Procedimientos de cierre de año para el módulo De administración de pagos en Microsoft Dynamics GP

En este artículo se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para el módulo de administración de pagos en Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a:   Microsoft Dynamics GP
Número KB original:   875169

Resumen

Nota

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

La sección Más información contiene la siguiente información:

  • Una lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año calendario.

  • Una lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del año fiscal.

  • Información detallada sobre cada paso de las listas de comprobación.

  • Una lista de preguntas más frecuentes.

Más información

Lea este artículo completo antes de realizar los pasos. Si tiene preguntas, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft Dynamics.

Lista de comprobación de cierre del año maestro de administración de pagos

Nota

Usa esta lista de comprobación si cierras el año fiscal y el año calendario al mismo tiempo.

  1. Registrar todas las transacciones del año.
  2. Imprimir el informe Saldo de pruebas añejados con opciones.
  3. Imprimir el informe de análisis de períodos de proveedor.
  4. Instalar la actualización de fin de año de nómina (opcional)
  5. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones previas a 1099".
  6. Compruebe la información 1099 y edite si es necesario.
  7. Imprima las instrucciones 1099.
  8. Realice una copia de seguridad denominada "Pre Year-End".
  9. Cierre el año.
  10. Cierre los períodos fiscales.
  11. Cierre el año fiscal.
  12. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Lista de comprobación de cierre de año del calendario de administración de proveedores

Nota

Aunque el módulo Administración de pagos distingue fechas, los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de pagos y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor se actualizan en función del cierre del módulo De administración de pagos. Por lo tanto, se recomienda seguir estos pasos para que los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de pagos y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor sean correctos.

  1. Registrar todas las transacciones del año calendario.
  2. Imprimir el informe Saldo de pruebas añejados con opciones.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones previas a 1099".
  4. Compruebe la información 1099 y edite si es necesario.
  5. Imprima las instrucciones 1099.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Pre Year-End".
  7. Cierre el año calendario.
  8. Cierre los períodos fiscales.
  9. Cierre el año fiscal.
  10. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Lista de comprobación de cierre del año fiscal de administración de proveedores

  1. Registrar todas las transacciones del año fiscal.
  2. Imprimir el informe de análisis de períodos de proveedor.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Pre Year-End".
  4. Cierre el año fiscal.
  5. Cierre los períodos fiscales.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Post Year-End".

Información detallada para cada paso de la lista de comprobación de fin de año

Los siguientes pasos son información detallada para la lista de comprobación de fin de año.

Paso 1: Publicar todas las transacciones del año

Publique todas las transacciones del año antes de cerrar el año. Si desea especificar transacciones de períodos futuros antes de cerrar el año, cree un nuevo lote para las transacciones del período futuro. Guarde las transacciones del período futuro en el nuevo lote, pero no publique el nuevo lote hasta después de que se haya cerrado el año.

Las siguientes áreas de Microsoft Dynamics GP no distinguen fechas:

  • La vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor
  • Objetos SmartList
  • Informes de resumen de proveedores

Estas áreas de Microsoft Dynamics GP serán incorrectas si no cierra el año de pago después de especificar todas las transacciones del año actual y antes de especificar cualquier transacción para el año nuevo. Sin embargo, la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor es editable. Por lo tanto, puede actualizar la información en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor si es necesario.

Para obtener acceso a la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas, elija Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En la ventana Resumen de crédito de proveedor, escriba un identificador de proveedor en el campo Id . de proveedor y, a continuación, seleccione 2013.
  3. En la lista Vista de resumen, seleccione Importes desde el último cierre.

Para ver las columnas smartlist que se ven afectadas, siga estos pasos:

  1. Abra SmartList. Para hacerlo en Microsoft Dynamics GP, seleccione SmartList en el menú de Microsoft Dynamics GP.

  2. Expanda el nodo Compras y, a continuación, seleccione Proveedores.

  3. Seleccione Columnas.

  4. Seleccione Agregar.

  5. Seleccione los siguientes campos en la lista Columnas disponibles.

    Nota

    Los elementos marcados con un asterisco se ven afectados por el cierre de fin de año del calendario. El resto de elementos se ven afectados por el cierre del año fiscal.

