Procedimientos de cierre de año para el módulo De nómina canadiense en Microsoft Dynamics GP

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En este artículo se presentan los procedimientos recomendados de cierre de año para el módulo de nómina canadiense integrado de Microsoft Dynamics GP. La sección Lista de comprobación de fin de año de Nómina contiene lo siguiente:

  • Lista de comprobación detallada de los pasos que debe seguir para completar los procedimientos de cierre de año
  • Información detallada para cada paso de la lista de comprobación

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 861806

Nota:

Lea este artículo completo antes de realizar cualquiera de los pasos. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el soporte técnico de Microsoft Dynamics. Normalmente, se incluye más información sobre el módulo Canadian Payroll en la documentación de actualización de fin de año.

Importante

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Actualización de la nómina canadiense de fin de año y actualización de impuestos de nómina

En este artículo se describen la actualización del año de nómina y la actualización del impuesto sobre nóminas. Cuando se publiquen la actualización de fin de año del cálculo de nómina y la actualización de impuestos para el año, puede descargar el archivo para prepararse para finales de año.

Lista de comprobación de fin de año de nómina

  1. Complete todas las ejecuciones de pago del año actual.
  2. Complete los informes de nómina necesarios.
  3. Realice una copia de seguridad de los datos.
  4. Instale la actualización de fin de año canadiense.
  5. Complete el proceso de restablecimiento de archivo de fin de año.
  6. Realice otra copia de seguridad de los datos.
  7. Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL1.
  8. Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario.
  9. Cree registros de resumen T4, T4A y RL-1.
  10. Imprima los informes T4, T4A, RL-1 y cree los archivos XML T4, T4A y RL-1, si procede.
  11. Compruebe que los períodos de pago están establecidos correctamente.

Completar todas las ejecuciones de pago del año actual

Nota:

Cualquier lote que tenga un valor del nuevo año de nómina en el campo Fecha de cheque debe procesarse después de realizar el restablecimiento de fin de año.

Completar los informes de nómina necesarios

Realizar una copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año. Para crear una copia de seguridad desde Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la empresa , seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si se requiere esta acción y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre Pre Year-End Tax Update para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Instalación de la actualización de fin de año de Canadá

Instale la actualización desde una de las siguientes ubicaciones.

Completar el proceso de restablecimiento de archivo de fin de año

Para realizar un restablecimiento de archivo de fin de año, siga estos pasos:

  1. Hacer que todos los usuarios cierren todas las ventanas de Cálculo de nómina canadiense. Los usuarios pueden seguir trabajando en otros módulos de Microsoft Dynamics GP.

  2. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, nómina rutinarias>- Canadá y, a continuación, seleccione Restablecimiento de archivo de fin de año.

  3. En la ventana Archivos de restablecimiento de nómina , seleccione Copiar archivos en el historial. En este paso se crean los datos necesarios para ver las consultas del año anterior en Canadian Payroll. Para acceder a las consultas del año anterior en La nómina canadiense, seleccione Nómina canadá en el menú Consulta y, a continuación, seleccione Información del último año del empleado.

    Nota:

    En este paso, recibirá un mensaje que le advierte de que debe comprobar el espacio disponible en disco. Debe tener al menos el doble de espacio disponible en disco que la cantidad ocupada actualmente por todos los archivos del directorio Data/Project.

  4. Seleccione Factores de indexación de crédito fiscal.

  5. En la ventana Factores de indexación de crédito fiscal , compruebe el factor personal básico (factor de costo de vida) del documento T4127 de la Agencia de Aduanas e Ingresos de Canadá. Compruebe los números y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota:

    • Cuando se restablecen los maestros de empleados, el multiplicador que especifique ajustará los importes de TD1 Basic Personal.
    • Estos importes de TD1 Basic Personal deben actualizarse automáticamente después de instalar el archivo de actualización de Year-End de nómina canadiense.

  6. Seleccione Restablecer patrón de empleado.

    Nota:

    Debe ejecutar este proceso antes de procesar las ejecuciones de pago para el nuevo año.

  7. Seleccione Sí o No cuando se le pida que restablezca los campos Numéricos de usuario empleado , según sus preferencias.

  8. En el menú Tarjetas , seleccione Nómina-Canadá y, a continuación, seleccione Empleado para ver los campos Numéricos de usuario empleado .

  9. En el campo Id. de empleado , escriba un identificador de empleado, seleccione Varios y, a continuación, seleccione Datos de usuario.

