Εξαγωγή σελιδοποιημένης αναφοράς Power BI στο Microsoft Word (Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών)

Άρθρο
09/20/2023

ΙΣΕΙ ΓΙΑ: Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών Power BI Desktop

Η επέκταση απόδοσης Word αποδίδει σελιδοποιημένες αναφορές Power BI στη μορφή Microsoft Word (.docx). Η μορφή είναι Office Open XML.

Ο τύπος περιεχομένου των αρχείων που δημιουργούνται από αυτή την απόδοση είναι application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document και η επέκταση αρχείου είναι .docx.

Ανατρέξτε στο θέμα Εξαγωγή αναφορών (Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών) για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής σε Word.

Αφού εξαγάγετε την αναφορά σε ένα έγγραφο του Word, μπορείτε να αλλάξετε τα περιεχόμενα της αναφοράς σας και να σχεδιάσετε αναφορές στυλ εγγράφου, όπως ετικέτες αλληλογραφίας, παραγγελίες αγοράς ή γράμματα φόρμας.

Σημείωμα

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε αρχεία ορισμού σελιδοποιημένης αναφοράς (.rdl) στο Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών.

Στοιχεία αναφοράς σε λέξη

Οι αναφορές που εξάγονται στο Word εμφανίζονται ως ένθετος πίνακας που αντιπροσωπεύει το σώμα της αναφοράς. Μια περιοχή δεδομένων tablix αποδίδεται ως ένθετη περιοχή δεδομένων που απεικονίζει τη δομή της περιοχής δεδομένων στην αναφορά. Τα πλαίσια κειμένου και τα ορθογώνια αποδίδονται το καθένα ως κελί εντός του πίνακα. Η τιμή του πλαισίου κειμένου εμφανίζεται μέσα στο κελί.

Εικόνες, γραφήματα, ράβδοι δεδομένων, γραφήματα sparkline, χάρτες, δείκτες και μετρητές αποδίδονται το καθένα ως στατική εικόνα μέσα σε ένα κελί πίνακα. Οι υπερ-συνδέσεις και οι συνδέσεις άντλησης σε αυτά τα στοιχεία αναφοράς αποδίδονται. δεν υποστηρίζονται Χάρτες και περιοχές που μπορούν να επιλεγούν μέσα σε ένα γράφημα.

Οι αναφορές στήλης στυλ ενημερωτικού δελτίου δεν αποδίδονται στο Word. Δεν αποδίδονται εικόνες και χρώματα φόντου σώματος και σελίδας αναφοράς.

Μετά το άνοιγμα της αναφοράς στο Word, το Word επαναδιατυπώνει ολόκληρη την αναφορά ξανά με βάση το μέγεθος σελίδας. Η σελιδοποίηση μπορεί να προκαλέσει την εισαγωγή αλλαγών σελίδας σε θέσεις όπου δεν σκοπεύατε να τις προσθέσετε και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα η εξαγόμενα αναφορά να έχει δύο διαδοχικές αλλαγές σελίδας σε μια γραμμή ή να προσθέσει κενές σελίδες. Μπορείτε να δοκιμάσετε να αλλάξετε τη σελιδοποίηση του Word, προσαρμόζοντας τα περιθώρια σελίδας.

Αυτή η απόδοση υποστηρίζει μόνο λογικές αλλαγές σελίδας.

Αλλαγή μεγέθους σελίδας

Όταν αποδίδεται η αναφορά, το ύψος και το πλάτος της σελίδας του Word ορίζονται από τις ακόλουθες ιδιότητες RDL: ύψος και πλάτος χαρτιού, περιθώρια αριστερής και δεξιάς σελίδας, καθώς και τα περιθώρια της επάνω και κάτω σελίδας.