    • 1099 importe YTD
    • LYR de importe de 1099
    • Importe facturado YTD
    • Importe facturado LYR
    • Importe pagado YTD
    • Importe pagado LYR
    • Promedio de días para pagar : año
    • LYR disponible de descuento
    • Descuento disponible YTD
    • Descuento perdido LYR
    • Descuento perdido YTD
    • LYR de descuentos tomados
    • Descuento tomado YTD
    • LYR de cargo de finanzas
    • Finance Charge YTD
    • Número de cargos financieros LYR
    • Número de cargos financieros YTD
    • Número de LYR de factura
    • Número de YTD de factura
    • Número de YTD de factura de pago
    • Devuelve LYR
    • Devuelve YTD
    • LYR de descuentos comerciales tomados
    • Descuentos comerciales tomados YTD
    • Retención de LYR
    • Retención de YTD
    • Write Offs LYR
    • Write Offs YTD
  6. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione Aceptar.

Para ver los informes de resumen del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes, elija Compras y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Año calendario.
  3. En la lista Opciones , seleccione una opción y, a continuación, seleccione Imprimir.

Paso 2: Imprimir el informe Saldo de pruebas con opciones

Le recomendamos que imprima una copia en papel del informe Saldo de pruebas con opciones para conservar los registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , elija Compras y, a continuación, seleccione Saldo de prueba.
  2. En la lista Informes , seleccione Saldo de pruebas añejados con opciones.

Paso 3: Imprimir el informe de análisis del período de proveedor

Se recomienda imprimir una copia en papel del informe de análisis del período de proveedor para conservar los registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes, elija Compras y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Período.

Paso 4: Instalar la actualización de fin de año de nómina (opcional)

Si hay cambios de cumplimiento para la Administración de pagos, como los cambios de formulario 1099, instale la actualización de fin de año de nómina. Si no hay cambios o problemas de cumplimiento para el año fiscal para la Administración de pagos, puede omitir este paso.

Revise los cambios que se incluyen en la actualización de fin de año nómina.

Paso 5: Realizar una copia de seguridad denominada Ediciones previas a 1099

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.

  2. En la lista Nombre de empresa, seleccione el nombre de la compañía.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota

    Se recomienda que asigne a esta copia de seguridad el nombre Ediciones anteriores a 1099 para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 6: Comprobar la información 1099 y editarla si es necesaria

Para imprimir la lista de edición 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, rutinas, compras y, a continuación, seleccione Imprimir 1099.

  2. Escriba la información de la empresa y el identificador de dirección.

  3. Seleccione el icono de impresora en la esquina superior derecha para imprimir la lista de edición 1099. Revise la precisión.

  4. Si necesita editar cualquier información de 1099, use uno de los siguientes métodos (Se recomienda el método 1 y 2 para Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores, y también se muestra en Edición fácil para 1099s en Microsoft Dynamics GP

Método 1: (RECOMENDADO) Editar 1099 Detalles de transacción (se aplica a Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores)

  1. Seleccione Transacciones, seleccione Compras y Editar información de transacciones 1099.

  2. Seleccione el id. de proveedor adecuado. (Solo los proveedores establecidos en 1099able se mostrarán en la ventana).

  3. Puede restringir por número de vale, por número de documento o por fecha, si se desea.

  4. Seleccione si desea 1099 Transacciones de débito, Todas las transacciones de débito o Todas las transacciones de crédito.

  5. El detalle de transacción del proveedor se rellenará en la parte inferior de la ventana. Para cada transacción, puede editar el tipo de impuesto, el número de cuadro y el importe en las transacciones abiertas e históricas.

    Nota

    No puede especificar un importe 1099 superior al importe total del documento.

  6. Seleccione Proceso para realizar los cambios y se actualizará el 1099.

Método 2: VENDOR NOT MARKED CORRECTLY: (Applies to Microsoft Dynamics GP 2013 and higher versions)

Si marcó un proveedor como 1099able y no debería tener, o se ha olvidado de marcar un proveedor como 1099able en absoluto, puede usar la utilidad de información de actualización 1099 para cambiar el estado de 1099 en el proveedor y también para actualizar la información de 1099. Puede cambiar un proveedor 1099 para que no sea 1099 o visa viceversa.

  1. Seleccione Herramientas en Microsoft Dynamics GP, elija Utilidades , Comprar y Actualizar información de 1099.

  2. Marca la viñeta de Proveedor y 1099 Transacciones.

  3. En las secciones FROM y TO, escriba el contenido siguiente:

    • Para cambiar un proveedor para que sea 1099able: seleccione No es un proveedor 1099 en la sección FROM y seleccione el tipo 1099 adecuado de Dividendo, Interés o Misceláneo, y el número de cuadro 1099 adecuado en la sección PARA. (La compensación de nonemployee miscellaneous y box 7 es la más común).

