定期的なイベントの会議ワークスペースで日付ごとのアイテムを正しく追加・表示させる方法

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皆さん初めまして！SharePoint サポートチームの Shizuka です。

今回は、予定表の定期的なイベントによく利用される会議ワークスペースについて、是非皆様に知っておいていただきたい情報がありますのでご紹介いたします。

定期的なイベントの会議ワークスペース

皆さん、週 1 の定期的な会議ってありますよね？

例えば、そうですね～、週 1 でおいしいとうわさのレストランにランチを食べに行く、とか、毎週金曜日にお仕事の後懇親会する、とか。 (ようするに定期的な予定ですね)

そんな時、会議で話し合う内容や必要な資料などを、各日付ごとに管理できたらいいなーと思いませんか？

MOSS にはそのような便利な機能が備わっており、予定表にて新しい予定 (定期的なイベント) を追加する際に一緒に会議ワークスペースを作ることができることから、利用されている方も結構多いように思います。

これから利用をお考えの方にも是非知っておいていただきたいことが、会議ワークスペースの URL はローマ字で入力しましょう！ ということです。

突然なんのことやらという方のため、百聞は一見にしかず。

チームサイトを例に、予定表にて便利な会議ワークスペースつきの定期的イベントを作成してみましょう。

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まず、予定表に新しいアイテムを追加します。この時 ”定期的なイベントとして設定する” と “会議ワークスペースを使用して、このイベントの参加者、議題、資料、議事録などを準備する” にチェックを入れることをお忘れなく！！

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[OK] をクリックすると、以下のように会議ワークスペース作成ページへ遷移します。以下は、既定のままの内容ですね。

会議ワークスペース サイトのタイトルと、URL 名は、前のページで予定表に新規作成したアイテムのタイトルを自動的に入力してくれます。

この URL 名が、今後の会議ワークスペース サイトの運命を大きく変えるのです。

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テンプレートは何でもいいのですが、一般的な会議ワークスペースで作成しましょう。

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はい、待ちます。

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“たのしい会議” 用の会議ワークスペースサイトが作成されました！

では、11/19 に開催する “たのしい会議” の会議の趣旨を追加してみましょう！

以下は 11/19 の “たのしい会議” です。URL の赤字の部分からも分かりますね～。

https://shizukaserver/sites/funsite/たのしい会議/default.aspx?InstanceID=20091119&Paged=Next&p_StartTimeUTC=20091112T070000Z&View=%7bDD34D877%2dD481%2d4838%2dA1F2%2dB0C438BB4E57%7d

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[新しいアイテムの追加] をクリックして、会議の趣旨で以下のように新しいアイテムを追加します。

この時の URL はこちら↓

https://shizukaserver/sites/funsite/たのしい会議/Lists/List3/NewForm.aspx?Source=http%3A%2F%2Fshizuka038%2Fsites%2Ffunsite%2F%25E3%2581%259F%25E3%2581%25AE%25E3%2581%2597%25E3%2581%2584%25E4%25BC%259A%25E8%25AD%25B0%2Fdefault%2Easpx%3FInstanceID%3D20091119%26Paged%3DNext%26p%5FStartTimeUTC%3D20091112T070000Z%26View%3D%257bDD34D877%252dD481%252d4838%252dA1F2%252dB0C438BB4E57%257d

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はい、ちゃんと追加されてますね！

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では次に、11/26 に開催する “たのしい会議” に必要事項を追加したいと思います。URL はこちら↓

https://shizukaserver/sites/funsite/たのしい会議/default.aspx?InstanceID=20091126&Paged=Next&p_StartTimeUTC=20091112T070000Z&View=%7bDD34D877%2dD481%2d4838%2dA1F2%2dB0C438BB4E57%7d

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会議の趣旨を追加します。

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あれ！？せっかく追加したのにどこいっちゃったの？？確かに 11/26 で追加したのに・・・。

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再度 11/19 の “たのしい会議” に戻ると・・・こんなところにいました。なんで！？

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“会議の趣旨” リストにアクセスすると、以下のように各日付で追加したアイテムが両方とも見えています。トップページの Web パーツと同じですね。

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むむっ、本来こうはならないはず！

ホームから特定の日付をクリックすると、その日付と関連付けられたアイテムのみが表示されるはずなのです。もちろん、リストへアクセスした場合も同様のはずです。

これは、会議ワークスペースを作成した際の URL が日本語 (ダブル バイト文字) であることが影響しています。

「これってどうしようもないの！？せっかく作った会議ワークスペースサイトが無駄になるの？」と、心配された皆様。

ご安心ください！！

会議ワークスペースの再作成などは必要なく、以下のように、サイトの設定から URL をローマ字などのシングル バイト文字に変更することで解決します。

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では、本当に直っているのか確認のため、12/03 に新しい会議の趣旨を追加してみましょう。

はい、今度こそ正しい日付に追加されました！

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12/03 の日付から会議の趣旨リストへアクセスした場合も、12/03 に紐付けられたアイテムのみ表示されています！

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以下の点に注意してください：

URL を変更する前に追加したアイテムに関しては、引き続きすべて11/19 の日付に表示されます。

これは、アイテムを追加するときに正しい日付と関連付けられていないためですので、既に追加したアイテムに関しては、一度削除して再追加する必要があります。

今回はトップページの Web パーツの [新しいアイテムの追加] をクリックして追加していますが、IE 7、8 からは各リストの [新規] – [新しいアイテム] から直接追加した場合も同様の動作となります。

IE 6 では少し動作が異なり、[新しいアイテムの追加] から追加したときだけ意図した日付にちゃんと追加されますので、そのアイテムのみトップページの Web パーツ上では正しい日付に表示されます。がしかし、各リストへアクセスした際は、やはり正しい日付のアイテムは表示されませんので、[新規] – [新しいアイテム] から追加したものは正しい日付に追加されないのです。

今回ご案内した内容は IE 7、8 での動作となります。

IE のバージョン別動作の違い

IE6

IE7

IE8

Web パーツの [新しいアイテムの追加] をクリック

○

×

×

各リストで [新規] – [新しいアイテム] をクリック

×

×

×

この動作については、製品の問題として既に開発部門へフィードバック済みですので、今後改善されることに期待しましょう。

これから定期的なイベントと関連づいた会議ワークスペースを作成するときは URL をローマ字にすることをお忘れなく！