Отслеживание повременных фактических трудозатрат для задач и назначений
Ввод повременных фактических данных требует больше усилий со стороны руководителя проекта и, возможно, со стороны ресурсов, которым понадобится уведомлять руководителя проекта о своих фактических дневных или недельных результатах. Однако это дает гораздо больше информации о состоянии задач и ресурсов проекта, чем все другие методы ввода фактических данных. Ввод повременных значений – это наилучший подход, когда имеется группа задач или весь проект, включая следующие:
- Задачи с высокой степенью риска;
- Задачи с относительно небольшой длительностью, в которых отклонение даже в один день может подвергнуть риску весь проект;
- Задачи, для которых нужно разработать или отслеживать уровень производительности, то есть норму выполнения желаемого объема работ за заданный период времени, например, редакторская правка 3000 слов в день;
- Задачи, к которым спонсоры или другие заинтересованные лица проявляют особенно пристальный интерес;
- Задачи, для которых требуется почасовая оплата труда.
Выполним небольшое упражнение по вводу некоторых фактических данных для задач по конкретным периодам времени.
1. Щелкнем на знаке минус слева от задачи 15 Приобретение , чтобы свернуть этот этап плана проекта.
2. В столбце Название задачи (Task Name) щелкнем на названии задачи 22 Подготовка рукописи для редактуры , затем на вкладке Задача (Task) в группе Редактирование (Editing) щелкнем на кнопке Перейти к задаче (Scroll to Task)
3. Project прокрутит повременную таблицу и покажет первые плановые значения трудозатрат этапа Редактура.
4. В повременной таблице щелкнем на ячейке на пересечении столбца среда, 23 Мая, и строки с фактическими трудозатратами задачи 22. Строка с фактическими трудозатратами находится сразу под строкой с трудозатратами, в которой для среды указано значение 12ч.
5. Введем 9 ч и нажмем клавишу TAB.
6. Как только мы ввели первое фактическое значение для задачи, плановое значение трудозатрат изменилось на такое же. Оба значения трудозатрат, фактическое и плановое, были учтены на уровнях суммарных задач и распределены среди назначений по задаче. Это видно как в повременной таблице, так и в таблице слева.
7. В ячейке с фактическими трудозатратами для четверга, 24 Мая введем 15 ч и нажмем клавишу TAB.
8. Для задачи 22 в указанные даты введём следующие значения фактических трудозатрат.
На этом ввод фактических трудозатрат для этой задачи завершен. Далее мы введем значение фактических трудозатрат для назначений следующей задачи.
Для задачи 23 Редактура мы получили недельные значения фактических трудозатрат от назначенного ресурса. Литературные редакторы завершили задачу. Для этой задачи мы настроим временную шкалу на отметку фактических данных по неделям.
9. На вкладке Вид (View) в группе Масштаб (Zoom) выберем опцию Недели (Weeks) в списке Шкала времени (Timescale).
10. В повременную таблицу для назначения литературных редакторов по задаче 23 Редактура введем следующие значения фактических трудозатрат.
Значения фактически трудозатрат ресурса были сведены в значения фактических трудозатрат задачи. Исходные значения трудозатрат были сохранены в базовом плане, поэтому, если они понадобятся, их всегда можно будет увидеть.
Когда требуется отслеживать фактические трудозатраты на самом детальном уровне, используйте повременную таблицу в представлении Использование задач (Task Usage) или Использование ресурсов (Resource Usage) . В любом из этих представлений значения фактических трудозатрат можно вводить для отдельных назначений по дням, по неделям или другим периодам времени. Например, если задаче назначено три ресурса, и вы знаете, что в конкретный день два ресурса работали над задачей по восемь часов, а третий только 6 часов, введите эти данные как три отдельных значения в соответствующий день в повременной таблице.
Если в вашей организации для отслеживания фактических трудозатрат используется система отчетности, основанная на листах учета отработанного времени, используйте данные в этих листах как повременные фактические данные. Вам может не требоваться проводить отслеживание на таком уровне, но, если ресурсы заполняют листы учета отработанного времени для других целей (например, для бухгалтерии), используйте эти данные.