Procedimientos de cierre de año para el módulo de nómina canadiense en Microsoft Dynamics GP

En este artículo se presenta la rutina de cierre de año de Canadian Payroll en Microsoft Dynamics GP. Y este artículo también proporciona información de solución de problemas para la rutina de cierre de año.

Se aplica a:   Microsoft Dynamics GP
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Actualización de fin de año de nómina de 2020 y actualización de impuestos de nómina de 2021

En este artículo se describe la actualización de fin de año de nómina y la actualización de impuestos de nómina. Cuando se libera la actualización de fin de año de nómina del año 2020 y la actualización de impuestos de nómina del año 2021, puede descargar el archivo de Customersource. (Vea los vínculos que aparecen en la sección Instalar la actualización de fin de año canadiense de 2020). Hasta que se den a conocer la actualización de fin de año de la nómina y la actualización de impuestos de nómina, use este artículo solo con fines informativos y de preparación.

Nota

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Resumen

En este documento se describen los procedimientos de cierre de año recomendados para el módulo de nómina canadiense integrado de Microsoft Dynamics GP. La sección Más información contiene lo siguiente:

  • Una lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año
  • Información detallada para cada paso de la lista de comprobación

Introducción

Lea este artículo completo antes de realizar cualquiera de los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft Dynamics. Por lo general, se incluye más información sobre el módulo de nómina canadiense en la documentación de actualización de fin de año.

Más información

Lista de comprobación de fin de año de nómina

  1. Completar todas las ejecuciones de pago del año actual
  2. [Completar los informes de nómina de 2020 necesarios](#complete-any-necessary-2020 payroll-reports)
  3. Realizar una copia de seguridad de los datos
  4. [Instalar la actualización de fin de año canadiense de 2020](#install-the-2020 canadian-year-end-update)
  5. Completar el proceso de restablecimiento de archivos de fin de año
  6. Realizar otra copia de seguridad de los datos
  7. Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL1
  8. Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario
  9. Crear registros de resumen de T4, T4A y RL-1
  10. Imprima los informes T4, T4A, RL-1 y cree archivos XML T4, T4A y RL-1, si procede
  11. Comprobar que los períodos de pago de 2021 se han establecido correctamente

Detalles de fin de año de nómina

Nota

No habrá una actualización de 2020 Year-End disponible para Microsoft Dynamics GP 2015 y versiones anteriores.

Completar todas las ejecuciones de pago del año actual

Nota

Cualquier lote que tenga un valor de 2021 en el campo Fecha de cheque debe procesarse después de realizar el restablecimiento de fin de año. Si la fecha de cheque del período de pago final de 2020 está en el año 2021, las tablas fiscales de 2021 deben usarse según el extracto del documento T4001 de la Agencia de Impuestos y Aduanas de Canadá.

Por ejemplo, una nómina semanal a finales de diciembre que tiene una fecha límite del 1 de enero de 2021, se procesa mediante los cálculos fiscales de 2021. Esta nómina se incluirá en el historial de 2021.

Completar los informes de nómina de 2020 necesarios

Realizar una copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de tener un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año. Para crear una copia de seguridad desde Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de empresa, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si esta acción es necesaria y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota

Le recomendamos que asigne un nombre a esta copia de seguridad 2020 Pre Year-End Tax Update para diferenciarla de las otras copias de seguridad.

Instalar la actualización de fin de año canadiense de 2020

Instale la actualización desde una de las siguientes ubicaciones.

Completar el proceso de restablecimiento de archivos de fin de año

Para realizar un restablecimiento de archivos de fin de año, siga estos pasos:

  1. Hacer que todos los usuarios cierren todas las ventanas de nómina canadiense. Los usuarios pueden seguir trabajando en otros módulos de Microsoft Dynamics GP.

  2. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, elija Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Restablecer archivo de fin de año.

  3. En la ventana Archivos de restablecimiento de nómina, seleccione Copiar archivos al historial. En este paso se crean los datos necesarios para ver las consultas del año anterior en La nómina canadiense. Para obtener acceso a las consultas del año anterior en Canadian Payroll, elija Payroll Canada en el menú Consulta y, a continuación, seleccione Employee Last Year Information.

    Nota

    En este paso, recibirá un mensaje que le advierte de que compruebe el espacio en disco disponible. Debe tener al menos dos veces más espacio en disco disponible que la cantidad que ocupa actualmente todos los archivos que están en el directorio Data/Project.

