Eliminar todas las versiones anteriores en Sharepoint

¡Hola Eneko Mardones!

Bienvenido a Microsoft Q&A.

Sí, es posible eliminar todas las versiones anteriores de los archivos en un sitio de SharePoint sin tener que hacerlo fichero por fichero. Aquí te dejo los pasos para hacerlo:

Accede a la Biblioteca de Documentos:

• Navega a la biblioteca de documentos donde deseas eliminar las versiones anteriores.

Configura el Historial de Versiones:

• Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) y selecciona Configuración de la biblioteca.
• En la sección Configuración de versiones, puedes ajustar las opciones para limitar el número de versiones que se guardan. Esto puede ayudarte a eliminar automáticamente las versiones más antiguas.

Eliminar Versiones Manualmente:

• Si prefieres eliminar versiones manualmente, selecciona el documento, haz clic en los tres puntos (...) para abrir el menú y selecciona Historial de versiones.
• En el historial de versiones, selecciona las versiones que deseas eliminar y haz clic en Eliminar.

Uso de PowerShell:

• Para una eliminación masiva, puedes usar un script de PowerShell. Aquí tienes un ejemplo básico:

# Conectar a SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://tu-sitio.sharepoint.com" -Credentials (Get-Credential)

# Obtener todos los archivos en la biblioteca
$files = Get-PnPListItem -List "NombreDeLaBiblioteca"

# Eliminar versiones anteriores de cada archivo
foreach ($file in $files) {
    $versions = Get-PnPFileVersion -FileUrl $file["FileRef"]
    foreach ($version in $versions) {
        Remove-PnPFileVersion -FileUrl $file["FileRef"] -Identity $version.Id
    }
}

Para más detalles, puedes consultar la documentación oficial de Microsoft.

Espero que estos consejos ayuden a resolver el problema. Si necesitas más asistencia, estoy a tu disposición.

Saludos, Jonathan.

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¡Hola Eneko!

Gracias por tu pregunta. En la declaración de la variable $files, cuando te refieres al "NombreDeLaBiblioteca", debes indicar el nombre de la biblioteca de documentos específica dentro del sitio de SharePoint, no el nombre del sitio ni de la carpeta.

Aquí tienes un ejemplo más claro:

Supongamos que tienes un sitio de SharePoint llamado "MiSitio" y dentro de este sitio, tienes una biblioteca de documentos llamada "DocumentosCompartidos". El comando sería:

# Conectar a SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://tu-sitio.sharepoint.com/sites/MiSitio" -Credentials (Get-Credential)
# Obtener todos los archivos en la biblioteca "DocumentosCompartidos"
$files = Get-PnPListItem -List "DocumentosCompartidos"
# Eliminar versiones anteriores de cada archivo
foreach ($file in $files) {
    $versions = Get-PnPFileVersion -FileUrl $file["FileRef"]
    foreach ($version in $versions) {
        Remove-PnPFileVersion -FileUrl $file["FileRef"] -Identity $version.Id
    }
}

En este ejemplo, "DocumentosCompartidos" es el nombre de la biblioteca de documentos dentro del sitio "MiSitio". Asegúrate de reemplazar estos nombres con los nombres reales de tu sitio y biblioteca.

Espero que esto aclare tu duda. Si necesitas más asistencia, no dudes en preguntar.

Saludos,

Jonathan.

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Muchas gracias Jonathan, y una ultima cuestion, en el caso de ser un unico fichero y no un directorio, se podria realizar cambiando "Documentos compartidos" por el nombre del fichero?

¡Hola Eneko Mardones!

En general la respuesta seria si, pero para estar seguros tendriamos que probarlo en tu entorno.

si al intentar este método no funciona

Intentemos de esta forma:

# Conectar a SharePoint Online
Connect-PnPOnline -Url "https://tu-sitio.sharepoint.com" -Credentials (Get-Credential)
# Especificar la URL del archivo
$fileUrl = "/sites/TuSitio/DocumentosCompartidos/TuArchivo.docx"
# Obtener todas las versiones del archivo
$versions = Get-PnPFileVersion -FileUrl $fileUrl
# Eliminar todas las versiones anteriores del archivo
foreach ($version in $versions) {
    Remove-PnPFileVersion -FileUrl $fileUrl -Identity $version.Id
}

En este script, reemplaza "https://tu-sitio.sharepoint.com" con la URL de tu sitio de SharePoint y "/sites/TuSitio/DocumentosCompartidos/TuArchivo.docx" con la ruta completa del archivo específico.

Espero que esto te ayude. Si tienes más preguntas, no dudes en preguntar.

Saludos, Jonathan

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Buenas Jonathan,
No se si tu me podrás ayudar ya que seguramente este realizando algo mal.
Siguiendo tus indicaciones, el primer paso ya he conseguido conectarme a nuestro entorno de
Sharepoint, pero he tenido que modificarlo porque mi cuenta tiene MFA. He usado la siguiente:

Connect-PnPOnline -Url "https://satlantis.sharepoint.com" -UseWebLogin

Luego indico el fichero en cuestión con el siguiente comando también sin problema

$fileUrl = "/sites/ITsite/Documents/AV-Check.xlsx?d=wb05fea02c7f64b42bfc0da917d3360ef&csf=1&web=1&e=1002xF"

Seguimos indicando la variable $versions. Aqui tambien he realizado una modificacion, ya que la opcion "-FileUrl" no existe y he probado con "-Url" pero me da el siguiente error.

¿Sabes porque puede ser?
Gracias