Εκμάθηση: Βελτίωση ροών επιχειρηματικής διαδικασίας με διακλαδώσεις

  • Άρθρο

Οι ροές επιχειρηματικής διαδικασίας σάς καθοδηγούν σε διάφορα στάδια πωλήσεων, μάρκετινγκ ή σε διαδικασίες εξυπηρέτησης προς ολοκλήρωση. Σε απλές υποθέσεις, μια γραμμική ροή επιχειρηματικής διαδικασίας είναι μια καλή επιλογή. Ωστόσο, σε πιο πολύπλοκα σενάρια, μπορείτε να βελτιώσετε μια ροή επιχειρηματικής διαδικασίας με δημιουργία κλάδων. Εάν έχετε δικαιώματα δημιουργίας σε ροές επιχειρηματικής διαδικασίας, θα έχετε τη δυνατότητα δημιουργίας ροής επιχειρηματικής διαδικασίας με πολλαπλούς κλάδους, χρησιμοποιώντας τη λογική If-Else. Η συνθήκη δημιουργίας κλάδων μπορεί να δημιουργηθεί από πολλές λογικές παραστάσεις που χρησιμοποιούν ένα συνδυασμό τελεστών AND ή OR. Η επιλογή κλάδου γίνεται αυτόματα, σε πραγματικό χρόνο, με βάση τους κανόνες που ορίζονται κατά τον ορισμό της διαδικασίας. Για παράδειγμα, κατά την πώληση αυτοκινήτων, μπορείτε να διαμορφώσετε μια ενιαία ροή επιχειρηματικής διαδικασίας, η οποία μετά από ένα κοινό στάδιο επαγγελματικών προσόντων χωρίζεται σε δύο ξεχωριστές διακλαδώσεις βάσει ενός κανόνα (Προτιμά ο πελάτης ένα καινούργιο αυτοκίνητο ή ένα αυτοκίνητο πάνω ή κάτω από 20.000 €, και ούτω καθεξής), ένα υποκατάστημα για την πώληση νέων αυτοκινήτων και ένα άλλο υποκατάστημα για την πώληση μεταχειρισμένων αυτοκινήτων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές επιχειρηματικής διαδικασίας, ανατρέξτε στην ενότητα Επισκόπηση ροών επιχειρηματικής διαδικασίας.

Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει μια ροή επιχειρηματικής διαδικασίας με κλάδους.

Διάγραμμα που δείχνει τα βήματα της διαδικασίας πώλησης αυτοκινήτων.

Τι πρέπει να γνωρίζετε κατά τη σχεδίαση ροών επιχειρηματικής διαδικασίας με κλάδους

Όταν σχεδιάζετε τη ροή των επιχειρηματικών διαδικασιών με κλάδους, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες πληροφορίες:

  • Μια διαδικασία μπορεί να εκτείνεται σε έως και πέντε μοναδικούς πίνακες.

  • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έως και 30 στάδια ανά διαδικασία και το πολύ 30 βήματα ανά στάδιο.

  • Κάθε κλάδος δεν μπορεί να έχει πάνω από πέντε επίπεδα.

  • Ο κανόνας δημιουργίας κλάδων πρέπει να βασίζεται στα βήματα στο στάδιο που προηγείται άμεσα.

  • Μπορείτε να συνδυάσετε πολλές συνθήκες σε έναν κανόνα, χρησιμοποιώντας τον τελεστή AND ή OR αλλά όχι και τους δύο τελεστές.

  • Όταν ορίζετε μια ροή διαδικασιών, μπορείτε προαιρετικά να επιλέξετε μια σχέση πινάκων. Αυτή η σχέση πρέπει να είναι μια σχέση πινάκων 1:N (ένα-προς-πολλά).

  • Περισσότερες από μία ενεργές διαδικασίες μπορούν να εκτελούνται ταυτόχρονα στην ίδια γραμμή δεδομένων.

  • Μπορείτε να αναδιατάξετε τα πλακίδια (στάδια, βήματα, προϋποθέσεις κ.λπ.) σχετικά με τη ροή διαδικασίας με μεταφορά και απόθεση.

  • Κατά τη συγχώνευση κλάδων, όλοι οι ομότιμοι κλάδοι πρέπει να συγχωνεύονται σε ένα στάδιο. Οι ομότιμοι κλάδοι πρέπει όλοι να συγχωνεύονται σε ένα στάδιο ή κάθε ομότιμος κλάδος πρέπει να τερματίζει τη διαδικασία. Ένας ομότιμος κλάδος δεν μπορεί να συγχωνευτεί με άλλους κλάδους και ταυτόχρονα να τερματίζει τη διαδικασία.

  • Οι αλλαγές του προγράμματος-πελάτη API δεν μπορούν να προκαλέσουν αξιολόγηση της Συνθήκης διακλάδωσης, καθώς η διακλάδωση βασίζεται σε επιχειρηματικούς κανόνες.

