Suspensión de retención y suspensión de litigio en Exchange 2010
Artículo original publicado el martes 16 de agosto de 2011
En Exchange 2010, puede colocar un buzón de correo en suspensión de retención o en suspensión legal. Estas opciones tienen un propósito distinto. Es importante entender la funcionalidad que proporciona cada una de ellas.
Suspensión de retención: como sugiere la página Administración de registros de mensajes en la EMC (ver Figura 1), la suspensión de retención se usa para detener la directiva de retención, lo que significa que el Asistente para carpeta administrada (MFA) no mueve ni elimina elementos del buzón de correo. Normalmente se usa cuando es posible que un usuario no tengo acceso al buzón de correo durante un período de tiempo extenso, por ejemplo, cuando está de vacaciones. También puede usar la suspensión de retención durante la fase inicial de la implementación de la administración de los registros de mensajería (MRM) y eliminarla cuando el usuario se sienta más cómodo con la funcionalidad de la MRM.
En caso de que los usuarios tengan acceso a su buzón de correo cuando este esté en suspensión de retención, puede que observen que los elementos no se están eliminando ni moviendo al archivo. El tamaño del buzón de correo aumenta a medida que se acumulan los correos electrónicos y es posible que deba aumentar las cuotas de buzón de correo del usuario para asegurar que no se interrumpe el flujo de correo desde y hacia el buzón de correo.
El propietario del buzón de correo o cualquier usuario (o proceso) con acceso al buzón de correo puede eliminar mensajes cuando el buzón de correo está en suspensión de retención. Los mensajes eliminados no se tratan de manera distinta cuando un buzón de correo está en suspensión de retención. Los mensajes eliminados se retienen hasta que el período de retención de elementos eliminados (14 días de manera predeterminada) y después se eliminan de manera permanente. Vea la sección Suspensión de retención en Información sobre las etiquetas de retención y las directivas de retención para obtener más detalles.
Al colocar un buzón de correo en suspensión de retención, puede especificar una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esto permite configurar la suspensión de retención por adelantado y finalizarla en una fecha predeterminada. Nota: la suspensión de retención se usa para actividades planificadas, suspende acciones de mover o eliminar realizadas por el MFA. Si no ha implementado una de las características de la MRM (etiquetas de retención o carpetas administradas), la suspensión de retención no es necesaria.
Nota: al habilitar el archivo de una buzón de correo, se aplica automáticamente la directiva de archivación y retención predeterminada al buzón de correo si este no tiene una directiva de retención.
Suspensión de litigio: la suspensión de litigio, también conocida como suspensión legal, se usa para conservar los elementos del buzón de correo para el descubrimiento antes y durante procedimientos legales, investigaciones o eventos similares. El objetivo es conservar los elementos del buzón de correo ante la modificación o eliminación inadvertida o intencionada por parte del propietario del buzón de correo o de cualquier usuario con acceso al buzón de correo, y la eliminación automatizada de procesos como el MFA. A diferencia de la suspensión de retención, no puede configurar la suspensión de litigio para que comience y finalice en una fecha específica: está habilitada o no. Hasta que no se quite la suspensión, los elementos eliminados no se purgan de la base de datos del buzón de correo. Si se modifican los elementos del buzón de correo, también se retiene una copia del elemento original. Estos son devueltos en búsquedas de Descubrimiento realizadas cuando el buzón de correo está en suspensión de litigio. Vea Información sobre la suspensión de litigio para obtener más detalles.
Al colocar un buzón de correo en suspensión de litigio, Exchange también rellena las propiedades LitigationHoldDate y LitigationHoldOwner, que pueden ser útiles a efectos de seguimiento. Tenga en cuenta que un administrador puede modificar ambas propiedades. Registro de auditoría del administrador es el mejor lugar si busca una traza de auditoría fiable de las acciones del administrador.
Sugerencia: puede ejecutar un informe de suspensión de litigio desde el Panel de control de Exchange si va a Roles & Auditoría > Auditoría > Ejecutar un informe de retención por juicio.
Cuotas de buzón de correo para buzones de correo en suspensión
Ambos tipos de suspensión provocan que se almacenen más datos en un buzón de correo. Como es lógico, ambos pueden requerir algunos ajustes para almacenar cuotas. Los buzones de correo en suspensión de retención pueden requerir mayores cuotas de buzón de correo porque el MFA no elimina elementos ni los mueve al buzón de correo de archivo del usuario.
Los buzones de correo en suspensión de litigio no requieren una mayor cuota de buzón de correo porque el usuario y el MFA siguen eliminando mensajes, que después se retienen en la carpeta Elementos recuperables\Purgas hasta que se quita la suspensión. En Exchange 2010, Elementos recuperables no cuenta para la cuota de almacenamiento del buzón de correo porque tiene su propia cuota. Para obtener más detalles, vea Información sobre elementos recuperables.
En 20 GB y 30 GB, la Cuota de advertencia de elementos recuperables y la Cuota de elementos recuperables están configuradas en valores predeterminados bastante altos. En función de cuánto tiempo se encuentre el usuario del buzón de correo en suspensión de litigio y del volumen de correo electrónico que reciba el buzón, la carpeta Elementos recuperables puede alcanzar sus límites de cuota. Se recomienda que controle el tamaño de la carpeta Elementos recuperables para los buzones de correo en suspensión de litigio.
Para comprobar el tamaño de la carpeta Elementos recuperables para todos los buzones de correo en suspensión de litigio:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {LitigationHoldEnabled -eq $true} | Get-MailboxFolderStatistics –FolderScope RecoverableItems | Format-Table Identity,FolderAndSubfolderSize -Auto
Si la carpeta Elementos recuperables está cercana a sus límites de cuota, puede aumentar la cuota de elementos recuperables para el buzón de correo: la solución sencilla y también la recomendada. De manera alternativa, puede usar Search-Mailbox para extraer mensajes de la carpeta y almacenarlos en otro buzón de correo. Vea Limpiar la carpeta Elementos recuperables para obtener un procedimiento paso a paso.
Este comando configura la cuota de advertencia de elementos recuperables y la cuota de elementos recuperables para un buzón de correo en 40 GB y 50 GB:
Set-Mailbox “Usuario del buzón de correo” –RecoverableItemsWarningQuota 40GB –RecoverableItemsQuota 50GB
Nota: un buzón de archivo de usuario también tiene una carpeta Elementos recuperables. Aunque se aplican los mismos parámetros de RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota al buzón principal y de archivo, estos no se combinan sino que se calculan por separado (por ejemplo, 30 GB para el buzón principal y 30 GB para el archivo, si está habilitado).
Informar al usuario sobre la suspensión de litigio o la suspensión de retención
Al colocar un buzón de correo en suspensión de litigio o en suspensión de retención en Exchange 2010, puede rellenar el campo de comentarios mediante la EMC o el cmdlet Set-Mailbox. El comentario se muestra en el área Backstage en Outlook 2010 y se puede usar para informar al usuario acerca de ambas suspensiones. También puede incluir una URL para directivas de suspensión interna u otra documentación.
Figura 1: Colocar un buzón de correo en suspensión de litigio mediante la EMC
Al colocar un buzón de correo en suspensión de litigio, Exchange le alerta de que el cambio puede tardar hasta 60 minutos en procesarse.
Figura 2: Advertencia mostrada al colocar un buzón de correo en suspensión de litigio
Aunque la suspensión de litigio es procesada por Exchange en ese período, el comentario de la suspensión de litigio no aparece en Outlook 2010 hasta que el MFA ha procesado el buzón de correo. En función del ciclo de trabajo del asistente, el comentario puede tardar hasta 1 día en mostrarse en Outlook (la configuración del ciclo de trabajo predeterminada en Exchange 2010). Para que el comentario aparezca antes, puede iniciar el asistente manualmente en un buzón de correo.
Start-ManagedFolderAssistant “Usuario del buzón de correo”
Para que el asistente procese varios buzones de correo, tiene que canalizar la salida del cmdlet Get-Mailbox, que puede usar filtros de destinatarios para filtrar buzones de correo o usar la pertenencia a un grupo de distribución.
Asimismo, las propiedades LitigationHoldEnabled, LitigationHoldDate y LitigationHoldOwner son propiedades que se pueden filtrar en Exchange 2010. Esto significa que puede filtrar la salida de Get-Mailbox mediante estas propiedades e iniciar el MFA en todos los buzones de correo que haya colocado en suspensión de litigio en una fecha concreta.
Este comando recupera todos los buzones de correo colocados en suspensión de litigio por Paul Singh después del 14/8/2010.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “8/14/2010” –and LitigationHoldOwner “Paul Singh”} | ft Name,Litigation*
Una vez que examine la lista de buzones de correo devueltos por el comando anterior, puede iniciar el MFA para que los procese.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “8/14/2010” –and LitigationHoldOwner “Paul Singh”} | Start-ManagedFolderAssistant
Después de que el Asistente para carpeta administrada haya procesado un buzón de correo, el comentario de suspensión se muestra en Outlook 2010. No es necesario que el usuario reinicie Outlook.
Figura 3: El comentario de suspensión junto con los vínculos para obtener más información, si están configurados, se muestra para el usuario en Outlook 2010
Exchange 2010 tiene una serie de características que le ayudan a cumplir los objetivos de cumplimiento normativo de su organización. Para obtener más información, vea Directiva de mensajería y cumplimiento normativo en la documentación de Exchange 2010.
Esta es una entrada de blog localizada. Puede encontrar el artículo original en Retention Hold and Litigation Hold in Exchange 2010