Crear formularios de solicitud y plantillas para solicitudes de derechos del interesado para datos posteriores a Microsoft 365 (versión preliminar)
Hay dos maneras de crear una nueva solicitud de derechos del interesado para los datos más allá de Microsoft 365 (versión preliminar). Una forma es a través de un formulario de solicitud que su organización crea y publica para que los interesados puedan realizar una solicitud directamente a usted. La otra forma es la creación de una solicitud manual por parte de un usuario de su organización.
Independientemente de cómo se creen, todas las solicitudes se basan en una plantilla para describir los requisitos para cumplir las solicitudes. Su organización crea una plantilla mediante un proceso guiado para rellenar los detalles de una solicitud individual. Lo más probable es que el responsable de privacidad sea la persona de su organización que creará el formulario de solicitud y la plantilla.
Importante
Se recomienda crear formularios de solicitud para explorar las capacidades y funcionalidades, pero esperar hasta que el producto esté disponible de forma general para hospedar un formulario de solicitud en un sitio web externo.
Crear una plantilla
Las plantillas permiten a su organización crear los requisitos para cumplir con las solicitudes de derechos de los sujetos. Una plantilla determina los requisitos de cumplimiento, como las fechas límite de respuesta, los formularios de entrada asociados y los requisitos de almacenamiento y flujo de trabajo.
Siga las instrucciones siguientes para crear una plantilla:
En el nuevo portal de Microsoft Priva (versión preliminar), seleccione Solicitudes de derechos del asunto.
En el panel de navegación izquierdo, en Datos más allá de Microsoft 365, seleccione Solicitar formularios y plantilla.
En la pestaña Plantillas , seleccione Nuevo. Se abrirá el Generador de nuevas plantillas .
Escriba los detalles básicos del formulario, incluidos un Nombre, una Descripción y uno o más Contactos, que poseen solicitudes creadas con esta plantilla.
Escriba una fecha límite para el cumplimiento de la solicitud y, a continuación, seleccione Siguiente.
En Integraciones, conecte la plantilla a un formulario de solicitud que ya haya creado seleccionando un formulario en el menú desplegable Formulario de solicitud . Cuando termine, seleccione Siguiente.
Nota
Solo se puede conectar un formulario de solicitud a una plantilla y no a ninguna plantilla adicional.
El campo e Packag de exportaciónidentifica dónde se almacenará el paquete de exportación de la solicitud. Aunque esta solución está en versión preliminar, este campo se usa de forma predeterminada en el espacio empresarial. Seleccione Siguiente.
En Flujo de trabajo, la selección de validación de identidad predeterminada es el envío de una OTP al interesado. También puede seleccionar Tarea de validación manual de identidad para crear y asignar una tarea a un usuario de su organización para comprobar la identidad del interesado en sus activos de datos. (Si el resultado de la tarea es que no se encuentran datos para el interesado, puede detener la solicitud en este momento y responder al interesado que no se han encontrado datos, y puede cerrar la solicitud). Cuando termine, seleccione Siguiente.
En Revisar y finalizar, revise los detalles de la plantilla. Cuando termines, selecciona Guardar y cerrar.
El generador de formularios se cierra y llega a la página de detalles del formulario que ha creado. Selecciona Enviar en la esquina superior derecha. Una vez validada la plantilla por el sistema, se puede publicar.
Seleccione Publicar en la esquina superior derecha. Cuando se publica una plantilla, significa que la plantilla está lista para usarse dentro del sistema. No significa que la plantilla se publique en algún lugar públicamente.
Nota
Una vez publicada una plantilla, se muestra un hipervínculo a la dirección URL del portal de privacidad en la página de detalles de la plantilla. Este es el vínculo al formulario de solicitud al que está conectada la plantilla.
Ver plantillas
Todas las plantillas se muestran en la pestaña Plantillas de la página Solicitar formularios y plantillas . Seleccione un nombre de plantilla de la tabla para ver la página de detalles de la plantilla, que contiene todos los parámetros en los que se describe cómo se procesa una solicitud con la plantilla.
Crear un formulario de solicitud
Un formulario de solicitud es un formulario web disponible públicamente que un interesado puede rellenar y enviar a su organización para realizar una solicitud de derechos del interesado. Mediante un proceso guiado sencillo, puede crear el formulario con las preguntas necesarias para atender la solicitud y personalizarlo con la personalización de marca de su organización.
La combinación de información enviada en el formulario de solicitud se usa para buscar e identificar al interesado en las ubicaciones de datos de su organización. Hay dos formas de validación cuando se envía un formulario de solicitud:
Se envía un PIN de pago único (OTP) a la dirección de correo electrónico proporcionada en el formulario de solicitud, para validar que la cuenta de correo electrónico está activa y pertenece a la persona que envió el formulario de solicitud. Una vez que el interesado recibe y escribe la OTP en la ventana validación de identidad que aparece en el formulario de solicitud, su identidad se valida y comienza la búsqueda de la información del interesado en el mapa de datos.
Puede crear una tarea de validación de identidad manual para confirmar la identidad del interesado en los datos de su organización
Es necesario crear un formulario de solicitud cuando se usan solicitudes de derechos del interesado para datos que van más allá de Microsoft 365. Sin embargo, no es necesario publicarlo ni publicarlo públicamente. Establecer un proceso estandarizado para crear una solicitud, ya sea iniciada por una persona externa o internamente por un usuario de su organización, puede ayudar a que el proceso de cumplimiento general de la solicitud se ejecute de forma más eficaz.
Siga los pasos siguientes para crear un formulario de solicitud:
En el nuevo portal de Microsoft Priva (versión preliminar), seleccione Solicitudes de derechos del asunto.
En el panel de navegación izquierdo, en Datos más allá de Microsoft 365 , seleccione Solicitar formularios y plantilla.
En la pestaña Solicitar formularios , seleccione Nuevo. Se abrirá el generador de formularios de nueva solicitud .
Escriba los detalles básicos del formulario, incluidos un Nombre, una Descripción y uno o más Contactos, que son propietarios de la solicitud que proviene del formulario de admisión.
En Contacto de privacidad de la empresa, escriba la dirección de correo electrónico del contacto de privacidad de su organización.
En Declaración de privacidad de la empresa, escriba la dirección URL segura de la declaración de privacidad de su organización. La dirección URL debe empezar por
https://. A continuación, selecciona Siguiente.En Diseños, selecciona el modelo de consentimiento del formulario de admisión y, a continuación, selecciona Siguiente.
En Propiedades de diseño, escriba el nombre de la empresa y una dirección URL al logotipo. La dirección URL debe empezar por
https://.En Cuestionario, proporcionamos preguntas sugeridas para el formulario. Puede personalizar las preguntas y decidir si se deben hacer. Use el menú desplegable Nuevo para agregar más preguntas que le ayuden a identificar al interesado en sus datos; por ejemplo, el número de teléfono o la fecha de nacimiento. Seleccione Clasificación para agregar una pregunta para proporcionar cualquiera de las clasificaciones o tipos de información confidencial presentes en la Mapa de datos de Microsoft Purview (consulte la lista de clasificaciones admitidas). A continuación, selecciona Siguiente.
En la segunda página del cuestionario , escribe texto para las secciones Introducción y conclusiones , y texto para el botón de envío. A continuación, selecciona Siguiente.
En Envío correcto, escribe el texto que verá el enviador del formulario cuando el formulario se haya enviado correctamente y, a continuación, selecciona Siguiente.
En Error de envío, escribe el texto que verá el enviador del formulario cuando no se pudo enviar el formulario. El emisor tendrá que volver a introducir su información en el formulario y volver a enviarla.
En Vista previa, revisa el formulario y realiza las modificaciones seleccionando Anterior y volviendo al paso necesario. Cuando estés satisfecho, selecciona Finalizar.
El generador de formularios se cierra y llega a la página de detalles del formulario que ha creado. El siguiente paso es marcar la solicitud como completada seleccionando Marcar como completada en la esquina superior derecha. Un formulario de solicitudes debe tener el estado Completo antes de poder asociarse a una plantilla y usarse para recopilar solicitudes de derechos del asunto.
El siguiente paso es definir el ámbito de cómo se procesará el formulario de solicitud pública dentro de la organización. Esto se hace mediante plantillas.
Pasos siguientes
Obtenga información sobre cómo crear y administrar solicitudes.