  4. Seleccione Factores de indización de crédito fiscal.

  5. En la ventana Factores de indexación de crédito fiscal, compruebe el factor personal básico (Factor de costo de vida) del documento T4127 de la Agencia de Impuestos y Aduanas de Canadá. Compruebe los números y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota

    • Cuando se restablecen los patrones de empleados, las cantidades personales básicas de TD1 se ajustarán mediante el multiplicador que especifique.
    • Estas cantidades personales básicas de TD1 deben actualizarse automáticamente después de instalar el archivo de actualización de Year-End nómina canadiense.
  6. Seleccione Restablecer patrón de empleados.

    Nota

    Debe ejecutar este proceso antes de procesar las ejecuciones de pago del año nuevo.

  7. Seleccione o No cuando se le pida que restablezca los campos Numéricos de usuario de empleado, según su preferencia.

  8. En el menú Tarjetas, elija Payroll-Canada y, a continuación, seleccione Empleado para ver los campos Numéricos de usuario del empleado.

  9. En el campo Id. de empleado, escriba un identificador de empleado, seleccione Varios y, a continuación, seleccione Datos de usuario.

Nota

Si hay algún error durante el Year-End restablecer, asegúrese de restaurar a una copia de seguridad.

Realizar otra copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, se asegura de tener un registro permanente de la posición financiera de la compañía al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre de año. Para crear una copia de seguridad, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de empresa, seleccione el nombre de la compañía.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si esta acción es necesaria y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota

Se recomienda que asigne a esta copia de seguridad el nombre 2020 Post Year-End Tax Update para diferenciarla de las otras copias de seguridad.

Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL-1

Nota

Este paso se puede realizar en cualquier momento después de completar el paso anterior, Realizar un restablecimiento de archivos de fin de año . Por ejemplo, puede completar las ejecuciones de pago del año nuevo antes de crear e imprimir informes.

Crear e imprimir los informes T4 y los informes de RL-1

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, Elija Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Creación de T4 y R1.
  2. Seleccione Crear T4.
  3. Seleccione Crear R1.
  4. Para imprimir el informe de comprobación T4, seleccione Imprimir informe T4.
  5. Para imprimir el informe de verificación R1, seleccione Imprimir informe R1.
  6. Seleccione Aceptar para salir.
  7. Imprimir la lista de edición T4. Para ello, elija Payroll-Canada en el menú Informes, seleccione Rutinas, Informes de rutinas y, a continuación, seleccione T4 Editar informe.

Crear e imprimir los informes T4A

Para ello, siga estos pasos

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, Seleccione Nómina - Canadá , Seleccione Rutinas T4A y, a continuación, seleccione Configuración de T4A.
  2. Seleccione Create T4A's.
  3. Seleccione Imprimir informe T4A para imprimir el informe de verificación T4A.

Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario

Modificar las instrucciones T4

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, elija Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Editar T4.

Modificar las instrucciones T4A

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, Seleccione Nómina - Canadá , Seleccione Rutinas de T4A y, a continuación, seleccione Editar registro T4A.

Modificar las cantidades de R1 según la lista de edición de la ventana Edición R1

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, elija Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Edición R1.

Crear registros de resumen de T4, T4A y RL-1

Crear la información de resumen para los informes T4 y para los informes de RL-1

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, elija Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Resumen T4 y R1 .
  2. Seleccione Crear registros de resumen T4.
  3. Seleccione Crear registros de resumen R1.
Crear la información de resumen para los informes T4A

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, Seleccione Nómina - Canadá , Seleccione Rutinas T4A y, a continuación, seleccione Resumen T4A.
  2. Seleccione Crear registros de resumen T4A.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, seleccione Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Imprimir T4 y R1.

  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione Tipo de deslizamiento T4 para seleccionar el formulario adecuado.

  4. Para imprimir las instrucciones T4, seleccione T4 Slips. Siga las indicaciones y seleccione si desea probar la alineación del formulario imprimiendo un registro de prueba.

  5. Seleccione Resumen T4 y Segmento T4.

    Nota

    Estos informes no están diseñados para imprimirse en un formulario predefinido.

  6. Para generar el archivo T4 electrónico, seleccione Electronic T4's. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina T4 y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, seleccione Nómina - Canadá y, a continuación, seleccione Imprimir T4 y R1.

  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione Tipo de deslizamiento R1 elija Láser.

  4. Para imprimir las instrucciones R1, seleccione R1 Slips.

  5. Para imprimir el informe de resumen de R1, seleccione Resumen R1.

    Nota

    Este informe no está diseñado para imprimirse en un formulario pre imprimir.

