Procedimientos de cierre de año para el módulo Administración de proveedores en Microsoft Dynamics GP

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En este artículo se describen los procedimientos recomendados de cierre de año para el módulo Administración de proveedores de Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
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Resumen

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

La sección Más información contiene la siguiente información:

  • Lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año natural.

  • Lista de comprobación de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre del ejercicio.

  • Información detallada sobre cada paso de las listas de comprobación.

  • Una lista de las preguntas más frecuentes.

Más información

Lea este artículo completo antes de realizar los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con soporte técnico de Microsoft Dynamics.

Lista de comprobación de cierre de año maestro de administración de proveedores

Nota:

Use esta lista de comprobación si va a cerrar el año fiscal y el año natural al mismo tiempo.

  1. Publique todas las transacciones del año.
  2. Imprima el informe Saldo de evaluación anterior con opciones.
  3. Imprima el informe de análisis de períodos de proveedor.
  4. Instalación de la actualización de fin de año de Payroll (opcional)
  5. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones anteriores a 1099".
  6. Compruebe la información 1099 y edítela si es necesario.
  7. Imprima las instrucciones 1099.
  8. Realice una copia de seguridad denominada "Pre-Year-End".
  9. Cierre el año.
  10. Cierre los períodos fiscales.
  11. Cierre el ejercicio fiscal.
  12. Realice una copia de seguridad denominada "Post-Year-End".

Lista de comprobación de cierre de año del calendario de administración de proveedores

Nota:

Aunque el módulo Administración de proveedores distingue fechas, los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de pagaderos y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor se actualizan en función del cierre del módulo Administración de proveedores. Por lo tanto, le recomendamos que siga estos pasos para que los objetos SmartList, los informes de resumen de administración de proveedores y la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor sean correctos.

  1. Publique todas las transacciones del año natural.
  2. Imprima el informe Saldo de evaluación anterior con opciones.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Ediciones anteriores a 1099".
  4. Compruebe la información 1099 y edítela si es necesario.
  5. Imprima las instrucciones 1099.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Pre-Year-End".
  7. Cierre el año natural.
  8. Cierre los períodos fiscales.
  9. Cierre el ejercicio fiscal.
  10. Realice una copia de seguridad denominada "Post-Year-End".

Lista de comprobación de cierre del ejercicio fiscal de la administración de proveedores

  1. Contabilizar todas las transacciones del ejercicio.
  2. Imprima el informe de análisis de períodos de proveedor.
  3. Realice una copia de seguridad denominada "Pre-Year-End".
  4. Cierre el ejercicio.
  5. Cierre los períodos fiscales.
  6. Realice una copia de seguridad denominada "Post-Year-End".

Información detallada de cada paso de la lista de comprobación de fin de año

Los pasos siguientes son información detallada de la lista de comprobación de fin de año.

Paso 1: Publicar todas las transacciones del año

Publique todas las transacciones del año antes de cerrar el año. Si desea especificar transacciones de períodos futuros antes de cerrar el año, cree un nuevo lote para las transacciones de período futuras. Guarde las transacciones del período futuro en el nuevo lote, pero no publique el nuevo lote hasta que se haya cerrado el año.

Las siguientes áreas de Microsoft Dynamics GP no distinguen fechas:

  • La vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor
  • Objetos SmartList
  • Informes de resumen del proveedor

Estas áreas de Microsoft Dynamics GP serán incorrectas si no cierra el año de pago después de especificar todas las transacciones del año actual y antes de especificar las transacciones para el nuevo año. Sin embargo, la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor es editable. Por lo tanto, puede actualizar la información en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor si es necesario.

Para acceder a la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En la ventana Resumen de crédito del proveedor, escriba un identificador de proveedor en el campo Id. de proveedor y, a continuación, seleccione Anual.
  3. En la lista Vista de resumen , seleccione Importes desde el último cierre.

Para ver las columnas SmartList que se ven afectadas, siga estos pasos:

  1. Abra SmartList. Para hacerlo en Microsoft Dynamics GP, seleccione SmartList en el menú Microsoft Dynamics GP.

  2. Expanda el nodo Compra y , a continuación, seleccione Proveedores.

  3. Seleccione Columnas.

  4. Seleccione Agregar.

  5. Seleccione los campos siguientes en la lista Columnas disponibles .

    Nota:

    Los elementos marcados con un asterisco se ven afectados por el cierre del año natural. Todas las demás posiciones se ven afectadas por el cierre del ejercicio.

    • 1099 Cantidad YTD
    • 1099 Importe LYR
    • Importe facturado YTD
    • Importe facturado LYR
    • Importe de YTD pagado
    • Importe pagado LYR
    • Promedio de días de pago: año
    • LYR disponible con descuento
    • Descuento disponible YTD
    • Descuento perdido LYR
    • Descuento perdido YTD
    • LYR con descuento
    • Descuento tomado YTD
    • Finance Charge LYR
    • Cargo financiero YTD
    • Número de cargos financieros LYR
    • Número de cargos financieros YTD
    • Número de LYR de factura
    • Número de YTD de factura
    • Número de YTD de factura de pago
    • Devuelve LYR
    • Devuelve YTD
    • Descuentos comerciales recibidos por LYR
    • Descuentos comerciales tomados YTD
    • Retención de LYR
    • Retención de YTD
    • Escritura de offs LYR
    • Escritura offs YTD

  6. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione Aceptar.

Para ver los informes de resumen del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Año natural.
  3. En la lista Opciones , seleccione una opción y, a continuación, seleccione Imprimir.

Paso 2: Imprimir el informe De evaluación antigua con opciones

Le recomendamos que imprima una copia en papel del informe Saldo de prueba con opciones antiguos para mantenerse con sus registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Saldo de prueba.
  2. En la lista Informes , seleccione Saldo de evaluación anterior con opciones.

Paso 3: Imprimir el informe análisis de períodos de proveedor

Se recomienda imprimir una copia en papel del informe análisis de períodos de proveedor para mantenerse con los registros financieros permanentes de fin de año. Para ello, siga estos pasos:

  1. En el menú Informes , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Análisis.
  2. En la lista Informes , seleccione Período.

Paso 4: Instalar la actualización de fin de año de nómina (opcional)

Si hay cambios de cumplimiento para La administración de proveedores, como los cambios de formulario 1099, instale la actualización de fin de año de nómina. Si no hay cambios o problemas de cumplimiento para el año fiscal para la administración de pagaderos, puede omitir este paso.

Revise los cambios que se incluyen en la actualización de fin de año de Nómina.

Paso 5: Realizar una copia de seguridad denominada Ediciones anteriores a 1099

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.

  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.

  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre Ediciones anteriores a 1099 para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 6: Comprobar la información 1099 y editarla si es necesaria

Para imprimir la lista de edición 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Compra y, después, Imprimir 1099.

  2. Escriba la información de la empresa y el identificador de dirección.

  3. Seleccione el icono de impresora en la esquina superior derecha para imprimir la lista de edición 1099. Revise la precisión.

  4. Si necesita editar cualquier información de 1099, use uno de los métodos siguientes (se recomiendan los métodos 1 y 2 para Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores y también se muestra en Edición de EASY para 1099 en Microsoft Dynamics GP

Método 1: (RECOMENDADO) Editar detalles de transacción 1099 (se aplica a Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores)

  1. Seleccione Transacciones, seleccione Comprar y seleccione Editar información de transacción 1099.

  2. Seleccione el identificador de proveedor adecuado. (Solo los proveedores establecidos en 1099 se mostrarán en la ventana).

  3. Puede restringir por número de vale, por número de documento o por fecha, si lo desea.

  4. Seleccione si desea 1099 Transacciones de débito, Todas las transacciones de débito o Todas las transacciones de crédito.

  5. Los detalles de la transacción del proveedor se rellenarán en la parte inferior de la ventana. Para cada transacción, puede editar el tipo de impuesto, el número de caja y el importe en transacciones abiertas e históricas.

    Nota:

    No puede especificar un importe superior a 1099 que el importe total del documento.

  6. Seleccione Proceso para que se realicen los cambios y se actualizará el 1099.

Método 2: PROVEEDOR NO MARCADO CORRECTAMENTE: (Se aplica a Microsoft Dynamics GP 2013 y versiones posteriores)

Si ha marcado un proveedor como 1099able y no debe tener, o ha olvidado marcar un proveedor como 1099able en absoluto, puede usar la utilidad Update 1099 Information para cambiar el estado 1099 en el proveedor y también para actualizar la información 1099. Puede cambiar un proveedor 1099 para que no sea 1099 o viceversa.

  1. Seleccione Herramientas en Microsoft Dynamics GP, seleccione Utilidades, Comprar y actualizar información 1099.

  2. Marque la viñeta de Proveedor y 1099 Transacciones.

  3. En las secciones FROM y TO, escriba el siguiente contenido:

    • Para cambiar un proveedor a 1099able: seleccione No un proveedor 1099 en la sección FROM y seleccione el tipo 1099 adecuado de Dividendo, Interés o Varios, y el número de cuadro 1099 adecuado en la sección TO. (Varios y Box 7 Nonemployee Compensación es el más común).

