Plan de perfiles de usuario de SharePoint Server

* SE APLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint en Microsoft 365

Un perfil de usuario es una colección de propiedades que describe a un único usuario, junto con las directivas y otras opciones de configuración asociadas a cada propiedad. Los perfiles de usuario ayudan a identificar las conexiones existentes entre los usuarios de una empresa como, por ejemplo, administradores comunes, grupos de trabajo, pertenencia a grupos y sitios web comunes. También pueden contener información importante acerca de un usuario, como los productos en los que trabaja, los intereses o las áreas de experiencia del usuario, y el puesto que ocupa el usuario en la estructura de la organización. Al exponer esta información en características como Mis sitios, los perfiles de usuario proporcionan la base para las redes sociales empresariales en SharePoint Server. Algunas de las características de las redes sociales de empresa compatibles con los perfiles de usuario son:

• Mis sitios

• Páginas de perfiles

• Búsqueda de personas

• Diagramas de organización

• Búsqueda de habilidades profesionales

• Etiquetas temáticas

• Audiencias

Los perfiles de usuario también se usan en la autenticación de servidor a servidor , lo que permite que los servidores accedan y soliciten recursos entre sí en nombre de los usuarios.

Información general sobre los perfiles de usuario

Como se muestra en la siguiente ilustración, los perfiles de usuario pueden estar compuestos por propiedades importadas de un servicio de directorio, importadas de sistemas de negocio y suministradas por los usuarios. En SharePoint Server 2013, puede realizar esta importación con la versión incluida de Forefront Identity Manager. En SharePoint Server 2016, puede usar un administrador de identidades externo, como Microsoft Identity Manager 2016 (MIM).

Por ejemplo, un servicio de directorio podría suministrar información esencial necesaria en toda la organización, como los nombres de cuenta de usuario, los números de teléfono del trabajo, los puestos de trabajo y las direcciones de correo electrónico del trabajo. Los sistemas de negocio podrían suministrar información crítica relacionada con el negocio, como las cuentas de los clientes o las líneas de productos administradas por cada integrante del grupo. Los usuarios podrían suministrar información complementaria acerca de sí mismos, como sus áreas de experiencia o aficiones.

Los perfiles de usuario son distintos de las cuentas de usuario de SharePoint Server y existen en su propio almacén de datos. Las cuentas de usuario ayudan a proporcionar seguridad y permisos a los objetos de SharePoint Server. Los perfiles de usuario se usan para organizar información acerca de los usuarios y acerca de las relaciones existentes entre los usuarios. La actualización del perfil de un usuario no tiene ningún efecto sobre la cuenta de usuario del mismo.

Los perfiles de usuario se crean de las siguientes maneras:

• Si un usuario autenticado no tiene perfil de usuario, se crea un perfil nuevo usando las propiedades que se obtienen del servicio de directorio apropiado cuando dicho usuario inicialmente obtiene acceso Mi sitio.

• Puede crear uno o varios perfiles de usuario mediante la sincronización de perfiles.

• Puede desarrollarse una solución personalizada para crear perfiles de usuario.

Acerca de las propiedades de los perfiles de usuario

Un perfil de usuario consta de un conjunto de propiedades de usuario. Cada propiedad de usuario proporciona un elemento de información relacionado con un usuario. Los valores de las propiedades de usuario pueden provenir de servicios de directorio, sistemas de negocio o por la intervención del usuario. Es posible configurar algunas propiedades de modo que puedan exportarse a un servicio de directorio. Muchas de las decisiones que se toman al planear los perfiles de usuario están relacionadas con qué propiedades de usuario deben incluirse y cómo se establecen sus valores

Los perfiles de usuario incluyen un conjunto de propiedades de perfil de usuario predeterminadas. Muchas de estas propiedades se incluyen porque las usan las características de personalización o redes sociales de SharePoint Server y un subconjunto de las propiedades se asignan automáticamente a sus atributos de servicio de directorio correspondientes después de ejecutar la sincronización de perfiles.

SharePoint Server incluye una característica de metadatos administrados. Los metadatos administrados son una colección jerárquica de términos administrados centralmente que puede definir y, a continuación, usar como atributos para los elementos de SharePoint Server. Un conjunto de términos administrados es un conjunto de términos. Puede asociar un conjunto de términos a una propiedad de perfil de usuario editable. De esta manera, puede controlar los valores asociados a dicha propiedad y permitir que los usuarios especifiquen más fácilmente los valores correspondientes de esa propiedad. Por ejemplo, si asocia un conjunto de términos que define los puestos de trabajo de una empresa, puede ayudar a promover el uso coherente de dichos puestos de trabajo en los perfiles de usuario.

