Οπτικοποίηση διεργασιών

Το διάγραμμα ροής διαδικασίας είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε και να αναλύσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Παρέχει μια γραφική αναπαράσταση του πώς εκτελούνται οι διεργασίες σας, διευκολύνοντας τον προσδιορισμό περιοχών για βελτίωση.

Σημείωση

Οι διαδικασίες εξόρυξης εργασιών μπορούν να αναλυθούν και να απεικονιστούν μόνο στο περιβάλλον εργασίας web του Power Automate Process Mining. Δεν είναι ορατά και δεν μπορούν να ανοίξουν στην εφαρμογή υπολογιστή Power Automate Process Mining.

Χάρτης διεργασιών

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον χάρτη διεργασιών επιλέγοντας την καρτέλαΔιεργασία>. Από εκεί, μπορείτε να δείτε μια λεπτομερή προβολή των διαδικασιών σας, συμπεριλαμβανομένου κάθε βήματος της διαδικασίας και του τρόπου με τον οποίο συνδέονται. Το διάγραμμα ροής διαδικασίας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ανεπάρκειες ή εμπόδια στις διεργασίες σας, επιτρέποντάς σας να κάνετε βελτιώσεις που μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους.

Οι δραστηριότητες είναι εργασίες ή ενέργειες που αποτελούν μια επιχειρηματική διαδικασία και μπορούν να εκτελεστούν από ανθρώπους ή μηχανές. Στο διάγραμμα ροής διαδικασίας, οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύονται ως κόμβοι και μεταβάσεις μεταξύ τους ως ακμές, με κάθε ακολουθία να έχει ένα ξεκίνημα και ένα τέλος.

Το διάγραμμα ροής διαδικασίας εμφανίζει διαφορετικούς συνδυασμούς δραστηριοτήτων εμφανίζονται ως ξεχωριστές παραλλαγές διεργασιών. Μια παραλλαγή διεργασίας είναι μια μοναδική ακολουθία δραστηριοτήτων από την αρχή έως το τέλος της διεργασίας. Κάθε παραλλαγή διαφέρει από τις άλλες με τουλάχιστον μία δραστηριότητα. Το διάγραμμα ροής διαδικασίας παρέχει μετρήσεις όπως η συχνότητα των δραστηριοτήτων και ο χρόνο μετάδοσης για κάθε παραλλαγή. Η συχνότητα υποδεικνύει το συνολικό αριθμό των εγγραφών/υποθέσεων που περνούν από μια δραστηριότητα, ενώ ο χρόνος ταχύτητας μετάδοσης είναι ο χρόνος μεταξύ του πρώτου και του τελευταίου συμβάντος μιας υπόθεσης.

Υπάρχουν διάφορα διαθέσιμα φίλτεα για να κάνετε λεπτομερή έρευνα στη διεργασία:

• Επιλογέας παραλλαγών: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό το φίλτρο επιλέγοντας μία ή πολλές ράβδους στο γράφημα ράβδων Παραλλαγές. Σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε μια παραλλαγή ή ένα σύνολο παραλλαγών διεργασιών για να απεικονίσετε στο διάγραμμα ροής διαδικασίας.

• Επιλογέας εγγραφής: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό το φίλτρο επιλέγοντας μία ή πολλές ράβδους στο γράφημα ράβδων εγγραφής κατά χρόνο . Σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε μια εγγραφή ή ένα σύνολο εγγραφών για να απεικονίσετε στο διάγραμμα ροής διαδικασίας.

• Φίλτρο ημερομηνίας έναρξης: Σας επιτρέπει να δείτε την απεικόνιση της διεργασίας σε μια συγκεκριμένη περίοδο.

Επιπλέον, υπάρχουν συγκεκριμένες μετρήσεις που παρέχονται ως βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI) που μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τη διαδικασία σας. Αυτά τα μετρικά εξετάζονται με περισσότερες λεπτομέρειες στις παρακάτω ενότητες.

KPI διεργασίας

• Αριθμός (#) εγγραφών: Αυτό το KPI σάς δείχνει πόσες εγγραφές της ίδιας διεργασίας υποβλήθηκαν για την ανάλυση αυτής της διεργασίας. Όσο περισσότερες εγγραφές έχετε διαθέσιμες, τόσο περισσότερες πληροφορίες θα έχετε. Για παράδειγμα, εάν παρέχετε μόνο μερικές εγγραφές μιας διαδικασίας που έχει πολλές διαδρομές μέχρι την ολοκλήρωση, ενδέχεται να μην λάβετε πληροφορίες για όλες τις πιθανές παραλλαγές της διαδικασίας.

• Αριθμός παραλλαγών: Αυτό το KPI εμφανίζει τον αριθμό των διαδρομών που μπορεί να ακολουθεί μια διεργασία. Για παράδειγμα, εάν μια διεργασία έχει μια επιπλέον δραστηριότητα, αυτή θα μετρήσει ως μία ή περισσότερες παραλλαγές της διεργασίας.

• Μέσος χρόνος: Αυτό το KPI σάς δείχνει τον μέσο χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας διεργασίας σε όλες τις εγγραφές που σχετίζονται με τη διεργασία. Είναι ένα κρίσιμο σημείο δεδομένων για την εξόρυξη διεργασιών, επειδή η εξέταση της διάρκειας μιας διαδικασίας μπορεί να αποκαλύψει τυχόν συμφορήσεις.

Οπτικοποιήσεις χάρτη διαδικασίας

• Παραλλαγές κατά συχνότητα: Εμφανίζει το πόσες φορές μια συγκεκριμένη διαδρομή διεργασίας ακολουθήθηκε από τη διεργασία.