  • Για τις φόρμες από εφαρμογές βάσει μοντέλου, η αλληλεπίδραση με μελλοντικά στάδια ενεργοποιεί τις συνθήκες και τους επιχειρηματικούς κανόνες τους. Ωστόσο, εάν το ενεργό στάδιο παραμένει το ίδιο, αυτοί οι κανόνες δεν θα εκτελούνται ξανά όταν επαναφορτωθεί η φόρμα. Μόνο οι κανόνες στο ενεργό στάδιο εκτελούνται με φόρτωση φόρμας.

Σημείωμα

  • Ένας πίνακας που χρησιμοποιείται στη διαδικασία μπορεί να επανεξετάζεται πολλές φορές (πολλές κλειστές επαναλήψεις πίνακα).

  • Μια διεργασία μπορεί να επιστρέψει στο προηγούμενο στάδιο, ανεξάρτητα από τύπο πίνακα. Για παράδειγμα, εάν το ενεργό στάδιο είναι Παράδοση προσφοράς σε μια γραμμή προσφοράς, μπορείτε να μετακινήσετε το ενεργό στάδιο στο στάδιο Πρόταση σε μια γραμμή ευκαιρίας.

    Σε άλλο παράδειγμα, υποθέστε ότι βρίσκεστε τη δεδομένη στιγμή στο στάδιο Παρουσίαση πρότασης στη ροή διαδικασίας: Έγκριση υποψήφιων πελατών>Προσδιορισμός αναγκών>Δημιουργία πρότασης>Παρουσίαση πρότασης>Κλείσιμο. Εάν η πρόταση που υπέβαλε ο πελάτης απαιτεί περισσότερη έρευνα για τον προσδιορισμό των αναγκών του πελάτη, μπορείτε απλά να επιλέξετε το στάδιο Προσδιορισμός αναγκών της διαδικασίας και να επιλέξετε Ορισμός ως ενεργού.

Παράδειγμα: Ροή διαδικασίας πώλησης αυτοκινήτου με δύο κλάδους

Ας δούμε το παράδειγμα της ροής επιχειρηματικής διαδικασίας με δύο κλάδους, για πώληση νέου και μεταχειρισμένου αυτοκινήτου.

Πρώτα, θα δημιουργήσουμε μια νέα διαδικασία με το όνομα Διαδικασία πώλησης αυτοκινήτου.

  1. Ανοίξτε την Εξερεύνηση λύσεων και, στη συνέχεια, στο αριστερό παράθυρο πλοήγησης, επιλέξτε Διαδικασίες.

  2. Για να δημιουργήσετε μια νέα διαδικασία, επιλέξτε Νέα.

  3. Καθορίστε την Κατηγορία ως Ροή επιχειρηματικής διαδικασίας και για την πρωτεύουσα Οντότητα επιλέξτε Υποψήφιος πελάτης.

  4. Προσθέστε το πρώτο στάδιο στη διαδικασία που ονομάζεται Έγκριση και προσθέστε βήματα, Χρονικό πλαίσιο αγοράς και Προτίμηση αυτοκινήτου.

  5. Μετά το στάδιο κοινής Έγκρισης, διαιρούμε τη διαδικασία σε δύο επιμέρους κλάδους χρησιμοποιώντας το πλακίδιο Συνθήκη.

    1. Ρυθμίστε το πλακίδιο συνθήκης με κανόνες που θα ικανοποιούν τις ανάγκες της επιχείρησής σας

    2. Για να προσθέσετε την πρώτη διακλάδωση για ένα στάδιο, προσθέστε ένα πλακίδιο Στάδιο στη διαδρομή "Ναι" του πλακιδίου συνθήκης

    3. Για να προσθέσετε το δεύτερο κλάδο που θα εκτελείται όταν δεν ικανοποιείται η συνθήκη, προσθέστε ένα άλλο πλακίδιο σταδίου στη διαδρομή "Όχι" του πλακιδίου συνθήκης

Φιλοδώρημα

Μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη συνθήκη στη διαδρομή "Όχι" ενός υφιστάμενου πλακιδίου συνθήκης για να δημιουργήσετε πιο σύνθετες διακλαδώσεις.

Εικόνα που δείχνει το στάδιο έγκρισης που δημιουργήθηκε.

Εάν η Προτίμηση αυτοκινήτου = Καινούριο, η διαδικασία διακλαδίζεται σε Πωλήσεις καινούργιων αυτοκινήτων διαφορετικά μεταβαίνει στο στάδιο Πωλήσεις μεταχειρισμένων αυτοκινήτων στον δεύτερο κλάδο όπως φαίνεται παρακάτω.

Εικόνα που δείχνει το στάδιο Νέες πωλήσεις αυτοκινήτων.

Στάδιο πωλήσεων μεταχειρισμένων αυτοκινήτων.

Αφού ολοκληρώσετε όλα τα βήματα του σταδίου Πωλήσεις νέων αυτοκινήτων ή το στάδιο Πωλήσεις μεταχειρισμένων αυτοκινήτων, η διαδικασία επιστρέφει στην κύρια ροή, στο στάδιο Παράδοση προσφοράς.