Acerca de las directivas de propiedad

Como se describió anteriormente, los perfiles de usuario se usan en muchas características de redes sociales de SharePoint Server. Puede establecer directivas en cada propiedad de usuario de un perfil de usuario para ayudar a controlar cómo puede usarse la información de dicha propiedad. Puede especificar lo siguiente:

• Si se incluye una propiedad en los perfiles de usuario

• Si la propiedad es obligatoria

• Si los usuarios pueden cambiar la configuración de privacidad predeterminada de una propiedad

• Si una propiedad es visible o no para otros usuarios

En la siguiente tabla se describen las opciones de configuración de directivas.

Opción de configuración de directiva	Descripción
Habilitada o deshabilitada	Puede configurar una propiedad de modo que esté disponible para su uso en las características que la incorporan, o bien puede configurar una propiedad para que no esté disponible si la configura como deshabilitada.
Obligatorio	Puede especificar que una propiedad debe contener información.
Opcional	Puede especificar que no es necesario que una propiedad tenga un valor. Cada usuario decide si va a proporcionar valores para la propiedad o si va a dejarla vacía.
Configuración de privacidad predeterminada	Esta opción determina quién puede ver información para una propiedad, como se indica a continuación: Todos: todos los usuarios que poseen permisos de lector o de nivel superior para un sitio pueden ver la información relevante. En la búsqueda solo se usarán las propiedades cuya configuración de privacidad tiene el valor Todos. Solo yo: el usuario es el único que puede ver la información. Los administradores del servicio de perfiles de usuario siempre pueden ver la información de un perfil de usuario, independientemente de su configuración de privacidad predeterminada.
El usuario puede invalidarla	Cuando esta opción está seleccionada, los usuarios pueden cambiar la configuración de privacidad predeterminada de la propiedad. Si no está seleccionada, solo pueden cambiar esta configuración los administradores del servicio de perfiles de usuario.
Replicable	Cuando el valor de la propiedad cambie, se replicará a las listas de información de usuarios en otros sitios. Para que una propiedad se replique, su configuración de privacidad predeterminada debe establecerse en Todos y no se debe seleccionar la directiva De usuario puede invalidar.

Junto con la configuración de directivas en cada propiedad de perfil de usuario, puede establecer directivas similares en algunas características de SharePoint Server que proporcionan información relacionada con el perfil en listas, elementos web o sitios web. Las opciones de configuración de características de personalización para las que puede establecer directivas son las siguientes:

• La presentación de pertenencias a sitios de SharePoint

• La presentación de compañeros en Mis sitios

• El rellenado automático de compañeros en base a una jerarquía organizativa

• La presentación de recomendaciones de compañeros

• La presentación de vínculos en Mis sitios

• Otros sitios anclados a Mis sitios

Las siguientes consideraciones pueden ayudarle a determinar qué directivas son apropiadas para su organización:

• ¿Qué propiedades deberían ser obligatorias? Algunas de las propiedades son obligatorias de forma predeterminada y pueden configurarse de modo que los usuarios no puedan reemplazarlas ni modificarlas. En la mayoría de las organizaciones, estas propiedades son formas clave de habilitar la colaboración y desarrollar relaciones en toda la organización. SharePoint Server usa muchas de estas propiedades para habilitar otras características, como audiencias.

• ¿Qué propiedades deberían ser visibles para todos? De forma predeterminada, la mayoría de las propiedades son visibles para todos, pero puede configurar la información confidencial para que su visibilidad sea limitada. Por ejemplo, una empresa con muchos empleados de campo puede considerar importante que todos sus empleados puedan ver la información de los teléfonos móviles. Otras organizaciones pueden preferir mantener como confidenciales todos los números de teléfono no relacionados con el trabajo.

• ¿Qué directivas de propiedad pueden modificar los usuarios? Algunas directivas de propiedad tienen opciones de configuración que los usuarios pueden modificar. Por ejemplo, es posible que algunos usuarios no deseen rellenar automáticamente las listas de compañeros. Otros usuarios pueden desear modificar la configuración de visibilidad predeterminada de una propiedad.

Al planificar la configuración de la directiva para una propiedad o característica de personalización, tenga en cuenta los factores que se indican en la tabla siguiente.

