跟踪您的工作

原文发布于 2012 年 7 月 26 日（星期四）

Eilene Hao Klaka 是工作管理应用程序团队的项目经理。

如今，我们开展的几乎所有项目都需要协作。饭店老板可能需要与员工和广告人员共同制定并宣传新菜单；婚礼策划人可能会与花店老板和婚庆场地协调员共同努力，让梦幻婚礼成为现实；而您则需要利用自己熟悉的工具来协调待办事项，轻松交流工作状态，并与团队成员始终保持同步。  

 

在 SharePoint 的下一版本中，为了使团队能够作为一个整体有条不紊地开展活动，并帮助个人在整个项目过程中始终掌握工作动态，我们创建了一种简洁直观的新体验。它包括以下两个核心因素：团队网站中的新任务管理功能以及“新闻源中心”(Newsfeed Hub) 内的“我的任务”(My Tasks)。下面，我们一起来了解一下。

 

根据任务列表协调工作和最后期限

在整个项目中作为团队工作

在 SharePoint 的下一版本中，您可以添加任务管理功能，增强任何团队网站，以便您能够整理、计划和跟踪任务，并交流最后期限。所有这一切均可在存储文档和注释的同一位置进行。事实上，您仅需在新网站的主页上单击“确保最后期限?”(Working on a deadline?) 平铺图案即可。

 

其中包括以下几种有助于您开展工作的工具：

• 任务列表：用来捕获操作、待办事项和最后期限
• 日历：用来跟踪重要日期和会议
• 项目摘要：使团队掌握项目进度

根据任务列表协调工作和最后期限

在全新的任务列表中，您可以快速创建和编辑团队任务。任务列表的起始视图已经过优化，支持您捕获接听电话时草草记在便签纸上的信息类型：任务、截止日期以及任务分配对象。如果单击“编辑此列表”(Edit This List)，则将显示一个网格。在此网格中，您可以像在 Excel 中一样直接编辑。在项目过程中，如果情况发生变化，或者引入新开发流程，从而需要对项目进行调整，这种模式也能为您完成组织任务带来更多灵活性，包括拖放任务将其重新排序，缩进任务以创建层次结构。如果忘记在在两个任务之间添加需要完成的其他任务，怎么办？仅需单击“插入”(Insert)，然后直接添加在中间即可。

 

在页面顶部，您会找到一个交互式日程表，其中生动形象地列出了最重要的任务和里程碑。这有助于每位项目参与者清楚地看到自身工作如何与其他任务的背景相契合。通过使用功能区或任务标注，您仅需轻松单击按钮，即可将任何任务及其日期添加到日程表中。  

 

利用任务列表，整理团队所需执行的工作并查看当前进展将变得更轻松、更简便。

 

交流项目简要状态

任务列表对项目工作人员来说十分有用，但网站的其他访客（团队成员和利益干系人）希望拥有一种能够显示项目状态的概要视图。为此，我们在网站主页上提供了“项目摘要”功能。利用此功能，您可以轻松交流项目进度，标注下一个里程碑，并展示各种显示模式。该视图的第一项是日程表（从“任务”(Task) 列表中访问），它可为临时利益干系人提供当前项目的大致概况。第二项是即将开始的任务的最后期限和日历活动列表，它有助于大家了解后续步骤的具体详细信息。因此，访问此网站的任何人都能够更清楚地看到项目进展的整体状况，以及项目成员应当完成哪些工作。在 Microsoft，我们喜欢使用自己的工具，我们将这种现象称为“内部试用”（或打趣地称为“吃自己的狗粮”）。我们在许多新网站主页上的 Office 内都嵌入了“项目概览”(Project Summary) 功能，反馈效果非常棒。用户表示，在网站上嵌入“项目概览”(Project Summary) 功能之后，一切显得更井井有条，而且还能使团队成员的步调一致。

