Definir resultados y el éxito de su adopción de Microsoft Teams
Para cada escenario empresarial o servicio que modernice, es fundamental definir el aspecto del éxito de su empresa. Habrá recopilado esa información para sus escenarios iniciales a medida que los ha asignado en la fase anterior. A medida que se prepare para la implementación de escala, tendrá que volver a visitar y expandir estos importantes criterios de éxito.
Lo que sigue es una estrategia recomendada para asignar estos criterios. Hay muchos enfoques válidos para este paso. Puedes seguir nuestra guía o seguir la guía del partner de Microsoft con el que estés trabajando. Independientemente del método que elija, asegúrese de que los resultados empresariales se apoyan en la implementación técnica de sus servicios y en los objetivos generales de su organización.
Existen cuatro categorías de resultados que se pueden priorizar para su empresa. Están interconectados y forman la base de la modernización y la transformación digital que experimentarán los empleados individuales.
Ejemplo de resultados en cada categoría son:
Organización
- Transformación cultural
- Retención de empleados
- Adquisición de talento
- Participación social
- Agilidad operativa
Cultural
- Opinión de los empleados
- Recomendaciones de empleados
- Comentarios de los clientes
- Medidas de innovación (por ejemplo, contribuciones al foro de ideas, hackathons, compromisos de innovación de productos)
Tangible
- Impacto en la experiencia del cliente (servicio más rápido, reducción en incidentes de servicio, referencia al cliente/participación en el programa de fidelización)
- Ahorro de costos
- Generación de ingresos
- Seguridad de datos
- Simplificación del proceso
- Retirada de sistemas heredados
Individual
- Uso de las herramientas deseadas
- Moral de los empleados
- Productividad de los empleados
- Compromiso de los empleados
- Generación de ideas
En general, debe pensar en estas medidas que se agregan para crear un cociente de cambio para su empresa de esta manera:
Seleccionar una estrategia de habilitación de servicio
Teams es una tecnología transformadora, por lo que, dependiendo del tamaño de su organización y de las tecnologías existentes, puede adoptar diferentes enfoques. Considere estas estrategias:
| Teams First | Teams Core | Teams Go Big | Skype en paralelo | Migración |
|---|---|---|---|---|
| Coordinar la implementación en la nube con Teams | Habilitar escenarios de colaboración con Teams | Todos los empleados de Teams y equipos de toda la organización | Habilitar Teams y Skype Empresarial | Migrar usuarios de Skype Empresarial a Teams |
| - Aplicable a los clientes de Microsoft 365 o Office 365 nuevo o de bajo uso - Liderar con Teams en un escenario específico del cliente - Resaltar la experiencia de usuario integrada y acelerar el tiempo de valor de Microsoft 365 o Office 365 - Llevar a cabo la planeación de la habilitación de cargas de trabajo conjuntamente para evitar la implementación en serie |
- Habilitar Teams junto con OneDrive y SharePoint Online - Crear una intranet de la empresa para compartir vídeo y recursos de noticias con Microsoft Stream Mejor juntos: Teams SharePoint Viva Engage Planner PowerApps |
- Para los clientes con menos de 5000 puestos (limitación actual) - Habilitar la colaboración entre organizaciones con un equipo para todos - Automatizar tareas comunes (solicitudes de vacaciones, encuestas de empleados, participación ejecutiva) |
- Usar tácticas básicas de Teams para acelerar la colaboración - Resaltar las instrucciones de los escenarios de reunión según el tamaño y el conjunto de características necesarios : Usar Skype Empresarial para llamadas empresariales, interoperabilidad y escenarios híbridos - Utilice el plan de desarrollo público para la planificación de capacidades. |
- Planear el cambio a Teams desde Skype Empresarial mediante la creación de un plan de estrategia de servicio para el cliente - Adjuntar a la programación de publicación de características - Se recomienda incluir Side by Side y Teams Core para facilitar la transición |
A continuación se muestran nuestras recomendaciones para la mayoría de las organizaciones de clientes. Sin embargo, hay excepciones. Para obtener instrucciones sobre cualquier escenario no cubierto aquí, formule sus preguntas en nuestra comunidad de impulso de la adopción o póngase en contacto con el equipo de FastTrack o la red de partners de Microsoft.
Elija Teams First o Teams Core: la mayoría de las organizaciones tienen una inversión existente en tecnología de Microsoft. Es posible que habilite más de una carga de trabajo a la vez, como Exchange Online, OneDrive para la Empresa o SharePoint. En estos casos, seleccionar Teams First o Teams Core es una elección inteligente. Permitirá a los usuarios acostumbrarse a la experiencia de colaboración mejorada de Teams. Después, el equipo del proyecto de colaboración puede planear la implementación de funcionalidades adicionales, así como la formación y el soporte técnico necesarios para que puedan tener éxito.
Elija Teams Go Big (Equipos en grande): en el nuevo Microsoft 365 o Office 365 organizaciones de clientes, lo mejor suele ser adoptar un enfoque Teams Go Big para minimizar la fatiga por cambios causada por el aprendizaje de nueva tecnología varias veces. Obtendrá el mayor beneficio al habilitar Teams para la colaboración principal y las reuniones, SharePoint, OneDrive, Planner y otras cargas de trabajo, y permitir que sus empleados obtengan información sobre ellos en el contexto de la implementación de Teams.
Teams Go Big también es la estrategia de habilitación preferida para las organizaciones de menos de 1000 empleados que desean simplificar la comunicación y la participación de los empleados. El uso del equipo de toda la organización puede reunir a las personas para revisar las tareas e iniciativas comunes en cualquier dispositivo.
Elija en paralelo: para las organizaciones que usan Skype Empresarial para audioconferencias, compatibilidad con dispositivos de salas de conferencias o capacidades de voz en la nube, recomendamos ejecutar Teams y Skype en paralelo para familiarizar a los empleados con las principales características de colaboración, mientras planea la migración de Skype Empresarial en un momento conveniente para su empresa. Tenga en cuenta que ejecutar ambos clientes en paralelo puede producir confusión al usuario sobre qué herramienta usar, por lo que le recomendamos que mantenga corta esta fase en su recorrido de adopción.
Elija Migración: Migrar de Skype Empresarial a Teams tiene componentes adicionales desde una perspectiva técnica, pero el recorrido de adopción del usuario tiene los mismos componentes que una implementación Teams Go Big. Además, formará a las personas sobre la experiencia y la interfaz de las reuniones de Teams, el nuevo comportamiento de chat persistente y otros elementos de la experiencia que son diferentes de Skype Empresarial.
Para cada estrategia de habilitación, es esencial trabajar estrechamente con el equipo de preparación técnica para garantizar que su entorno ofrezca una gran experiencia para los empleados.
Decisión: seleccione una estrategia de habilitación que mejor admita los resultados empresariales de Microsoft Teams y que pueda habilitar el equipo de implementación técnica. Se trata de una decisión conjunta entre el liderazgo de TI, los responsables de la administración de programas y los especialistas en adopción de usuarios. Esta decisión suele corresponder a la parte interesada ejecutiva, que es la propietaria definitiva del éxito de Microsoft Teams o de los servicios de colaboración de su organización.
Procedimiento recomendado: Las estrategias de habilitación pueden ser adecuadas para una fase determinada del proyecto o la programación de implementación divisional. Use las personas clave y sus necesidades para realizar selecciones. Trabaje estrechamente con su equipo de implementación técnica para garantizar una experiencia de alta calidad para los usuarios.
Engage partes interesadas
La comunicación y la administración de expectativas son elementos clave en un proyecto de cambio correcto. Es importante comunicar periódicamente su visión general y su progreso hacia ese objetivo a las partes interesadas y a otras personas de su organización.
Decisión: decida el ritmo y el método para comunicarse con las partes interesadas en alineación con la cultura de su empresa. Destinar las comunicaciones a los distintos niveles de participación e interés en toda la organización.
Opción: Para crear una knowledge base continua de información sobre el proyecto, considere la posibilidad de usar páginas de noticias en el sitio de comunicación de SharePoint. La biblioteca de páginas de noticias (páginas de sitio del sitio de SharePoint asociadas con el equipo de planificación) se puede hacer pública para que se puedan compartir con todas las partes interesadas.
Expandir el equipo de implementación
En una organización grande, debe intentar incorporar muchos roles diferentes en su amplia fase de habilitación. Esto puede incluir patrocinadores empresariales adicionales, personal de soporte técnico de TI, miembros adicionales de su comunidad de expertos y, en algunos casos, personal formal de administración o formación de cambios. La ilustración siguiente muestra un equipo de adopción a gran escala que permite la separación de tareas.