Condición	Deshabilitar la propiedad	Hacer que la propiedad sea opcional	Hacer que la propiedad sea obligatoria
Hay características de usuario clave que usan la propiedad.			X
La propiedad está asociada a datos empresariales clave para las aplicaciones de Microsoft Business Connectivity Services.			X
La propiedad se usa para la creación de audiencias.			X
Los administradores del servicio de perfiles de usuario esperan que la propiedad tenga valores coherentes y significativos.			X
La propiedad va a usarse en pocas ocasiones.	X
La propiedad distraerá la atención de las propiedades más importantes. > [! NOTA]> Puede cambiar la configuración de visualización de las propiedades para ocultarlas.	X
Decide proporcionar valores predeterminados para las propiedades, pero desea que los usuarios puedan modificar o quitar dichos valores.		X

Al planear la configuración de visibilidad predeterminada para las propiedades, debe tener en cuenta los factores que se indican en la tabla siguiente.

Condición	Acción
Desea usar la propiedad en búsquedas para que sea posible encontrar a los usuarios mediante búsquedas de la propiedad.	Establezca la directiva de acceso predeterminada como Todos. Solo las propiedades que tienen una configuración de directiva de Todos se usarán en la búsqueda.
La propiedad es útil en todos los grupos de trabajo y otras divisiones de la organización y no contiene información confidencial.	Haga que la propiedad esté visible para todos.
La propiedad es de carácter privado o confidencial.	Haga que la propiedad esté visible solo para el usuario individual.

Planeación de los perfiles de usuario

Esta sección proporciona una orientación sobre la manera de planear perfiles de usuario. Se recomienda llevar a cabo las tareas de planeación en el siguiente orden:

1. Identificación de las partes interesadas

2. Identificación del modo de usar la información de los perfiles

3. Identificación de los servicios de directorio y los sistemas de negocio

4. Determinación de las propiedades que se van a incluir

5. Determinación de los detalles de las propiedades

6. Determinación de las directivas de configuración de la personalización

7. Planeación de la capacidad

Identificación de las partes interesadas

Los perfiles de usuario forman parte de la arquitectura de información de una empresa y deben satisfacer las necesidades de los grupos de trabajo que dependen de la información de los perfiles. Las decisiones sobre las propiedades que deben incluirse en los perfiles deben basarse en las aportaciones de las partes interesadas que representan a los grupos de trabajo que usan Mis sitios y otras características de sistemas sociales.

Las decisiones sobre los perfiles de usuario deben encontrar el justo equilibrio entre satisfacer las necesidades de los sistemas sociales de la organización y sus responsabilidades de seguridad, privacidad y legalidad. Por ello, las decisiones relacionadas con la información que debe exponerse en los perfiles de usuario y las propiedades que se incluirán deben tomarse con la participación de patrocinadores ejecutivos, asesores legales y miembros del equipo de recursos humanos. De este modo, se puede estar seguro de que la información de los perfiles se usa en conformidad con las directivas de la empresa y los requisitos legales. Si la solución abarca varias configuraciones regionales, se recomienda incluir representantes de cada una de ellas en la toma de decisiones.

Identificación del modo de usar la información de los perfiles

La forma en que piensa usar esta información en la solución de SharePoint Server es la clave para planear las propiedades del perfil de usuario. Las especificaciones funcionales y los documentos de arquitectura deberían proporcionar esta información y deberían ayudar a diseñar perfiles de usuario efectivos para satisfacer las necesidades de los usuarios. Las especificaciones funcionales, los diagramas de arquitectura y otros artefactos del equipo de desarrollo serán recursos clave a la hora de determinar los requisitos de las propiedades de los perfiles de usuario.

Identificación de los servicios de directorio y los sistemas de negocio

Los perfiles de usuario contienen datos de servicios de directorio y sistemas de negocio. Los servicios de directorio pueden suministrar los miembros de la comunidad de usuarios y proporcionar datos sobre dichos usuarios. Se puede importar información adicional de los usuarios a partir de los sistemas de negocio, como bases de datos externas o servicios web. Los servicios de directorio y los sistemas de negocio específicos que debe usar dependen del entorno de la empresa.

Determinación de las propiedades que se van a incluir

De forma predeterminada, hay propiedades asignadas que admiten características básicas de personalización y computación social de SharePoint Server. Querrá determinar qué propiedades personalizadas adicionales se incluirán en función de los objetivos de la solución de informática social, los requisitos funcionales de la solución y los datos disponibles de los servicios de directorio y los sistemas empresariales.

Determinación de los detalles de las propiedades

En la tabla siguiente se describe el tipo de información que se va a recopilar en torno a cada propiedad que tiene previsto usar con perfiles de usuario en SharePoint Server.

