Χρησιμοποιήστε την κατηγορία Outlook για να παρακολουθείτε συναντήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή επιτρέπει την παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των συναντήσεων και των εργασιών του Outlook με μια ειδική κατηγορία Παρακολουθούνται στο Dynamics 365. Η ανάθεση αυτής της κατηγορίας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια συνάντηση ή μια εργασία στο Outlook συγχρονίζει το στοιχείο με τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing και Dynamics 365 Project Service Automation). Ομοίως, η κατάργηση της κατηγορίας από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια συνάντηση ή μια εργασία που παρακολουθείται, καταργεί την παρακολούθησή τους από τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλά στοιχεία και να αναθέσετε την κατηγορία του Outlook Παρακολουθείται στο Dynamics 365 σε αυτά, παρακολουθώντας τα όλα με αυτόν τον τρόπο στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών. Μπορείτε να καθορίσετε εύκολα στοιχεία που παρακολουθούνται βάσει της παρουσίας αυτής της κατηγορίας στα Εισερχόμενά σας και άλλους φακέλους.
Ρύθμιση παραμέτρων με βάση την κατηγορία παρακολούθησης μέσω μιας OrgDBOrgSetting
Από το την έκδοση 9.1.0.4039 ή νεότερη, η παρακολούθηση κατηγοριών είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
Φιλοδώρημα
Για να προσδιορίσετε την έκδοσή σας, συνδεθείτε στο Customer Engagement και στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης, επιλέξτε το κουμπί Ρυθμίσεις 
>Σχετικά.
Χρήση κατηγοριών για να παρακολουθείτε στοιχεία του Outlook
Μόλις η κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 καταστεί διαθέσιμη στο Outlook, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθήσετε τα ακόλουθα στοιχεία του Outlook.
Παρακολουθήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιστοιχίζοντάς το στην κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365. Μπορείτε να δείτε την αντιστοίχιση κατηγορίας αμέσως στο Outlook. Το email επισημαίνεται για παρακολούθηση. ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή θα συγχρονίσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών εντός 15 λεπτών, με βάση τη ρύθμιση συγχρονισμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθείται και έχει κατηγοριοποιηθεί ως Παρακολουθείται στο Dynamics, η κατάργηση της κατηγορίας θα καταργήσει την παρακολούθηση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, η αντίστοιχη καρτέλα δραστηριότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν διαγράφεται.
Φιλοδώρημα
Μπορείτε να ορίσετε έναν κανόνα στο Outlook, για να αντιστοιχίσετε ή να καταργήσετε μια κατηγορία. Ανατρέξτε στην ενότητα Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση κανόνων.
Σημείωμα
Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή θα κατηγοριοποιεί αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα γραμματοκιβώτια παραληπτών του Dynamics 365 εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποβάλλεται σε επεξεργασία έχει ήδη παρακολουθηθεί στο Dynamics από έναν άλλο χρήστη ή έναν παραλήπτη ουράς του ίδιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συμφωνούν με τον κωδικό κατεύθυνσης του Dynamics 365 θα κατηγοριοποιηθούν αυτόματα όταν ενεργοποιηθεί η ρύθμιση συστήματος Παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μεταξύ χρηστών του Dynamics 365 ως δύο δραστηριότητες.
Για παράδειγμα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται και αποστέλλονται από το Outlook σε άλλους χρήστες του Dynamics 365 δεν θα εμφανίζονται ως κατηγοριοποιημένα στα γραμματοκιβώτια των παραληπτών του Outlook, επειδή αντιπροσωπεύουν το αντίγραφο "ελήφθη" του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό έχει ως σκοπό να επιτρέψει στον παραλήπτη του Dynamics 365 να παρακολουθεί ένα εισερχόμενο αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τη ρύθμιση συστήματος που αναφέρθηκε παραπάνω.
Ραντεβού
Παρακολουθήστε μια συνάντηση αντιστοιχίζοντάς την στην κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365. Η συνάντηση θα παρακολουθείται και θα συγχρονίζεται στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών με βάση τους κανόνες συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή.
Εάν μια συνάντηση παρακολουθείται και έχει κατηγοριοποιηθεί ως Παρακολουθείται στο Dynamics, η κατάργηση της κατηγορίας θα καταργήσει την παρακολούθηση της συνάντησης. Ωστόσο, η αντίστοιχη καρτέλα δραστηριότητας συνάντησης του Dynamics 365 δεν διαγράφεται.