En una organización más pequeña uno o varios de estos roles pueden ser realizados por una sola persona, pero las habilidades requeridas siguen siendo las mismas. Las habilidades técnicas, de comunicación y de aprendizaje son importantes en un proyecto de cambio exitoso.
Expandir las directivas de administración de información y gobernanza
Una vez que haya seleccionado la estrategia de habilitación, estará listo para revisar y escalar las decisiones de gobernanza que tomó en la fase 1. Vuelva a consultar las decisiones del 1 al 6 desde el inicio rápido de Gobierno para expandir estas directivas en alineación con los usuarios empresariales que usarán Teams.
| Nivel de equipo | Ámbito/finalidad | Pertenencia estándar | Duración |
|---|---|---|---|
| Nivel 1 | El equipo autoritativo para una división o unidad de negocio | Por lo general, se restringe a los miembros oficiales de esta división o unidad | Perpetuidad mientras exista la división (por ejemplo, departamento de TI, Recursos Humanos, Marketing) |
| Nivel 2 | Equipos de proyecto, servicio o iniciativa con un ámbito más pequeño | Normalmente entre organizaciones y puede incluir invitados | Mientras ese proyecto o servicio se esté trabajando en |
| Nivel 3 | Proyectos puntuales | Equipo de punto estrecho pequeño con alcance individual; pueden incluir invitados | Ciclo de vida corto vinculado a la entrega principal |
Ejemplo de procedimientos recomendados de aprovisionamiento y administración a nivel de equipo:
| Nivel de equipo | ¿Quién crea? | Biseles y retención | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| Nivel 1: División | TI o experto en ese grupo para asignarle un nombre correcto | Confidencial con directiva de retención estándar aplicada y directiva de renovación de 1 año | Piense en esto como reservar un nombre de dominio. Desea controlar cómo se denominan los equipos de división y qué se incluyen. Diseñe el equipo antes de agregar usuarios adicionales. |
| Nivel 2: Proyecto o servicio | Propietario o experto del proyecto | Confidencial o altamente confidencial según el contenido. Es posible que tenga una directiva de retención. Renovación de 6 meses. | Antes de crear esto, piense que está más allá del límite del proyecto o servicio en el que está trabajando. ¿Tendría más sentido combinar fuerzas con otro equipo? Realice todos los esfuerzos para minimizar el número de equipos que los usuarios individuales tienen que visitar al trabajar en el mismo proyecto o servicio. |
| Nivel 3: equipo de proyecto pequeño bajo demanda | Cualquier persona de la organización | Etiqueta general con retención estándar y renovación de 6 meses. Puede incluir la convención de nomenclatura (prefijo o sufijo) | Equipos de autoservicio bajo demanda. Aprovisionamiento sin fricción. Esto facilita una colaboración y comunicaciones fluidas para los equipos de proyectos pequeños que buscan obtener valor inmediato de los servicios proporcionados por la empresa. |
Simplificar la participación empresarial
Una parte esencial de impulsar la transformación digital y el uso en Microsoft Teams es trabajar con las unidades de negocio para comprender qué necesidades, oportunidades y dificultades tienen. Aunque es similar a la conversación tradicional de TI con la empresa, su enfoque debería estar en lo que se necesita. Escuche antes de pasar a los requisitos técnicos. En muchos casos, las características integradas de Teams satisfacen las necesidades de su organización.
Procedimiento recomendado: Antes de considerar el desarrollo de una solución personalizada, asegúrese de que su organización usa completamente las funcionalidades predefinidas de Microsoft 365 o Office 365. El desarrollo de soluciones personalizadas siempre conlleva un coste a largo plazo para los departamentos de TI y soporte técnico.
Siga estos pasos para optimizar su trabajo con unidades de negocio. Tenga en cuenta que, en grandes empresas multinacionales, este proceso puede continuar mucho después de la primera implementación a gran escala de Microsoft Teams:
- Reúnase con personas influyentes clave dentro de una unidad de negocio antes de involucrar al ejecutivo para obtener información y alineación.
- Comprender las soluciones actuales para escenarios comunes (correo electrónico, SharePoint, Viva Engage y otros productos).
- Empieza por pequeño seleccionando escenarios que se asignen a impacto alto, dificultad media/baja a medida que escalas,
- Capture comentarios y desarrolle expertos con conocimientos de unidades de negocio para apoyar la transición,
- Configure puntos de comprobación mensuales para analizar el progreso y priorizar el trabajo pendiente de proyectos adicionales.
Siguiente: Optimizar los comentarios y los informes