    • Para cambiar un proveedor para que no sea 1099able: seleccione el tipo de impuesto actual y el número de cuadro 1099 que está seleccionado en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor para el proveedor en la sección FROM y seleccione No es un proveedor 1099 en la sección PARA.

    *Si no un proveedor 1099 no es una opción en las listas desplegables, o bien no está en una versión de GP superior a Microsoft Dynamics GP 2013 o no seleccionó Proveedor y 1099 Transacciones como se indica en el paso 2.

  4. Use la restricción Intervalo para restringir el identificador de proveedor que desea cambiar y seleccione INSERTAR.

  5. Seleccione Proceso. El estado del proveedor se actualizará en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor y la información de 1099 se actualizará correctamente. Puede usar la ventana de detalles 1099 (vea el método 1) para comprobarlo.

Método 3: Edite el 1099 directamente (Use for Microsoft Dynamics GP 2010 and previous versions, pero puede funcionar para todas las versiones)

Nota

La utilidad Conciliar para 1099 importes deshacería las modificaciones que realice con este método.

  1. En el menú Tarjetas, elija Comprar y, a continuación, seleccione 1099 Detalles.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor.

  3. En la lista Tipo de impuestos, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Dividendo

    • Interés

    • Varios

  4. En el área Mostrar, seleccione Mes o Año y, a continuación, escriba 20XX en el campo Año. (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  5. En la columna Importe, escriba el importe 1099 correcto. Seleccione Guardar.

Método 4: Edite el 1099 directamente (Use for Microsoft Dynamics GP 2010 and previous versions, pero puede funcionar para todas las versiones)

Nota

La utilidad Reconcile para 1099 Amounts deshacería las modificaciones que realice con este método.

  1. En el menú Tarjetas, elija Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor y, a continuación, seleccione Período.

  3. En el campo Año, escriba 20XX. (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  4. En el campo Mes/Período, seleccione el mes o período adecuado.

  5. Seleccione el botón de expansión azul 1099 Detalles que aparece junto al campo Importe 1099. Se abrirá esta ventana Detalles 1099.

  6. En la columna Importe, escriba el importe 1099 correcto para el cuadro correspondiente.

  7. Presione Guardar. Existen fuera de las ventanas restantes.

Paso 7: Imprimir las instrucciones 1099

Nota

Puede hacerlo en cualquier momento.

Para imprimir las instrucciones 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, rutinas, compras y, a continuación, seleccione Imprimir 1099.
  2. En el campo Año 1099 , escriba 20XX. (Escriba el año del marcador de posición 20XX ).
  3. Cada uno de los 1099 tipos de informe debe imprimirse por separado. En la ventana Imprimir 1099, seleccione las opciones que desee en el campo Tipo 1099 y en el campo Número de cuadro 1099 y, a continuación, seleccione Imprimir.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional acerca de los campos del formulario 1099 y dónde se puede encontrar esta información en Microsoft Dynamics GP.

Field ventana donde se encuentran los datos
Nombre de los pagadores, dirección postal, ciudad, estado y código postal Ventana Imprimir 1099
Número de identificación federal de los pagadores Ventana Imprimir 1099
Nombre, dirección y código postal de los destinatarios Dirección principal de la ventana Mantenimiento del proveedor
Número de identificación de destinatarios Campo Id. de impuestos de la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor
Importes para los cuadros 1-9 en el formulario de dividendo o 1-16 en el formulario varios Campo Importe 1099 de la ventana Resumen anual del proveedor

Actualmente, Microsoft Dynamics GP no controla la presentación de medios magnéticos del estado 1099s. El siguiente partner de Microsoft Dynamics ofrece productos multimedia de estado W-2 y 1099 compatibles. Para obtener más información, póngase en contacto con:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Jacksonville, FL 32207
General: 1-800-209-9793 (gratuito)
Ventas: 1-800-209-9793x2 (gratuito)
sales@greenshades.com
Greenshades

Paso 8: Realizar una copia de seguridad denominada Pre Year-End

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de empresa, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota

    Se recomienda que asigne a esta copia de seguridad el nombre "Pre Year-End" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 9: Cerrar el año

Para cerrar el año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Compras y, a continuación, seleccione Cierre de año.