Πλάτος σελίδας

Το Word υποστηρίζει πλάτος σελίδας με πλάτος έως 22 ίντσες. Εάν η αναφορά είναι μεγαλύτερη από 22 ίντσες, η απόδοση θα εξακολουθεί να αποδίδει την αναφορά. Ωστόσο, το Word δεν θα εμφανίζει τα περιεχόμενα της αναφοράς ενώ βρίσκεστε σε προβολή διάταξης εκτύπωσης ή σε προβολή διάταξης ανάγνωσης. Για να προβάλετε τα δεδομένα, αλλάξτε σε κανονική προβολή ή προβολή διάταξης Web. Σε αυτές τις προβολές, το Word μειώνει την ποσότητα των κενών διαστημάτων, εμφανίζοντας έτσι περισσότερα από τα περιεχόμενα της αναφοράς σας.

Όταν αποδίδεται, η αναφορά αυξάνεται όσο πλάτος απαιτείται, έως και 22 ίντσες, για να εμφανίσει τα περιεχόμενα. Το ελάχιστο πλάτος της αναφοράς βασίζεται στην ιδιότητα RDL Width στο τμήμα παραθύρου Ιδιότητες.

Ιδιότητες εγγράφου

Η απόδοση του Word εγγράφει τα ακόλουθα μετα-δεδομένα στο αρχείο DOCX.

Ιδιότητες στοιχείου αναφοράς	Περιγραφή
Τίτλος αναφοράς (τίτλος αναφοράς)	Τίτλος
Report.Author	Συντάκτης
Report.Description	Σχόλια

Κεφαλίδες και υποσέλιδα σελίδας

Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σελίδας αποδίδονται ως περιοχές κεφαλίδας και υποσέλιδου στο Word. Εάν ένας αριθμός σελίδας αναφοράς ή μια παράσταση που υποδεικνύει τον συνολικό αριθμό σελίδων αναφοράς εμφανίζεται στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο της σελίδας, μεταφράζονται σε ένα πεδίο Word, έτσι ώστε να εμφανίζεται ο ακριβής αριθμός σελίδας στην αναφορά που αποδίδεται. Εάν το ύψος κεφαλίδας ή υποσέλιδου έχει οριστεί στην αναφορά, το Word δεν μπορεί να υποστηρίξει αυτήν τη ρύθμιση. Η ιδιότητα PrintOnFirstPage μπορεί, σε ορισμένες περιπτώσεις, να καθορίσει εάν το κείμενο σε ένα υποσέλιδό σελίδας κεφαλίδας σελίδας εκτυπώνεται στην πρώτη σελίδα μιας αναφοράς. Εάν η αναφορά που αποδίδεται έχει πολλές σελίδες και κάθε σελίδα περιέχει μόνο μία ενότητα, μπορείτε να ορίσετε τη PrintOnFirstPage σε False και το κείμενο θα καταστείλεται στην πρώτη και στη σελίδα. Διαφορετικά, το κείμενο εκτυπώνεται ανεξάρτητα από την τιμή της ιδιότητας PrintOnFirstPage.

Η απόδοση του Word επιχειρεί να αναλύσει όλες τις παραστάσεις στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σελίδας όταν γίνεται εξαγωγή αναφορών στο Word. Πολλές μορφές παραστάσεων αναλύουν με επιτυχία και οι αναμενόμενες τιμές εμφανίζονται στα υποσέλιδα και τις κεφαλίδες σελίδας σε όλες τις σελίδες αναφοράς.

Ωστόσο, όταν ένα υποσέλιδό σελίδας ή κεφαλίδα σελίδας περιέχει μια σύνθετη παράσταση που αποδίδει διαφορετικές τιμές σε διαφορετικές σελίδες μιας αναφοράς, η ίδια τιμή μπορεί να εμφανίζεται σε όλες τις σελίδες της αναφοράς. Οι αριθμοί σελίδας στις παρακάτω δύο παραστάσεις δεν προσαυξούν στην εξαγόμενα αναφορά. Ο αριθμός σελίδας μεταφράζεται στην ίδια τιμή σε όλες τις σελίδες αναφοράς.

="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString
=Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Αυτό συμβαίνει επειδή η απόδοση του Word αναλύει την αναφορά για πεδία που σχετίζονται με τη σελιδοποίηση όπως PageNumber και TotalPages και χειρίζεται μόνο μια απλή αναφορά, όχι κλήσεις σε μια συνάρτηση. Σε αυτή την περίπτωση, η παράσταση καλεί τη συνάρτηση ToString . Οι ακόλουθες δύο παραστάσεις είναι ισοδύναμες και οι δύο αποδίδονται σωστά όταν κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς στο Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών ή αποδίδετε τη δημοσιευμένη αναφορά σε μια πύλη Web υπηρεσιών Power BI ή μια βιβλιοθήκη του SharePoint. Ωστόσο, η απόδοση του Word αναλύει μόνο τη δεύτερη παράσταση με επιτυχία και αποδίδει τους σωστούς αριθμούς σελίδας.

Σύνθετη παράσταση: Η παράσταση είναι ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber
Παράσταση με εκτελέσεις κειμένου: Κείμενο, Μέσος όρος πωλήσεων και παράσταση, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales)και κείμενο, αριθμός σελίδας και παράσταση =Globals!PageNumber

Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, χρησιμοποιήστε πολλαπλές εκτελέσεις κειμένου αντί για μία σύνθετη παράσταση όταν χρησιμοποιείτε παραστάσεις σε υποσέλιδα και κεφαλίδες. Οι ακόλουθες δύο παραστάσεις είναι ισοδύναμες. Η πρώτη είναι μια σύνθετη παράσταση, η δεύτερη χρησιμοποιεί εκτελέσεις κειμένου. Η απόδοση του Word αναλύει μόνο τη δεύτερη παράσταση με επιτυχία.

Χάρτης εγγράφου

Εάν υπάρχουν ετικέτες χάρτη εγγράφων στην αναφορά, αποδίδονται ως ετικέτες Πίνακας περιεχομένων (ΙC) του Word στα αντίστοιχα στοιχεία και ομάδες αναφοράς. Η ετικέτα χάρτη εγγράφου χρησιμοποιείται ως κείμενο ετικέτας για τις ετικέτες ΔΑΚ. Η σύνδεση προορισμού τοποθετείται κοντά στο στοιχείο στο οποίο έχει οριστεί η ετικέτα. Παρόλο που δεν δημιουργείται ένας πίνακας δεδομένων για εσάς στο έγγραφο του Word, μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας ΤΕΚ χρησιμοποιώντας τις ετικέτες χάρτη εγγράφων που αποδίδονται στην αναφορά με τα παρακάτω βήματα.

Στο έγγραφο Του Word, επιλέξτε τη θέση στην οποία θα πρέπει να μεταβεί ο ΤΕΚ.
Από την κορδέλα, επιλέξτε Εισαγωγή.
Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Γρήγορα μέρη .
Επιλέξτε Πεδίο από το αναπτυσσόμενο μενού.
Από την περιοχή Ονόματα πεδίων, επιλέξτε ΙC και επιλέξτε το κουμπί Πίνακας περιεχομένων από το τμήμα παραθύρου Ιδιότητες πεδίου.
Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε το κουμπί Επιλογές και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο Πεδία καταχώρησης πίνακα.
Επιλέξτε OK και από τα δύο αναδυόμενα παράθυρα για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία και να δημιουργήσετε τον ΔΑΚ.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία χάρτη εγγράφου ή πίνακα περιεχομένων (Power BI Εργαλείο δόμησης αναφορών).

Διαδραστικότητα

Ορισμένα αλληλεπιδραστικά στοιχεία υποστηρίζονται στο Word. Ακολουθεί μια περιγραφή συγκεκριμένων συμπεριφορών.

Εμφάνιση και απόκρυψη

Η απόδοση του Word αποδίδει στοιχεία αναφοράς με βάση την κατάστασή τους κατά την απόδοσή τους. Εάν η κατάσταση ενός στοιχείου αναφοράς είναι κρυφή, το στοιχείο αναφοράς δεν αποδίδεται στο έγγραφο του Word. Εάν εμφανίζεται η κατάσταση ενός στοιχείου αναφοράς, το στοιχείο αναφοράς αποδίδεται στο έγγραφο του Word. Η εναλλαγή λειτουργιών δεν υποστηρίζεται στο Word.

Συνδέσεις υπερ-σύνδεσης και άντλησης

Οι υπερ-συνδέσεις και οι συνδέσεις άντλησης σε πλαίσιο κειμένου και στοιχεία αναφοράς εικόνας αποδίδονται ως υπερ-συνδέσεις στο έγγραφο του Word. Όταν επιλέγετε την υπερ-σύνδεση, ανοίγει το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης Web και μεταβαίνει στη διεύθυνση URL. Όταν επιλέγετε την υπερ-σύνδεση άντλησης, γίνεται πρόσβαση στον αρχικό διακομιστή αναφορών.

Αλληλεπιδραστική ταξινόμηση

Τα περιεχόμενα αναφοράς αποδίδονται με βάση τον τρόπο με τον οποίο ταξινομούνται αυτή τη στιγμή εντός της περιοχής δεδομένων αναφοράς. Το Word δεν υποστηρίζει αλληλεπιδραστική ταξινόμηση. Μετά την απόδοση της αναφοράς, μπορείτε να εφαρμόσετε ταξινόμηση πίνακα στο Word.

Σελιδοδείκτες

Οι σελιδοδείκτες στην αναφορά αποδίδονται ως σελιδοδείκτες του Word. Οι συνδέσεις σελιδοδεικτών αποδίδονται ως υπερ-συνδέσεις που συνδέονται με τις ετικέτες σελιδοδεικτών μέσα στο έγγραφο. Οι ετικέτες σελιδοδεικτών πρέπει να έχουν λιγότερους από 40 χαρακτήρες. Ο μόνος ειδικός χαρακτήρας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια ετικέτα σελιδοδείκτη είναι ένας χαρακτήρας υπογράμμισης (_). Οι μη υποστηριζόμενοι ειδικοί χαρακτήρες αφαιρούνται από το όνομα της ετικέτας σελιδοδείκτη και, εάν το όνομα είναι μεγαλύτερο από 40 χαρακτήρες, το όνομα περικόπτεται. Εάν υπάρχουν διπλότυπα ονόματα σελιδοδεικτών στην αναφορά, οι σελιδοδείκτες δεν αποδίδονται στο Word.

Απόδοση στυλ word

Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή του τρόπου απόδοσης των στυλ στο Word.

Παλέτα χρωμάτων

Τα χρώματα που αποδίδονται στην αναφορά αποδίδονται στο έγγραφο του Word.

Border

Τα περιγράμματα για στοιχεία αναφοράς, εκτός από το περίγραμμα σελίδας, αποδίδονται ως περιγράμματα κελιών πίνακα του Word.

Κυματές γραμμές σε εξαγόμενους αναφορές

Κατά την εξαγωγή και προβολή στο Word, τα δεδομένα αναφοράς ή οι σταθερές μπορεί να υπογραμμίζονται από κόκκινες ή πράσινες κυματισμένες γραμμές. Οι κόκκινες κυματοειδείς γραμμές προσδιορίζουν ορθογραφικά σφάλματα. Οι πράσινες κυματιές γραμμές προσδιορίζουν σφάλματα γραμματικής. Αυτό συμβαίνει όταν η αναφορά περιλαμβάνει λέξεις που δεν συμμορφώνονται με την επαλήθευση (ορθογραφία και γραμματική) της γλώσσας επεξεργασίας που καθορίζεται στο Word. Για παράδειγμα, οι τίτλοι στηλών αναφοράς στα Αγγλικά πιθανότατα θα υπογραμμιστούν από κόκκινες κυματιστές γραμμές όταν η αναφορά αποδίδεται σε μια ισπανική έκδοση του Word. Τα αντιληπτά ορθογραφικά σφάλματα είναι πιο συνηθισμένα στις αναφορές από τα γραμματικά σφάλματα, επειδή οι αναφορές συνήθως περιλαμβάνουν μόνο σύντομο κείμενο και όχι ολοκληρωμένες προτάσεις ή παραγράφους.

