Προσθήκη ειδοποιήσεων για τη συνεργασία των εφαρμογών σας

Οι εφαρμογές στο Microsoft Teams έχουν σχεδιαστεί για να επιτρέπουν τη συνεργασία μεταξύ ατόμων στον οργανισμό σας. Όταν έχετε μια εφαρμογή που διαθέτει μια παράδοση πληροφοριών, όπως η ομάδα Α που κάνει κάτι που πρέπει να επεξεργαστεί η ομάδα Β, εάν όλα τα στοιχεία συμβαίνουν στην εφαρμογή, οι χρήστες ενδέχεται να χάσουν σημαντικές ενημερώσεις και οι διαδικασίες ενδέχεται να καθυστερήσουν.

Η χρήση ειδοποιήσεων για κρίσιμα συμβάντα στις εφαρμογές σας στο Teams βελτιώνει τη συνεργασία, ενημερώνοντας προληπτικά τους χρήστες ότι κάτι χρειάζεται την προσοχή τους ή πρέπει να γίνει.

Το Teams και το Power Platform σάς παρέχουν πολλές επιλογές σχετικά με τον τρόπο ειδοποίησης ατόμων.

• Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ειδοποιήσεις SMS/κειμένου
• Μηνύματα Teams
• Προσαρμόσιμες κάρτες
• Δημοσιεύσεις καναλιού

Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε ειδοποιήσεις για να κάνετε τις εφαρμογές σας συνεργατικές:

Επιλογή του σωστού τύπου ειδοποίησης

Πώς θα αποφασίσετε ποιον τύπο ειδοποίησης θα χρησιμοποιήσετε; Πολλά άτομα λαμβάνουν από προεπιλογή ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά πολλά άτομα παραπονούνται επίσης ότι λαμβάνουν πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας αποδεκτός τύπος ειδοποίησης, αλλά θα πρέπει να χρησιμοποιείται με φειδία. Ειδικά για επείγουσες ειδοποιήσεις, καθώς τα συχνά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται μόνο μετά από ένα χρονικό διάστημα.

Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε όταν ορίζετε τον κατάλληλο τύπο ειδοποίησης:

1. Είναι επείγουσα η ειδοποίηση;

   Εάν δημιουργείτε μια εφαρμογή για να παρακολουθείτε ζητήματα ασφάλειας και υπάρχει ένα επείγον ζήτημα που απαιτεί άμεση προσοχή, θα πρέπει να χρησιμοποιείται μια ειδοποίηση όπως κείμενο SMS, ειδοποίηση push ή μήνυμα Ομάδων υψηλής προτεραιότητας, ώστε να γίνει αμέσως ειδοποίηση. Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά αυτούς τους τύπους ειδοποιήσεων για μη επείγουσες ειδοποιήσεις ή κινδυνεύετε να εκνευρίζετε τους χρήστες σας.

2. Είναι η ειδοποίηση ενημερωτική ή αξιοποιήσιμη; Εάν δημιουργείτε μια ειδοποίηση, τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης ειδοποίησης με την ειδοποίηση;

   Οι ενημερωτικές ειδοποιήσεις είναι για να ειδοποιούν τους χρήστες, αλλά μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, στο δείγμα προτύπου εφαρμογής Ιδέες υπαλλήλων για το Teams, όταν δημιουργείται μια νέα ιδέα, δημοσιεύεται ένα μήνυμα σε ένα κανάλι Teams, το οποίο ειδοποιεί τα άτομα ότι έχει δημιουργηθεί μια νέα ιδέα.

   Η ειδοποίηση με δυνατότητα ενεργειών επιτρέπει μία ή περισσότερες δραστηριότητες παρακολούθησης από τον παραλήπτη. Στο άρθρο Επεκτάσεις ιδεών υπαλλήλων, δείχνουμε πώς μπορείτε να αλλάξετε την ειδοποίηση σε μια προσαρμόσιμη κάρτα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να ανοίξουν την ιδέα που υποβλήθηκε και να την ψηφίσουν.

   Εάν η ειδοποίηση απαιτεί από τον χρήστη να μπορεί να κάνει κάτι με την ειδοποίηση, όπως άνοιγμα μιας εγγραφής ή απόκρισης, θα πρέπει να χρησιμοποιείται μια ειδοποίηση με δυνατότητα ενεργειών, όπως μια αλληλεπιδραστική κάρτα ή να προσθέσετε μια υπερ-σύνδεση για σύνδεση με εσωτερικές γραμμές στην εφαρμογή.

   Επίσης, το Teams καθιστά άλλους τύπους ειδοποιήσεων πιο αξιοποιήσιμους ενεργοποιώντας συνομιλίες σχετικά με την ειδοποίηση, όταν δημοσιεύετε ένα μήνυμα σε ένα κανάλι Teams, οι χρήστες μπορούν να απαντήσουν σε αυτό στο κανάλι, διευκολύνοντας τη δυνατότητα πολλών ατόμων να συζητήσουν την ειδοποίηση.

3. Είναι η ειδοποίηση προσωπική ή προς μια ομάδα;

   Υπάρχει κάποιο συγκεκριμένο άτομο που πρέπει να ειδοποιηθεί; Ή, υπάρχει κάποια ομάδα ατόμων που πρέπει να γνωρίζουν σχετικά με την ειδοποίηση; Για προσωπικές ειδοποιήσεις, εξετάστε το ενδεχόμενο να στείλετε ένα μήνυμα, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα μήνυμα κειμένου, έτσι ώστε άλλοι χρήστες να μην υπερφορτωθούν με ειδοποιήσεις που δεν ισχύουν. Εάν το μήνυμα πρέπει να εμφανίζεται από πολλά άτομα σε μια ομάδα, μια δημοσίευση σε ένα κανάλι Teams είναι μια καλύτερη επιλογή, καθώς οι χρήστες στην ομάδα μπορούν όλοι να βλέπουν το μήνυμα και να συνεργάζονται σε αυτό.

4. Ποια είναι η συχνότητα των ειδοποιήσεων;

   Στο πρότυπο εφαρμογής δείγματος επιθεώρησης για το Teams, από προεπιλογή, δημοσιεύεται ένα μήνυμα σε ένα κανάλι Teams όταν ολοκληρώνεται μια επιθεώρηση. Ωστόσο, εάν έχετε υψηλή συχνότητα επιθεωρήσεων, πολλά μηνύματα θα δημοσιευθούν στο κανάλι. Όταν πολλές ειδοποιήσεις δημοσιεύονται σε ένα κανάλι, οι μεμονωμένες ειδοποιήσεις μπορεί να χαθούν. Σκεφτείτε το κέντρο ειδοποιήσεων τηλεφώνου σας. Όταν έχετε μερικές εφαρμογές που σας παρέχουν ειδοποιήσεις, είναι χρήσιμες, αλλά αν έχετε πολλές εφαρμογές που δημοσιεύουν ενημερώσεις, οι ειδοποιήσεις γίνονται θόρυβος. Σε αυτή την περίπτωση, θα θέλατε να επαναξιολογήσετε τις ειδοποιήσεις σας και να αλλάξετε την ειδοποίηση ώστε να ειδοποιείται μόνο για επείγουσες επιθεωρήσεις ή ζητήματα.

5. Ποιες είναι οι επιπτώσεις στους χρήστες;

   Οι συνάδελφοί σας πιθανότατα είναι απασχολημένοι και κάθε διακοπή μπορεί να προσθέσει άγχος στη ζωή τους, ειδικά σε μεγάλες ποσότητες. Οι ειδοποιήσεις είναι καλές εάν καθιστούν πιο διαθέσιμες σημαντικές πληροφορίες. Ωστόσο, μπορεί επίσης να έχουν αρνητικές επιπτώσεις εάν είναι πολύ συχνές ή περιττές. Επίσης, οι αυθαίρετες ειδοποιήσεις μπορούν να μειώσουν την αίσθηση ελέγχου ενός χρήστη, εάν αρχίσουν να φθάνουν πολλά μηνύματα στα οποία ένας χρήστης δεν έχει κανέναν έλεγχο. Και μπορεί να είναι μια απογοητευτική εμπειρία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε στους χρήστες μια επιλογή στην εφαρμογή για να ελέγχουν τις ειδοποιήσεις τους. Αυτή μπορεί να είναι μια εναλλαγή ρυθμίσεων για την επιλογή ειδοποιήσεων ή μια προτίμηση για την επιλογή του τύπου ειδοποίησης που θα λάβετε. Ανατρέξτε στα δελτία επέκτασης για παράδειγμα.

