In-Place suspensión y suspensión por juicio en Exchange 2013
Se aplica a: Exchange Server 2013
Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso el correo electrónico que sea relevante para el caso. A menudo, dichas sospechas tienen lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Es posible que las organizaciones necesiten conservar todo el correo electrónico relacionado con un tema concreto o el perteneciente a ciertos usuarios. Según las prácticas de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, puede adoptar las siguientes medidas para conservar el correo electrónico:
Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios pueden eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.
Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.
Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esta medida incrementa los costos porque es necesario copiar o mover los mensajes de forma manual a un archivo, o a productos de terceros usados para reunir y almacenar el correo electrónico fuera de Exchange.
Si el correo electrónico no se conserva, la organización puede quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.
Puede usar In-Place suspensión o suspensión por juicio para lograr los siguientes objetivos:
Colocar buzones de usuario en retención y conservar elementos del buzón inmutablemente.
Conservar elementos de buzón eliminados por los usuarios o procesos de eliminación automática, como MRM.
Use In-Place hold basado en consultas para buscar y conservar elementos que coincidan con los criterios especificados.
Conservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.
Marcar un usuario en varias suspensiones en función de investigaciones o casos distintos.
Mantener activa la administración MRM de modo que las retenciones resulten transparentes para el usuario.
Habilite In-Place búsquedas de exhibición de documentos electrónicos de elementos en espera.
escenarios de suspensión de In-Place
En versiones anteriores de Exchange, la noción de suspensión legal consiste en contener todos los datos de buzón de correo de un usuario indefinidamente o hasta que se quite la suspensión. En Exchange 2013, In-Place Hold incluye un nuevo modelo que permite especificar los parámetros siguientes:
Qué mantener: puede especificar qué elementos almacenar mediante parámetros de consulta, como palabras clave, remitentes y destinatarios, fechas de inicio y finalización, y también especificar los tipos de mensaje, como mensajes de correo electrónico o elementos de calendario que desea colocar en espera.
Duración de la suspensión: puede especificar una duración para los elementos en espera.
Con este nuevo modelo, In-Place suspensión permite crear directivas de suspensión pormenorizadas para conservar los elementos del buzón en los siguientes escenarios:
Suspensión indefinida: el escenario de suspensión indefinida es similar a la suspensión por juicio. Está pensado para conservar los elementos de buzón de correo para que pueda cumplir los requisitos de exhibición de documentos electrónicos. Durante el período de litigio o investigación, los elementos nunca se eliminan. La duración no se conoce de antemano, por lo que no se configura ninguna fecha de finalización. Para contener todos los elementos de correo indefinidamente, no se especifican parámetros de consulta ni duración de tiempo al crear una In-Place Suspensión.
Suspensión basada en consultas Si su organización conserva los elementos en función de los parámetros de consulta especificados, puede usar una In-Place de suspensión basada en consultas. Puede especificar parámetros de consulta como palabras clave, fechas de inicio y finalización, direcciones de remitente y destinatario y tipos de mensaje. Después de crear una conservación local basada en consulta, se conservarán todos los elementos de buzón de correo existentes y futuros que coincidan con los parámetros de consulta (incluidos los mensajes recibidos en una fecha posterior).
Importante
Los elementos marcados como no aptos para la búsqueda, por lo general debido a un error al indexar los datos adjuntos, también se conservan porque no se puede determinar si coinciden con los parámetros de consulta. Para obtener más información sobre el elemento que no se puede buscar, vea Elementos que no se pueden buscar en Exchange eDiscovery.
Suspensión basada en tiempo: tanto In-Place suspensión como suspensión por juicio le permiten especificar una duración de tiempo durante la que se van a almacenar los elementos. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea.
Si su organización requiere que todos los elementos de buzón de correo se conserven durante un período específico, puede crear una suspensión basada en el tiempo. Por ejemplo, considere la posibilidad de colocar un buzón en una suspensión de In-Place basada en el tiempo y que tenga un período de retención establecido en 365 días. Si un elemento de ese buzón se elimina después de 300 días a partir de la fecha en que se recibió, se mantiene durante 65 días más antes de eliminarse permanentemente. Puede usar una suspensión de In-Place basada en el tiempo junto con una directiva de retención para asegurarse de que los elementos se conservan durante la duración especificada y se quitan permanentemente después de ese período.
