Records Management: идентификаторы и баркоды
Коллеги!
Как Вы все знаете, в SharePoint Server 2007 появилась новая возможность управления записями (records management). Этот пост не претендует на какую бы то ни было полноту освещения проблемы RM, но вкратце постараюсь показать для чего это нужно.
Во-первых, определение RM. Ниже приведена выдержка из Wikipedia. https://en.wikipedia.org/wiki/Records_management
"Records Management is the practice of identifying, classifying, archiving, preserving, and sometimes destroying records. There is an International Standard on records management, ISO 15489: 2001. This defines records management as, "The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records".
The ISO defines records as "information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business". The International Committee on Archives (ICA) Committee on Electronic Records defines a record as, "a specific piece of recorded information generated, collected or received in the initiation, conduct or completion of an activity and that comprises sufficient content, context and structure to provide proof or evidence of that activity". While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization. For example, birth certificates, medical x-rays, office documents, databases and application data, and e-mail are all examples of records."
Для чего же это все-таки нужно в жизни?
1. Управление информационными активами в длительной временной перспективой в т.ч. и с целью удовлетворениями регулирующим актам
2. Организация делопроизводства
3. Организация электронного архива и т.п. и т.д.
В состав Records Management входит множество разнообразных функций, о которых я постараюсь рассказать в будущем, а сейчас я бы хотел остановиться на одной из возможностей - автоматизации назначения идентификаторов и баркодов, т.к. считаю, что задача является довольно популярной.
Идентификторы могут применяться в автоматизации деятельности канцелярии. Например, назначение кодов входящих-исходящих. Баркоды - это вообще почти все случаи совмещения электоронного документоооборота и бумажного. Примерами могут быть торговые компании, где из электронного заказа формируется бумажный вариант, гос. учреждения и т.п.
Итак, что же умеет в этом плане Microsoft SharePoint Server 2007?
Во-первых, создавать коды (label)
Во-вторых, создавать баркоды. Баркоды соответствуют стандарту ANSI/AIM BC1-1995.
Этап настройки двухступенчатый.
1. Разрешить использование нужного механизма в центральной консоли администрирования
2. Применить политику к нужному списку.
Теперь, пример в картинках.
1. Берем библиотеку документов (или любой другой список. Считается, что политики уже включены). И настраиваем для нее label и barcode в свойствах библиотеки.
2. Теперь добавляем новый документ. Сохраняем. Заходим в свойства и видим автоматически созданный баркоды и идентификатор.
Ссылки: