Οπτικοποίηση διεργασιών

Το διάγραμμα ροής διαδικασίας είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε και να αναλύσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Παρέχει μια γραφική αναπαράσταση του πώς εκτελούνται οι διεργασίες σας, διευκολύνοντας τον προσδιορισμό περιοχών για βελτίωση.

Χάρτης διεργασιών

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον χάρτη διεργασιών επιλέγοντας την καρτέλα Αναλύσεις>Διεργασία. Από εκεί, μπορείτε να δείτε μια λεπτομερή προβολή των διεργασιών σας, συμπεριλαμβανομένου κάθε βήματος στη διεργασία και του πώς συνδέονται. Το διάγραμμα ροής διαδικασίας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ανεπάρκειες ή εμπόδια στις διεργασίες σας, επιτρέποντάς σας να κάνετε βελτιώσεις που μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και πόρους.

Στιγμιότυπο του χάρτη διεργασιών.

Οι δραστηριότητες είναι εργασίες ή ενέργειες που αποτελούν μια επιχειρηματική διαδικασία και μπορούν να εκτελεστούν από ανθρώπους ή μηχανές. Στο διάγραμμα ροής διαδικασίας, οι δραστηριότητες αντιπροσωπεύονται ως κόμβοι και μεταβάσεις μεταξύ τους ως ακμές, με κάθε ακολουθία να έχει ένα ξεκίνημα και ένα τέλος.

Το διάγραμμα ροής διαδικασίας εμφανίζει διαφορετικούς συνδυασμούς δραστηριοτήτων εμφανίζονται ως ξεχωριστές παραλλαγές διεργασιών. Μια παραλλαγή διεργασίας είναι μια μοναδική ακολουθία δραστηριοτήτων από την αρχή έως το τέλος της διεργασίας. Κάθε παραλλαγή διαφέρει από τις άλλες με τουλάχιστον μία δραστηριότητα. Το διάγραμμα ροής διαδικασίας παρέχει μετρήσεις όπως η συχνότητα των δραστηριοτήτων και ο χρόνο μετάδοσης για κάθε παραλλαγή. Η συχνότητα υποδεικνύει το συνολικό αριθμό των εγγραφών/υποθέσεων που περνούν από μια δραστηριότητα, ενώ ο χρόνος ταχύτητας μετάδοσης είναι ο χρόνος μεταξύ του πρώτου και του τελευταίου συμβάντος μιας υπόθεσης.

Υπάρχουν διάφορα διαθέσιμα φίλτεα για να κάνετε λεπτομερή έρευνα στη διεργασία:

  • Επιλογέας παραλλαγών: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό το φίλτρο επιλέγοντας μία ή πολλές ράβδους στο γράφημα ράβδων Παραλλαγές. Σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε μια παραλλαγή ή ένα σύνολο παραλλαγών διεργασιών για να απεικονίσετε στο διάγραμμα ροής διαδικασίας.

  • Επιλογέας εγγραφών: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό το φίλτρο κάνοντας κλικ σε μία ή πολλές ράβδους στο γράφημα ράβδων Εγγραφή ανά χρόνο. Σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε μια εγγραφή ή ένα σύνολο εγγραφών για να απεικονίσετε στο διάγραμμα ροής διαδικασίας.

  • Φίλτρο ημερομηνίας έναρξης: Σας επιτρέπει να δείτε την απεικόνιση της διεργασίας σε μια συγκεκριμένη περίοδο.

Επιπλέον, παρέχονται συγκεκριμένα μετρικά ως βασικοί δείκτες απόδοσης που μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τη διαδικασία σας. Αυτά τα μετρικά περιγράφονται αναλυτικότερα παρακάτω.

KPI διεργασίας

  • Αριθμός (#) εγγραφών: Αυτό το KPI σάς δείχνει πόσες εγγραφές της ίδιας διεργασίας υποβλήθηκαν για την ανάλυση αυτής της διεργασίας. Όσο περισσότερες εγγραφές έχετε διαθέσιμες, τόσο περισσότερες πληροφορίες θα έχετε. Για παράδειγμα, αν παρέχετε μόνο λίγες εγγραφές μιας διεργασίας που έχει πολλές διαδρομές προς την ολοκλήρωση, μπορεί να μην έχετε πληροφορίες για όλες τις πιθανές παραλλαγές διεργασίας.

  • Αριθμός παραλλαγών: Αυτό το KPI εμφανίζει τον αριθμό των διαδρομών που μπορεί να ακολουθεί μια διεργασία. Για παράδειγμα, εάν μια διεργασία έχει μια επιπλέον δραστηριότητα, αυτή θα μετρήσει ως μία ή περισσότερες παραλλαγές της διεργασίας.

  • Μέσος χρόνος: Αυτό το KPI σάς δείχνει τον μέσο χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας διεργασίας σε όλες τις εγγραφές που σχετίζονται με τη διεργασία. Είναι πολύ σημαντικό σημείο δεδομένων για την επεξεργασία των διεργασιών, καθώς η διάρκεια μιας διεργασίας μπορεί να αποκαλύψει εμπόδια.

Απεικονίσεις αντιστοίχησης διαδικασίας

  • Παραλλαγές κατά συχνότητα: Εμφανίζει το πόσες φορές μια συγκεκριμένη διαδρομή διεργασίας ακολουθήθηκε από τη διεργασία.

  • Παραλλαγές κατά χρόνο: Ο μέσος χρόνος που δαπανάται για την ολοκλήρωση της διεργασίας ανά παραλλαγή.