Puede usar Conservación local para colocar un usuario en varias conservaciones. Si un usuario se encuentra en varias conservaciones locales, se combinan las consultas de búsqueda de cualquier conservación basada en consultas (con operadores OR ). En este caso, el número máximo de palabras clave en todas las conservaciones basadas en consulta de un buzón es de 500. Si hay más de 500 palabras clave, todo el contenido del buzón se coloca en conservación (y no solo el contenido que coincide con los criterios de búsqueda). Todo el contenido se conserva hasta que el número total de palabras clave es de 500 o menos.
Conservación local y retención por juicio
La suspensión por juicio, la característica de suspensión introducida en Exchange 2010 para conservar los datos de eDiscovery, sigue estando disponible en Exchange 2013. La retención por juicio usa la propiedad LitigationHoldEnabled de un buzón. Mientras que In-Place suspensión proporciona capacidad de retención pormenorizada basada en parámetros de consulta y la capacidad de colocar varias retenciones, la suspensión por juicio solo le permite colocar todos los elementos en espera. También puede especificar un período de duración para contener elementos cuando un buzón se coloca en suspensión por juicio. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea. Si no se establece una duración, los elementos se conservan indefinidamente o hasta que se quite la retención.
Cuando un buzón se coloca en una o varias In-Place retenciones y en suspensión por juicio (sin un período de duración) al mismo tiempo, todos los elementos se mantienen indefinidamente o hasta que se quitan las retenciones. Si quita la suspensión por juicio y el usuario sigue colocado en una o varias In-Place retenciones, los elementos que coincidan con los criterios de suspensión de In-Place se mantienen durante el período especificado en la configuración de suspensión. Al mover un buzón que está en suspensión por juicio en Exchange 2010 a un servidor de buzones de Exchange 2013, la configuración de suspensión por juicio sigue aplicándose, lo que garantiza que se cumplan los requisitos de cumplimiento durante y después del traslado.
Nota:
Al colocar un buzón en In-Place suspensión o suspensión por juicio, la suspensión se coloca en el buzón principal y en el buzón de archivo. Si coloca un buzón principal local en suspensión en una implementación híbrida de Exchange, el buzón de archivo basado en la nube (si está habilitado) también se coloca en espera.
Para más información, vea:
Colocar un buzón en In-Place suspensión
Los usuarios autorizados que se han agregado al grupo de roles de control de acceso basado en rol (RBAC) de Administración de detección o que tienen asignados los roles de administración Detención legal y Búsqueda de buzones pueden colocar a los usuarios del buzón en In-Place Suspensión. Esta tarea se puede delegar en administradores de registros, responsables de cumplimiento normativo o abogados del departamento jurídico de la organización, a la vez que se asigna el menor número de privilegios posible. Para obtener más información sobre cómo asignar el grupo de roles administración de detección, consulte Asignación de permisos de exhibición de documentos electrónicos en Exchange.
Importante
En Exchange 2010, el rol de suspensión legal proporcionaba a los usuarios permisos suficientes para colocar buzones en suspensión por juicio. En Exchange 2013, puede usar el mismo permiso para colocar buzones en una suspensión de In-Place indefinida o basada en el tiempo. Sin embargo, para crear una In-Place de suspensión basada en consultas, se debe asignar al usuario el rol De búsqueda de buzones. El grupo de roles Administración de detección tiene estos dos roles asignados.
En Exchange 2013, In-Place funcionalidad de suspensión se integra con In-Place búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. Puede usar el Asistente para exhibición de documentos electrónicos local & en el Centro de administración de Exchange (EAC) o New-MailboxSearch y los cmdlets relacionados del Shell de administración de Exchange para colocar un buzón en In-Place suspensión. Para obtener más información sobre cómo colocar un buzón en In-Place suspensión, consulte Creación o eliminación de una suspensión de In-Place.
Nota:
Si usa el archivado de Exchange Online para aprovisionar un archivo basado en la nube para los buzones locales, debe administrar In-Place suspensión de la organización local de Exchange 2013. La configuración de retención se propaga automáticamente al archivo basado en la nube a través de DirSync. Como se indicó anteriormente, cuando se coloca un buzón local en espera, el archivo basado en la nube correspondiente también se coloca en espera.
Muchas organizaciones necesitan que se informe a los usuarios cuando se les coloque en retención. Además, cuando un buzón de correo está en retención, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario del buzón. Como los mensajes se siguen eliminando según lo esperado, es posible que los usuarios no se den cuenta de que están en suspensión. Si su organización requiere que se informe a los usuarios en espera, puede agregar un mensaje de notificación a la propiedad Comentario de retención del usuario del buzón y usar la propiedad RetentionUrl para vincular a una página web para obtener más información. Outlook 2010 y versiones posteriores muestra la notificación y la dirección URL en el área backstage. Debe usar el Shell para agregar y administrar estas propiedades para un buzón de correo.