Κλείσιμο εργασίας
Σημείωμα
Η ανάθεση εργασιών σε άτομα που καταγράφονται στο Outlook δεν θα συγχρονιστεί στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.
Χρήση της παρακολούθησης με βάση την κατηγορία χρησιμοποιώντας την εφαρμογή για το Outlook
Εάν έχετε Dynamics 365 App for Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση βάσει κατηγοριών με την εφαρμογή για Outlook.
Ο παρακάτω πίνακας περιλαμβάνει διαφορετικά σενάρια για παρακολούθηση.
| Ενέργεια | Αποτέλεσμα |
|---|---|
| Αναθέστε την κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 σε ένα email/συνάντηση | Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή θα συγχρονίσει το email/συνάντηση μέσα σε 15 λεπτά. Κατά τη φόρτωση της εφαρμογής για Outlook σε αυτό το στοιχείο θα εμφανιστεί η κατάσταση παρακολούθησης. |
| Παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/συνάντησης μέσω της εφαρμογής για το Outlook | Το email/η συνάντηση παρακολουθείται. Η κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 έχει εκχωρηθεί αμέσως. |
| Κατάργηση της κατηγορίας Παρακολουθείται στο Dynamics 365 από ένα email/συνάντηση | Ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή θα καταργήσει την παρακολούθηση του στοιχείου σε περίπου 15 λεπτά. Κατά τη φόρτωση της εφαρμογής για Outlook σε αυτό το email θα εμφανιστεί η κατάσταση παρακολούθησης. Η καρτέλα δραστηριότητας δεν διαγράφεται από τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών. |
| Κατάργηση παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/συνάντησης μέσω της εφαρμογής για το Outlook | Καταργείται η παρακολούθηση του email/συνάντησης και η κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 καταργείται. |
Ανάθεση χρηστών
Εάν επιτρέπετε σε κάποιο άλλο άτομο να διαχειριστεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το ημερολόγιό σας παρέχοντάς πρόσβαση πληρεξουσίου, ο πληρεξούσιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις κατηγορίες σας στο Outlook, εάν ο πληρεξούσιος έχει δικαιώματα επεξεργασίας.
Εάν το γραμματοκιβώτιό σας έχει την κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365, ο πληρεξούσιος μπορεί να παρακολουθεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις συναντήσεις, εκχωρώντας την κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365.
Παρακολούθηση βάσει κατηγορίας με το Dynamics 365 for Outlook
Η παρακολούθηση βάσει κατηγοριών δεν υποστηρίζεται με το Dynamics 365 for Outlook. Συνιστάται να μην ενεργοποιείτε το OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems σε έναν οργανισμό που έχει ρυθμιστεί να χρησιμοποιεί το Dynamics 365 for Outlook.
Απενεργοποίηση παρακολούθησης με βάση την κατηγορία
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση με βάση την κατηγορία για τον οργανισμό Dynamics 365 απενεργοποιώντας τα OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Σημείωμα
Εάν απενεργοποιήσετε το OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, η κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 διαγράφεται πρόχειρα και η ανάθεση κατηγορίας διατηρείται στο Outlook. Εάν διαγράψετε την κατηγορία από την κύρια λίστα, θα διαγραφεί οριστικά.
Συνήθεις ερωτήσεις
Μπορώ να παρακολουθώ τις επαφές μου στο Outlook αντιστοιχίζοντας την κατηγορία Παρακολουθείται σε Dynamics 365;
Όχι, η παρακολούθηση με βάση την κατηγορία δεν υποστηρίζεται για επαφές του Outlook.
Τι θα συμβεί αν μετονομάσω την κατηγορία Παρακολουθούνται σε Dynamics 365;
Εάν μετονομάσετε την κατηγορία, θα συνεχιστεί ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή για να προσδιορίσετε την κατηγορία από το αναγνωριστικό και θα χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση και την κατάργηση παρακολούθησης στοιχείων του Outlook.
Σημείωμα
Για σενάρια ανάθεσης, μια διαφορά ονόματος κατηγορίας μεταξύ του πληρεξούσιου και του κύριου κατόχου γραμματοκιβωτίου δεν υποστηρίζεται και μπορεί να οδηγήσει σε μη αναμενόμενη συμπεριφορά. Συνιστάται η αντιστοίχιση του ονόματος κατηγορίας με τον πληρεξούσιο και τον κύριο κάτοχο γραμματοκιβωτίου.