    • Para cambiar un proveedor para que no sea 1099able : seleccione el tipo de impuesto actual y el número de cuadro 1099 que está seleccionado en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor para el proveedor en la sección FROM y seleccione No un proveedor 1099 en la sección TO.

    *Si No es un proveedor 1099 no es una opción en las listas desplegables, no está en una versión de GP superior a Microsoft Dynamics GP 2013 o no seleccionó Proveedor y 1099 transacciones como se indica en el paso 2.

  4. Use la restricción De rango para restringir al id. de proveedor que desea cambiar y seleccione INSERTAR.

  5. Seleccione Proceso. El estado del proveedor se actualizará en la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor y la información de 1099 se actualizará correctamente. Puede usar la ventana de detalles 1099 (consulte el método 1) para comprobarlo.

Método 3: Edite el 1099 directamente (use para Microsoft Dynamics GP 2010 y versiones anteriores, pero puede funcionar para todas las versiones)

Nota:

La utilidad Conciliar para importes de 1099 deshacería las modificaciones que realice mediante este método.

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione 1099 Detalles.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor.

  3. En la lista Tipo de impuestos, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Dividendo

    • Interés

    • Varios

  4. En el área Mostrar, seleccione Mes o Año y escriba 20XX en el campo Año. (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  5. En la columna Importe, escriba el importe 1099 correcto. Seleccione Guardar.

Método 4: Edite el 1099 directamente (use para Microsoft Dynamics GP 2010 y versiones anteriores, pero puede funcionar para todas las versiones)

Nota:

La utilidad Conciliar para 1099 Importes deshacería las modificaciones que realice mediante este método.

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.

  2. En la lista Id. de proveedor, seleccione un identificador de proveedor y, a continuación, seleccione Período.

  3. En el campo Año, escriba 20XX. (Escriba el año deseado para el marcador de posición 20XX ).

  4. En el campo Mes o período, seleccione el mes o período adecuados.

  5. Seleccione el botón expansión azul Detalles 1099 que aparece junto al campo Cantidad 1099. Se abrirá esta ventana Detalles 1099.

  6. En la columna Importe, escriba el importe 1099 correcto para el cuadro correspondiente.

  7. Presione Guardar. Existir fuera de las ventanas restantes.

Paso 7: Imprimir las instrucciones 1099

Nota:

Puedes hacerlo en cualquier momento.

Para imprimir las instrucciones 1099, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Compra y, después, Imprimir 1099.
  2. En el campo Año 1099 , escriba 20XX. (Escriba el año del marcador de posición 20XX ).
  3. Cada uno de los tipos de informe 1099 debe imprimirse por separado. En la ventana Imprimir 1099, seleccione las opciones que desee en el campo Tipo 1099 y en el campo Número de cuadro 1099 y, a continuación, seleccione Imprimir.

En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre los campos del formulario 1099 y dónde se puede encontrar esta información en Microsoft Dynamics GP.

Campo ventana donde se encuentran los datos
Nombre de los pagadores, dirección postal, ciudad, estado y código postal Ventana Imprimir 1099
Número de identificación federal de los pagadores Ventana Imprimir 1099
Nombre, dirección y código postal de destinatarios Dirección principal de la ventana Mantenimiento del proveedor
Número de identificación de destinatarios Campo Id. de impuestos de la ventana Opciones de mantenimiento del proveedor
Importes de las cajas 1-9 en el formulario de dividendo o 1-16 en el formulario varios Campo Importe 1099 en la ventana Resumen anual del proveedor

Actualmente, Microsoft Dynamics GP no controla la presentación de medios magnéticos del estado 1099s. El siguiente partner de Microsoft Dynamics ofrece productos de medios magnéticos de estado W-2 y 1099 compatibles. Para obtener más información, póngase en contacto con:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Jacksonville, FL 32207
General: 1-800-209-9793 (gratuito)
Ventas: 1-800-209-9793x2 (gratuito)
sales@greenshades.com
Greenshades

Paso 8: Realizar una copia de seguridad denominada Pre Year-End

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre "Pre-Year-End" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Paso 9: Cerrar el año

Para cerrar el año, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Compra y cierre de fin de año.

  2. Si va a cerrar el año fiscal y el año natural al mismo tiempo, seleccione Todo. Si acaba de cerrar el año natural, seleccione Calendario. Si acaba de cerrar el año fiscal, seleccione Fiscal.

  3. Active la casilla Imprimir informe y, a continuación, seleccione Cerrar año.

    Nota:

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría permanentes de fin de año.

Para ver la ventana Resumen anual del proveedor, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Comprar y, a continuación, seleccione Resumen.
  2. En el campo Id. de proveedor , escriba un identificador de proveedor para verlo y, a continuación, seleccione Anual.

Detalles del año natural
El proceso de fin de año natural de Microsoft Dynamics GP borrará el campo 1099 Amount Year to Date (1099 Amount Year to Date ) y, a continuación, transferirá el importe al campo 1099 Amount Last Year (1099 Amount Last Year ) para la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.

Detalles del ejercicio
El proceso de fin de año fiscal en Microsoft Dynamics GP borrará los campos siguientes:

  • Importe facturado YTD
  • Importe de YTD pagado
  • Promedio de días de pago: año
  • Descuento disponible YTD
  • Descuento perdido YTD
  • Descuento tomado YTD
  • Cargo financiero YTD
  • Número de cargos financieros YTD
  • Número de YTD de factura
  • Número de YTD de factura de pago
  • Devuelve YTD
  • Descuentos comerciales tomados YTD
  • Retención de YTD
  • Escritura offs YTD

Los importes de estos campos también se actualizarán en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor:

  • Importe facturado LYR
  • Importe pagado LYR
  • LYR disponible con descuento
  • Descuento perdido LYR
  • LYR con descuento
  • Finance Charge LYR
  • Número de cargos financieros LYR
  • Número de LYR de factura
  • Devuelve LYR
  • Descuentos comerciales recibidos por LYR
  • Retención de LYR
  • Escritura de offs LYR

Paso 10: Cerrar los períodos fiscales

Puede usar la ventana Configuración de períodos fiscales para cerrar los períodos fiscales que todavía están abiertos para el año. Evita que los usuarios publiquen accidentalmente transacciones en un período o año incorrectos. Compruebe que ha registrado todas las transacciones para el período y el año para todos los módulos antes de cerrar los períodos fiscales. Si más adelante debe registrar transacciones en un período fiscal que ya ha cerrado, puede volver a la ventana Configuración de períodos fiscales para volver a abrir el período antes de poder registrar una transacción.

Para cerrar un período fiscal, siga estos pasos:

  1. Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
  2. Active la casilla Compra del período que debe cerrar.

Paso 11: Cerrar el año fiscal

Nota:

Este procedimiento solo debe completarse una vez completados los procedimientos de cierre de año para todos los módulos de ventas y compras.

Para cerrar el ejercicio fiscal, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Rutinas, Empresa y, a continuación, seleccione Impuestos Year-End Cerrar.
  2. Active la casilla Cerrar año y la casilla Imprimir informe .
  3. Seleccione Proceso. Cuando se le pida que continúe con el cierre del año. Haga clic en Sí.

    Nota:

    Se recomienda conservar una copia en papel del informe de fin de año junto con los registros de auditoría permanentes de fin de año.

Paso 12: Realizar una copia de seguridad denominada Post Year-End

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque la copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Una copia de seguridad le proporciona un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año, y esta copia de seguridad se puede restaurar más adelante si es necesario. Una copia de seguridad le permite recuperar datos rápidamente si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año.

Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si es necesario y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre "Post-Year-End" para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Se borran los registros de proveedor inactivos durante el cierre del año? Si no es así, ¿cómo se pueden quitar los registros de proveedor inactivos?

A1: No, los registros de proveedor inactivos no se quitan automáticamente. Para quitar un registro de proveedor inactivo, deben cumplirse las condiciones siguientes:

  • No existen importes del año 1099 actuales para el proveedor
  • El proveedor no tiene documentos en el trabajo o el historial.

Para eliminar todos los registros de proveedor inactivos que se ajusten a estos criterios, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, Utilidades, Compra y, a continuación, Seleccione Eliminar proveedor masivo.
  2. En la lista Rango , seleccione por Estado del proveedor.
  3. En la lista Desde , seleccione Inactivo.
  4. En la lista Para , seleccione Inactivo.
  5. Seleccione Proceso.

P2: ¿Qué debo hacer si debo emitir un cheque el 1 de enero del año siguiente, pero aún no estoy listo para cerrar el año actual?

A2: Imprima las comprobaciones, pero no las publique hasta después de procesar el cierre de fin de año. Si debe registrar las comprobaciones inmediatamente, cambie los campos Importe pagado en la vista Importes desde el último cierre de la ventana Resumen anual del proveedor.