  • Δραστηριότητα κατά μέσο χρόνο: Ο μέσος χρόνος που απαιτείται για κάθε δραστηριότητα. Μια γρήγορη ματιά σε αυτήν την απεικόνιση μπορεί να αποκαλύψει τις πιο χρονοβόρες δραστηριότητες μιας διεργασίας.

  • Εγγραφές κατά χρόνο: Ο χρόνος που χρειάστηκε για κάθε εγγραφή σε μια διεργασία.

  • Ημερομηνία έναρξης: Σας δείχνει το εύρος ημερομηνιών για την ανάλυση και τα διαγράμματα ροής διαδικασίας που εμφανίζονται στην αναφορά.

Ανάλυση εφαρμογών

Η ανάλυση εφαρμογών σάς επιτρέπει να αποκτήσετε περισσότερες πληροφορίες από εγγραφές, κατανοώντας τη χρήση των εφαρμογών. Αυτή η έκθεση σας ενημερώνει σχετικά με:

  • Τις κορυφαίες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται.

  • Τα μοτίβα πρόσβασης και ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται μαζί.

  • Πληροφορίες εφαρμογής για κάθε δραστηριότητα ή εγγραφή.

Στιγμιότυπο οθόνης της ανάλυσης εφαρμογής που δείχνει τα KPI και τις απεικονίσεις.

KPI ανάλυσης εφαρμογών

  • Εφαρμογές που χρησιμοποιούνται: Ο συνολικός αριθμός των εφαρμογών που χρησιμοποιούνται σε μια διεργασία.

  • Αριθμός (#) των χρόνου πρόσβασης: Ο αριθμός πρόσβασης στην εφαρμογή. Φορές πρόσβασης είναι όταν μια εφαρμογή επιστρέφει στην εστίαση.

  • Χρόνος που δαπανάται: Ο χρόνος που δαπανάται με τη χρήση εφαρμογών. Αυτό δεν συνυπολογίζει τον χρόνο που δαπανάται όταν δεν επικεντρώνεται σε μια εφαρμογή, για παράδειγμα, στην επιφάνεια εργασίας.

  • Ενέργειες: Το πλήθος των ενεργειών εντός των εφαρμογών.

Απεικονίσεις ανάλυσης εφαρμογών

  • Χρήση εφαρμογής: Αυτό το γράφημα καταγραφής παρουσιάζει το χρόνο που δαπανήθηκε και τις ώρες πρόσβασης σε κάθε εφαρμογή που χρησιμοποιείται, με το μέγεθος των κύκλων να αντιπροσωπεύει πόσες εγγραφές χρησιμοποιούν αυτήν την εφαρμογή. Ο στόχος αυτού του γραφήματος είναι η κατανόηση των μοτίβων χρήσης. Ορισμένες εφαρμογές μπορεί να χρησιμοποιούνται συχνά, αλλά μόνο για σύντομα χρονικά διαστήματα, υποδεικνύοντας έτσι ότι ο καταγραφέας μπορεί να μεταπηδήσει ανάμεσα σε αυτήν την εφαρμογή και άλλες. Άλλες εφαρμογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, ενώ η διεργασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μεγάλο βαθμό σε ενέργειες που εκτελούνται εντός αυτής της εφαρμογής, χωρίς να απαιτούνται εκτεταμένες άλλες εφαρμογές.

Το μέγεθος των κύκλων στο γράφημα καταγραφής υποδεικνύει τη συχνότητα χρήσης κάθε εφαρμογής σε όλες τις εγγραφές. Οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στις περισσότερες ή σε όλες τις εγγραφές έχουν μεγαλύτερους κύκλους. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να είναι χρήσιμες στον προσδιορισμό βασικών εφαρμογών σε μια διαδικασία που ενδέχεται να απαιτεί βελτιστοποίηση ή αυτοματοποίηση προκειμένου να βελτιωθεί η γενική αποτελεσματικότητα.

  • Εναλλαγή εφαρμογών: Αυτό το γράφημα ράβδων χρησιμοποιείται για την εμφάνιση της συχνότητας των ζευγών εφαρμογών που χρησιμοποιούνται μαζί. Συμπληρώνει το σχέδιο χρήσης εφαρμογών μέσω της παροχής πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με τις δύο εφαρμογές που χρησιμοποιούνται συχνότερα σε συνδυασμό. Οι πληροφορίες που αποκτήθηκαν από αυτό το γράφημα μπορούν να βοηθήσουν στον προσδιορισμό τυχόν μεταφοράς δεδομένων ή μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων μεταξύ αυτών των εφαρμογών, το οποίο είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη σας κατά τη βελτιστοποίηση ή την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.

  • Χρόνος που δαπανάται κατά εφαρμογή: Πρόκειται για γράφημα πίτας που χρησιμοποιείται για την αναπαράσταση της κατανομής του χρόνου που δαπανάται σε κάθε εφαρμογή. Αυτή η απεικόνιση παρέχει μια σαφή εικόνα για το ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται περισσότερο από την άποψη του χρόνου που δαπανάται σε αυτές.

  • Ενέργειες κατά εφαρμογή: Γράφημα πίτας που δείχνει την κατανομή των ενεργειών ανά εφαρμογή. Αυτή η απεικόνιση βοηθά να προσδιορίσετε ποιες εφαρμογές έχουν τις περισσότερες ενέργειες ή μη αυτόματες καταχωρίσεις, παρέχοντας πληροφορίες για τομείς που ενδέχεται να απαιτούν περαιτέρω βελτιστοποίηση ή αυτοματοποίηση.

Δείτε επίσης

Επισκόπηση σύνδεσης
Επισκόπηση ροών cloud