Retenciones y la carpeta Elementos recuperables
In-Place suspensión y retención por juicio usa la carpeta Elementos recuperables para conservar los elementos. La carpeta Elementos recuperables reemplaza la característica conocida informalmente como contenedor de memoria en versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta de la vista predeterminada de Outlook, Outlook Web App y otros clientes de correo electrónico. Para más información sobre la carpeta Elementos recuperables, vea Carpeta Elementos recuperables.
De forma predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Esto se denomina movimiento. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (realizado presionando las teclas MAYÚS y DELETE) o elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, lo que desaparece de la vista del usuario.
Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el período de retención de elementos eliminados que está configurado en la base de datos de buzones del usuario. De forma predeterminada, el período de retención de elementos eliminados se establece en 14 días para las bases de datos de buzones. También puede configurar una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Así, la organización queda protegida ante un posible ataque por denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables y, por tanto, de la base de datos de buzones de correo. Si un buzón no se coloca en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos se purgan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables en una primera entrada, primero en salir cuando se supera la cuota de advertencia Elementos recuperables o el elemento ha residido en la carpeta durante un período más largo que el período de retención de elementos eliminados.
La carpeta Elementos recuperables contiene las siguientes subcarpetas usadas para almacenar elementos eliminados en varios sitios y facilitar In-Place suspensión y suspensión por juicio:
Eliminaciones: los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a la subcarpeta Eliminaciones y son visibles para el usuario cuando se usa la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook Web App. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para la base de datos de buzones de correo o hasta que el buzón caduca.
Purgas: cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook Web App, el elemento se mueve a la carpeta Purgas. Los elementos que superan el periodo de retención de elementos eliminados configurado en la base de datos de buzones de correo o en el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el asistente de buzones de correo procesa el buzón de correo, los elementos de la carpeta Purgas se eliminan de la base de datos de buzones de correos. Al poner al usuario del buzón de correo en retención por juicio, el asistente de buzones no elimina los elementos de esta carpeta.
DiscoveryHold: si un usuario se coloca en una suspensión In-Place, los elementos eliminados se mueven a esta carpeta. Cuando el asistente del buzón procesa el buzón de correo, analiza los mensajes de esta carpeta. Los elementos que coinciden con la consulta In-Place Hold se conservan hasta el período de retención especificado en la consulta. Si no se especifica un período de retención, los elementos se conservarán indefinidamente o hasta que se quite la retención del usuario.
Versiones: cuando un usuario coloca en In-Place suspensión o suspensión por juicio, los elementos del buzón deben estar protegidos contra alteraciones o modificaciones por parte del usuario o de un proceso. Esto se logra mediante un proceso de copia en escritura. Cuando un usuario o proceso modifican las propiedades concretas de un elemento del buzón, se guarda una copia del elemento original en la carpeta Versiones antes de que se confirme el cambio. El proceso se repite para los cambios posteriores. Los elementos contenidos en la carpeta Versiones también se indexan y se devuelven en las búsquedas de eDiscovery local. Después de quitar la retención, el Asistente para carpeta administrada elimina las copias de la carpeta Versiones.
| Tipo de elemento | Propiedades que desencadenan la copia en escritura |
|---|---|
| Mensajes (IPM.Note*) Entradas (IPM.Post*) |
Asunto Cuerpo Datos adjuntos Remitentes/destinatarios Fechas de envío/recepción |
| Elementos que no son mensajes ni entradas | Cualquier cambio en una propiedad visible, excepto los siguientes: Ubicación del elemento (cuando un elemento se mueve de una carpeta a otra) Cambio de estado de elemento (leído o no leído) Cambios realizados en la etiqueta de retención aplicada a un elemento |
| Elementos de la carpeta Borradores predeterminada | Ninguno (los elementos de la carpeta Borradores están exentos de copia en escritura) |
Importante
El proceso copia en escritura está deshabilitado para los elementos del calendario en el buzón del organizador cuando se reciben respuestas a la reunión por parte de los asistentes y se actualiza la información de seguimiento de la reunión. Para los elementos de calendario y los elementos que tienen establecido un aviso, la copia en escritura está deshabilitada para las propiedades ReminderTime y ReminderSignalTime. La copia en escritura no captura los cambios en estas propiedades. La copia de escritura no captura los cambios en las fuentes RSS.
