Demandes de réunions périodiques avec instances conflictuelles 2 : le pouvoir des délégués

Article original publié le mardi 24 janvier 2012

Le conseil clé de mon dernier billet sur ce sujet était que l’Assistant de réservation de ressources ne permet jamais la double réservation dans un calendrier de salle ressource suite à une demande de réunions périodiques (voir Traitement automatique des demandes de réunions périodiques avec instances conflictuelles).

Puisque dans certains cas un administrateur peut vouloir autoriser la double réservation, nous avons proposé deux solutions de contournement que je voudrais traiter de façon un peu plus approfondie. J’aimerais également apporter une troisième solution qui n’avait pas été mentionnée avant :

1) Envoyer des demandes de réunion non périodique de suivi pour faire une double réservation

Rappelez-vous que si une série de réunions périodiques est acceptée, des notifications de conflits individuels seront envoyées par courrier électronique à l’organisateur en plus du message électronique d’acceptation de la série. L’organisateur peut utiliser ces messages d’instance refusée comme référence pour suivre la première solution de contournement, qui serait d’envoyer des demandes de réunion non périodique supplémentaires pour faire une double réservation de la salle ressource prévue pour chaque instance refusée.

Cette méthode, bien que laborieuse, permet de contrôler si une ressource est réservée en double ou non.

Supposons d’autre part qu’un administrateur suive la deuxième solution de contournement et donne le contrôle à un délégué de confiance plutôt qu’à l’Assistant de réservation de ressources ? Un délégué a le pouvoir humain de permettre la double réservation à tous les conflits de réunions périodiques en acceptant une série entière de réunions périodiques. Il s’avère qu’il a également le pouvoir de refuser sélectivement n’importe quel nombre d’instances conflictuelles tout en acceptant la série, chose impossible pour l’assistant. La question qui s’est posée était donc : comment procède exactement un délégué pour cela ? Jetons un oeil :

2) Autoriser la double réservation de ressources à un délégué

La politique de demande sur une boîte aux lettres de ressources peut être configurée pour exiger le contrôle d’un délégué sur la résolution des conflits d’instances de réunion périodique. Mais comment exactement un délégué utilise-t-il ce pouvoir ? À quoi pourrait ressembler le processus, et quels outils un délégué peut-il utiliser pour cela ? Outlook 2010 offre les meilleures fonctionnalités pour cela.

Prenons un exemple. Supposons que nous ayons une salle de ressources, appelée Green Room (Salle verte), qui est gérée par un délégué nommé Howard. Lorsque les demandes de réunion pour la Salle verte arrivent, Howard les accepte en fonction du calendrier de la salle. Actuellement, une réunion est prévue mercredi à 14h et une autre à 15h le jeudi suivant.

Maintenant, une nouvelle demande de réunions périodiques à la Salle verte est adressée à plusieurs destinataires. La stratégie de demande de la salle exige que Howard approuve toutes les demandes de réunion, donc cette nouvelle demande lui est transmise. Nous constatons que la demande de réunions périodiques correspond à quatre instances, du mardi au jeudi, de 14h30 à 15h30 chaque jour. Outlook fait utilement remarquer (mise en évidence en jaune et également sous l’aperçu du calendrier) que deux des quatre instances sont en conflit avec les rendez-vous existants :

Si Howard souhaite accepter toute la série et permettre la double réservation, il peut juste accepter le tout. Mais que se passe-t-il s’il veut refuser un conflit, mais autoriser l’autre ? Howard peut cliquer sur la flèche à côté de « Conflits : 2 » et obtenir un aperçu de chaque zone du calendrier où les conflits chevauchent un rendez-vous existant.

Il procède ainsi et voit que le premier conflit concerne la réunion Revue de catalogue (Catalog Review) du mercredi à 14h :

Le second concerne la réunion Exposé commercial (Sales Presentation) du jeudi :

Supposons que Howard souhaite refuser la double réservation du jeudi, mais accepter la réservation conflictuelle du mercredi ? Pour décliner l’instance du jeudi, il peut simplement double-cliquer sur l’élément dans la section Aperçu du calendrier de la demande de réunion transmise.

Cette action ouvrira une vue du calendrier de la Salle verte pour cet horaire. Howard peut ensuite faire un clic droit sur l’instance qu’il souhaite refuser, accéder à l’option de menu Refuser, puis sélectionner l’option pour refuser seulement cette occurrence :

Maintenant que Howard a déterminé quelle instance refuser et quelle instance autoriser, il peut tout simplement revenir à la demande de réunion transmise à l’origine et accepter la série. Cela acceptera toutes les autres instances tout en conservant les instances manuellement refusées :

Donc pour résumer le pouvoir du délégué dans ce domaine, il peut utiliser les notifications de conflit fournies dans Outlook 2010 pour refuser (ou accepter) rapidement des occurrences individuelles d’une demande de réunions périodiques.

3) Envoyer une mise à jour de la série sans changer les détails

Il existe un troisième moyen connu de contourner le refus de l’Assistant de réservation de ressources de faire une double réservation de salle dans le cadre d’une demande de réunions périodiques. Grâce au commentaire d’un client que mon collègue Patriciu Seliceanu m’a transmis, nous savons maintenant qu’un organisateur de réunion peut simplement envoyer une mise à jour pour une réunion périodique sans changer aucun détail. Le résultat étonnant est que les instances conflictuelles auparavant refusées sont alors acceptées. Cette solution de contournement exige bien sûr que les conflits soient autorisés pour les demandes de réunion unique, ce qui par défaut est activé par l’attribut AllowConflicts défini sur True dans les paramètres de traitement du calendrier.

La mise à jour de la réunion périodique fonctionne parce que chaque destinataire ne reçoit pas une autre demande de réunion périodique, mais une demande de réunion mise à jour (mais sans aucun changement) pour chaque instance individuelle. Puisque Exchange voit en gros la même chose que les demandes de réunion unique de la méthode de contournement 1, il permet la double réservation pour chaque instance mise à jour. Cela peut épargner un peu de travail sur les étapes requises dans l’élément 1 de cette liste, comme lorsque le nombre de conflits est élevé, en supposant que les conflits soient tous une double réservation.

En conclusion, il y a plusieurs moyens de contourner le mécanisme de sécurité de l’Assistant de réservation de ressources qui empêche la double réservation d’une boîte aux lettres de ressources par une demande de réunions périodiques. Le plus robuste et plus puissant de ces moyens, c’est le délégué intrépide doté d’Outlook 2010 et d’Exchange 2010. Notez bien que dans la majorité des cas, vous n’avez pas à vous soucier de cette question car, généralement, le comportement par défaut est le bon.

Merci à Tom Kern pour son aide et ses conseils et à Patriciu Seliceanu pour la méthode 3.

Jesse Tedoff

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. Vous trouverez la version originale ici Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates