Year-End procedimientos de cierre en el control de inventario en Microsoft Dynamics GP

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En este artículo se describe cómo cerrar el año y cómo preparar los registros de inventario para el nuevo año fiscal en Control de inventario en Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
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Procedimientos de cierre de año de inventario

Siga estos pasos para cerrar el año y preparar los registros de inventario para el nuevo año fiscal. Al cerrar un año, se transfiere toda la cantidad resumida del año actual (importes de costes y ventas) al historial de transacciones de los artículos para los que se ha mantenido un historial de ventas resumido. El campo Cantidad vendida para cada elemento se establece en cero. Estos pasos también actualizan el importe del campo Cantidad inicial de cada artículo al campo Cantidad a mano en cada sitio.

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Pasos de resumen

  1. Publique todas las transacciones del año.
  2. Conciliar cantidades de inventario.
  3. Complete un recuento de inventario físico y, a continuación, publique los ajustes.
  4. Imprimir informes adicionales.
  5. Realice una copia de seguridad.
  6. Cierre el año.
  7. Cierre los períodos fiscales de la serie Inventario (opcional).
  8. Realice una copia de seguridad final.

Paso 1: Publicar todas las transacciones del año

Asegúrese de que todas las transacciones de facturación, las transacciones de procesamiento de pedidos de ventas y las transacciones de inventario del año actual se han escrito y contabilizado antes de cerrar el año. Es cierto para que la información histórica sea precisa para el año que está cerrando y las cantidades de año a fecha se indiquen con precisión para el nuevo año. Si desea especificar transacciones de período futuro antes de cerrar el año, cree un nuevo lote que tenga nuevas transacciones. Sin embargo, no publique el lote hasta que se haya cerrado el año.

Paso 2: Conciliar cantidades de inventario

Conciliar cantidades para todos los artículos mediante la ventana Conciliar cantidades de inventario para asegurarse de que los datos de Control de inventario no se han dañado durante el año. Para abrir la ventana Conciliar cantidades de inventario, siga este paso:

  • En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , utilidades, inventario y, a continuación, seleccione Conciliar.

Si se detectan diferencias durante el proceso de conciliación, se ajustarán las cantidades. Si se realizan ajustes, se reflejarán en el Informe de conciliación. Además, se incluyen los números de serie y los números de lote que se agregaron para los elementos ajustados. Si desea cambiar estos números de serie y números de lote, puede usar la ventana Entrada de transacción de elemento. Escriba transacciones de reducción de ajuste para quitar los números de serie existentes y los números de lote existentes. A continuación, escriba las transacciones de ajuste de aumento para especificar los números de serie correctos y los números de lote correctos. Para abrir la ventana Entrada de transacción de elemento, seleccione Inventario en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Entrada de transacción.

Paso 3: Completar un recuento de inventario físico y, a continuación, publicar los ajustes

  1. Utilice la ventana Mantenimiento del calendario de existencias para configurar y mantener información sobre cuándo se pueden realizar recuentos de existencias y sobre qué días se contarán cuando el sistema calcule las fechas sugeridas para el siguiente recuento de existencias para una combinación de posición-sitio específica. Para abrir la ventana Mantenimiento del calendario de existencias, siga este paso:
    • En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, inventario y, a continuación, seleccione Calendario de existencias.
  2. La ventana Asignación de ciclo de recuento de existencias se puede usar si desea asignar una frecuencia de recuento de existencias a muchos artículos. Para abrir la ventana Asignación de ciclo de recuento de existencias, seleccione Inventario en el menú Tarjetas y, a continuación, seleccione Asignación de ciclo de recuento.
  3. Cree una programación de recuento de existencias. Una programación de recuento de existencias es una lista de los elementos específicos de un sitio específico que se contarán durante un recuento específico. Al iniciar una programación de recuento de existencias, se captura la cantidad disponible para cada línea de la programación de recuento de stocks. Más adelante, las cantidades reales de número de recuento se compararán con los valores capturados para crear transacciones de varianza predeterminadas. Los formularios de recuento de existencias se pueden imprimir durante este proceso. Para abrir la ventana Programación de recuento de existencias, seleccione Inventario en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Programación de recuento de existencias.
  4. Utilice la ventana Entrada de recuento de existencias para especificar información sobre los resultados de los recuentos de existencias. Al procesar un recuento de existencias, se crean transacciones de desviación. Si la casilla Autopost Stock Count Variances (Varianzas del recuento de stocks de Autopost ) está activada, también se contabilizarán las transacciones. Para abrir la ventana Entrada de recuento de existencias, seleccione Inventario en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Entrada de recuento de existencias. En lugar del paso 3 siguiente, puede crear manualmente las entradas de ajuste. Para ello, imprima una lista de comprobación de inventario físico mediante la ventana Informes de actividad de inventario y, a continuación, realice un recuento físico de los artículos de inventario para comprobar que las cantidades a mano son precisas para todos los artículos. Para abrir la ventana Informes de actividad de inventario, seleccione Inventario en el menú Informes y, a continuación, seleccione Actividad.

Si hay diferencias, escriba los ajustes necesarios en la ventana Entrada de transacción de artículo y, a continuación, registre las transacciones. Para abrir la ventana Entrada de transacción de elemento, seleccione Inventario en el menú Transacciones y, a continuación, seleccione Entrada de transacción.

Paso 4: Imprimir informes adicionales

Imprima los informes adicionales que necesitará para planear o para los registros permanentes. Los informes sugeridos son los siguientes:

  • Informe de estado de existencias
  • Informe de recibos de compra
  • Informe de rotación
  • Informe del historial de transacciones
  • Lista de números de serie
  • Lista de números de lote

Para acceder a la paleta Informes, seleccione Inventario en el menú Informes . Use selecciones de la paleta Informes de inventario para imprimir estos informes. Si tiene previsto quitar los recibos de compra vendidos durante el proceso de cierre de año, se recomienda imprimir el Informe de recibos de compra para revisar los recibos que se quitarán.

Paso 5: Realizar una copia de seguridad

Realice una copia de seguridad de todos los datos de la empresa.
Es cierto para que pueda recuperarse rápidamente en caso de que se produzca una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año.

Paso 6: Cerrar el año

Para ello, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , seleccione Rutinas, Inventario y Cierre de fin de año.

Al cerrar un año, realiza las siguientes tareas:

  • Transfiere toda la cantidad resumida del año actual (importes de costes y ventas) al historial de transacciones de los artículos para los que se ha mantenido el historial de ventas resumido.
  • Novedades el importe del campo Cantidad inicial del artículo al campo Cantidad a mano en cada sitio. Algunos informes, como el informe de rotación, usan el importe en el campo Cantidad inicial para los cálculos del informe.
  • Ceros el campo Cantidad vendida en la ventana De mantenimiento cantidades de artículos para cada sitio.
  • Quita los recibos de compra y el historial de cambios de costos de los artículos que se han vendido.
  • Quita los elementos descontinuados de los registros Item que se han vendido.
  • Quita los atributos de lote de los registros de los elementos numerados de lote si se han vendido.
  • Novedades el costo estándar de cada artículo al costo actual si utiliza el método periódico FIFO o el método de valoración periódica LIFO.
  • Usa la ventana Inventario Year-End Cierre para cerrar el año.

Están disponibles las opciones siguientes:

  • Quitar: Elementos descontinuados

    Si activa la casilla Artículos descontinuados , todos los artículos descontinuados que tengan un saldo cero (es decir, sin cantidad) se quitarán de todas las tablas IV durante el proceso de cierre de año. Los elementos se pueden designar como descontinuados mediante la ventana Mantenimiento de elementos. Los artículos descontinuados que tienen una cantidad a mano de cero (excepto los componentes del kit) y no tienen transacciones sin contabilizar se quitarán del módulo Inventario. Si usa el módulo Administración de llamadas de servicio, determine si existen elementos descontinuados en los documentos de servicio no publicados. Si los elementos descontinuados existen en los documentos de servicio no contabilizados, los documentos deben contabilizarse antes de continuar. El informe De procesamiento de pedidos de ventas, el informe de facturación o el informe de procesamiento de pedidos de compra y las consultas seguirán siendo capaces de mostrar información sobre estos artículos descontinuados. Sin embargo, no podrá realizar una búsqueda en el número de elemento porque se ha quitado de la tabla Maestro de elementos. Si desea imprimir un informe o consultar el elemento descontinuado, debe incluir el elemento dentro del intervalo Número de elemento.

    Nota:

    Si selecciona esta opción, quitará los elementos descontinuados. Además, quitará todo el historial de inventario de los elementos. No podrá profundizar en el historial de inventario de estos elementos.

  • Quitar: Recibos vendidos e historial de cambios de costos antes de [fecha]

    Si activa la casilla Recibos vendidos , se quitarán todos los recibos vendidos cuya cantidad recibida y cantidad vendida sean iguales. (Los registros se quitarán de los IV10200 marcados como vendidos [RCPTSOLD=1], y los registros correspondientes del IV10201 [vinculado por IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM]).) Es un paso opcional y puede que no sea un procedimiento que se realice cada fin de año. Estos valores pueden ayudar cuando los elementos se devuelven a través de la facturación. Por lo tanto, es posible que no quiera quitar los recibos de compra del archivo.

    En Microsoft Dynamics GP, quite: Recibos vendidos e historial de cambios de costos antes de. Active la casilla Recibos vendidos y Historial de cambios de costos antes de para quitar todos los recibos de compra vendidos y los cambios de costo histórico de los artículos que usan perpetuo medio, último en entrar, primero en salir (LIFO) perpetuo o el método de valoración periódica Primero en entrar, Primero en salir (FIFO) y, a continuación, especifique una fecha. Se quitarán los recibos vendidos, los detalles de la cantidad vendida y los cambios de costos históricos con fechas anteriores a la fecha especificada.

  • Quitar: Atributos de lote vendido

    Si activa la casilla Atributos de lote vendido , se quitarán los valores de los números de lote vendidos. Por ejemplo, puede quitar el valor rojo para el atributo de lote Color si ha vendido todos los elementos numerados de lote a los que se ha asignado el valor rojo.

  • Actualización: Costo estándar del elemento

    Si activa la casilla Costo estándar del artículo , se ajustará automáticamente el costo estándar de los artículos a los que se haya asignado el método de valoración periódica FIFO o el método de valoración periódica LIFO para reflejar el costo actual de cada artículo o el importe que haya pagado recientemente por el artículo. Si está registrado en el módulo Fabricación, no podrá activar la casilla Costo estándar del artículo .

    Nota:

    Al seleccionar actualizar el costo estándar de un artículo durante el proceso de cierre Year-End inventario para los artículos de costo estándar, debe tener la cuenta de revalorización de costos estándar rellenada en una de las dos ubicaciones que se enumeran a continuación para que se complete el proceso de cierre de Year-End. Si no tiene la cuenta rellenada, el informe de excepciones se imprimirá con la lista de elementos que deben rellenarse antes de poder procesar el cierre del año.

    1. Tarjetas > Cuenta de elemento de > inventario > (para cada elemento periódico)
    2. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configurar > contabilización > de cuentas > contables Serie de inventario.

Cuando haya seleccionado todas las opciones que desee, seleccione Proceso para iniciar el proceso de cierre de fin de año. Cuando se cierre el año, no podrá contabilizar, conciliar cantidades, cambiar métodos de valoración ni cambiar posiciones decimales para posiciones.

Paso 7: Cerrar los períodos fiscales de la serie inventario (opcional)

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para cerrar los períodos fiscales que todavía están abiertos para el año. Para abrir la ventana Configuración de períodos fiscales, siga este paso:

  • En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales. Evita que las transacciones se registren accidentalmente en un período o año incorrectos.

Asegúrese de que ha registrado todas las transacciones para el período y el año de todos los módulos antes de cerrar los períodos fiscales. Si más adelante tiene que registrar transacciones en un período fiscal que ya ha cerrado, debe volver a la ventana Configuración de períodos fiscales para volver a abrir el período antes de poder registrar la transacción.

Paso 8: Realizar una copia de seguridad final

Realice una copia de seguridad final de los archivos de datos de la empresa y guárdelos en un almacenamiento seguro y permanente. Le da un registro permanente de la posición financiera de la compañía en el momento en que cerró el año.

Sugerencias de cierre de año de inventario

  • El cierre de fin de año debe realizarse antes de que se hayan contabilizado las transacciones del nuevo año.
  • Tiene la opción de activar la casilla Artículos descontinuados , la casilla Recibos vendidos o la casilla Atributos de lote vendido . Si selecciona estas casillas, todos los artículos, los recibos vendidos y los atributos de lote vendido que tengan un saldo cero se quitarán durante el proceso de cierre de fin de año.
  • Si activa la casilla Actualizar coste estándar del artículo , el costo estándar de los artículos a los que se haya asignado el método de valoración periódica FIFO o el método de valoración periódica LIFO se ajustará automáticamente para reflejar el coste actual de cada artículo. El costo actual es la cantidad que ha pagado recientemente por el Artículo.
  • No hay ningún informe de cierre de año para inventario.

Preguntas más frecuentes sobre el fin de año de inventario

P1: ¿Cómo se actualiza el costo medio de un artículo a lo largo del año y durante el proceso de cierre del año cuando se usa el método de valoración perpetuo medio?

A1: Si usa el método de valoración Promedio perpetuo, se calculará el promedio de todos los recibos de cada artículo para determinar el costo medio. El proceso de cierre de fin de año no cambia el costo medio. Sin embargo, quitará los recibos de compra que se han vendido. La próxima vez que se escriba un recibo, el costo medio se volverá a evaluar con los recibos que permanecen en el archivo Desprotegidos de compra de inventario.

Nota:

Se realizaron mejoras en el cálculo del costo medio en Microsoft Dynamics GP 9.0 que se seguiría aplicando. Para obtener más información sobre el cálculo de los costos medios, consulte Mejoras realizadas en el cálculo del costo medio en Microsoft Dynamics GP.

P2: ¿Se puede usar la ventana Inventario Year-End Cierre durante todo el año para actualizar el costo estándar de los artículos si se usa el método de valoración periódica?

A2: No se recomienda esto porque el campo Cantidad inicial se actualiza durante el proceso de cierre de año. Haría que ese campo fuera incorrecto en informes como el informe de rotación. Además, toda la información del historial de ventas de resumen se movería incorrectamente al año siguiente.

P3: ¿Cuál es el efecto de hacer un cierre final del año de inventario en Great Plains?

A3: El cierre del año para este módulo es opcional.

En resumen, los campos que se actualizan durante el cierre del año se usan en los informes para los resúmenes de cantidad. Si estos campos no son importantes, puede decidir no ejecutar el cierre de fin de año.

El cierre del año de inventario mueve la información del historial de resumen del año actual al año pasado (como se muestra en Tarjetas/Inventario/Historial) y quita a cero la información del año actual.

Se recomienda cerrar el módulo de inventario antes de registrar las transacciones de ventas y compra en el nuevo año porque, si lo hace, los números de historial del artículo no serán precisos (como se muestra en Tarjetas/ Inventario/Historial). Además, es posible que el informe de rotación de inventario no sea preciso, ya que las cantidades iniciales del artículo para el año no serán precisas. Para ilustrar, supongamos que vendió 100 artículos en 2019. Luego, vendió 10 artículos adicionales en 2020. Ha registrado ambas transacciones de inventario en 2020 antes de cerrar el año 2019 para el inventario, por lo que tendrá una cantidad vendida de 110 en 2020. Una vez realizado el cierre del año 2019, tendrá un valor de 0 en lugar de 10 para la cantidad de ventas de 2020 (año actual) y 110 para la cantidad de ventas de 2019 (último año).

Las ventanas de resumen del inventario con las vistas específicas del calendario o del año fiscal distinguen fechas. El proceso de cierre del año de inventario no distingue fechas.