• Παραλλαγές κατά χρόνο: Ο μέσος χρόνος που δαπανάται για την ολοκλήρωση της διεργασίας ανά παραλλαγή.

• Δραστηριότητα κατά μέσο χρόνο: Ο μέσος χρόνος που απαιτείται για κάθε δραστηριότητα. Μια γρήγορη ματιά σε αυτήν την απεικόνιση μπορεί να αποκαλύψει τις πιο χρονοβόρες δραστηριότητες μιας διεργασίας.

• Εγγραφές κατά χρόνο: Ο χρόνος που χρειάστηκε για κάθε εγγραφή σε μια διεργασία.

• Ημερομηνία έναρξης: Εμφανίζει το εύρος ημερομηνιών για τις αναλύσεις και τους χάρτες διαδικασιών που εμφανίζονται στην αναφορά.

Ανάλυση εφαρμογών

Η ανάλυση εφαρμογών σάς επιτρέπει να αποκτήσετε περισσότερες πληροφορίες από εγγραφές, κατανοώντας τη χρήση των εφαρμογών. Αυτή η έκθεση σας ενημερώνει σχετικά με:

• Τις κορυφαίες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται.

• Τα μοτίβα πρόσβασης και ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται μαζί.

• Πληροφορίες εφαρμογής για κάθε δραστηριότητα ή εγγραφή.

KPI ανάλυσης εφαρμογών

• Εφαρμογές που χρησιμοποιούνται: Ο συνολικός αριθμός των εφαρμογών που χρησιμοποιούνται σε μια διεργασία.

• Αριθμός (#) των χρόνου πρόσβασης: Ο αριθμός πρόσβασης στην εφαρμογή. Οι φορές πρόσβασης είναι όταν μια εφαρμογή επανέρχεται στο προσκήνιο.

• Χρόνος που δαπανάται: Ο χρόνος που δαπανάται με τη χρήση εφαρμογών. Αυτό δεν συνυπολογίζει τον χρόνο που δαπανάται όταν δεν επικεντρώνεται σε μια εφαρμογή, για παράδειγμα, στην επιφάνεια εργασίας.

• Ενέργειες: Το πλήθος των ενεργειών εντός των εφαρμογών.

Απεικονίσεις ανάλυσης εφαρμογών

• Χρήση εφαρμογής: Αυτό το γράφημα καταγραφής παρουσιάζει το χρόνο που δαπανήθηκε και τις ώρες πρόσβασης σε κάθε εφαρμογή που χρησιμοποιείται, με το μέγεθος των κύκλων να αντιπροσωπεύει πόσες εγγραφές χρησιμοποιούν αυτήν την εφαρμογή. Ο στόχος αυτού του γραφήματος είναι η κατανόηση των μοτίβων χρήσης. Ορισμένες εφαρμογές μπορεί να χρησιμοποιούνται συχνά, αλλά μόνο για σύντομα χρονικά διαστήματα, υποδεικνύοντας ότι το πρόγραμμα εγγραφής μεταβαίνει μεταξύ αυτής της εφαρμογής και άλλων. Άλλες εφαρμογές μπορεί να χρησιμοποιηθούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα και η διαδικασία βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε ενέργειες που πραγματοποιούνται σε αυτή την εφαρμογή, χωρίς να απαιτούνται εκτεταμένες άλλες εφαρμογές.

Το μέγεθος των κύκλων στο γράφημα καταγραφής υποδεικνύει τη συχνότητα χρήσης κάθε εφαρμογής σε όλες τις εγγραφές. Οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στις περισσότερες ή σε όλες τις εγγραφές έχουν μεγαλύτερους κύκλους. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι χρήσιμες για τον προσδιορισμό βασικών εφαρμογών σε μια διαδικασία που μπορεί να απαιτεί βελτιστοποίηση ή αυτοματοποίηση για τη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας.

• Εναλλαγή εφαρμογών: Αυτό το γράφημα ράβδων χρησιμοποιείται για την εμφάνιση της συχνότητας των ζευγών εφαρμογών που χρησιμοποιούνται μαζί. Συμπληρώνει το σχέδιο χρήσης εφαρμογών μέσω της παροχής πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με τις δύο εφαρμογές που χρησιμοποιούνται συχνότερα σε συνδυασμό. Οι πληροφορίες που αποκτήθηκαν από αυτό το γράφημα μπορούν να βοηθήσουν στον προσδιορισμό τυχόν μεταφοράς δεδομένων ή μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων μεταξύ αυτών των εφαρμογών, το οποίο είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη σας κατά τη βελτιστοποίηση ή την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.

• Χρόνος που δαπανάται κατά εφαρμογή: Πρόκειται για γράφημα πίτας που χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση της κατανομής του χρόνου που δαπανάται σε κάθε εφαρμογή. Αυτή η απεικόνιση παρέχει μια σαφή εικόνα για το ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται περισσότερο από την άποψη του χρόνου που δαπανάται σε αυτές.

• Ενέργειες κατά εφαρμογή: Αυτό είναι ένα γράφημα πίτας που εμφανίζει την κατανομή των ενεργειών που εκτελούνται σε κάθε εφαρμογή. Αυτή η απεικόνιση βοηθά στον προσδιορισμό των εφαρμογών που έχουν τις περισσότερες ενέργειες ή μη αυτόματες εισόδους, παρέχοντας πληροφορίες για περιοχές που μπορεί να απαιτούν περαιτέρω βελτιστοποίηση ή αυτοματοποίηση.

Σχετικές πληροφορίες

• Επισκόπηση σύνδεσης
  
• Επισκόπηση των ροών νέφους