναι τι ανακαλύψαμε όταν μιλήσαμε με τους συναδέλφους μας:
Διαπιστώσαμε ότι διαρκεί περίπου μία ώρα κάθε εβδομάδα για να συγκεντρώσουμε όλες τις αποδείξεις και να συμπληρώσουμε τη μη αυτόματη αναφορά εξόδων. Ο Αμπάη ανέφερε ότι υπάρχουν περίπου 140 αναφορές εξόδων ανά εβδομάδα. Μάθαμε επίσης ότι η πλήρως φορτωμένη δαπάνη κάθε μέλους της ομάδας είναι περίπου $90/HR.
(140 αναφορές εξόδων × 1 ώρα/εβδομάδα) × $90 = $12600/εβδομάδα
52 εβδομάδες × $12.600 = $655.200 ετησίως
Ο Νικ δεν εξετάζει ή εγκρίνει τις αναφορές εξόδων. Όλα αυτά βαρύνουν τον Αμπάη και την ομάδα του για ολοκλήρωση. Επειδή ο Νικ δεν παρακολουθεί τακτικά τα έξοδα της ομάδας, χάνει μια σημαντική ευκαιρία να ελέγξει τα έξοδα, να παρακολουθήσει την απάτη και να βελτιστοποιήσει τις συνήθειες της ομάδας του.
Ο Αμπάη μοιράστηκε με εμάς ότι η ομάδα του αφιερώνει περίπου 15 λεπτά ανά αναφορά εξόδων, λαμβάνει κατά μέσο όρο 140 αναφορές εβδομαδιαίως και επιστρέφει 25 τοις εκατό αυτών λόγω ελλιπών πληροφορίες.
Αρχική ανασκόπηση: 140 αναφορές εξόδων ×15-λεπτη ανασκόπηση = 35 ώρες
Αρχική ανασκόπηση: 35 ώρες × $90 = $3.150 εβδομαδιαίως = $163800/έτος
Επαναληπτική ανασκόπηση: 35 αναφορές εξόδων × 15-λεπτη ανασκόπηση = 8.75 ώρες
Επαναληπτική ανασκόπηση: 8,75 ώρες × $90/ώρα = $787.50/εβδομάδα = $40950/έτος
Συνολικό εβδομαδιαίο κόστος: $3.937,50
Συνολικό ετήσιο κόστος: $204.750
Αφού επαληθευτεί ότι η αναφορά εξόδων είναι ακριβής, διαρκεί περίπου 7 λεπτά ανά αναφορά εξόδων για την αναζήτηση των κωδικών του γενικού καθολικού για κάθε κατηγορία εξόδων και για την εγγραφή τους σε κάθε γραμμή εξόδων της αναφοράς.
140 αναφορές εξόδων × 7 λεπτά κωδικοποίησης = 16,5 ώρες/εβδομάδα = $1485/εβδομάδα = $77220/έτος
Απαιτούνται περίπου 10 λεπτά ανά αναφορά εξόδων για τη δημιουργία μιας εγγραφής πληρωμών στο χρηματοπιστωτικό σύστημα για επεξεργασία για πληρωμή και εμφάνιση στην οικονομική αναφορά για τη Σάρλοτ.
140 αναφορές εξόδων × 10 λεπτά = 23,8 ώρες/εβδομάδα = $2,142/εβδομάδα = $111,384/έτος
Η Σάρλοτ θέλει να επανεξετάζει τον προϋπολογισμό κάθε εβδομάδα, αλλά δεν είναι σε θέση να λάβει την αναφορά της μέχρι την Πέμπτη, αφού ο Αμπάη ολοκληρώσει την αξιολόγησή του και πάρει πίσω τις αναφορές που είχαν ελλιπείς πληροφορίες. (Αν και αυτό δεν είναι χρηματικό κόστος, επηρεάζει την επιχείρησή σας.)
Η όλη διεργασία στοιχίζει στην εταιρεία:
$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554
Σημείωση
Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)
Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).