Συγχρονισμός της προέλευσης δεδομένων του Excel με το Dataverse χρησιμοποιώντας μια ροή δεδομένων

Ένα από τα συνηθισμένα σενάρια που συμβαίνουν όταν ενσωματώνετε δεδομένα στο Dataverse είναι να τα διατηρείτε συγχρονισμένα με την προέλευση. Χρησιμοποιώντας την τυπική ροή δεδομένων, μπορείτε να φορτώσετε δεδομένα στο Dataverse. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα συγχρονισμένα με το σύστημα προέλευσης.

Η σημασία της στήλης κλειδιού

Εάν χρησιμοποιείτε ένα σχεσιακό σύστημα βάσης δεδομένων ως προέλευση, συνήθως έχετε στήλες κλειδιών στους πίνακες και τα δεδομένα είναι σε κατάλληλη μορφή για φόρτωση στο Dataverse. Ωστόσο, τα δεδομένα από τα αρχεία Excel δεν είναι πάντα τόσο καθαρά. Συχνά έχετε ένα αρχείο Excel με φύλλα δεδομένων χωρίς να έχετε καμία στήλη κλειδιού. Στην ενότητα Ζητήματα αντιστοίχισης πεδίων για τυπικές ροές δεδομένων, μπορείτε να δείτε ότι εάν υπάρχει μια στήλη κλειδιού στην προέλευση, μπορεί εύκολα να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτικό κλειδί στην αντιστοίχιση πεδίου της ροής δεδομένων.

Η ύπαρξη μιας στήλης κλειδιού είναι σημαντική για τον πίνακα στο Dataverse. Η στήλη κλειδιού είναι το αναγνωριστικό γραμμής. Αυτή η στήλη περιέχει μοναδικές τιμές σε κάθε γραμμή. Η ύπαρξη μιας στήλης κλειδιού βοηθά στην αποφυγή διπλών σειρών και βοηθά επίσης στο συγχρονισμό των δεδομένων με το σύστημα προέλευσης. Εάν μια γραμμή καταργηθεί από το σύστημα προέλευσης, η ύπαρξη μιας στήλης κλειδιού είναι χρήσιμη για να την βρείτε και να την καταργήσετε επίσης από το Dataverse.

Δημιουργία στήλης κλειδιού

Εάν δεν έχετε μια στήλη κλειδιού στο αρχείο προέλευσης δεδομένων (Excel, αρχείο κειμένου ή οποιαδήποτε άλλη προέλευση), τότε μπορείτε να δημιουργήσετε μία χρησιμοποιώντας την ακόλουθη μέθοδο:

1. Καθαρίστε τα δεδομένα σας.

   Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία της στήλης κλειδιού είναι να αφαιρέσετε όλες τις περιττές σειρές, να καθαρίσετε τα δεδομένα, να αφαιρέσετε κενές σειρές και να αφαιρέσετε τυχόν διπλότυπα.

   

2. Προσθέστε μια στήλη ευρετηρίου.

   Μετά την εκκαθάριση των δεδομένων, το επόμενο βήμα είναι να αντιστοιχίσετε μια στήλη κλειδιού σε αυτά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Προσθήκη στήλης ευρετηρίου από την καρτέλα Προσθήκη στήλης για το σκοπό αυτό.

   

Όταν προσθέτετε τη στήλη ευρετηρίου, έχετε ορισμένες επιλογές για να την προσαρμόσετε, για παράδειγμα, προσαρμογές στον αρχικό αριθμό ή τον αριθμό των τιμών για μεταπήδηση κάθε φορά. Η προεπιλεγμένη τιμή έναρξης είναι μηδέν και αυξάνει μία τιμή κάθε φορά.

Χρήση της στήλης κλειδιού ως εναλλακτικού κλειδιού

Τώρα που έχετε τις στήλες κλειδιών, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την αντιστοίχιση πεδίων της ροής δεδομένων στο Εναλλακτικό κλειδί.

Η ρύθμιση είναι απλή, απλά πρέπει να ορίσετε το εναλλακτικό κλειδί. Ωστόσο, εάν έχετε πολλά αρχεία ή πίνακες, πρέπει να λάβετε υπόψη ένα άλλο βήμα.

Εάν έχετε πολλά αρχεία

Εάν έχετε μόνο ένα αρχείο Excel (ή φύλλο ή πίνακα), τότε τα βήματα στην προηγούμενη διαδικασία είναι αρκετά για να ορίσετε το εναλλακτικό κλειδί. Ωστόσο, εάν έχετε πολλά αρχεία (ή φύλλα ή πίνακες) με την ίδια δομή (αλλά με διαφορετικά δεδομένα), τότε μπορείτε να τα προσαρτήσετε μαζί.

Εάν λαμβάνετε δεδομένα από πολλά αρχεία Excel, τότε η επιλογή Συνδυασμός αρχείων του Power Query θα προσαρτήσει αυτόματα όλα τα δεδομένα μαζί και το αποτέλεσμα θα μοιάζει με την παρακάτω εικόνα.

Όπως φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα, εκτός από το αποτέλεσμα προσάρτησης, το Power Query φέρνει επίσης τη στήλη Source.Name, η οποία περιέχει το όνομα του αρχείου. Η τιμή ευρετηρίου σε κάθε αρχείο μπορεί να είναι μοναδική, αλλά δεν είναι μοναδική σε πολλά αρχεία. Ωστόσο, ο συνδυασμός της στήλης Ευρετήριο και της στήλης Source.Name είναι ένας μοναδικός συνδυασμός. Επιλέξτε ένα σύνθετο εναλλακτικό κλειδί για αυτό το σενάριο.

Διαγραφή γραμμών που δεν υπάρχουν πλέον στην έξοδο του ερωτήματος

Το τελευταίο βήμα είναι να επιλέξετε τις γραμμές Διαγραφή που δεν υπάρχουν πλέον στην έξοδο του ερωτήματος. Αυτή η επιλογή συγκρίνει τα δεδομένα στον πίνακα Dataverse με τα δεδομένα που προέρχονται από την προέλευση με βάση το εναλλακτικό κλειδί (το οποίο μπορεί να είναι ένα σύνθετο κλειδί) και καταργεί τις γραμμές που δεν υπάρχουν πλέον. Ως αποτέλεσμα, τα δεδομένα σας στο Dataverse θα συγχρονίζονται πάντα με την προέλευση δεδομένων σας.