Η παρουσία κυματίσεων γραμμών στις αναφορές συνεπάγεται ότι η αναφορά έχει σφάλματα, τα οποία πιθανώς δεν έχουν. Μπορείτε να καταργήσετε τις κυματιές γραμμές αλλάζοντας τη γλώσσα επαλήθευσης για την αναφορά. Για να αλλάξετε τη γλώσσα επαλήθευσης, επιλέξτε το περιεχόμενο της αναφοράς και, στη συνέχεια, καθορίστε την κατάλληλη γλώσσα για το περιεχόμενο. Μπορείτε να επιλέξετε όλο ή μέρος του περιεχομένου. Στο Word, η επιλογή γλώσσας Ορισμός γλώσσας επαλήθευσης βρίσκεται στην περιοχή Γλώσσα στην καρτέλα Αναθεώρηση . Μετά την ενημέρωση του περιεχομένου, πρέπει να επαναλάβετε την αποθήκευση του εγγράφου.

Ανάλογα με την έκδοση γλώσσας του προγράμματος του Office, τα εργαλεία επαλήθευσης (για παράδειγμα, λεξικό) της γλώσσας που επιλέξατε περιλαμβάνονται με το πρόγραμμα ή παρέχονται σε ένα πακέτο γλωσσών του Microsoft Office που αγοράσατε.

Τα ακόλουθα θέματα παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τον ορισμό επιλογών Office και Word.

Αλλάξτε τη γλώσσα επεξεργασίας στο παράθυρο διαλόγου "Προτιμήσεις γλώσσας του Microsoft Office" ή στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές λέξεων" στο Word. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση χρήσης άλλων γλωσσών στα προγράμματά σας του Office.
Προσθέστε πακέτα γλωσσών του Office και, στη συνέχεια, αλλάξτε τη γλώσσα επεξεργασίας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση χρήσης άλλων γλωσσών στα προγράμματα του Office και στις Επιλογές γλώσσας του Office.

Σημείωμα

Όταν αλλάζετε τη γλώσσα επεξεργασίας στις Προτιμήσεις γλώσσας του Microsoft Office ή στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές word στο Word, η αλλαγή ισχύει για όλα τα προγράμματα του Office.

Περιορισμοί λέξεων

Οι ακόλουθοι περιορισμοί ισχύουν από το Microsoft Word:

Οι πίνακες λέξεων υποστηρίζουν έως και 63 στήλες. Εάν η αναφορά σας έχει περισσότερες από 63 στήλες και προσπαθήσετε να την αποδώσετε, το Word διαιρεί τον πίνακα. Οι πρόσθετες στήλες τοποθετούνται δίπλα στις 63 στήλες που εμφανίζονται στο σώμα της αναφοράς. Επομένως, οι στήλες αναφοράς ενδέχεται να μην ευθυγραμμίζονται όπως αναμένεται.
Το Word υποστηρίζει μέγιστο πλάτος σελίδας με πλάτος 22 ίντσες και ύψος 22 ίντσες. Εάν το περιεχόμενό σας είναι μεγαλύτερο από 22 ίντσες, ορισμένα δεδομένα ενδέχεται να μην εμφανίζονται στην προβολή Διάταξη εκτύπωσης.
Το Word αγνοεί τις ρυθμίσεις ύψους κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας.
Μετά την εξαγωγή της αναφοράς, το Word σελιδοποιεί ξανά την αναφορά. Αυτό μπορεί να προκαλέσει την προσθήκη επιπλέον αλλαγών σελίδας στην αναφορά που αποδίδεται.
Το Word δεν επαναλαμβάνει γραμμές κεφαλίδας στη σελίδα δύο και περισσότερες, παρόλο που ορίζετε την ιδιότητα RepeatOnNewPage της γραμμής στατικής κεφαλίδας σε ένα tablix (πίνακας, μήτρα ή λίστα) σε True. Μπορείτε να ορίσετε ρητές αλλαγές σελίδας στην αναφορά σας για να επιβάλετε σε γραμμές κεφαλίδας να εμφανίζονται σε νέες σελίδες. Ωστόσο, επειδή το Word εφαρμόζει τη δική του σελιδοποίηση στην αποδιδόμενα αναφορά που εξάγεται στο Word, τα αποτελέσματα μπορεί να διαφέρουν και η γραμμή κεφαλίδας μπορεί να μην επαναλαμβάνεται προβλέψιμα. Η στατική γραμμή κεφαλίδας είναι η γραμμή που περιέχει τις επικεφαλίδες στηλών.
Τα πλαίσια κειμένου αναπτύσσονται όταν περιέχουν διαστήματα χωρίς διακοπή.
Κατά την εξαγωγή κειμένου σε Word, κείμενο με διακόσμηση γραμματοσειράς σε ορισμένες γραμματοσειρές ενδέχεται να δημιουργήσει μη αναμενόμενες γλυφές ή να απουσιάζουν στην αναφορά απόδοσης.

Πλεονεκτήματα της χρήσης της απόδοσης του Word

Εκτός από τη διάθεση των δυνατοτήτων που είναι νέες στα αρχεία .docx του Microsoft Word σε εξαγόμενους αναφορές, τα αρχεία *.docx των εξαγόμενων αναφορών τείνουν να είναι μικρότερα. Οι αναφορές που εξάγονται χρησιμοποιώντας την απόδοση του Word είναι συνήθως σημαντικά μικρότερες από τις ίδιες αναφορές που εξάγονται χρησιμοποιώντας την απόδοση του Word 2003.

Συμβατότητα με προηγούμενες εκδόσεις των εξαγόμενων αναφορών

Μπορείτε να επιλέξετε μια λειτουργία συμβατότητας word και να ορίσετε επιλογές συμβατότητας. Η απόδοση του Word δημιουργεί έγγραφα με ενεργοποιημένη τη λειτουργία συμβατότητας. Η νέα αποθήκευση των εγγράφων με απενεργοποιημένη τη λειτουργία συμβατότητας μπορεί να επηρεάσει τη διάταξη του εγγράφου.

Εάν απενεργοποιήσετε τη λειτουργία συμβατότητας και, στη συνέχεια, αλλάξετε την αποθήκευση μιας αναφοράς, η διάταξη της αναφοράς μπορεί να αλλάξει με μη αναμενόμενους τρόπους.

Διαφορές μεταξύ των αποδόσεις Word και Word 2003

Οι αναφορές, που αποδίδονται χρησιμοποιώντας τις αποδόσεις word ή Word 2003 τείνουν να είναι οπτικά μη διακριτές. Ωστόσο, ενδέχεται να παρατηρήσετε μικρές διαφορές μεταξύ των δύο μορφών Word ή Word 2003.

Ρυθμίσεις πληροφοριών συσκευής

Μπορείτε να αλλάξετε ορισμένες προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για αυτήν την απόδοση, όπως να παραλείψετε υπερ-συνδέσεις και συνδέσεις άντλησης ή να αναπτύξετε όλα τα στοιχεία που μπορούν να εναλλάσσονται ανεξάρτητα από την αρχική κατάσταση του στοιχείου κατά την απόδοση, αλλάζοντας τις ρυθμίσεις πληροφοριών συσκευής. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρυθμίσεις πληροφοριών συσκευής Word.