随需增长

任务列表是帮助团队有条不紊开展工作的理想位置，但有时，随着项目范围的扩大，您可能还需要更高级的控制、结构和报告功能。在这种情况下，您可以在 Microsoft Project 2013 中打开一个任务列表。在功能区单击“在项目中打开”(Open in Project)，可获取更强大的报告功能甚至更高级别的组织，从而跟踪项目计划和最后期限，而“保存在项目中”(Saving in Project) 则会将所做更改直接重新同步至列表，供所有人共享。  

 

从单一固定位置完成所有工作

用户平均会同时兼顾五至七个项目。例如，婚礼策划师可能需要同时为几位客户策划婚礼，在 SharePoint 中为每位客户建立一个任务管理网站。在这种情况下，除了跟踪这些项目以外的个人任务外，她还需要从多个不同位置执行分配给她的任务。  

  

如今，她不必分别进入每个网站来查看分配的相关任务，仅需使用“新闻源中心”(Newsfeed Hub) 下一项名为“我的任务”(My Tasks) 的新功能，即可在单一固定位置快速查看她在整个项目过程中所需完成的所有工作。  

 

“我的任务”(My Tasks) 可以将在 SharePoint、Outlook 和 Project 中分配给您的所有任务全面整合在一起，支持您组织并管理个人任务以及其他分配任务等。 

 

其目的不仅仅是为您显示任务，而是成为您采取后续操作的一站式服务平台。以下信息可为您提供一些帮助。

 

组织任务并采取操作

要访问“我的任务”(My Tasks)，请转到“新闻源中心”(Newsfeed Hub) 并在快速启动栏上单击“任务”(Tasks)。首次访问时，我们将为您列出所有任务，并按项目分组显示，使您能够了解其上下文背景。

 

查看任务之后，您将考虑要着手完成的其他重要事项。“我的任务”(My Tasks) 具有内嵌的添加控件，可帮助您轻松快速地捕获任务。  

 

要设置任务优先级，您可以通过上下拖放任务对其进行重新排序。此外，也可以将其标记为“重要”(Important)，突出显示您最希望重点关注的任务。标记后，这些任务将显示在“重要并即将开始”(Important and Upcoming) 视图中显示。我们将在下一部分中介绍此视图。

 

要完成某一任务，仅需选中该任务的复选框，就像您在任务列表中的操作一样。选中后，您会看到它会自己打叉并自行消失（您仍可在“已完成”(Completed) 视图中看到该任务）。您也可以编辑内嵌的任务或者直接打开任务表单。所有更改将重新写回至项目网站，这样团队成员可立即了解您的任务状态和更新信息。

 

为了更好地执行任务，您还可以获取更多上下文信息，其中包括通过打开标注链接、转到相关资料所在的项目网站。 

使用“重要并即将开始”(Important and Upcoming) 决定下一步工作

“我的任务”(My Tasks) 提供了一种名为“重要并即将开始”(Important and Upcoming) 的特殊视图，可帮助您从所有任务中挑选出下一步应当执行的任务。它为您提供个人日程表，列出您未来几周内即将到期的所有任务、您标记为“重要”(Important) 的所有任务、以及不久将会到期的即将开始的任务列表。这是一种自我洁净的视图，意味着它将不断更改内容，防止任务列表变得过长。当重要任务出现延迟时，它们会逐渐在此视图中消失，因此那些仍未着手开始、但确实不太重要的任务不会使列表变得混乱。

将任务随身携带

最后一点但并非最不重要的一点是，您可以将任务与 Outlook 同步。您不仅可以在 Outlook 或 Outlook Web Apps 中查看这些任务，而且还可以在您喜欢的手机 Outlook 任务应用程序中查看，例如：Windows Phone 中的“日历”(Calendar) 中心或 iOS 上的“提醒”(Reminder) 应用程序。您仅需转到“我的任务”(My Tasks) 中的功能区并单击“与 Outlook 同步”(Sync to Outlook)，即可将此功能打开，这样便可定期同步任务。

 

本文只是简单地介绍了 SharePoint 的下一版本如何帮助您使用自己喜欢的工具使工作变得更井井有条，且与团队成员保持同步。有关更多强大功能，请您亲自试用，并向我们反馈它能否显著提高您的工作效率和项目成果！ 

 

 

 

 

 

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Keep track of your work 以查看原文