  6. Para generar el archivo electrónico RL-1, seleccione Electronic R1's. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina R1 e introduzca los campos necesarios, incluido el Número de autorización de desarrollador de software. A continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú de Microsoft Dynamics GP, elija Rutinas, Elija Nómina - Canadá , Seleccione Rutinas T4A y, a continuación, seleccione Imprimir T4A.
  2. En el campo Número de empleador, seleccione el número de empleador adecuado.
  3. Seleccione Tipo de deslizamiento T4A para elegir Laser Employee o Laser CCRA.
  4. En Microsoft Dynamics GP 2015 y versiones posteriores, escriba el número de autenticación de RL-1. (Consulte la Q1 en la sección preguntas más frecuentes a continuación para obtener más información sobre este campo).
  5. Para imprimir las instrucciones T4A, seleccione T4A Slips.
  6. Para imprimir los informes, seleccione T4A Segment y T4A Summary.
  7. Para generar las T4A electrónicas, seleccione Electronic T4A's. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina T4A y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Comprobar que los períodos de pago se han establecido correctamente para 2021

Para comprobar que los períodos de pago están configurados correctamente para el próximo año nuevo, en Microsoft Dynamics GP, elija Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Configuración , elija Nómina - Canadá , Control y, a continuación, seleccione Frecuencia.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Hay nuevas características o cambios que debería conocer para fin de año?

A1: Consulte el artículo Year-End Microsoft Dynamics GP Year-End Update 2017: Canadian Payroll para obtener la información más actualizada.

P2: ¿Cuándo debo instalar la Year-End update?

R2: Básicamente, debe finalizar todos los pagos del año actual e instalar la actualización de Year-End (y completar el restablecimiento de archivos de Year-End o el paso 5 de la lista de comprobación anterior para que se actualicen los importes personales básicos) antes de realizar los pagos del próximo año nuevo. La Year-End incluirá el nuevo código fiscal necesario para los pagos del próximo año nuevo. Siga los pasos indicados en la lista de comprobación anterior.

P3: ¿Qué debo hacer si el Year-End reset se realizó después de realizar una ejecución de pago en el año nuevo?

A3: Deberá restaurar a una copia de seguridad desde ANTES de que Year-End se haya realizado el restablecimiento. Anula la ejecución de pago del año nuevo. A continuación, haga Year-End Reset (para mover todos los datos del año actual al historial y Reset Master para indizar todos los importes personales básicos del empleado). A continuación, puede volver a realizar la ejecución de pago para el año nuevo, ahora que los importes fiscales actualizados están en su lugar para cada empleado. (Tenga en cuenta que la nueva ejecución de pago puede producir diferentes cantidades, ya que pueden haber maximizado algunas cantidades usando los importes del año pasado y los impuestos pueden haber cambiado para el año nuevo).

P4: ¿Por qué tengo que claver en el número de autenticación de RL-1?

A4: Para que el fin de año sea más fluido, el campo Número de autenticación de RL-1 se agregó como un campo editable a la ventana Impresión T4/R1 nómina- Canadá en la compilación 12.00.1488 de Microsoft Dynamics GP 2013 y se incluyó en R2 (y versiones posteriores). Ahora, el usuario tendrá que claver el número de RL-1 slip en este campo. Revenue Quebec usa este número de autorización para identificar que los formularios provenían de Microsoft Dynamics GP. (Este número de autorización se almacenará en una tabla SQL [CPY20100], por lo que está disponible para reimpresiones). Si el usuario actualiza el campo Número de autenticación RL-1, la fecha de última actualización se cambiará para que sea la fecha actual del sistema. El informe RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) también se cambió para leer este nuevo campo de número de autorización. Puede encontrar el número de RL-1 Slip en el documento CAN20YETAX.pdf que se puede descargar desde la página de actualización de Year-End (vea los vínculos en la parte superior).

P5: ¿Por qué los impuestos calculados en Dynamics GP difieren de la calculadora en línea de CRA? ¿Cómo se calculan los impuestos sobre la renta en la nómina canadiense?

A5: Las tasas fiscales se incluyen en el código de GP y no se almacenan en SQL para la nómina canadiense. Microsoft Dynamics GP usa una fórmula de convención de promedio para calcular impuestos, que se encuentran dentro de los intervalos fiscales aceptables publicados por el CRA. Consulta Cálculos de impuestos o discrepancias con el CRA en Canadian Payroll para Microsoft Dynamics GP para obtener más información sobre cómo se calculan los impuestos.