Aunque las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions no son visibles para el usuario, todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables se indizan mediante Búsqueda de Exchange y se pueden detectar mediante In-Place eDiscovery. Después de quitar un usuario de buzón de correo de In-Place suspensión o suspensión por juicio, el Asistente para carpetas administradas purga los elementos de las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions.
Retenciones y cuotas de buzón
Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Para Exchange, los valores predeterminados de las propiedades de buzón RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota se establecen en 20 GB y 30 GB, respectivamente. Para modificar estos valores de una base de datos de buzón de correo para Exchange Server 2013, use el cmdlet Set-MailboxDatabase . Para modificarlos en buzones de correo individuales, use el cmdlet Set-Mailbox.
Cuando la carpeta Elementos recuperables de un usuario supera la cuota de advertencia para los elementos recuperables (según lo especificado por el parámetro RecoverableItemsWarningQuota ), se registra un evento en el registro de eventos Application del servidor de buzones. Cuando la carpeta supera la cuota de elementos recuperables (según lo especificado por el parámetro RecoverableItemsQuota ), los usuarios no podrán vaciar la carpeta Elementos eliminados ni eliminar permanentemente elementos de buzón. Además, no se puede utilizar la copia en escritura para crear copias de elementos modificados. Por consiguiente, es esencial supervisar las cuotas de los elementos recuperables de aquellos usuarios de buzones marcados en conservación local.
En Exchange Online, la cuota de la carpeta Elementos recuperables (en el buzón principal del usuario) se aumenta automáticamente a 100 GB al colocar un buzón en suspensión por juicio o In-Place suspensión. Cuando la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal de un buzón en suspensión está a punto de alcanzar su límite, puede hacer lo siguiente:
Habilitar el buzón de archivo y activar el archivado de expansión automática: puede habilitar una capacidad de almacenamiento ilimitada para la carpeta Elementos recuperables simplemente habilitando el buzón de archivo y, a continuación, activando la característica de archivado de expansión automática en Exchange Online. Esto da como resultado 100 GB para la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal y una cantidad ilimitada de capacidad de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el archivo del usuario. Vea cómo: Habilitar buzones de archivo en el portal de cumplimiento y Habilitar el archivado ilimitado: Ayuda del administrador.
Notas:
Después de habilitar el archivo para un buzón que esté a punto de superar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, podría interesarle ejecutar el Asistente para carpeta administrada a fin de activar manualmente el Asistente para procesar el buzón, de modo que los elementos expirados se muevan a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Para obtener instrucciones, consulte el paso 4 en Aumento de la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.
Tenga en cuenta que podrían moverse otros elementos del buzón del usuario al nuevo buzón de archivo. Considere la posibilidad de comunicarle al usuario que esto puede ocurrir después de habilitar el buzón de archivo.
Creación de una directiva de retención personalizada para buzones en espera Además de habilitar el buzón de archivo y el archivado de expansión automática para buzones en suspensión por juicio o In-Place suspensión, es posible que también quiera crear una directiva de retención personalizada para buzones en espera. Esto le permite aplicar una directiva de retención a los buzones en espera que es diferente de la directiva de MRM predeterminada que se aplica a los buzones que no están en espera. Esto le permite aplicar etiquetas de retención diseñadas específicamente para buzones en espera. Esto incluye la creación de una nueva etiqueta de retención para la carpeta Elementos recuperables.
Para obtener más información, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.
Suspensiones y reenvío de correo electrónico
Los usuarios pueden usar Outlook y Outlook Web App para configurar el reenvío de correo electrónico para su buzón. El reenvío de correo electrónico permite que los usuarios configuren su buzón de correo para que reenvíe los mensajes de correo electrónico enviados a su buzón a otro buzón dentro o fuera de la organización. El reenvío de correo electrónico se puede configurar para que cualquier mensaje enviado al buzón original no se copie en ese buzón y solo se envíe a la dirección de reenvío.
Si el reenvío de correo electrónico está configurado para un buzón y los mensajes no se copian en el buzón original, ¿qué ocurre si el buzón está en espera?