Propiedad	Información que debe proporcionarse
Origen	Indique el origen de la propiedad: un servicio de directorio, un sistema empresarial como un sistema de RR. HH. o "entrada de usuario" para un campo de escritura.
Tipo	Indique el tipo de propiedad.
Descripción	Defina la propiedad y describa su uso.
Habilitar	Indique si esta propiedad debe habilitarse. Al habilitar una propiedad, esta pasa a estar disponible para su uso en características tales como Mis sitios. Las propiedades deshabilitadas solo son visibles para los administradores del servicio de perfiles de usuario.
Obligatoria	Indique si es necesario que la propiedad tenga un valor.
Editable	Indique si los usuarios pueden editar el valor de esta propiedad.
Conjunto de términos	Si esta propiedad puede editarse, también puede proporcionar el nombre de un conjunto de términos que contenga valores aceptables para la propiedad.
Configuración de la directiva predeterminada	Indique quién puede ver la información de la propiedad: todos o solo el usuario.
Invalidación de la configuración de privacidad	Indique si los usuarios pueden modificar la configuración de privacidad predeterminada de la propiedad.
Opciones de presentación	Indique si el valor de esta propiedad puede aparecer en los siguientes lugares: En las páginas Mi perfil En la página en la que los usuarios modifican la información de su perfil En el suministro de noticias de un usuario, cuando el valor de la propiedad cambia
Replicación	Indique si puede configurarse la propiedad de modo que se replique en las listas de información de los usuarios en otros sitios cuando un usuario modifique su valor. Para ello, es necesario que la configuración de privacidad predeterminada de la propiedad sea Todos y que los usuarios no puedan reemplazar la configuración de privacidad predeterminada de la propiedad.
Atributos relacionados con la búsqueda	Hay dos atributos relacionados con la búsqueda: Alias: indica si el valor de la propiedad debe tratarse como un equivalente al nombre del usuario para la búsqueda. Índice: indique si el valor de esta propiedad debe indizarse para las búsquedas.

Determinación de las directivas de configuración de la personalización

Junto con la configuración de directivas en cada propiedad de perfil de usuario en la aplicación de servicio de perfil de usuario, puede establecer directivas similares en las características de personalización de SharePoint Server que proporcionan información relacionada con perfiles en listas, elementos web o sitios web. Debe hacerlo en la página Administrar directivas de la aplicación del servicio de perfiles de usuario. Puede establecer directivas para conceder a los usuarios las capacidades que se indican en la tabla siguiente.

Use la pestaña Personalización de la hoja de trabajo de planeación de las propiedades de los perfiles de usuario para registrar el conjunto de directivas relacionadas con las características de personalización.

Característica	Información que debe proporcionarse
Pertenencias a sitios de SharePoint	Habilite esta funcionalidad si las pertenencias a sitios de SharePoint de los usuarios deben mostrarse en Mis sitios, en listas y en elementos web.
Pertenencias a listas de distribución	Habilite esta funcionalidad si las pertenencias a listas de distribución deben mostrarse en Mis sitios, en listas y en elementos web.
Compañeros	Habilite esta funcionalidad si los compañeros de los usuarios deben mostrarse en Mis sitios.
Rellenado automático de compañeros de organizaciones	Indica si la lista de compañeros del usuario debe rellenarse automáticamente en base a la jerarquía organizativa.
Mostrar recomendaciones de compañeros	Indique si la lista de recomendaciones de compañeros (en función del uso de correo electrónico y otros factores) debe mostrarse en Mis sitios, en listas y en elementos web.
Mostrar vínculos en Mis sitios	Habilite esta funcionalidad si los vínculos a sitios web de los usuarios visitados con frecuencia deben mostrarse en Mis sitios.
Mostrar otros sitios anclados a Mis sitios	Indique si los sitios que han anclado los usuarios a Mis sitios los pueden ver otros usuarios.

Puede habilitar o deshabilitar características de personalización, así como configurar las opciones de privacidad correspondientes. En la hoja de cálculo de planeación de las propiedades de los perfiles de usuario, registre las preferencias de las directivas de privacidad de cada característica de personalización, como se muestra en la tabla siguiente.

Configuración	Información que debe proporcionarse
Habilitar	Indique si esta característica de personalización debe habilitarse. Al habilitar una funcionalidad, esta pasa a estar disponible para su uso en características como Mis sitios.
Configuración de privacidad predeterminada	Indique quién puede ver la información proporcionada por la característica: todos, compañeros, integrantes del equipo, administrador o solo el usuario.
Invalidación de la configuración de privacidad	Indique si los usuarios pueden modificar la configuración de privacidad predeterminada de la característica.