Τι θα συμβεί αν διαγράψω την κατηγορία Παρακολουθείται σε Dynamics 365;
Εάν διαγράψετε την κατηγορία, ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή θα δημιουργήσει ξανά την κατηγορία στον Exchange server σε περίπου 15 λεπτά.
Όταν ενεργοποιώ το OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems για πρώτη φορά, θα αντιστοιχιστεί στα στοιχεία που παρακολουθούσα προηγουμένως η κατηγορία Παρακολουθούμενα σε Dynamics 365;
Όχι, ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή δεν θα επιτρέψει να αντιστοιχίσετε την κατηγορία με τα στοιχεία που ήδη παρακολουθούνται.
Εάν αντιστοιχίσω την κατηγορία Παρακολούθηση σε Dynamics 365 σε ένα νήμα συνομιλίας του Outlook, τι θα συμβεί;
Εάν μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε μια συνομιλία ως Παρακολουθείται στο Dynamics 365, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτή τη συνομιλία θα εκχωρηθούν στην κατηγορία και έτσι θα παρακολουθούνται.
Μπορώ να αντιστοιχίσω την κατηγορία "Παρακολουθείται σε Dynamics 365" σε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις;
Εάν μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε μια επαναλαμβανόμενη συνάντηση ως Παρακολουθείται στο Dynamics 365, όλα τα μεμονωμένα περιβάλλοντα της συνάντησης θα εκχωρηθούν στην κατηγορία και έτσι θα παρακολουθούνται.
Τι συμβαίνει όταν αποτύχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται;
Από προεπιλογή, τα αποτυχημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται αυτόματα επαναλαμβάνονται σε έναν νέο κύκλο συγχρονισμού – κάθε 15 λεπτά περίπου. Πρέπει να γίνουν προσπάθειες έως και 5 φορές. Εάν γίνουν 5 αποτυχημένες προσπάθειες, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αντιστοιχιστεί στην κατηγορία Παρακολουθούνται στο Dynamics 365 (δεν παραδόθηκε) και καμία περαιτέρω επανάληψη δεν θα γίνει. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται αυτόματα και τα οποία απέτυχαν με τα παρακάτω σφάλματα θα επαναληφθούν:
- Η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απέτυχε λόγω προσθήκης στο περιβάλλον πελάτη.
- Η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απέτυχε λόγω λήξης χρονικών ορίων από εφαρμογές δέσμευσης πελάτη ή το Microsoft Exchange.
- Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει απορριφθεί με InvalidSender ή λόγω ορισμένων άγνωστων αποφάσεων.
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτυγχάνουν και δεν μπορούν να διαχωριστεί εάν ο κάτοχος της ουράς δεν έχει ρόλος ασφαλείας τις σωστές πληροφορίες που του έχουν ανατεθεί. Χωρίς τον σωστό ρόλο ασφαλείας, ο κάτοχος δεν θα έχει την καρτέλα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται από την ουρά.
Μετά από 5 προσπάθειες, εάν η αποτυχία για την προώθηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οφείλεται σε ένα σφάλμα προσθήκης, δοκιμάστε να επιλύσετε την προσθήκη. Στη συνέχεια, αναθέστε την κατηγορία Παρακολούθηση στο Dynamics 365 για να παρακολουθείτε με μη αυτόματο τρόπο τα μη παραδοθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα παρακολουθείτε στις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.
Πώς μπορώ να καταργήσω την παρακολούθηση βάσει κατηγοριών μέσω του OrgDBOrgSetting;
Για να απενεργοποιήσετε την ειδική κατηγορία του Outlook Παρακολουθείται στο Dynamics 365, πρέπει να ενεργοποιήσετε το OrgDBOrgSetting στον οργανισμό σας . Οι εφαρμογές δέσμευσης πελατών παρέχουν το εργαλείο OrgDBOrgSettings, το οποίο δίνει στους διαχειριστές τη δυνατότητα να υλοποιήσουν συγκεκριμένες ενημερώσεις που είχαν προηγουμένως δεσμευτεί για υλοποιήσεις του μητρώου.
- Ακολουθήστε τις οδηγίες σε αυτό το άρθρο για τα βήματα για να εξαγάγετε το εργαλείο.
- Μετά την εξαγωγή του εργαλείου, απενεργοποιήστε το OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Η απενεργοποίηση το OrgDBOrgSetting θα καταργήσει την κατηγορία Παρακολουθείται στο Dynamics 365 σε όλα τα γραμματοκιβώτια Exchange του οργανισμού που θα έχουν ενεργοποιημένο τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή σε περίπου 15 λεπτά.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να επεξεργαστείτε το OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.