Αξιολόγηση του επιχειρηματικού αντίκτυπου του αυτοματισμού
Μετά την επιτυχή ανάπτυξη του αυτοματισμού σας, μπορείτε να αξιολογήσετε τις επιπτώσεις του συγκρίνοντας την αρχική επιχειρηματική διαδικασία με τη νέα διαδικασία σας, χρησιμοποιώντας τα μετρικά που ορίσατε. Τα αποτελέσματα του αυτοματισμού σας αποθηκεύονται για 30 ημέρες, κατά τη διάρκεια των οποίων μπορείτε να τα προβάλετε για να αναλύσετε τον συνολικό αριθμό των ενεργειών και των εκτελέσεων σε μια ημέρα.
Για να προβάλετε ανάλυση ροών
Μετάβαση στις Ροές μου.
Επιλέξτε τη ροή που θέλετε να αναλύσετε.
Επιλέξτε Ανάλυση.
Επιλέξτε την καρτέλα Χρήση.
Λάβετε τον αριθμό εκτελέσεων ροών
Η καρτέλα Χχρήση σάς δείχνει πόσες φορές σε μια ημέρα η ροή έχει χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής διαδικασίας.
Για εξαγωγή δεδομένων εκτέλεσης σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel
Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το γράφημα που εμφανίζει τα δεδομένα που θέλετε να εξαγάγετε.
Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές.
Επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων.
Επιλέξτε τη μορφή αρχείου που θέλετε (βιβλίο εργασίας του Excel ή CSV).
Επιλέξτε Εξαγωγή.
Λήψη της διάρκειας εκτέλεσης ροής
Για να δείτε τη διάρκεια κάθε εκτέλεσης ροής
Μετάβαση στις Ροές μου.
Επιλέξτε τη ροή που θέλετε να αναλύσετε.
Στο ιστορικό εκτέλεσης 28 ημερών, επιλέξτε Όλες οι εκτελέσεις.
Εάν θέλετε να εξαγάγετε τις πληροφορίες, επιλέξτε Λήψη αρχείου .csv.
Το αρχείο CSV περιλαμβάνει την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης κάθε εκτέλεσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να υπολογίσετε εκ νέου τη διάρκεια και να κάνετε πρόσθετη ανάλυση (όπως η εύρεση της μέσης διάρκειας). Για να λάβετε τη διάρκεια σε δευτερόλεπτα, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:
(Εκτέλεση κελιού ώρας λήξης Εκτέλεση κελιού − ώρας έναρξης) × 24 × 60 × 60
Για να λάβετε τη μέση διάρκεια, αποκτήστε το σύνολο του αριθμού διάρκειας και διαιρέστε τις με βάση τον αριθμό των εκτελέσεων (Αρ. γραμμών).
Τώρα που διαθέτετε τον αριθμό των εκτελέσεων και τη διάρκεια των εκτελέσεων, θα μπορείτε να μάθετε πόση ώρα έχει αποθηκεύσει ο αυτοματισμός με τη σύγκρισή του με την προηγούμενη μη αυτόματη διαδικασία.
Παράδειγμα σεναρίου
Ας πάρουμε το σενάριο από την επιστροφή μετρητών ως παράδειγμα.
Προηγουμένως, η λογιστική ομάδα του Αμπάη έπρεπε να πληκτρολογήσει τους λογιστικούς κώδικες, να καταχωρήσει συναλλαγές και να καταχωρήσει συναλλαγές στο λογιστικό σύστημα με βάση τις πληροφορίες που έλαβε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έγκρισης που επισυνάπτεται στην αναφορά εξόδων. Ας υποθέσουμε ότι κατά τη φάση του σχεδιασμού αυτοματισμού, η Αμπάη μέτρησε το χρονικό διάστημα που απαιτείται και κατέγραψε ότι χρειάστηκαν τρία λεπτά για την αναζήτηση των τραπεζικών στοιχείων του υπαλλήλου και άλλα πέντε λεπτά για την αποζημίωση του αιτούντα από την τοποθεσία Web της ηλεκτρονικής τραπεζικής.
Με βάση την ανάλυση εκτέλεσης ροής, ο Αμπάη μπορεί να δει ότι ο αυτοματισμός διήρκεσε μεταξύ 91 και 110 φορές την ημέρα, για ένα μέσο όρο 107 εκτελέσεων.
Η διάρκεια του αυτοματισμού που λαμβάνεται είναι 40 δευτερόλεπτα κατά μέσο όρο. Επομένως, ο χρόνος που μειώνεται ανά εκτέλεση είναι ο εξής:
Χρόνος πριν από την αυτοματοποίηση (3 λεπτά + 5 λεπτά) − χρόνος μετά την αυτοματοποίηση (40 δευτερόλεπτα) = 440 δευτερόλεπτα
Επειδή ο αυτοματισμός εκτελέστηκε 3.226 φορές σε 30 ημέρες, ο συνολικός χρόνος που αποθηκεύτηκε είναι:
Μειωμένος χρόνος (440 δευτερόλεπτα) × αριθμός εκτελέσεων (3.226 φορές) = 1.419.440 δευτερόλεπτα = 394,28 ώρες