Στάδιο παράδοσης προσφοράς.

Αποτρέψετε την αποκάλυψη πληροφοριών

Λάβετε υπόψη μια ροή επιχειρηματικής διαδικασίας με κλάδους για επεξεργασία μιας αίτησης δανείου σε μια τράπεζα, όπως φαίνεται παρακάτω. Οι προσαρμοσμένοι πίνακες που χρησιμοποιούνται στα στάδια εμφανίζονται σε παρένθεση.

Διάγραμμα ροής που δείχνει τα βήματα σε ένα παράδειγμα διαδικασίας για να αποφευχθεί η αποκάλυψη πληροφοριών.

Σε αυτό το σενάριο, ο υπεύθυνος δανείου της τράπεζας χρειάζεται πρόσβαση στη γραμμή της αίτησης, αλλά δεν πρέπει να βλέπει τη διερεύνηση της αίτησης. Με την πρώτη ματιά, φαίνεται ότι μπορούμε να το κάνουμε εύκολα με αντιστοίχηση στον υπεύθυνο δανείου ενός ρόλου ασφαλείας που ορίζει ότι δεν επιτρέπεται καμία πρόσβαση στον πίνακα της Έρευνας. Αλλά, ας δούμε το παράδειγμα με περισσότερες λεπτομέρειες και δείτε αν αυτό ισχύει πραγματικά.

Ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης κάνει αίτηση δανείου για πάνω από $60.000 στην Τράπεζα. Ο υπεύθυνος του δανείου εξετάζει την αίτηση κατά το πρώτο στάδιο. Εάν ο κανόνας κλάδων που ελέγχει εάν το ποσό που οφείλεται στην Τράπεζα θα υπερβεί τις $50,000 ικανοποιείται, στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας διερευνάται αν η αίτηση είναι πλαστή. Εάν προσδιοριστεί ότι πράγματι πρόκειται για απάτη, τότε η διαδικασία προχωράει σε προσφυγή σε δικαστήριο εναντίον του αιτούντος. Ο υπεύθυνος δανείου δεν πρέπει να βλέπει τα δύο στάδια της διερεύνησης, καθώς δεν έχει πρόσβαση στον πίνακα Έρευνας.

Ωστόσο, εάν ο υπεύθυνος του δανείου ανοίξει τη γραμμή αίτησης, όλοι θα μπορούν να δουν ολόκληρη τη διαδικασία. Ο υπεύθυνος δανείου δεν θα μπορεί να δει μόνο το στάδιο της διερεύνησης για απάτη, αλλά θα είναι επίσης σε θέση να δει το αποτέλεσμα της διερεύνησης, καθώς επίσης και τη φάση της δικαστικής αγωγής στη διαδικασία. Επίσης, ο υπεύθυνος δανείου θα μπορεί να κάνει προεπισκόπηση των βημάτων στα στάδια διερεύνησης, επιλέγοντας το στάδιο. Παρόλο που ο υπεύθυνος δανείου δεν θα μπορέσει να δει τα δεδομένα ή την κατάσταση ολοκλήρωσης του βήματος, θα είναι σε θέση να προσδιορίσει τις πιθανές ενέργειες που έγιναν κατά του υποβάλλοντος την αίτηση κατά τη διάρκεια των σταδίων διερεύνησης και νομικής δράσης.

Σε αυτή τη ροή διεργασίας, ο υπεύθυνος του δανείου θα μπορεί να δει τη διερεύνηση της απάτης και τα στάδια νομοθετικών μέτρων που αποτελούν κοινοποίηση εσφαλμένων πληροφοριών. Συνιστούμε να δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στις πληροφορίες που μπορεί να κοινοποιηθούν λόγω δημιουργίας κλάδων. Στο παράδειγμά μας, διαχωρίστε τη διαδικασία σε δύο ξεχωριστές διαδικασίες, μία για την επεξεργασία της αίτησης και μία για την έρευνα της απάτης, για την πρόληψη της αποκάλυψης πληροφοριών. Η διαδικασία για τον υπεύθυνο του δανείου θα έχει την εξής μορφή:

Διάγραμμα ροής που δείχνει επιπλέον βήματα στη διαδικασία για να αποφευχθεί η αποκάλυψη πληροφοριών.

Η διαδικασία για την έρευνα θα είναι ανεξάρτητη και θα περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

Διάγραμμα ροής που δείχνει τα βήματα για μια διαδικασία έρευνας για περιπτώσεις αποκάλυψης πληροφοριών.

Θα πρέπει να παράσχετε μια ροή εργασίας για να συγχρονίσετε την απόφαση έγκρισης/απόρριψης από την γραμμή Έρευνας στη γραμμή Αίτησης.

Επόμενα βήματα

Δημιουργία ροής επιχειρηματικής διαδικασίας
Δημιουργία προσαρμοσμένης επιχειρηματικής λογικής με διαδικασίες