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Avisos de servicio para el uso del buzón de correo en la supervisión de Exchange Online

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Un aviso de servicio de Exchange Online le informa sobre los buzones que están en espera y en riesgo de alcanzar o superar su cuota. Estos avisos de servicio proporcionan visibilidad del número de buzones de su organización que pueden requerir la intervención del administrador.

Estos avisos de servicio se muestran en el Centro de administración de Microsoft 365. Para ver estos avisos de servicio, puede ir a Estado>Estado del servicio>Exchange Online y, a continuación, buscar límites de almacenamiento de buzones en escenarios de la organización, o bien ir a Estado>Estado del servicio>Exchange Online y seleccione la pestaña Problemas activos. Este es un ejemplo de un aviso de servicio de uso de buzones en caso de problemas activos.

Alerta de servicio de uso del buzón de correo.

Al acceder al aviso de servicio, verá un vínculo en Impacto del usuario. Al seleccionar ese vínculo, se abre una ventana flotante que muestra los GUID de buzón afectados para el inquilino. Esta lista está limitada a no más de 155 buzones.

Vista de detalles de alertas de servicio de uso de buzones

Si el inquilino supera más de 155 buzones en su cuota de almacenamiento o está cerca de ella, visite el portal de administración y acceda al informe de uso del buzón. Como alternativa, la dirección URL directa al informe de uso del buzón es https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage.

Nota:

La información del informe de uso del buzón podría estar 24 horas detrás de la alerta de aviso del servicio de uso del buzón.

¿Qué indican estos avisos de servicio?

Los avisos de servicio para el uso del buzón informan a los administradores sobre los buzones en espera que se acercan a la cuota de almacenamiento del buzón. El tipo de retenciones que se pueden colocar en los buzones incluye retenciones por litigio, suspensión de exhibición de documentos electrónicos y directivas de retención de Microsoft 365 (que están configuradas para conservar datos). Cuando un buzón está en espera, los usuarios (o los procesos automatizados) no pueden quitar permanentemente los datos de su buzón. En su lugar, los administradores deben configurar directivas de retención de Administración de registros de mensajería (MRM) en Exchange Online (en línea con las directivas de cumplimiento de su organización relacionadas con la retención de datos) para mover datos del buzón principal de un usuario a su buzón de archivo.

Si un buzón en espera no tiene un archivo y alcanza un estado crítico o de advertencia, los administradores deben habilitar los buzones de archivo y habilitar el archivado de expansión automática. Asegúrese de que el período de retención de la directiva de archivo asignada al buzón (que mueve el correo electrónico del buzón principal al buzón de archivo) solo conserva los datos del buzón principal durante el tiempo necesario. Si no se hace nada para resolver los problemas de cuota identificados por el aviso del servicio de uso del buzón de correo, es posible que los usuarios no puedan enviar o recibir mensajes de correo electrónico o invitaciones a reuniones.

Buzones en espera sin un archivo

Si un buzón está en espera y está cerca o ha alcanzado su cuota y no tiene un archivo, un administrador puede habilitar un buzón de archivo (y potencialmente habilitar el archivado de expansión automática) junto con asegurarse de que se aplica una directiva de archivo MRM al buzón. (Una directiva de archivo de MRM es una directiva de retención en Exchange Online que mueve elementos al buzón de archivo). Para obtener más información sobre cómo interactúan las retenciones con cuotas y tamaños de cuota recomendados para el buzón principal y la carpeta Elementos recuperables, vea Aumento de la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Buzones en espera con un archivo

Si un buzón está en espera, tiene un archivo y está cerca o ha alcanzado su cuota de elementos recuperables, un administrador puede aumentar la cuota de la carpeta Elementos recuperables. Para obtener más información, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Si un administrador aumenta la cuota de elementos recuperables, también debe asegurarse de que se aplique a los buzones una directiva de archivo de MRM que mueva elementos al buzón de archivo. El período de retención de la directiva de archivo debe ser lo suficientemente corto para que los elementos no se conserven demasiado tiempo en el buzón principal antes de que se muevan al archivo.

Nota:

Las directivas de archivo de MRM también mueven elementos de la carpeta Elementos recuperables del buzón principal a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo correspondiente. Esta funcionalidad ayuda a evitar que el buzón supere la cuota de la cuota Elementos recuperables.

Directivas de retención de MRM en su organización

Las directivas de retención de archivos se pueden configurar de varias maneras, en función de las necesidades de la organización. Para obtener información detallada sobre las directivas de retención, consulte Etiquetas de retención y directivas de retención en Exchange Online. Un administrador puede ver las directivas de retención existentes ejecutando el siguiente comando:

Get-RetentionPolicy | FL

Las directivas de retención se pueden aplicar a y realizar diferentes acciones en buzones con o sin archivos. A continuación se muestra una breve introducción a las acciones comunes de la directiva de retención de archivos:

  • MovePrimaryToArchive y MoveDumpsterToArchive indican a la directiva de retención que mueva el contenido del buzón principal, o la carpeta Elementos recuperables respectivamente, al archivo del buzón una vez que se cumplan las condiciones de la directiva. Los administradores establecen estas etiquetas y se aplican independientemente de la configuración individual de un usuario.
    • La directiva de retención aplicada al traslado del contenido de elementos recuperables debe ser relativamente corta para asegurarse de que el buzón principal del usuario no alcanza su cuota de elementos recuperables.
  • Una etiqueta de archivo personal significa que los usuarios pueden aplicar esta directiva a sus carpetas personales para archivar contenido según la programación especificada.

Las directivas de retención de MRM no funcionan según lo esperado

Los administradores poseen las herramientas necesarias para evaluar la causa de una directiva de retención no funcional y abordar los errores. Algunos escenarios comunes de error incluyen que la directiva no se aplique correctamente o que no se procese un buzón.

Para obtener información sobre cómo solucionar problemas de directivas de retención, consulte Solución de problemas de directivas de retención en Exchange Online.

¿Con qué frecuencia veré estos avisos de servicio?

Si no resuelve los problemas de cuota, puede esperar ver este tipo de aviso de servicio cada siete días. Los avisos de servicio posteriores pueden contener recuentos de buzones más altos para otros buzones que están cerca de su cuota. Si resuelve problemas de cuota, este aviso de servicio solo se produce cuando se identifica otro buzón con problemas de cuota.

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