Administrar la plantilla de reunión de cita virtual en Microsoft Teams
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Algunas de las características descritas en este artículo requieren Teams Premium.
Información general
La plantilla Cita virtual es una plantilla de reunión predeterminada en Microsoft Teams que los usuarios pueden usar para programar citas virtuales con invitados externos, como clientes, clientes y otras personas de fuera de su organización. Por ejemplo, úselo para programar y realizar entrevistas, sesiones de mentoría, consultas financieras, experiencias de compra virtuales y mucho más.
En este artículo se proporciona información general sobre cómo administrar la plantilla de reunión de cita virtual.
Configuración de plantillas
La plantilla de reunión de cita virtual incluye configuraciones predefinidas. Para obtener más información, vea Plantillas de reunión predefinidas incluidas con Teams Premium.
Usar directivas de plantilla de reunión para especificar qué usuarios pueden usar la plantilla
Las directivas de plantillas de reunión se usan en el Centro de administración de Teams para controlar qué plantillas de reunión están disponibles para los usuarios de su organización. De forma predeterminada, la directiva global permite a los usuarios ver y usar todas las plantillas de reunión, incluidas las plantillas de citas virtuales y las plantillas personalizadas que haya creado.
Si desea que la plantilla esté disponible para usuarios o grupos específicos de usuarios de su organización, puede crear una directiva de plantilla de reunión personalizada y asignarla a esos usuarios o grupos.
Para obtener más información, consulte Administrar plantillas de reunión en Teams.
Administrar el acceso a notificaciones SMS en la plantilla
Esta es una característica Teams Premium. Los organizadores de la reunión deben tener una licencia de Teams Premium para usar esta característica.
Nota
Esta característica está disponible actualmente en Canadá, Reino Unido y el Estados Unidos. Los usuarios solo pueden enviar notificaciones de texto SMS a personas que tengan un número de teléfono de Canadá válido (código de país+1), un número de teléfono del Reino Unido (código de país de más de 44) o un número de teléfono de Estados Unidos (código de país+1). Las notificaciones de texto SMS se envían en inglés.
Puede controlar si los usuarios pueden elegir enviar notificaciones de texto SMS a invitados externos en citas programadas con la plantilla. Cuando esta característica está habilitada para un usuario, verá la opción de notificaciones SMS en la plantilla.
- Si el usuario elige Enviar notificaciones de texto (la configuración predeterminada), los invitados externos recibirán mensajes de texto de confirmación, actualización y aviso de citas que incluyen el vínculo para unirse a la reunión de Teams y los detalles de la cita.
- Si el usuario elige No enviar notificaciones de texto, los invitados externos no recibirán mensajes de texto sobre su cita.
Puede administrar el acceso a esta característica para los usuarios a través de las directivas que establezca mediante los siguientes cmdlets de PowerShell:
- New-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Set-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Grant-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Get-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Remove-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
Para habilitar o deshabilitar las notificaciones SMS, establezca el parámetro EnableSMSNotifications en la directiva $true en (el valor predeterminado) o $false.
Ejemplo
De forma predeterminada, a todos los usuarios de su organización se les asigna automáticamente la directiva global (predeterminada para toda la organización) y la característica de notificaciones SMS de la plantilla está habilitada en la directiva.
Supongamos, por ejemplo, que desea permitir que todos los usuarios de su organización usen notificaciones SMS en la plantilla, excepto los nuevos empleados en el entrenamiento. En este escenario, creará una directiva personalizada para desactivar las notificaciones SMS y asignarla a los nuevos empleados. El resto de usuarios de su organización obtienen automáticamente la directiva global con la característica activada.
En este ejemplo, creamos una directiva personalizada denominada Directiva de SMS de nueva contratación y desactivamos las notificaciones por SMS.
New-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity "New Hire SMS Policy" -EnableSMSNotifications $false
Aquí, asignamos la directiva a un usuario llamado daniela@contoso.com.
Grant-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity daniela@contoso.com -PolicyName "New Hire SMS Policy"
Puede asignar la directiva directamente a los usuarios, ya sea de forma individual o a escala a través de una asignación por lotes, o a un grupo del que los usuarios son miembros. Para obtener información sobre las diferentes maneras en que puede asignar directivas a los usuarios, consulte Asignar directivas en Teams.
Cosas que debes saber
Si un usuario no tiene acceso a esta característica, ya sea a través de restricciones de directiva o si no tiene una licencia de Teams Premium, la opción de notificaciones por SMS no está visible en la plantilla cuando programa una nueva cita o cuando edita una cita existente en la que la característica se ha habilitado anteriormente.
Si un usuario que tiene acceso a esta característica eligió Enviar notificaciones de texto cuando programó una cita y, después, se desactivó su acceso, no se enviarán mensajes de texto adicionales al invitado externo.
Informe de uso de notificaciones SMS
Para obtener información general sobre el uso de notificaciones SMS en toda la organización, vea el informe de uso de notificaciones SMS en el Centro de administración de Teams.
Opciones de reunión disponibles para invitados externos
Cuando los usuarios de su organización usan la plantilla para programar una cita virtual, los invitados externos reciben una invitación de reunión personalizada que incluye un botón Unirse a la cita como invitado y otros detalles de la cita. Pueden usar este botón para unirse fácilmente desde cualquier dispositivo sin tener que descargar e instalar Teams.
Tenga en cuenta que es posible que algunas opciones de reunión de Teams no se apliquen a invitados externos ni a ninguna persona que se una con el botón Unirse a la cita como invitado . Se admiten las siguientes opciones de reunión para que los invitados se unan:
- Quién puede omitir la sala de espera: la configuración Todos permite a los invitados externos omitir la sala de espera.
- Elegir organizadores colaboradores
- Grabar automáticamente
- Permitir el chat de la reunión: establezca esta opción en Deshabilitado si desea evitar un chat de la reunión antes, durante y después de la reunión.
Personas dentro de su organización reciben una invitación de reunión y la cita aparece en su calendario de Teams y Outlook, desde donde pueden unirse fácilmente como en cualquier otra reunión de Teams. Todas las opciones de reunión de Teams se aplican a los asistentes que se unen mediante el vínculo de la reunión de Teams en la invitación a la reunión o desde el calendario de Teams o Outlook.
Nota
Los invitados externos necesitan notificaciones emergentes permitidas en su explorador móvil y web para que la experiencia de Teams basada en el explorador funcione correctamente. Esta configuración mostrará un elemento emergente en el que se le pedirá permiso para acceder al micrófono y a la cámara para la reunión, que es necesario para que comience la reunión.
Para obtener más información sobre cómo usar la plantilla de reunión de cita virtual y sobre la experiencia del usuario, vea Usar una plantilla de reunión de Teams para crear una cita virtual.