Importante

Si se producen errores durante el proceso de restablecimiento de Year-End, asegúrese de restaurar a una copia de seguridad.

Realizar otra copia de seguridad de los datos

Cree una copia de seguridad y, a continuación, coloque esta copia de seguridad en un almacenamiento seguro y permanente. Al crear una copia de seguridad, asegúrese de que tiene un registro permanente de la posición financiera de la empresa al final del año. Puede restaurar la copia de seguridad para recuperar rápidamente los datos si se produce una fluctuación de energía u otro problema durante el procedimiento de cierre del año. Para crear una copia de seguridad, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Mantenimiento en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Copia de seguridad.
  2. En la lista Nombre de la empresa, seleccione el nombre de la empresa.
  3. Cambie la ruta de acceso del archivo de copia de seguridad si se requiere esta acción y, a continuación, seleccione Aceptar.

Nota:

Se recomienda asignar a esta copia de seguridad el nombre Post Year-End Tax Update para diferenciarla de las demás copias de seguridad.

Cree las instrucciones T4, T4A y RL-1 e imprima los informes T4, T4A y RL-1.

Nota:

Este paso se puede realizar en cualquier momento después de completar el paso anterior; Realice un restablecimiento de archivo de fin de año. Por ejemplo, puede completar las ejecuciones de pago para el nuevo año antes de crear e imprimir informes.

Creación e impresión de los informes T4 y de RL-1

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, nómina rutinarias>- Canadá y, a continuación, seleccione Creación de T4 y R1.
  2. Seleccione Crear T4.
  3. Seleccione Crear R1.
  4. Para imprimir el informe de verificación T4, seleccione Imprimir informe T4.
  5. Para imprimir el informe de verificación R1, seleccione Imprimir informe R1.
  6. Seleccione Aceptar para salir.
  7. Imprima la lista de edición T4. Para ello, seleccione Payroll-Canada en el menú Informes , seleccione Rutinas, informes de rutinas y, a continuación, seleccione T4 Editar informe.

Creación e impresión de informes T4A

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas>de nómina -Rutinas T4A de Canadá > y, a continuación, seleccione Configuración de T4A.
  2. Seleccione Crear T4A.
  3. Seleccione Imprimir informe T4A para imprimir el informe de verificación T4A.

Edite los registros T4, T4A y RL-1 según sea necesario

Modificación de las instrucciones T4

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Nómina de rutinas>- Canadá y, a continuación, seleccione Editar T4.

Modificación de las instrucciones T4A

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Nómina de rutinas - Rutinas>T4A deCanadá> y, a continuación, seleccione Edición de registros T4A.

Modificación de los importes de R1 en función de la lista de edición de la ventana Edición de R1

Para ello, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Nómina de rutinas>- Canadá y, a continuación, seleccione Editar R1.

Creación de registros de resumen T4, T4A y RL-1

Cree la información de resumen de los informes T4 y de los informes de RL-1.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, seleccione Nómina de rutinas>- Canadá y, a continuación, seleccione Resumen de T4 y R1.
  2. Seleccione Crear registros de resumen T4.
  3. Seleccione Crear registros de resumen R1.

Creación de la información de resumen de los informes T4A

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccioneRutinas de nómina -Rutinas>T4A de Canadá > y, a continuación, seleccione Resumen de T4A.
  2. Seleccione Crear registros de resumen T4A.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP, luego nómina rutinarias>- Canadá y, a continuación, seleccione T4 y R1 Imprimir.

  2. En el campo Número de empleador , seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione Tipo de deslizamiento T4 para seleccionar el formulario adecuado.

  4. Para imprimir las instrucciones T4, seleccione T4 Slips (Deslizamientos T4). Siga las indicaciones y seleccione si desea probar la alineación del formulario imprimiendo un registro de prueba.

  5. Seleccione Resumen T4 y Segmento T4.

    Nota:

    Estos informes no están diseñados para imprimir en un formulario pre-impreso.

  6. Para generar el archivo T4 electrónico, seleccione T4 electrónicos. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina T4 y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú De Microsoft Dynamics GP, luego nómina rutinarias>- Canadá y, a continuación, seleccione T4 y R1 Imprimir.

  2. En el campo Número de empleador , seleccione el número de empleador adecuado.

  3. Seleccione Tipo de deslizamiento R1 y elija Láser.

  4. Para imprimir las instrucciones R1, seleccione R1 Slips (Deslizamientos de R1).

  5. Para imprimir el informe resumen de R1, seleccione Resumen de R1.

    Nota:

    Este informe no está diseñado para imprimirse en un formulario impreso previamente.