Ειδοποιήσεις: Power Apps ή Power Automate

Κατά τη δημιουργία μιας ειδοποίησης, έχετε δύο επιλογές:

• Ζητήστε από την εφαρμογή σας να δημιουργήσει την ειδοποίηση απευθείας.
• Εναλλακτικά, ενεργοποιήστε μια ροή Power Apps για να δημοσιεύσετε την ειδοποίηση.

Η απόφαση σχετικά με την προσέγγιση που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από τον τύπο ειδοποίησης που χρησιμοποιείτε και τον τρόπο ενεργοποίησης της ειδοποίησης. Ορισμένοι τύποι ειδοποιήσεων, όπως οι προσαρμόσιμες κάρτες, απαιτούν το Power Automate. Άλλα, όπως η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνυμάτων κειμένου ή μηνυμάτων καναλιού Teams μπορούν να σταλούν από έναν τύπο του Power Automate ή μια ροή του Power Automate. Παρόλο που δεν υπάρχει μια "σωστή ή λάθος" απάντηση σε αυτή την ερώτηση, ακολουθούν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Οι ειδοποιήσεις που αποστέλλονται απευθείας από μια εφαρμογή χωρίς ροή θα είναι στο περιβάλλον του χρήστη που κάνει την αλλαγή στην εφαρμογή. Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης θα χρειαστεί πρόσβαση στην υπηρεσία στέλνοντας το μήνυμα και ορισμένοι τύποι μηνυμάτων όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προέρχονται από τον προσωπικό λογαριασμό του. Εάν θέλετε να στείλετε μηνύματα από ένα λογαριασμό υπηρεσίας ή ένα γραμματοκιβώτιο γενικής ειδοποίησης, μια ροή του Power Automate μπορεί να ανήκει σε διαφορετικό λογαριασμό χρήστη και να στέλνει ένα μήνυμα όταν ενεργοποιείται από μια συνθήκη δεδομένων (όπως μια εγγραφή που δημιουργείται).

• Εάν μια ροή στείλει μια ειδοποίηση και ενεργοποιείται απευθείας από την εφαρμογή, η ροή πρέπει να τεθεί σε κοινή χρήση ή να αντιστοιχιστεί με τον χρήστη που ενεργοποιεί τη ροή. Εάν μια ροή στείλει μια ειδοποίηση και ενεργοποιείται από μια συνθήκη δεδομένων (όπως μια δημιουργία εγγραφής ή ενημέρωση), η ροή δεν χρειάζεται να είναι κοινόχρηστη ή να ανήκει στον χρήστη που ενεργοποιείται.

• Χρησιμοποιώντας το Power Automate για την αποστολή ειδοποιήσεων, μπορείτε να ενημερώσετε τις ειδοποιήσεις σας χωρίς να χρειάζεται να δημοσιεύσετε ξανά την εφαρμογή σας. Εάν τα στοιχεία ειδοποίησης αλλάζουν συχνά ή χρήστες εκτός από τον δημιουργό της εφαρμογής πρέπει να τα τροποποιήσουν, η ειδοποίηση που αποστέλλεται από το Power Automate μπορεί να κατακερματίσει τους φόρτους εργασίας σας και να επιτρέψει σε άλλους χρήστες να εργάζονται στις ειδοποιήσεις ενώ εργάζεστε στην εφαρμογή.

• Η αποστολή ειδοποιήσεων στο Power Apps χρησιμοποιεί απευθείας τύπους για τον ορισμό της λογικής ειδοποιήσεων. Η ροή του Power Automate χρησιμοποιεί ένα περιβάλλον εργασίας με περισσότερα γραφικά για να ορίσει τις ιδιότητες μιας ειδοποίησης. Για παράδειγμα, από μια εφαρμογή Power Apps, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον παρακάτω τύπο για την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη σύνδεση του Outlook:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

Στο Power Automate, η ενέργεια αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρουσιάζεται με γραφικό τρόπο, επιτρέποντας στους χρήστες να συμπληρώνουν τα πεδία με τρόπο παρόμοιο με τον τρόπο που στέλνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Η απευθείας αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Power Apps είναι ταχύτερη για τους έμπειρους δημιουργούς, αλλά απαιτούνται περισσότερες λεπτομέρειες, όπως αρχεία συνημμένων και μορφοποιημένο κείμενο. Για τους λιγότερο έμπειρους δημιουργούς, η αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη ροή του Power Automate μπορεί να είναι ευκολότερη.