  2. Si cierra el año fiscal y el calendario al mismo tiempo, seleccione Todo. Si acaba de cerrar el año del calendario, seleccione Calendario. Si acaba de cerrar el año fiscal, seleccione Fiscal.

  3. Active la casilla Imprimir informe y, a continuación, seleccione Cerrar año.

    Nota

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría de fin de año permanentes.

Para ver la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas, elija Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En el campo Id. de proveedor, escriba un identificador de proveedor para ver y, a continuación, seleccione 2013.

Detalles del año calendario
El proceso de fin de año del calendario en Microsoft Dynamics GP borrará el campo Año de importe 1099 hasta la fecha y, a continuación, transferirá el importe al campo Importe 1099 año pasado para la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.

Detalles del año fiscal
El proceso de fin de año fiscal en Microsoft Dynamics GP borrará los campos siguientes:

  • Importe facturado YTD
  • Importe pagado YTD
  • Promedio de días para pagar : año
  • Descuento disponible YTD
  • Descuento perdido YTD
  • Descuento tomado YTD
  • Finance Charge YTD
  • Número de cargos financieros YTD
  • Número de YTD de factura
  • Número de YTD de factura de pago
  • Devuelve YTD
  • Descuentos comerciales tomados YTD
  • Retención de YTD
  • Write Offs YTD

Los importes de estos campos también se actualizarán en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor:

  • Importe facturado LYR
  • Importe pagado LYR
  • LYR disponible de descuento
  • Descuento perdido LYR
  • LYR de descuentos tomados
  • LYR de cargo de finanzas
  • Número de cargos financieros LYR
  • Número de LYR de factura
  • Devuelve LYR
  • LYR de descuentos comerciales tomados
  • Retención de LYR
  • Write Offs LYR

Paso 10: Cerrar los períodos fiscales

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para cerrar los períodos fiscales que aún están abiertos para el año. Impide que los usuarios publiquen transacciones accidentalmente en un período o año incorrectos. Compruebe que ha registrado todas las transacciones del período y el año de todos los módulos antes de cerrar períodos fiscales. Si más adelante debe registrar transacciones en un período fiscal que ya ha cerrado, puede volver a la ventana Configuración de períodos fiscales para volver a abrir el período antes de poder registrar una transacción.

Para cerrar un período fiscal, siga estos pasos:

  1. Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP , Seleccione Configuración, Compañía y, a continuación, Períodos fiscales.
  2. Active la casilla Compras para el período que debe cerrar.

Paso 11: Cerrar el año fiscal

Nota

Este procedimiento solo debe completarse después de completar los procedimientos de cierre de fin de año para todos los módulos de ventas y compras.

Para cerrar el año fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, rutinas, compañía y, a continuación, seleccione Impuestos Year-End Cerrar.
  2. Active la casilla Cerrar año y la casilla Imprimir informe.
  3. Seleccione Proceso. Cuando se le pida que continúe con el cierre de año. Seleccione .

    Nota

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría de fin de año permanentes.

Paso 12: Realizar una copia de seguridad denominada Post Year-End

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de empresa, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota

    Se recomienda que asigne a esta copia de seguridad el nombre "Post Year-End" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Preguntas frecuentes

P1: ¿Se borran los registros de proveedores inactivos durante el cierre de año? Si no es así, ¿cómo se pueden quitar los registros de proveedores inactivos?

A1: No, los registros de proveedores inactivos no se quitan automáticamente. Para quitar un registro de proveedor inactivo, deben cumplirse las siguientes condiciones:

  • No existen importes del año actual 1099 para el proveedor
  • El proveedor no tiene documentos en el trabajo ni en el historial.

Para eliminar todos los registros de proveedores inactivos que se ajustan a estos criterios, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP, Utilidades , Compras y, a continuación, seleccione Eliminar proveedor masivo.
  2. En la lista Intervalo , seleccione por Estado del proveedor.
  3. En la lista De , seleccione Inactivo.
  4. En la lista Para , seleccione Inactivo.
  5. Seleccione Proceso.

P2: ¿Qué debo hacer si debo emitir una comprobación el 1 de enero para el año siguiente, pero aún no estoy listo para cerrar el año actual?

A2: Imprima las comprobaciones, pero no las publique hasta después de procesar el cierre de fin de año. Si debe publicar las comprobaciones inmediatamente, cambie los campos Importe pagado en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.