  6. Para generar el archivo RL-1 electrónico, seleccione R1 electrónico. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina R1 y escriba los campos necesarios, incluido el Número de autorización de desarrollador de software. A continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Para ello, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, seleccione Rutinas>de nómina -Rutinas T4A de Canadá > y, a continuación, seleccione Imprimir T4A.
  2. En el campo Número de empleador , seleccione el número de empleador adecuado.
  3. Seleccione T4A Slip Type (Tipo de deslizamiento T4A ) para elegir Laser Employee o Laser CCRA.
  4. En Microsoft Dynamics GP 2015 y versiones posteriores, escriba un valor en el campo Número de autenticación RL-1 . (Consulte Q1 en la sección de preguntas más frecuentes a continuación para obtener más información sobre este campo).
  5. Para imprimir las instrucciones T4A, seleccione T4A Slips (Deslizamientos T4A).
  6. Para imprimir los informes, seleccione T4A Segment (Segmento T4A) y T4A Summary (Resumen de T4A).
  7. Para generar los T4A electrónicos, seleccione T4A electrónicos. Complete la ventana Transferencia electrónica de nómina T4A y, a continuación, seleccione Comprobar solo o Comprobar y generar.

Compruebe que los períodos de pago están establecidos correctamente.

Para comprobar que los períodos de pago se establecen correctamente para el próximo año nuevo, en Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, elija Configurar>nómina - Control de Canadá> y, a continuación, seleccione Frecuencia.

preguntas más frecuentes

P1: ¿Cuándo debo instalar la actualización de Year-End?

A1: Básicamente, debe finalizar todas las ejecuciones de pago para el año actual e instalar la actualización de Year-End (y completar a través del Year-End Restablecimiento de archivo o el paso 5 en la lista de comprobación anterior para que se actualicen los importes personales básicos) antes de realizar las ejecuciones de pago para el próximo año nuevo. La actualización Year-End incluirá el nuevo código fiscal necesario para las ejecuciones de pago en el próximo año nuevo. Siga los pasos indicados en la lista de comprobación anterior.

P2: ¿Qué debo hacer si se realizó el restablecimiento de Year-End DESPUÉS de realizar una ejecución de pago en el nuevo año?

A2: Tendrá que restaurar a una copia de seguridad desde ANTES de que se realizara el Year-End Restablecer. Anule la ejecución de pago para el nuevo año. A continuación, realice el Year-End Restablecer (para mover todos los datos del año actual al historial y Restablecer patrón para indexar todas las cantidades personales básicas del empleado). A continuación, puede volver a realizar la ejecución de pago para el nuevo año ahora que los importes de impuestos actualizados están en vigor para cada empleado. Tenga en cuenta que la nueva ejecución de pago puede producir cantidades diferentes, ya que pueden haber agotado algunas cantidades utilizando las cantidades del año pasado, y los impuestos pueden haber cambiado para el nuevo año.

P3: ¿Por qué tengo que escribir en el número de autenticación RL-1?

A3: Para que el fin de año sea más fluido, el campo Número de autenticación RL-1 se agregó como un campo modificable a la ventana Nómina T4/R1 Print- Canada . El usuario ahora tendrá que escribir la clave en el número de deslizamiento RL-1 de este campo. Revenue Quebec usa este número de autorización para identificar que los formularios proceden de Microsoft Dynamics GP. Este número de autorización se almacenará en una tabla SQL [CPY20100], por año, por lo que está disponible para las reimpresiones. Si el usuario actualiza el campo Número de autenticación de RL-1 , la fecha de última actualización se cambiará a la fecha actual del sistema. El informe RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) también se cambió para leer este nuevo campo de número de autorización.

P4: ¿Por qué los impuestos calculados en Dynamics GP difieren de la calculadora en línea de CRA? ¿Cómo se calculan los impuestos sobre los ingresos en la nómina canadiense?

A4: Las tasas fiscales se incluyen en el código de GP y no se almacenan en tablas SQL para el cálculo de nómina canadiense. Microsoft Dynamics GP usa una fórmula de convención de promedio para calcular los impuestos que se encuentran dentro de los intervalos fiscales aceptables publicados por la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA). Para obtener más información sobre cómo se calculan los impuestos, consulte Cálculos de impuestos o discrepancias con la CRA en la nómina canadiense para Microsoft Dynamics GP .