Si los mensajes se reenvían a otro buzón y no se copian en el buzón original, no se capturan ni copian en la carpeta Elementos recuperables. Esto significa que los mensajes reenviados no se devolverán en una búsqueda In-Place eDiscovery. Para solucionar este problema, las organizaciones de Exchange 2013 pueden considerar la posibilidad de quitar la capacidad de los usuarios para configurar el reenvío de correo electrónico.
Conservación del contenido archivado de Lync
Exchange 2013, Microsoft Lync 2013 y Microsoft SharePoint 2013 proporcionan una experiencia integrada de conservación y exhibición de documentos electrónicos que le permite conservar y buscar elementos en los distintos almacenes de datos. Exchange 2013 permite archivar contenido de Lync Server 2013 en Exchange, lo que elimina el requisito de tener una base de datos de SQL Server independiente para almacenar el contenido archivado de Lync. La funcionalidad integrada de suspensión y exhibición de documentos electrónicos en SharePoint 2013 le permite conservar y buscar datos en todos los almacenes desde una sola consola.
Al colocar un buzón de Exchange 2013 en In-Place suspensión o suspensión por juicio, el contenido de Microsoft Lync 2013 (como conversaciones de mensajería instantánea y archivos compartidos en una reunión en línea) se archiva en el buzón. Si busca en el buzón mediante el Centro de exhibición de documentos electrónicos en Microsoft SharePoint 2013 o In-Place eDiscovery en Exchange 2013, cualquier contenido de Lync archivado que coincida con la consulta de búsqueda también se devuelve en los resultados de la búsqueda. También puede restringir la búsqueda al contenido de Lync archivado en el buzón.
Para habilitar el archivado de contenido de Lync en el buzón de Exchange 2013, debe configurar la integración de Lync 2013 con Exchange 2013. Para obtener más información, vea estos temas:
Eliminar un buzón en retención
Si un administrador elimina una cuenta de usuario que tiene un buzón de correo, el almacén de información de Exchange finalmente detectará que el buzón ya no está conectado a una cuenta de usuario y marcará ese buzón para su eliminación, incluso si el buzón está en espera. Si desea conservar el buzón de correo, debe hacer lo siguiente:
En lugar de eliminar la cuenta de usuario, deshabilítela.
Cambie las propiedades del buzón para restringir su uso y acceso al buzón. Por ejemplo, establezca las cuotas de envío y recepción en 1, bloquee quién puede enviar mensajes al buzón y limite quién puede tener acceso al buzón.
Retenga el buzón hasta que se hayan eliminado todos los datos o hasta que ya no sea necesario conservarlos.
Migración de buzones en espera de Exchange 2013 a Microsoft 365 u Office 365
Si tiene una implementación híbrida de Exchange, se cumplen las condiciones siguientes al mover (incorporar) un buzón de Exchange 2013 local a Exchange Online en Microsoft 365 u Office 365:
Si el buzón local se encuentra en retención por juicio o conservación local, la configuración de la retención se conserva después de que se haya movido el buzón a Exchange Online.
Si el buzón local se encuentra en retención por juicio o conservación local, todo el contenido de la carpeta Elementos recuperables se mueve al buzón de Exchange Online.
Nota:
La configuración de suspensión y el contenido de la carpeta Elementos recuperables también se conservan al mover (fuera del panel) un buzón de Exchange Online a la organización local de Exchange 2013.
Hay otras maneras de migrar datos de correo electrónico local a Microsoft 365 u Office 365, como usar una migración provisional de Exchange o una migración de Exchange temporal.
Se puede usar una migración preconfigurada para migrar buzones de Exchange 2003 o Exchange 2007 a Office 365. En estas versiones de Exchange, la carpeta Elementos recuperables (y su funcionalidad) no existe. Por lo tanto, al migrar buzones de Exchange 2003 o Exchange 2007 a Microsoft 365 u Office 365, no hay contenido de carpeta Elementos recuperables para mover.
Se puede usar una migración total para migrar buzones de Exchange 2003, Exchange 2007 y Exchange 2010 a Microsoft 365 u Office 365. Como se indicó anteriormente, los buzones de Exchange 2003 y Exchange 2007 no tienen una carpeta Elementos recuperables que se pueda migrar. Dado que la carpeta Recuperar elementos se introdujo en Exchange 2010, el contenido de la carpeta Elementos recuperables se migra a Microsoft 365 u Office 365 cuando se usa una migración total para migrar buzones de Exchange 2010.
Sugerencia
Para Exchange 2013 y Exchange 2010, una implementación híbrida de Exchange es la manera recomendada de migrar buzones locales a Microsoft 365 u Office 365.